Při najímání jakéhokoli specialisty zaměstnavatel zakládá speciální osobní kartu. Je vytvořen ve formě T-2. Obsahuje různé informace o zaměstnanci a také uvádí datum zaměstnání. Personální pracovník se podílí na přípravě tohoto dokumentu. K zadávání údajů se používá vzorek osobní karty zaměstnance, což vám umožní pochopit, jaké informace musí být v tomto dokumentu obsaženy. Tyto karty musí tvořit různé společnosti i jednotliví podnikatelé, kteří oficiálně najímají občany.
Jsou vyžadovány osobní karty zaměstnanců?
Osobní karty představují důležitý účetní doklad obsahující osobní údaje o konkrétním zaměstnanci společnosti. Mezi jeho vlastnosti patří:
- pro každého odborníka je určitě tvořen zaměstnavatelem, zastoupeným vedoucím společnosti nebo soukromým podnikatelem;
- K vytvoření tohoto dokumentu se používá schválený formulář T-2;
- karta je vystavena pro každého zaměstnance společnosti, který může pracovat na základě smlouvy na dobu určitou nebo na dobu neurčitou;
- tento dokument je vytvořen okamžitě po formálním uspořádání konkrétního specialisty a informace jsou do něj zadávány až do ukončení pracovního poměru;
- osobní karta je uzavřena v okamžiku, kdy občan odchází, ale zároveň musí být uložena ve společnosti po dobu nejméně 10 let.
Tyto karty jsou v personálním oddělení jakékoli společnosti.
Mohu odmítnout žádost o osobní karty?
Zaměstnavatelé jsou povinni tento dokument připravit a vyplnit. Není dovoleno nahrazovat karty osobními soubory. Osobní karta T-2 je proto povinným dokumentem pro každého zaměstnavatele.
Tento dokument by měl duplikovat informace zapsané do sešitu. Proto jsou uvedeny informace nejen o najímání, ale také o přijímání různých ocenění občanem, o převodech, propouštění nebo jiných událostech. Zaměstnavatel musí seznámit přímého odborníka s podpisem s každým záznamem uvedeným na kartě.
Jaké dokumenty jsou potřeba?
Každý zaměstnavatel musí mít k dispozici jednotnou formu osobní karty zaměstnance. Chcete-li do tohoto dokumentu zadat různé informace, musí vedoucí společnosti požadovat od občana určitou dokumentaci, která zahrnuje:
- cestovní pas občana;
- pracovní kniha;
- vojenský personál představuje vojenský průkaz;
- dokumenty o vzdělávání;
- DĚTI;
- DIČ;
- další doklady a záleží na tom, jaké postavení bude ve společnosti zastávat, proto jsou často vyžadovány lékařské průkazy, řidičský průkaz, osvědčení o profesním rozvoji, jakož i různé doklady potvrzující, že zaměstnanec dříve obdržel různá ocenění od státu.
Dále se zadávají informace z administrativních dokumentů, které zveřejňuje vedoucí společnosti. Ostatní údaje přenáší občan ústně, protože je nelze získat z úředních dokumentů. Patří sem informace o složení rodiny, kontaktní informace, data narození dětí, úroveň znalostí jakéhokoli cizího jazyka nebo jiné údaje. Všechny tyto informace jsou přenášeny ústně. Proto je při prvním vyplňování vzorku osobního průkazu zaměstnance nutné, aby byl během tohoto procesu přítomen odborník.
Jaké sekce jsou k dispozici?
Osobní karta má mnoho různých sekcí, z nichž každá má svůj vlastní jedinečný účel. Informace se zadávají pouze za přítomnosti úředních dokumentů, z nichž se údaje přenášejí. Sekce osobní karty zaměstnance jsou reprezentovány následujícími položkami:
- obecné informace o občanovi;
- informace o vojenské registraci;
- datum, kdy byl občan najat nebo převeden na jiné místo ve společnosti;
- informace o absolvované certifikaci;
- informace o kurzech, na jejichž základě se zlepšila kvalifikace občana;
- rekvalifikační údaje;
- uvádí seznam všech ocenění, odměn a vyznamenání, které získal specialista;
- informace o dovolené;
- jsou poskytovány údaje o různých sociálních dávkách, které může zaměstnanec využít na základě legislativních požadavků;
- další informace;
- informace o ukončení pracovních vztahů se zaměstnancem, a to včetně informací o objednávce, na základě které byla pracovní smlouva ukončena.
Každá část by měla obsahovat pouze spolehlivé informace, pro které je důležité použít doklady od zaměstnance a různé objednávky vystavené zaměstnavatelem.
Pravidla kompilace
Při zadávání informací do dokumentu se doporučuje použít vzorek osobní karty zaměstnance, aby nedošlo k chybám. Při údržbě tohoto dokumentu se berou v úvahu následující pravidla:
- formulář je vytištěn výhradně na kartonu;
- používá se duplexní tisk;
- pokud je vytvořena karta pro vědecké a pedagogické pracovníky, použije se formulář T-4;
- tato dokumentace je uložena v archivu po dobu 75 let;
- pokud se společnost zavře nebo IP přestane fungovat, dokument se odešle do archivu regionu, protože slouží jako doklad o zaměstnávání konkrétního občana.
Osobní karta T-2 nezačíná pro občany pracující na částečný úvazek, proto jsou vytvářeny výhradně pro zaměstnance na plný úvazek.
Nuance náplně
Při zadávání jakýchkoli informací do podoby osobní karty je nezbytné, aby pracovník úředníka dodržoval určitá pravidla. Mezi ně patří:
- první dvě stránky musí být vyplněny ihned po najmutí nového specialisty;
- všechny ostatní stránky jsou vyplněny během občanské práce ve společnosti, například při obdržení ceny nebo přechodu na jiné místo;
- veškeré informace jsou přenášeny výhradně z úředních dokumentů;
- Každá zadaná informace je doplněna odkazem na zdroj, obvykle předložený na základě objednávky v příručce.
Společnost může používat elektronický systém, který vám umožní uchovávat osobní karty zaměstnanců v elektronické podobě. V každém případě je však správně vyplněná dokumentace vytištěna na kartonu.
Příklad osobní karty zaměstnance je uveden níže.
Všechna data se zadávají do příslušných polí. Pokračování níže uvedeného dokumentu.
Jaké osobní údaje se zadávají?
Na první stránce osobní karty musí být osobní informace o najatém specialistovi. K tomu se používají údaje z pasu, diplomu a dalších podobných dokumentů, které má najatý odborník k dispozici.
Pravidla pro zadávání osobních údajů zahrnují:
- označuje jméno občana;
- Uveďte, jaké cizí jazyky mluví zaměstnanec;
- informace ze zkušenosti lze získat z pracovního sešitu nebo z jiných dokumentů předaných zaměstnancem;
- je předepsáno datum a místo narození občana a není vhodné používat zkratky;
- má-li osoba druhé občanství, je předepsán název státu;
- informace o rodinných příslušnících občana;
- Je uvedeno místo registrace a bydliště.
Hlavní body dokumentu jsou vyplněny přesně při podání žádosti o zaměstnání. Osobní karta zaměstnance je dále uložena v personálním oddělení společnosti.Jakmile jsou zadány všechny potřebné informace, musí se zaměstnanec ujistit o jejich spolehlivosti, po které se v dokumentu podepíše.
Vojenská záznamová data
Tyto informace jsou uvedeny ve druhé části. Za tímto účelem je uvedeno, zda je nový zaměstnanec odpovědný za vojenskou službu, a jsou poskytnuty informace o tom, zda je vhodný pro vojenskou službu.
Zaměstnanec personálního oddělení musí vzít informace výhradně z vojenského ID zaměstnance. Pokud zaměstnanec zavolá, je tato skutečnost uvedena na osobní kartě.
Vzdělávací informace
Každý zaměstnanec může mít vlastní úroveň vzdělání, pro kterou se při používání karty používají příslušné kódy.
Například, pokud má zaměstnanec pouze základní všeobecné vzdělání, pak je uvedeno číslo 03, a pokud promoval, je kód 18. Pokud student studuje na posledních kurzech ústavu, provede se zápis o přítomnosti neúplného vysokoškolského vzdělávání. Za tímto účelem je od občana vyžadován zvláštní certifikát, který může získat ve vzdělávací instituci.
Profese
Informace o tomto povolání jsou uvedeny v odstavci 7 dokumentu. Odráží to, jaké profese nový zaměstnanec vlastní.
Je třeba uvést nejen hlavní profese, ale i další profese, pokud existují. Hlavní by měla být specialita, která je pro bezprostřední společnost nejdůležitější.
Pracovní zkušenosti
Vypočítává se na základě informací dostupných v sešitu nebo jiné dokumentaci zaměstnance. Na základě těchto informací můžete pochopit, zda má zaměstnanec nárok na různé výhody.
Je důležité vzít v úvahu nejen obecnou zkušenost, ale také kontinuální. Za tímto účelem se odhaduje, kolik času uplynulo mezi daty propuštění a zaměstnání. Pokud je doba delší než jeden měsíc, pak je v tomto případě zážitek přerušen.
Rodinné informace
Informace o tom, zda je občan úředně ženatý, jsou převzaty z cestovního pasu. Pokud zaměstnanec nikdy nebyl v barque, je uveden kód 1, a pokud má úředního manžela, je vložen obrázek 2.
U vdovců se používá kód 4, a pokud je muž rozvedený, použije se kód 5. Na osobní kartě se navíc uvedou informace o složení rodiny. Informace jsou obsaženy v odstavci 10. Je důležité zde uvést, kdo je blízkým příbuzným občana. Zahrnují se rodiče, sourozenci, manželé a děti. Dále by měly být poskytovány informace o všech žácích, kterým bylo vydáno oficiální opatrovnictví.
V odstavci 11 jsou uvedeny cestovní pasové údaje zaměstnance.
Místo bydliště
Tyto informace jsou považovány za důležité, protože vám umožní najít zaměstnance, pokud náhle nepřijde do práce. Na základě této adresy můžete navíc zasílat různá oznámení poštou.
Kontaktní údaje o zaměstnanci jsou uvedeny v odstavci 12.
Zaměstnanost a převody
Tato část nutně začíná záznamem, na jehož základě je do společnosti přijat specialista. Kromě osobní karty zaměstnance je pracovní kniha také vyplněna. Za tímto účelem se berou v úvahu informace z objednávky vydané zaměstnavatelem. Musí být uvedeny následující údaje:
- datum přijetí nebo převodu;
- název oddělení, ve kterém bude odborník pracovat;
- držená pozice, kvalifikace a hodnosti;
- plat, příspěvky a tarifní sazba.
Nakonec musí zaměstnanec dokument podepsat.
Certifikace a další vzdělávání
Tato část je vyplněna, pokud je certifikace zaměstnanců prováděna v práci. Za tímto účelem je uveden datum této akce a rozhodnutí komise.
Pokud občan absolvuje dlouhodobé školení, na jehož základě zlepšuje svou kvalifikaci, je tato informace zapsána do osobní karty. V tomto případě se bere v úvahu pouze školení, které trvá déle než 100 hodin.
Dále jsou zavedeny informace o rekvalifikaci pracovníků. V tomto případě zaměstnanec získá jiné povolání.Školení by však mělo trvat více než 500 akademických hodin v čase.
Prázdniny a sociální dávky
V sekci určené pro dovolenou se zaznamenávají všechny dny odpočinku. Informace se uvádějí na dovolené za kalendářní rok nebo studijní volno, jakož i ve dnech bez placení.
Základem může být příkaz k řízení nebo plán dovolené.
Propuštění
Tento oddíl je vyplněn až po ukončení pracovního poměru se zaměstnancem. Zde je uvedeno datum propuštění a podrobnosti o příslušné objednávce.
Po provedení tohoto zadání je osobní karta uzavřena. Podepisuje zaměstnance a zaměstnance.
Pravidla skladování
Osobní karta zaměstnance je uložena pomocí trezoru nebo skříně. Není dovoleno, aby k těmto dokumentům měli přístup všichni zaměstnanci společnosti.
Uspořádat dokumenty pomocí obvyklých oddělovačů v abecedním pořadí a odděleních ve společnosti. Jsou uloženy po dobu 75 let.
Závěr
Osobní karta je povinným a důležitým dokumentem pro každého zaměstnance. Je vyplněna v jakékoli společnosti. Obsahuje různé informace o zaměstnanci, prezentované podle data jeho zaměstnání a propouštění, jakož i osobní údaje.
Dokument je uložen pouze v bezpečném nebo uzavřeném kabinetu, protože není dovoleno, aby k němu měli přístup všichni zaměstnanci společnosti. Je vyplněn určeným personálním důstojníkem.