Správa dokumentů je jednou z důležitých oblastí práce s papíry pro manažerskou práci. Aby mohli jet co nejkratší cestou a dosáhnout co nejrychlejšího cíle, měl by být pracovní postup uspořádán náležitě v souladu se stanovenými pravidly pracovního postupu.
Koncepce
Správou dokumentů se rozumí proces, jehož výsledkem je kompilace, koordinace, příjem a přenos, jejich odeslání.
Na druhé straně představuje pohyb a pohyb cenných papírů od okamžiku, kdy k nim dojde, až do jejich odeslání (nebo přijetí).
Celá dokumentace může být zastoupena ve třech kategoriích:
- příchozí přicházejí z vnějšího prostředí;
- odchozí vstupuje do vnějšího prostředí;
- interní je vytvářen v rámci samotného podniku a zůstává v jeho mezích.
Prezentované kategorie určují tok dokumentů ve společnostech, které mají různé orientace (horizontální a vertikální).
| Horizontální zaměření | Vertikální orientace |
| Dokumenty jsou přesunuty mezi jednotkami stejné úrovně | Dokumenty se pohybují mezi odděleními na různých úrovních |
Mezi hlavní formy pracovního postupu jsou možné následující.
| Centralizované | Decentralizováno | Smíšené |
| Veškerá dokumentace je soustředěna na jednom místě. | Veškerá dokumentace je soustředěna do různých oddělení. | Charakteristiky předchozích forem jsou smíšené. |
Základní principy
Existují 4 základní principy pracovního postupu.
| Princip | Funkce |
| Jasnost | Dokumenty se pohybují jasně vyznačeným směrem. |
| Kontinuita | Probíhá tok dokumentů |
| Rytmus | Vyvíjí se zvláštní regulace regulace toku dokumentů |
| Paralelismus | Stejný proces by neměli provádět různí zaměstnanci nebo oddělení |
Porušení alespoň jednoho z principů vede ke zničení celého systému oběhu dokumentů.
Hlavní pravidlo
Zvažte základní pravidlo pracovního postupu.
Jeho řízení je složitý technologický proces, který se vyznačuje různými parametry souvisejícími s celou prací organizace. Hlavním rysem pracovního postupu je cesta pohybu pokrývající všechny situace na cestě pohybu dokumentu od okamžiku jeho vytvoření (nebo od přijetí) do okamžiku aplikace. Je velmi důležitý čas věnovaný předávání dokumentů na této cestě. Proto je hlavním pravidlem udržování pracovního postupu organizace: jejich skutečný přenos po nejkratší a nejpřímější cestě s co nejmenší spotřebou času.
Další pravidla
Při organizaci práce musíte dodržovat následující základní pravidla pro organizaci pracovního postupu:
- největší snížení zbytečných a iracionálních případů předávání dokumentů (z důvodu vyloučení technologických operací pro zpracování papíru a řídících jednotek, které nejsou důsledkem obchodních potřeb samotné společnosti);
- vyloučení nebo omezení největší návratnosti dokumentů (během zpracování - provedení a vydání, během jejich přípravy - ověření a schválení atd.);
- největší konzistence zaměření a zpracování hlavních kategorií dokumentů za předpokladu, že by měl být určen každý pohyb dokumentu.
Implementace těchto principů umožňuje ztělesnit hlavní organizační mechanismus společnosti - specializaci, schopnost centrálně provádět homogenní technologické operace.
Dodržování obecných pravidel pracovního postupu vám umožňuje lépe zpracovávat dokumenty řídícího zařízení pomocí:
- běžný pracovní postup, eliminace cyklických operací spojených s přípravou a zpracováním papírů;
- tok dokumentů, zajištění jejich jednotného pohybu a podpora proporcionálního pracovního vytížení.
Pravidlo č. 1 - Centralizované přijímání a odeslání
Mezi pravidly papírování a pracovního postupu je nejdůležitější potřeba centralizace. Jinými slovy, jakýkoli dokument organizace, příchozí (bez ohledu na způsob doručení) i odchozí (s výjimkou těch, které byly přijaty nebo odeslány faxem a e-mailem a připojeny ke konkrétním výkonným umělcům), musí být zpracován v jedné odpovědné službě - sekretariátu nebo správní jednotka (kancelář). Výsledkem je, že můžete vyřešit několik problémů najednou:
- osvobodit zbývající služby a útvary organizace od technických akcí (kontrola příchozích dokumentů, otevírání nebo zapečetění obálek, označování pošty nebo faxů)
- zvýšit produktivitu používání kancelářského vybavení v kanceláři (kopírka, fax, značení a další stroje používané pro zpracování dokumentů).
V centralizované formě kancelářské práce je zpracování papíru koncentrováno v kancelářské službě a strukturální oddělení jsou osvobozena od kancelářských funkcí (registrace a účetnictví, ukládání souborů atd.).
Decentralizovaná forma pracovního postupu znamená, že ve strukturálních jednotkách organizace je s nimi kancelářská práce. Tato forma je obvykle odůvodněna v případě teritoriální fragmentace organizace.
Ve smíšené formě je část administrativy prováděna administrativní službou a část jednotkami. Ve většině případů jsou některé dokumenty ve smíšené formě registrovány, monitorovány, sestavovány v obchodě a ukládány kanceláří. Jedná se zejména o cenné papíry získané managementem a vycházející z něj. Dokumenty o záležitostech, které spadají do působnosti útvarů, se zaznamenávají, kontrolují, provádějí a ukládají ve strukturálních divizích společnosti.
Pravidlo č. 2 - Vyloučit nepřiměřené výnosy
Tok dokumentů by měl být uspořádán tak, aby se nevrátili do služby (oddělení), která již prošla. Výjimkou jsou situace, které jsou odůvodněny obchodní potřebou. Například dokument pro podpis manažera nevyhnutelně prochází jeho sekretářkou dvakrát, protože je konkrétně prostředníkem mezi manažerem a hlavami.
Pravidlo pracovního postupu č. 3 - předběžná studie příchozích
V celkovém množství příchozích dokumentů musíte vybrat nejzákladnější a nejdůležitější pro organizaci a nejdříve je prostudovat. Pokud informace, které jsou v nich obsaženy, může posoudit zástupce nebo jiný kompetentní zaměstnanec, je lepší mu přímo zaslat dokument a obejít manažera. Aby byla metoda převodu přesně nalezena, musí být prověřena kompetentním úředníkem, který má znalosti o organizační struktuře, funkcích jednotek a kompetencích vedoucích pracovníků a zaměstnanců.
Pravidlo číslo 4 - registrace dokumentů probíhá jednou
Pokud vstoupil na katedru obchodního managementu (sekretariát), byl zaregistrován a po ukončení studia byl manažer (nebo zástupce) v jednom z oddělení, nemusí se znovu registrovat. Pokud papír, obcházející vedení, vstoupil do oddělení, je také jednou zaregistrován konkrétně v oddělení. Jinými slovy, každému dokumentu může být přiděleno pouze jedno registrační číslo v účetní službě nebo přímo v jednotce.
Pravidlo č. 5 - rozlišení dokumentu přesně uvádí data, účinkující a odpovědné osoby
Navzdory skutečnosti, že rozhodnutí přijímají manažeři společnosti, musí sekretář udržet tento proces pod kontrolou a může jej do určité míry ovlivnit.Jinými slovy, měl by se ujistit, že text rozhodnutí je prezentován co nejpřesněji, s vyloučením možných otázek výkonného umělce.
Pravidlo č. 6. Oddělení toků dokumentů
Tok dokumentů je kolekce jednoho typu nebo cíle, který má stejnou trasu. Obvykle jsou rozděleny tři proudy: příchozí, odchozí a interní (nevytvářené tak, aby překračovaly hranice organizace). Každý tok dokumentů má obvykle podúrovně (toky druhé úrovně). Například stream „Incoming Documents“ zahrnuje tři typy: papíry od mateřské společnosti, z divizí a zastupitelských úřadů, jakož i partnerských společností, odvolání lidí atd.
V pracovním postupu odchozích a interních dokumentů jsou dílčí úrovně distribuovány stejným způsobem. Omezené papíry (obchodní tajemství, tajemství atd.) Jsou obvykle umístěny samostatně. Jejich činnost řídí bezpečnostní služba organizace.
Účetní procesy
Zvažte základní pravidla pracovního postupu účetnictví.
Jeho velikost je vyjádřena celkovým počtem cenných papírů, které organizace obdržela a po určitou dobu provedla. Velikost pracovního postupu se týká počtu platných kopií interních dokumentů, které dorazí. Při výpočtu velikosti pracovního postupu se také berou v úvahu kopie papírů vytvořených se zavedením různých technických prostředků.
Účetní ukazatele jsou vytvářeny ve formě souhrnu, referenčních údajů o velikosti dokumentů. Jejich podobu vyvíjí organizace. Například organizace může nastavit libovolnou frekvenci pro počítání dokumentů: každý měsíc, jednou týdně, jednou ročně, každé čtvrtletí. Lze přijmout kvalitativní i kvantitativní studii pracovního procesu.
Ukazatele získané při výpočtu velikosti pracovního postupu se používají při určování počtu zaměstnanců a struktury služby správy dokumentů. A také studovat pracovní zátěž některých smluvních organizací a strukturálních divizí.
V rámci tohoto článku byla tedy zohledněna základní pravidla pro organizování pracovního postupu, která používají společnosti.