Mezi obrovským počtem možností obchodní korespondence si zvláštní pozornost zaslouží potvrzovací dopis. Co je to a v jakých případech by měl být podobný dokument vypracován?
Hlavní cíl
Obchodní etika vždy stanoví vzájemný respekt mezi stranami. To je předpoklad běžného podnikání. Bez ní není možné si představit žádnou dlouhou a plodnou spolupráci. Potvrzovací dopis je někdy nezbytný.
Sama o sobě to není tak důležité. To je jen gesto zdvořilosti. Jasně ukazuje, že to, co se partneři dohodli předchozí den, se stalo. To znamená, že potvrzovací dopis uvádí splnění určité skutečnosti nebo jednání. V tomto případě existují dvě možnosti:
- Potvrzení o přijetí zboží, dopisů nebo jiných dokumentů, které jsou zaslány na předchozí žádost. Zde jedna ze stran oznámí druhé straně, že akce byla dokončena.
- Potvrzení souhlasu s něčím konkrétním (cena nebo množství zboží, datum nadcházejících jednání, podmínky odeslání zboží a další). Zde společníci vyjadřují svůj souhlas s určitými body dohody.
Z toho je zřejmé, že potvrzovací dopis je volitelný dokument. Ale jeho odeslání znovu ukazuje partnerovi, se kterým je zacházeno s pozorností a respektem.
Pravopisná pravidla
Abyste porozuměli tomu, jak napsat potvrzovací dopis, musíte znát základní pravidla pro zpracování obchodních dokladů. Neměli byste se pustit do práce, dokud není úplně pochopen význam takového odvolání. Ve skutečnosti není nic složitého.
Takový dopis, stejně jako veškerá jiná obchodní korespondence, by se měl skládat ze tří částí: nadpis, text a závěr. Každý z nich nese vlastní sémantické zatížení:
- Název obsahuje především údaje ve formě data odjezdu a odchozího registračního čísla.
- Obsah je obvykle rozdělen do dvou částí: úvod a text těla. Takový dopis zpravidla začíná odvoláním k adresátovi. Toto jsou obvyklá pravidla dobré formy. Ve většině případů je psáno na jméno vedoucího partnerské společnosti, ale někdy je vhodné adresovat takový úřední list specialistovi, který se přímo podílí na řešení tohoto problému. Potvrzení objednávky práce může být například zasláno obchodnímu řediteli nebo zástupci výroby.
- Závěrem je obvyklé vyjadřovat vděčnost. Můžete také přidat několik slov o přání pokračovat ve spolupráci.
Takové zprávy umožňují partnerům být si navzájem jistí.
Psaní dopisu
Někteří lidé zaměňují takový dokument s upozorněním. Mezi těmito dvěma písmeny je však obrovský rozdíl. Jeden z nich jednoduše nahlásí skutečnost nebo událost a druhý potvrdí dokončení konkrétní akce na základě předběžné dohody. Abyste se vyhnuli chybám, musíte vědět, jak by měl potvrzovací dopis vypadat. Vzorek lze připravit samostatně, protože pro takový obchodní dopis neexistuje žádný zvlášť schválený formulář.
Měl by být vydán na hlavičkovém papíře vysílající organizace. Pokud společnost žádnou nemá, lze použít rohové razítko. Informace by měly být umístěny postupně:
- Nejprve v levém rohu ve zvláštních sloupcích uveďte číslo a datum podle záznamu v registračním deníku.
- Na pravé straně pak uveďte úplné údaje o adresátovi (jméno a adresa společnosti, pozice a celé jméno příjemce).
- Níže je uvedena klíčová fráze, která obsahuje podstatu této zprávy.
- Hlavní část začíná odvoláním na adresáta. Je lepší to udělat jménem a patronymicky a na samém začátku přidat slovo „respektováno“.
- Dále je třeba jasně informovat, že podmínky dohody jsou splněny.
- Poté by měla být slova uznání.
- Text můžete zakončit větou „Pozdravy“.
Dokument je podepsán vedoucím, který musí být potvrzen pečetí organizace.
