Organizace osobních záznamů v podniku není obtížný, ale pečlivý úkol. Řeší se postupným zahájením personálních procesů, které jsou upraveny platnými zákony.
Správná údržba personální dokumentace obecně nejen šetří společnost před inspekcemi regulačních úřadů, ale také umožňuje zaměstnancům vyhnout se problémům, například při získávání důchodů nebo možnosti žádat o jiné sociální záruky. Často se stává, že kvůli nesprávnému vedení záznamů na pracovišti musí lidé trávit obrovské množství času, financí a nervů, aby všem orgánům dokázali své právo na dávky, příspěvky a jiné platby. Každý manažer by si proto měl pamatovat, že vedení osobních záznamů a řádná organizace kancelářské práce je jedním z hlavních úkolů, za které odpovídá svým zaměstnancům a státu.
Tento článek bude hovořit o správnosti zavedení tohoto procesu a také o všech jeho nuancích. Poté bude možné získat odpověď na otázku, jak organizovat osobní záznamy od nuly krok za krokem a nečinit chyby.
Pojmy a definice
Než pochopíte nastavení tohoto procesu, měli byste definovat základní pojmy. Takže, osobní záznamy - jedná se o proces organizace účetnictví zaměstnanců, který je spojen s oficiální evidencí najímání, přemísťováním z jednoho místa na druhé a propouštěním zaměstnanců, jakož i účtováním pracovních vztahů podniku a jeho zaměstnanců.
Správa personálních záznamů je činnost, která poskytuje dokumentaci a organizaci práce s personálními dokumenty.
Je tedy zřejmé, že řízení lidských zdrojů a personální záznamy jsou dva vzájemně propojené jevy, které jsou zaměřeny na provádění personální politiky podniku.
Cíle a cíle
Účelem personálních záznamů je přímé zřízení účinného a funkčního systému správy osobních záznamů a řádné evidence pracovních vztahů mezi zaměstnavatelem (podnikem) a zaměstnancem (personálem).
Úkoly, které jsou personální záznamy určeny k řešení, jsou následující - regulovat vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci podniku a vytvořit právní rámec pro pracovní vztahy.
Po pochopení toho, co je účetnictví lidských zdrojů, můžete začít uvažovat o tom, jak zorganizovat osobní záznamy od začátku.
Fáze organizace osobních záznamů
Než začnete krok za krokem organizovat personální záznamy, potřebujete jasný akční plán, rozdělený do fází. To pomůže nezmeškat důležité body v tomto procesu.
Organizace osobních záznamů tedy obecně zahrnuje absolvování následujících kroků:
- Vytvoření personální služby (oddělení) v případě, že společnost plánuje zaměstnat velký počet zaměstnanců, nebo přiřazení účetních povinností konkrétnímu specialistovi, pokud společnost plánuje mít malý počet zaměstnanců.
- Vypracování základní regulační dokumentace (v oblasti personálního řízení podniku).
- Organizace kancelářské práce (určení, kdo a jak bude vypracovávat dokumentaci, vývoj objednávkových formulářů v personálních otázkách, vedení zpravodajských časopisů atd.).
- Automatizace osobních záznamů (v případě potřeby).
- Identifikace způsobů kontroly správnosti účetnictví (regulace a přidělení pravomoci úředníkům odpovědným za řádné účetnictví).
Každá z těchto fází má určité úkoly a dílčí úkoly. Je nutné zvážit všechny.
Kdo by měl vést záznamy?
Jak bylo uvedeno výše, existují dva způsoby, jak určit, kdo bude zapojen do vedení personálních záznamů v podniku. Obecně záleží na tom, kolik lidí je plánováno, že budou zaměstnáni, aby dosáhli svých cílů (zpravidla je cílem podniku organizovat obchodní činnosti za účelem zisku).
Pro velké společnosti se doporučuje vytvoření personálního servisu nebo plnohodnotného personálního oddělení. U malých podniků je přípustné přidělení personálních povinností účetnímu nebo tajemníkovi. Existuje však třetí možnost - převod účetních záznamů na outsourcing do specializovaných organizací.
Při vytváření služby nebo oddělení budete muset vytvořit určité regulační dokumenty, konkrétně ustanovení o službě (oddělení) a popisy práce zaměstnanců. V případě přidělení povinností účetnímu nebo tajemníkovi bude nutné zaregistrovat personální funkce v popisu práce vybraného zaměstnance. V případě potřeby doporučujeme poslat účetního nebo sekretářku do kurzů lidských zdrojů. Pomůže to zlepšit dovednosti zaměstnanců, jimž budou svěřeny povinnosti v personálních záležitostech. Pokud však bylo rozhodnuto spolupracovat s organizacemi třetích stran v otázce převodu účetních povinností na ně, pak je vyžadována smlouva.
Vypracování povinné personální dokumentace
Existuje řada dokumentů, které povinně vedou ty, kteří vedou personální záznamy a správu záznamů. Za prvé, takový dokument je seznam zaměstnanců. Je to dokument, který zobrazuje složení, počet zaměstnanců a platy zaměstnanců, jakož i názvy pracovních pozic. V personální tabulce jsou pozice zaměstnanců rozděleny do jednotek, což umožňuje provést kvantitativní a kvalitativní analýzu celého podniku.
Dalším krokem je vytvoření standardní formy personálních objednávek, která bude zobrazovat informace o přijetí, převodu na jiné místo, odeslání na dovolenou a propuštění zaměstnanců podniku.
Dalším povinným dokumentem jsou vnitřní pracovní předpisy. Vykazují hlavní body, které regulují pracovní aktivitu všech zaměstnanců podniku. Podle tohoto dokumentu, pokud zaměstnanec poruší pravidla popsaná v dokumentu, může být potrestán disciplinováním.
Dalším dokladem osobních záznamů je vzorová dohoda o uzavírání pracovněprávních vztahů mezi podnikem a zaměstnancem. Pracovní smlouvy mohou být stejného typu nebo vypracovány pro každou pozici samostatně. Kromě toho musí společnost vypracovat časový rozvrh, který zobrazí skutečné hodiny, za které zaměstnanec obdrží mzdy.
Měli byste si také pamatovat rozvrh dovolené v podniku. Tento dokument je vypracován nejpozději dva týdny před koncem roku. Časový rozvrh prázdnin zobrazuje plán kalendáře pro odesílání osob v povinné svátky. Při sestavování takového plánu je třeba mít na paměti, že personál by měl být vysílán na dovolenou takovým způsobem, aby současná absence některých pracovníků nezpůsobila přerušení pracovního procesu podniku.
Neměli bychom zapomínat na vývoj předpisů o odměňování.Tento dokument odráží proces výplaty zaměstnancům organizace a také upravuje výpočet dodatečných plateb, například příspěvků, pobídek nebo bonusů. Závěrečnou fází je vývoj předpisů o jednotkách podniku a popisy práce odborníků a pracovníků. Kromě toho se doporučuje vypracovat nařízení o osobních údajích. Jakmile budou regulační dokumenty připraveny, můžete začít organizovat papírování.
Administrativní práce
Součástí papírování je řádná údržba dokumentace týkající se přijetí, pohybu a propuštění personálu.
Povinné je vedení osobních spisů, které jsou vytvořeny pro každého zaměstnance podniku. Zahrnuje osobní průkaz osobního personálu, žádost o přijetí, kopii cestovního pasu, kopie vzdělávacích dokladů, osvědčení o lékařské prohlídce, kopii vojenského průkazu (pokud existuje) a další dokumenty, které se vytvářejí v průběhu práce zaměstnance . A také dalším a velmi důležitým úkolem je vyplňování pracovních knih.
Kromě všech výše uvedených lze také vyvinout další dokumenty, které přímo souvisejí se specifikami podniku a zajišťují správnou činnost v oblasti personálních záznamů.
Jaké časopisy by měly být v řízení lidských zdrojů?
Nejprve musíte začít následující časopisy:
- seznámení s pravidly vnitřního harmonogramu práce;
- registrace personálních objednávek;
- registrace objednávek;
- registrace objednávek na pravidelné dovolené;
- registrace pracovní neschopnosti;
- registrace pracovních smluv;
- účetnictví vyslaných pracovníků;
- sledování času;
- účtování pohybu pracovních knih;
- účtování osobních karet;
- účetní kontroly.
Kromě samotných časopisů lze jako doplněk k nim vypracovat pokyny k jejich vyplnění. A také veškerá dokumentace registrovaná v těchto časopisech je uložena do samostatných složek podle schválené nomenklatury.
Automatizace účetnictví
Jak bylo zřejmé z výše uvedených informací, osobní záznamy jsou velmi pečlivý proces, který vyžaduje zvláštní pozornost od zaměstnanců, kteří jsou odpovědní za udržování tohoto problému. Proto ji lze dnes automatizací zjednodušit.
Existuje mnoho programů, které zjednodušují práci důstojníků a snižují pravděpodobnost chyb. Podnik zpravidla potřebuje nainstalovat licencované verze takového softwaru. Je však třeba poznamenat, že nákup takového programu se vyplatí v krátké době a nedovolí vážné chyby v práci. Obecně tyto programy řeší následující problémy:
- vedení personálních záznamů v souladu s pracovními předpisy;
- kompilace a podávání zpráv o otázce personálu;
- včasné schvalování všech personálních procesů u fakturačního oddělení nebo účetnictví.
Jedním z nejpopulárnějších a nejvyhledávanějších programů v dnešní době je 1C s konfigurací „Human Resource Management“.
Co dělat, pokud není možné samostatně organizovat osobní záznamy krok za krokem od nuly?
Pokud by podnik musel čelit takovým problémům, když není možné samostatně zavést personální procesy, není obtížné takovou situaci vyřešit. Pro tyto účely existují společnosti, které jsou schopny tuto službu poskytovat.
Specialisté poradenských společností provedou audit a vytvoří nezbytný balíček dokumentů. Obecně jsou takové organizace vyzvány k řešení těchto problémů:
- Vyberte si optimální systém řízení zaměstnanců v podniku.
- Vypracovat interní regulační dokumenty.
- Vypracujte potřebné pokyny a předpisy.
Kromě toho mohou tito odborníci v případě potřeby vést vytvoření služby správy osob a oddělení správy dokumentů. Zapojení specialistů třetích stran obecně pomáhá vedení zahájit práci tímto směrem. To je velmi užitečné pro podnik jako celek, zejména při jeho vytváření.
Závěr
Při shrnutí tohoto článku stojí za zmínku, že personální účetnictví a personální management jsou vzájemně propojenými procesy, kde personální politika podniku bude zcela záviset na kvalitě organizace prvního.
V žádném případě bychom neměli přehlížet personální záležitosti, protože na nich závisí nejen činnost organizace, ale častěji i osud zaměstnanců. Člověk si musí jen představit, jak rozhořčení jsou ti lidé, kteří nemohou získat svůj zasloužený odchod do důchodu nebo jakoukoli jinou platbu kvůli špatnému výkonu svých povinností personálním důstojníkem.
Po zvážení otázky, jak organizovat osobní záznamy od nuly, můžeme začít implementovat program, který tento proces zavede v podniku. Nejdůležitější je nezanedbávat doporučení zákoníku práce, rozhodnutí ministerstva práce, Goskomstat, Rosarkhiv a dalších vládních resortů.
Po úpravě všech personálních procesů uvnitř neztrácejte z dohledu. Je důležité si uvědomit, že pracovníci, kteří se zabývají personálními záznamy, by měli být posláni, alespoň příležitostně, do kurzů správy lidských zdrojů, aby si zlepšili své dovednosti. A také by měl provádět rutinní audit účetních procesů v oblasti personálu. To pomůže pokračovat v práci tímto směrem.