Jednou z významných povinností vedoucích pracovníků je podepsání velkého množství různých dokumentů. Tato jednoduchá práce na první pohled občas vyžaduje hodně času a dává daleko od nejpříjemnějších emocí. Existuje však hodné řešení - faksimile, jedná se o zvláštní razítko, které přesně kopíruje podpis. Proč potřebuji takovou pečeť a kde ji získat?
Fax je cenná alternativa k podepisování rukou
V mnoha organizacích není pravomoc podepisovat úřední papíry nejen generálním ředitelem, ale také jeho zástupcem nebo zástupci. Avšak i při takovém rozdělení povinností není manažerský tým vždy schopen včas a osobně připojit osobní podpisy ke všem dokumentům, které to vyžadují. To bylo vyřešit takové problémy že faxová známka byla vynalezena. Toto je pečeť, která nejpřesněji opakuje vlastnoruční podpis. Slovo „faksimile“ v doslovném překladu z latiny (fac simile) znamená - „to udělat“. Co je obzvláště příjemné, každý zúčastněný vůdce si dnes může takové razítko objednat. Zkusme přijít na to, proč je potřeba a na jakých dokumentech je vhodné je použít.
Kdo potřebuje podpisové razítko?
Fax je nezbytným společníkem zaneprázdněných vedoucích pracovníků. Takový tisk vám umožňuje certifikovat mnoho důležitých papírů s maximální rychlostí nebo v nepřítomnosti oprávněné osoby na pracovišti. Jinými slovy, faksimile je nepostradatelnou věcí pro společnosti s velkým pracovním tokem a manažeři, kteří často chodí na služební cesty / z jiných důvodů chybí v kanceláři. Co je obzvláště výhodné, osoba opouštějící pečeť ve formě osobního podpisu může být přímo oprávněna osvědčovat dokumenty této kategorie, nebo někoho od svých asistentů. Tady vyvstává poněkud komplikovaný bod - jak má mít faksimile jistotu, že zaměstnanec, který má právo jej používat, nepřekročí jeho autoritu? Ideálním případem je, pokud podpis pečeti používá pouze přímo jeho majitel. Ale často tomu tak není, a v tomto případě je třeba pečlivě zvážit, který ze zaměstnanců je oprávněn povolit používání faxů.
Dopisy ze zákona
Ve stávajících právních předpisech Ruské federace neexistují žádná podrobná a komplexní ustanovení a pravidla týkající se používání jakýchkoli náhrad za autorský podpis. Po prostudování řady regulačních dokumentů však lze dojít k závěru, že faksimilní pečeti a razítka lze použít v případech stanovených zákonem a dohodou stran. V tomto případě by měl být ve druhé verzi tento odstavec (možnost nahrazení podpisu tiskem nebo jinou metodou kopírování) uveden zvlášť. Je důležité pochopit, že faksimile je úplným analogem ručně psaného autogramu. V důsledku toho razítko umístěné na dokumentu dává papíru stejný právní význam a význam jako podpis oprávněné osoby. Fax je nepřijatelné používat pro papíry, jejichž podpis je plný materiálních důsledků a povinností pro strany. Finanční dokumenty, odvolání a žádosti adresované daňové správě a federálním organizacím, jakož i návrhy zákonů, potvrzení a vzory podpisů by měly být vždy vyhotoveny ručně.
Kdy je vhodné použít fax?
Každá organizace může stanovit zvláštní pravidla a předpisy týkající se použití prostředků pro certifikaci dokumentů nahrazujících vlastnoruční podpis. V takovém případě by mělo být používání faxů prováděno v souladu s poradními normami stanovenými v chartě a dalších regulačních dokumentech společnosti.V oficiální dokumentaci musíte také uvést seznam osob oprávněných k ukládání a používání této pečeti. Na jaké papíry lze faxy použít? Teoreticky se jedná o všechny typy dokumentace, jejichž podpis neznamená odpovědnost. Je žádoucí, aby v textu dokumentů byla uvedena možnost této verze certifikace. Nezapomeňte, že faksimile v dokumentech má stejnou sílu jako skutečný podpis. V případě potřeby bude zrušení cenných papírů schválených touto metodou stejně obtížné jako u ručně podepsaných cenných papírů. Pokud je nutné podepsat nějaké papíry a manažer není schopen tuto práci dělat osobně, můžete to udělat bez faxu. Alternativou je vydat dočasnou plnou moc jménem zaměstnance pověřeného osvědčením požadovaného typu dokumentace.
Jak získat své faxové razítko?
Můžete si objednat výrobu pečeti, která kopíruje osobní podpis, v jakékoli organizaci nabízející razítkové služby. Podobné společnosti jsou dnes k dispozici ve všech poměrně velkých městech. Předkládání dokumentů pro objednávání faxů není nutné. Co je obzvláště příjemné, známky a známky opakující osobní podpis jsou obvykle levné (do 500 až 800 rublů) a lze je vyrobit za několik dní.