Existuje několik důvodů, proč se používá průměrná mzda. Služební cesta se týká právě takového. Cestování spojené s prací není neobvyklé. Ochrana práv zaměstnance vykonávajícího tento druh práce je samozřejmě upravena zákonem. A byl stanoven postup pro výpočet cestovních výdajů a denních nákladů. Zaměstnavatel nemá právo jej porušovat.
Co je služební cesta?
Pracovní cesta je pracovní cesta zaměstnance po určitou dobu mimo místo jeho hlavního zaměstnání. To vše za účelem provádění terénních prací. Příkladem je služební cesta do jiného města s cílem přesvědčit nového kupujícího nebo provést kontrolu prodejního místa. Za služební cestu lze považovat také cestu do jiné země, například za účelem výměny zkušeností mezi zaměstnanci.
Je však třeba si uvědomit, že pokud byla práce původně spojena s cestováním, pak cesty za jinými místy nelze považovat za služební cestu. Proto zde není nutný výpočet cestovních výdajů. Rovněž stojí za zmínku, že směr zaměstnance, přijatý s plněním občanské smlouvy, nebude považován za služební cestu.
Služební cesty: zákony, kterými se řídí
Zaměstnavatel a zaměstnanec, kteří jsou spojeni s pracovními cestami, musí vědět, že základní pojmy a pravidla výpočtu se řídí zákoníkem práce Ruské federace. Mezi ně patří:
- Článek 166. Zde se zavádí pojem oficiální služební cesty.
- Článek 167. Toto ustanovení stanoví záruky zaměstnance zaslané na služební cestě.
- Článek 153. Tento článek upravuje platby za práci o víkendech a svátcích.
Samozřejmě existují i další články, které přímo nebo nepřímo ovlivňují mnoho otázek souvisejících s cestováním. Zejména odpovídají na otázku: „Jak se získávají cestovní náhrady a jaké jsou rysy jejich platby?“ Výše uvedené se však tradičně označují jako hlavní.
Kdo by neměl být poslán na služební cestu
Než pochopíte, jak se vypočítávají cestovní náhrady, měli byste pochopit, který ze zaměstnanců nemůže být odeslán na cesty bez jejich souhlasu a kdo by neměl být zaslán ani s písemným souhlasem zaměstnance.
Těhotné ženy a osoby mladší osmnácti let nesmí být vysílány na služební cesty. Existují také pravidla pro následující kategorie pracovníků:
- Ženy s dětmi do tří let.
- Svobodní rodiče vychovávající dítě nebo děti, které nedosáhly věku pěti let.
- Zaměstnanci závislí na dětech se zdravotním postižením.
- Pracovníci s lékařským osvědčením, že se starají o člena rodiny.
Výše uvedené kategorie zaměstnanců mohou být zaslány na služební cestu pouze s písemným souhlasem a po úplné lékařské prohlídce.
Dokumenty potřebné pro zpracování služební cesty
K legálnímu vyslání zaměstnance na služební cestu je nutné správně vypracovat dokumenty. Patří sem objednávka k odeslání na služební cestu, oficiální zadání a dokumenty, které skutečně potvrzují pobyt zaměstnance na služební cestě.
Stojí za povšimnutí, že není nutné vykonávat úkol z roku 2015, což je ze zákona povoleno. Ve svém vnitřním postupu zpracování dokumentace však může zaměstnavatel dodržovat stará pravidla. Taková údržba je vhodná pro velké organizace.Tento dokument může být například sestaven vedoucím strukturální jednotky, což naznačuje potřebu služební cesty. V budoucnu bude tato dokumentace přezkoumávána vyšší správou.
Objednávka, která má být odeslána na služební cestu, je nedílnou součástí toku dokumentů, když dojde k pracovní cestě. V dokumentaci musí být uvedeny podrobnosti o organizaci, údaje o zaměstnancích, cíle a data cesty. Objednávka je vyplněna v jednotném formuláři č. T-9. V případě zadání zakázky je tato skutečnost uvedena také v objednávce.
Doklady, které potvrzují trvání služební cesty, se považují hlavně za cestovní doklady, jako jsou jízdenky na vlak. Pokud se zaměstnanec pohybuje osobní dopravou, je sepsána poznámka.
Co dělat, pokud potřebujete prodloužit cestu?
Jsou situace, kdy je nutné prodloužit délku služební cesty zaměstnance. V takovém případě musíte sestavit další balíček dokumentů. Mezi ně patří:
- Příkaz k prodloužení cesty. Tento dokument je vyplněn v jakékoli formě. Zde by měl být uveden důvod prodloužení cesty a nové datum ukončení.
- Písemné povolení k prodloužení cesty od výše uvedených osob.
- Oznámení o rozšíření zaměstnance. To lze provést odesláním faxu s objednávkou.
- Výpočet cesty a denního plnění na další období a převod finančních prostředků.
Platby zaměstnanci na služební cestě
Zaměstnanec, který byl poslán na služební cestu, má nárok na několik druhů plateb. Mezi ně patří:
- Za den.
- Přímo platte cestovní výdaje za každý den, které lze připsat práci při odjezdu.
- Úhrada nákladů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, například částky za vstupenky nebo nájemní bydlení.
První kroky účetnictví: za den, cestování a záloha
Poté, co je směrová objednávka připravena, musí být zaměstnanci poskytnuta záloha. Zahrnuje to za den po celou dobu cesty, jakož i odhadovanou výši nákladů. Je třeba poznamenat, že vydání může být provedeno v hotovosti i převodem na kartu zaměstnance.
Jak se počítají cestovní náhrady? Jsou vypláceny na konci měsíce spolu se zbytkem platu. Důvodem je skutečnost, že výpočet tohoto typu platby se provádí po konci měsíce, bez ohledu na to, kdy zaměstnanec nahlásil.
Po návratu zaměstnance provede účetní přepočet. Výsledky jsou shrnuty a ukazuje se, jaké částky byly vynaloženy. Závěrem lze říci, že zaměstnanec je buď vyplacen za chybějící částku, nebo je nadměrně vyplacen.
Platba služebních cest. Základní vzorec
Jak se počítají cestovní náhrady? Než zaúčtujete zaměstnance nějaké prostředky, měli byste je spočítat. Je třeba si uvědomit, že se vyplácejí průměrné příjmy. Cesta je placena částkami vypočítanými podle vzorce. Pro výpočet se berou tyto ukazatele:
- Platby, které se berou v úvahu při výpočtu průměrného výdělku. Úplný seznam je uveden v nařízení o vlastnostech výpočtu průměrného výdělku. Ve většině případů se jedná o plat, osobní přídavky, minus jednorázové bonusy a materiální pomoc.
- Počet dní fakturačního období.
- Počet dnů služební cesty.
Pro výpočet cestovních výdajů se berou platby popsané v prvním odstavci, děleno počtem dní zúčtovacího období. Tento ukazatel udává, kolik zaměstnanec obdrží za jeden pracovní den. Tento ukazatel se pak vynásobí celkovým počtem pracovních dnů při odjezdu.
Počet dní: důležitý faktor!
Je třeba poznamenat, že prvním dnem služební cesty je den odeslání vstupenek. To znamená, že pokud letadlo vzlétne dvacátý den v deset hodin večer, pak se tento den počítá v plné výši.
Pravidla pro získávání cestovních příspěvků rovněž znamenají, že pokud je zapotřebí čas na cestu do místa odjezdu, musí být rovněž zaplacena v plné výši.
Příkladem je situace, kdy zaměstnanec musí letět z letiště mimo město. Aby bylo možné chytit letadlo, musí zaměstnanec opustit 23 hodin 30 minut. V tomto případě by měl být tento den rovněž zaplacen v plné výši, a to navzdory skutečnosti, že odlet letadla je plánován až na další den.
Platba služebních cest. Prázdniny
Je třeba poznamenat, že platba takového plánu, jako je den, cestovní příspěvek na dovolenou, vyžaduje zvláštní vysvětlení. Za den se tedy platí za každý den, který člověk tráví na služební cestě. To zahrnuje svátky a víkendy. Přestože zaměstnanec v těchto dnech nepracoval.
O víkendech se nesmí platit služební cesty. Pokud zaměstnanec pracoval v den volna, vyplácí se stejným způsobem jako za práci o svátcích a víkendech mimo služební cestu. To znamená, že v těchto dnech má zaměstnanec nárok na dvojí platbu nebo na volno navíc, ale s jednorázovou platbou dne.
Příklad výpočtu cesty
Pro pochopení situace je lepší použít příklady. Nárůst cestovních náhrad lze vysvětlit v typické situaci.
Zaměstnanec podniku byl poslán do Kostromy na služební cestě od 1. dubna 2017 do 12. dubna 2017. Zároveň v tomto období existovalo osm pracovních dnů, protože společnost měla pětidenní pracovní týden a zaměstnanec odpočíval o víkendech.
Během fakturačního období zaměstnanec pracoval 230 dní a přitom vydělával 360 000 rublů.
S tímto výpočtem bude denní platba za služební cestu D. Sergeyeva činit 1 565 rublů 22 kopeck. To znamená, že za osm dní obdrží zaměstnanec 12 521 rublů 76 kopií obchodních cestujících.
Cestovní ruch: příspěvky
Platba a přírůstek cestovních náhrad se může projevit v následujících transakcích:
- Debet 26 (20, 23, 25) - kredit 71. Tento záznam odráží přijetí cestovních výdajů k datu předběžné zprávy.
- Debet 71 - Kredit 50 (51) - popisuje postup výplaty hotovosti na základě předběžné zprávy zaměstnanci.
- Debet 26 (20, 23, 25) - kredit 70. Naběhlý zaměstnanec na služební cestě.
Co je to za den? Akruální funkce
Dien je částka, která je určena na úhradu nákladů spojených s bydlením v jiné lokalitě. Jejich výplata je upravena zákonem. Platba se provádí za každý pracovní den, včetně dnů na cestě.
Výši na den určuje každý zaměstnavatel samostatně. U podniků, jejichž činnosti jsou prováděny mimo Ruskou federaci, je vhodné zahrnout do dokladů společnosti a informace o částce za den zahraniční zahraniční pracovní cesty.
Za zmínku stojí, že den předepsaný pro cesty do zahraničí se účtuje za den, kdy zaměstnanec odejde z Ruské federace, a za den, kdy se vrátí zpět. To znamená, že při příjezdu do země v devět ráno bude celý den stále vyplácen částka denního příspěvku na pobyt na cestě do zahraničí.
Za den na výlet
Zajímavá situace nastává, pokud je zaměstnanec nucen vyrazit na služební cestu trvající jeden den. V tomto případě existuje zvláštnost platby za den. Například cesta do zahraničí se vyplácí ve výši padesáti procent plné výše denního příspěvku na pobyt.
Zároveň je pracovní cesta v zemi méně výnosná. Poplatky za tento den se neúčtují. Je však třeba si uvědomit, že je to relevantní pouze tehdy, když se den odjezdu a příjezdu shoduje. Pokud byl odjezd v jedenáctý večer předchozího dne, pak se cesta považuje za dvoudenní.