Při plánování, organizaci, vedení účetnictví a řízení přepravy je nutný osobní vůz (formulář č. 3). Papírování se provádí v souladu s pokyny pro výpočet přepravy. Mezi další primární cenné papíry patří deník, který zaznamenává pohyb nákladních listů a také nákladní list.
Povinné dokumenty
Při práci v osobním automobilu musí mít řidič, který je součástí personálu organizace:
- Osvědčení o právu spravovat produkt s příslušnou kategorií nebo dočasným povolením.
- Registrační doklady o přepravě a přívěsu (pokud jsou k dispozici).
- Nákladní list auta.
- Nákladní list.
- Zvláštní povolení pro přepravu nebezpečného nebo objemného zboží.
Nákladní list auta. Ukázka výplně
Odpovědnost za správné provedení dokumentu nese vedoucí organizace, jakož i osoby podílející se na procesu zadávání údajů do papíru a odpovědné za provozování dopravy. Řidič nevyplňuje nákladní vůz. Po přijetí (před odjezdem) a doručení (při návratu) podepíše svůj podpis. Před předáním papíru řidiči zadá oprávněná osoba nebo dispečer potřebné informace do nákladního listu cestujícího. Formulář obsahuje řádky, které označují:
- datum (rok, měsíc, den) odpovídající datu v registru;
- pracovní doba (služební cesta, pracovní dny, denní nebo kumulativní rozvrh, dovolená nebo víkend, přesčas atd.);
- značka a typ produktu, jeho stav a číslo garáže.
Pokud existuje návěs nebo přívěs, informace o něm se zadají do příslušné sekce. Řádek „Escort“ označuje informace o osobách účastnících se přepravy. Oddíl „Provoz vozidla a řidiče“ obsahuje informace o době (hodinách a minutách) odjezdu a návratu vozidla. Ve sloupci „Úkol“ ve sloupci „Při jehož likvidaci“ je v souladu s přihláškou uvedeno jméno zákazníka. Řádek „Čas příjezdu“ vyjadřuje čas (hodiny a minuty), kdy přeprava dorazila na místo určení.
Přepravní list osobních automobilů obsahuje také informace o pohonných hmotách. Tato informace je uvedena na přední straně dokumentu. Zde písemně pověřená osoba zadá informace o množství paliva potřebném k dokončení úkolu podle smlouvy. V tomto případě se vezme v úvahu zbývající palivo z předchozího pracovního dne. Pokud je přepravní list nakreslen správně, vloží oprávněná osoba na odpovídající řádek svůj podpis. Dispečer tedy potvrdí správnost dokumentu.
Odjezd z garáže
Bezprostředně před odesláním přepravy je do příslušných sloupců vyplněn nákladní list osobního automobilu mechanikem (technik paliva a maziva). Tato oprávněná osoba uvede informace do řádků sekce pohybu paliva. Zde zadá informace o množství vydaného paliva, počtu a sérii kupónů. Korespondence informací k realitě je ověřena mechanikem s vlastním podpisem.
Informace o předletové inspekci
Přepravní list osobního automobilu obsahuje informace o zdravotním stavu řidiče. Do dokumentu je zadává zdravotnický pracovník organizace. Na základě prohlídky před jízdou je učiněn závěr o přístupu řidiče k řízení dopravy a přiřazení.V případě neuspokojivého zdravotního stavu je vozidlo zrušeno.
Odjezd z kontrolního bodu
Bezprostředně před opuštěním území organizace vstoupí mechanik kontrolního bodu do rychloměru do nákladního listu osobního automobilu. Jsou uvedeny ve sloupci 4 v části „Provoz vozidla a řidiče“. Tyto informace může také zadat mechanik oddělení kontroly kvality.
Kromě rychloměru zapíše oprávněná osoba skutečný čas, kdy vozidlo opustilo území na nákladním listu vozidla. V oddílu „Pohyb paliva“ se ve sloupci „Zbytek v době odeslání“ uvedou informace o množství paliva v nádrži.
Převod vozidla na řidiče v dobrém stavu a soulad informací s realitou musí být potvrzen podpisem mechanika. Řidič se také podepisuje pod všemi vyplněnými řádky. Potvrzuje tak přijetí vozu v dobrém stavu a přijetí pracovního úkolu.
Informace o provozu na lince
Zavedení této informace se provádí v určité sekvenci. Řádek „Čas příjezdu“ odráží hodiny a minuty, kdy řidič předal nákladní list zákazníkovi. Ten v dokumentu podepíše potvrzení o příjezdu přepravy. Sloupce „Při odjezdu“ a „Při příjezdu“ obsahují rychloměr v okamžiku, kdy řidič vstoupil na území zákazníka a opustil jej. Sloupec „Zvláštní značky“ obsahuje informace, které nejsou uvedeny ve formě dokumentu. Patří sem zejména poznámky zákazníků o poruchách, zaměstnanci silničních služeb atd.
Návrat dopravy do garáže
Po dokončení přiřazení je nákladní list vydán v opačném pořadí. První značka se provede v kontrolním bodě. Mechanik nebo jiná oprávněná osoba ve sloupci „Práce vozu a řidiče“ uvádí informace o skutečném čase vrácení finančních prostředků na území organizace.
Spolu s tím je naplněna linka obsahující rychloměr a data o zbývajícím palivu. Palivový technik vyplní řádek „Doručeno“ a poté do zbývající části v nádrži vstoupí. Správnost údajů je potvrzena podpisem oprávněné osoby.
Mechanik převodovky vezme auto od řidiče. V řádku „Přijato“ autorizovaná osoba podepíše přijetí prostředků v dobrém (nebo vadném) stavu. Ve sloupci „Passed“ podepíše řidič potvrzení návratu. Přepravní list vozidla je dán dispečerovi. Na druhou stranu vloží podpis do příslušného řádku dokumentu a provede jeho registraci v účetním deníku.
Další informace
Řidičovi se zpravidla vydá nákladní list na 1 pracovní den. V takovém případě je třeba předat dokument za předchozí den. V případě meziměstské přepravy se povolení provádí delší dobu. V některých případech může organizace používat nákladní vůz osobního automobilu po dobu jednoho měsíce. Takový doklad musí být schválen v souladu s účetními pravidly společnosti.
Stáhněte si osobní formulář nákladního listu 3
