Při vstupu do zaměstnání nový zaměstnanec poskytne zaměstnavateli obrovské množství osobních údajů. To je částečně způsobeno potřebami výroby. Bez ohledu na povahu poskytnutých údajů musí být tyto údaje řádně uloženy a řádně chráněny. Pokud k tomu nedojde a nebudou zveřejněny osobní údaje zaměstnanců, způsobí zaměstnancům značné škody (jejich důstojnost i osobní bezpečnost). Proto je důležité podrobněji zvážit pojem „osobní údaje“. Co se na ně vztahuje? Jak by měly být skladovány? Jaké jsou způsoby ochrany osobních údajů? Kdo reguluje proces jejich skladování a zpracování? Odpovědi na tyto a některé další otázky budou uvedeny přímo v tomto článku. Buďte tak opatrní, jak je to možné.
Zákon o osobních údajích
Různé předpisy poskytují různé definice pojmu „osobní údaje zaměstnance“. Abychom pochopili, co přesně míní, je třeba sladit jejich různé pozice. Jejich legislativním základem je zákon „o osobních údajích“ a řada norem obsažených v Ústavě Ruské federace.
A co informace získané od zaměstnanců podniku? Tito zaměstnanci se stávají předmětem osobních údajů. Tento druh informací zahrnuje následující údaje: celé jméno, údaje o narození, rodinný stav, místo bydliště, sociální postavení, informace o současném příjmu, údaje o vzdělání atd.
Tyto údaje se týkají typu informací s omezeným přístupem, protože je právně potvrzeno, že do jeho osobního života nelze zasahovat. To platí také pro osobní údaje.
Tyto informace jsou nezbytné k účinné identifikaci občana. A pokud mluvíme o zaměstnanci, pak osobní údaje poskytují informace o něm jako profesionálu v určité oblasti činnosti. Je proto logické, že pouze osobní údaje se týkají osobních údajů zaměstnance, které souvisí s jeho profesním potenciálem a specifikami plnění jeho pracovních povinností.
Ústava Ruské federace zaručuje občanům důvěrnost jejich osobního života. A osobní údaje s ním přímo souvisejí. To je určeno příslušnou vyhláškou prezidenta Ruské federace, která potvrzuje důvěrnost tohoto druhu informací a posiluje nedostatečný přístup veřejnosti k těmto informacím.
Zákoník práce Ruské federace zároveň poskytuje poměrně úzkou definici uvažovaného konceptu. Tvrdí, že osobní údaje zaměstnance jsou informace, které jsou nezbytné pro jeho manažera v souvislosti s plněním jeho přímých profesních povinností a které se týkají výhradně konkrétního zaměstnance.
Zpracování osobních údajů
Proč musím zpracovávat a ukládat osobní údaje? Jsou nezbytné pro řádné provedení pracovní činnosti podniku.
Cíle jejich zpracování jsou následující:
- skutečnost zaměstnání;
- základ pro kariérní postup;
- provádění platů;
- sledování provádění práce.
Existuje řada způsobů ochrany osobních údajů. Pracovníci mají všechna práva vědět, jak jsou jejich osobní údaje ukládány a používány. Manažeři jsou povinni seznámit zaměstnance s těmito informacemi. Zaměstnanci potvrzují skutečnost oznámení osobním podpisem.
Druhy osobních údajů
Jaké osobní údaje o zaměstnancích by měly být shromažďovány, je určeno zákoníkem práce, ústavou Ruské federace a řadou federálních zákonů. Jsou tedy nutné dva druhy dokumentů. První z nich jsou doklady související s předložením pracovní smlouvy. Druhou je dokumentace vyžádaná nebo sestavená přímo zaměstnavatelem.
Osobní údaje jsou tedy klasifikovány podle následujících kritérií:
Stupeň přístupu
- Veřejně dostupné. K dispozici široké škále lidí.
- Důvěrné. K dispozici pouze těm, kterým zaměstnanec povolil.
Směr
- Speciální. Osobní život, trestní rejstřík, náboženská víra, politické přesvědčení.
- Obyčejné. Vše, co se netýká speciálních dat.
Obsah
- Biometrie. Charakterizujte fyziologii.
- Není biometrický. Data, která nejsou biometrická.
Druhy osobních údajů
Na jaké typy osobních údajů se dělí? Co se na ně vztahuje?
Je důležité pochopit, že všechny informace uložené v podniku týkající se konkrétního zaměstnance lze prohlížet ze dvou různých hledisek.
- Údaje o manželském stavu a rodině zaměstnance (jeho jednotlivých členů), a to: přítomnost závislých osob, přítomnost dětí, jejich věk a počet, zdravotní stav.
- Informace o konkrétním zaměstnanci, jmenovitě: celé jméno (cestovní pas), profese, zdravotní stav a jakékoli zvláštní okolnosti.
Vedoucí podniku je povinen formulovat regulační akt místního významu, který zvažuje postup, který určuje ukládání osobních údajů. Může být prezentována v různých formách. Může to být například nařízení o osobních údajích.
Takže budeme podrobněji diskutovat o jedné z nuancí. Osobní údaje: co se na ně vztahuje? Informace obsažené v osobních souborech. Jedná se o následující:
- údaje o pasu (místo a rok narození atd.);
- kopie diplomu;
- kopie dokumentů, které potvrzují přítomnost zvláštních dovedností a znalostí;
- kopie dokladů státního důchodového pojištění;
- další dokumenty.
Abych to shrnul, co znamená pojem osobní údaje? Co se na ně vztahuje? Toto jsou osobní informace o zaměstnanci, které zaměstnavatel potřebuje, aby co nejlépe využil jeho potenciál a dovednosti. Ten samozřejmě musí dát souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud budou dodrženy všechny formality, zůstanou informace co nejbezpečnější.
Odpovědnost za zveřejnění
Je důležité vzít v úvahu, že 152 spolkového zákona „o ochraně osobních údajů“ stanoví pouze správní odpovědnost společnosti za zveřejnění osobních údajů zaměstnance. To znamená, že pokud organizace není schopna zaručit zaměstnancům absolutní ochranu jejich osobních údajů, čeká na ně pouze pokuta. Výše peněžitého trestu za nesprávné uložení osobních údajů je navíc naprosto směšná. Obecně se pohybují od pěti do deseti tisíc rublů. To je samozřejmě případ, kdy jde o jednorázové platby. V podnicích, kde se vyskytují takové problémy, se porušení zásad zpravidla opakují, což znamená, že se výše pokuty výrazně zvyšuje.
Peněžní náklady však zdaleka nejsou nejdůležitějším důsledkem skutečnosti, že použití osobních údajů probíhá nesprávným způsobem. To výrazně ovlivňuje pověst společnosti. Nakonec, když zaměstnanci dají souhlas se zpracováním osobních údajů, očekávají, že jejich bezpečnost bude zaručena. Pokud se ukáže jinak, tito pracovníci odmítají jednat se společností tohoto druhu.Společnost ztrácí schopnost najmout profesionály.
Jak Roskomnadzor kontroluje ochranu osobních údajů
V tomto případě nás zajímá 152 spolkových zákonů o ochraně osobních údajů. Legislativní základ pro provádění této funkce je on.
Roskomnadzor obvykle kontroluje tři hlavní oblasti uvažované sféry:
- Média.
- Komunikace
- Ochrana osobních údajů.
Nařízení o osobních údajích doporučuje, aby Roskomnadzor takové kontroly prováděl nejméně třikrát ročně. Toto pravidlo se vztahuje na plánované inspekce. Neplánované jsou vyráběny podle potřeby. Jaký by to mohl být důvod? Například pokud byl plánovaný audit prováděn po dlouhou dobu. Nebo pokud potřebujete zajistit, aby byly zohledněny minulé komentáře a byly provedeny nezbytné změny.
Pravidla pro ukládání osobních údajů
Každá společnost musí mít vyvinutá zvláštní pravidla upravující, jak se osobní údaje zaměstnanců ukládají a používají. Existuje několik možností, jak přesně lze popsaný dokument provést. Může se jednat o samostatné ustanovení nebo o část obsaženou v místních vnitřních předpisech. Každý zaměstnanec má právo podílet se na vývoji a provádění opatření na ochranu osobních údajů. Proto musí být všichni zaměstnanci s popsaným dokumentem pečlivě seznámeni.
Bude nutné sestavit seznam osobních údajů a seznam zaměstnanců, jakož i vytvořit šablonu dokumentu. Musí být podepsán každým, kdo pracuje v podniku.
Fyzické skladování
Existují různé způsoby ukládání dat. Někteří nejsou připraveni přejít na elektronické archivy, což znamená, že dávají přednost podnikání tradičním způsobem (tj. Na papíře). Podstatou metody je uložení všech údajů o zaměstnancích, jeho osobních dokumentech a kopiích do doslovné složky nazvané osobní soubor.
Jaké jsou výhody tohoto typu vedení osobních záznamů? Mezi ně patří:
- všechny informace lze snadno najít, protože jsou umístěny na jednom místě;
- data lze snadno systematizovat;
- vyhledávání informací trvá co nejkratší dobu.
Tento způsob má však určité nevýhody. Například následující:
- dostupnost dalších zdrojů pro skladování, jako jsou speciální místnosti, vybavení, trezory atd .;
- složitost procesu;
- Zvláštní dovednosti potřebné pro papírovou dokumentaci.
Oddělení lidských zdrojů někdy dává přednost ukládání informací o jednom zaměstnanci samostatně (do různých tematických složek). Všechny pracovní smlouvy, dotazníky a další dokumenty pro všechny zaměstnance jsou tedy ukládány samostatně. Jsou očíslovány pro pohodlnější vyhledávání. Tato metoda je méně náročná na pracovní sílu než metoda popsaná výše a nevyžaduje žádné zvláštní dovednosti od zaměstnance personálního oddělení.
Přesto není bez nedostatků. Mezi ně patří:
- je zapotřebí velké množství času k nalezení potřebných údajů o konkrétním zaměstnanci;
- riziko úniku důvěrných informací se výrazně zvyšuje.
Elektronické úložiště
Oddělení lidských zdrojů v tomto případě upřednostňuje použití elektronických databází a různých informačních systémů. To často zajišťuje bezpečnost osobních údajů.
Jaké jsou výhody tohoto typu ukládání informací? Hlavní budou uvedeny níže:
- není třeba mít velký archiv;
- významné úspory prostoru;
- neexistují žádná omezení týkající se trvanlivosti;
- Je vhodné zpracovávat osobní údaje a nezabírá to moc času;
- neoprávněný přístup k údajům je prakticky vyloučen;
- nejsou potřeba žádné další zdroje.
Existuje samozřejmě několik mínusů. Například následující:
- potřeba zálohovat celou databázi;
- potřebovat specialistu, který bude spravovat informační systém;
- budou vyžadovány náklady na speciálně navržené vybavení a software;
- Zaměstnanec, který zpracovává osobní údaje, musí být velmi kompetentní.
Jaké metody se používají k účinné ochraně osobních údajů zaměstnanců?
- Zajistěte, aby prostory, ve kterých jsou osobní údaje zpracovávány, byly zcela uzavřeny pro ostatní zaměstnance.
- Zaměstnanci musí získat zvláštní povolení k přijímání jakýchkoli informací.
- Ukládání dat by mělo být jasně organizováno.
Vzhledem k přítomnosti jak nevýhod, tak výhod každé z metod je zaměstnavatelé zpravidla kombinují. Nezáleží na tom, jaký způsob uchovávání informací se používá, zaměstnavatel tak či onak musí získat souhlas zaměstnance ke zpracování svých osobních údajů.
Závěr
Osobní údaje - důvěrné informace, které může zaměstnavatel shromažďovat za účelem identifikace totožnosti zaměstnance a určení úrovně kvalifikace zaměstnance a jeho profesního potenciálu. Existuje několik způsobů, jak ukládat a zpracovávat osobní údaje (mohou být zaznamenány na papíře nebo v elektronických médiích, v závislosti na preferencích personálního oddělení a schopnostech podniku). Ochrana osobních údajů by měla být první prioritou příslušného odboru, protože jde o právo zaměstnance, které mu zaručuje Ústava Ruské federace. Je důležité dobře znát svá práva, abyste se mohli v kontroverzní situaci chránit.