Přepravní listy jsou prezentovány v primární účetní dokumentaci, kterou musí sestavit každý podnikatel nebo vedoucí společnosti, pokud činnosti společnosti souvisejí s používáním automobilů. Pokud je společnost vlastníkem automobilu, pak to jsou nákladní listy, které potvrzují možnost použití vozidla v procesu podnikání. Pokud vůz patří zaměstnanci, pak vám listy umožňují určit optimální výši kompenzace za používání automobilu pro oficiální účely. Vyplňování nákladního listu je důležitý proces, protože během postupu nelze dělat závažné chyby. Tento proces provádějí úředníci společnosti.
Koncept a potřeba nákladních listů
Jsou to primární dokumenty potvrzující použití stroje pro společnost. Obsahují důležité informace o přímém vozidle, řidiči a společnosti. Tyto dokumenty může kontrolovat inspektorát práce, daňový inspektor nebo dopravní policie, takže úředníci společnosti musí brát v úvahu pravidla pro vyplňování cestovních listů. Pomohou se vyhnout různým porušením a chybám.
Pokud inspektoři najdou jakékoli nepřesné informace a chyby, stane se to základem pro uložení vysokých pokut.
Proč se používá?
Vyplňování nákladního listu provádí každá organizace, která je tak či onak spojena s potřebou používat vozidla. Pomocí tohoto dokumentu můžete dosáhnout několika cílů najednou, mezi něž patří:
- pohyb vozidla je sledován během pracovního dne;
- na základě tohoto dokumentu se vypočítá plat řidiče;
- pevné množství peněz utracených za palivo a maziva;
- odpisy jsou správně vypočteny na použitou nemovitost;
- celkové náklady na auto se berou v úvahu.
Řidič navíc potřebuje přepravní list, který musí být předložen důstojníkovi dopravní policie, protože to je ten, kdo potvrzuje zákonnost přepravy zboží nebo cestujících. Působí jako důkaz, že vozidlo je v optimálním stavu a že konkrétní občan je úředním řidičem. Pokud budou během kontroly zjištěny chyby v dokumentu nebo bude-li vůbec odhalena žádná nákladní listina, bude řidič na základě čl. 12.13 Administrativní kód.
Funkce dokumentu
Vyplňování nákladního listu je považováno za poměrně jednoduchý proces. Každá společnost si nezávisle vybere, zda použije jednotný formulář nebo zda bude vytvořen jedinečný formulář tohoto dokumentu, který je zakotven v interní regulační dokumentaci organizace.
Pokud se společnost specializuje na přepravu osob nebo zboží, měl by se postup účtování automobilů provádět pouze na speciálně schváleném listovém formuláři. Kdo by měl vydávat pokyny řidičům? Tento proces provádí výhradně zaměstnavatel, který tento dokument připravuje a vyplňuje. Ředitel společnosti obvykle vydává příkaz, kterým jmenuje odpovědnou osobu. Je to tento zaměstnanec společnosti, který se podílí na tvorbě, plnění a přenosu letáků řidičům.
Mezi funkce vyplňování dokumentu patří:
- list se vypíše výhradně při používání automobilu pro obchodní účely;
- nezáleží na tom, z jakého důvodu vlastník společnosti používá konkrétní vozidlo, takže auto může společnost vlastnit na základě vlastnictví nebo pronajmout;
- maximální doba platnosti dokumentu je 30 dní;
- je povoleno to napsat na jeden den nebo dokonce na jednu cestu.
Podle nových pravidel platných v roce 2018 je povoleno prodloužit platnost listu.
Typy dokumentů
Pravidla pro vyplňování nákladních listů se mohou mírně lišit v závislosti na rozmanitosti tohoto dokumentu. Každý typ vozidla používá svůj vlastní typ letáku. Proto existují nákladní listy pro tato vozidla:
- Kamiony
- auta;
- speciální doprava;
- taxi, což může být auto nebo kamion;
- autobusy, které mohou být určeny pro veřejnou osobní dopravu nebo pro jiné účely.
Pro každé vozidlo se použije odpovídající formulář. Pokud se organizace samostatně zabývá vývojem dokumentace, je vybraná forma opravena ve zvláštním časopise.
Nuance náplně
Postup plnění nákladního listu je stanoven individuálně v každé společnosti. K tomu se nejčastěji používají následující pravidla a funkce:
- dispečer je jmenován příkazem vedoucího společnosti, který sestavuje cestovní listy pro každé vozidlo používané zaměstnanci při plnění pracovních povinností;
- je-li společnost malá, je dokumentace často vyplněna přímým řidičem vozidla, ale zadávají informace pouze v jedné části formuláře, která se vztahuje na počet najetých kilometrů v automobilu, pro které jsou zohledněny ukazatele ujetých kilometrů;
- je povoleno zadávat informace pro použití zvláštního programu, se kterým jsou skryté další části dokumentu;
- Před odesláním automobilu do letu musí odpovědný zaměstnanec společnosti zajistit, aby bylo vozidlo v optimálním stavu
- před letem musí být dokonce řidiči podrobeni lékařské prohlídce, která potvrdí, že občané mohou řídit.
Po letu je list převeden zpět na dispečera. Po vypršení platnosti dokumentu je dokument uložen do archivu společnosti na dobu 5 let. Za chyby a porušení odpovědnosti jsou vedoucí organizace.
Příklad vyplnění nákladního listu vozidla je uveden níže.
Jaké informace jsou obsaženy?
Vyplňování nákladního listu automobilu nebo kamionu by měl provádět pověřený zaměstnanec společnosti. Nejprve musí pochopit pravidla tohoto procesu. Povinné údaje při vyplňování nákladního listu jsou uvedeny s následujícími informacemi:
- název dokumentu;
- jeho číslo;
- doba platnosti;
- informace o majiteli vozidla;
- typ a značka stroje;
- registrační čísla automobilů;
- ukazatele ujetých kilometrů a jsou odstraněny, když vůz opustí podnik, jakož i při odeslání vozidla do garáže;
- přesný čas odjezdu a příjezdu;
- informace o odpovědném zaměstnanci společnosti, která uvádí auto do provozu a sestavuje nákladní list;
- informace řidiče;
- čas a datum absolvování lékařské prohlídky řidiče;
- informace o lékařovi provádějícím vyšetření;
- značka o čase a datu technické prohlídky vozidla a postup může být proveden přímo v organizaci, pokud je k dispozici potřebné vybavení a příslušní odborníci;
- informace o mechanikech, kteří provedli kontrolu.
Do dokumentu je povoleno vkládat další informace. To je možné, pokud organizace používá svůj vlastní nákladní list.
Jaké informace jsou volitelné?
Postup vyplňování nákladního listu se může v jednotlivých společnostech mírně lišit. Zohledňují se následující body:
- Nevyžaduje přítomnost na tiskovém listu společnosti s podrobnostmi;
- zvláštní pozornost by měla být věnována studiu technického stavu automobilu;
- jednotná forma tohoto dokumentu byla ze zákona zrušena;
- není nutné v textu označovat trasu, protože jsou požadována pouze data uváděná u počítadla kilometrů.
V praxi se dopravní policie nebo zaměstnanci jiných kontrolních orgánů často domnívají, že nedostatek informací o trase je vážným porušením, takže řidiči a vlastníci společností jsou odpovědni. V takovém případě musíte se obrátit na soud a vyzvat velké pokuty. Aby se předešlo takovým nepříjemným situacím, doporučuje se v textu dokumentu napsat, jaký je konečný bod trasy.
Nuance použití dokumentu
Vyplňování nákladního listu nebo jiné přepravy je povinný proces pro jakoukoli společnost, která používá různé pracovní činnosti. Použití tohoto dokumentu má následující funkce:
- Formulář 4-C se použije, pokud se k výpočtu mezd řidiče používají dílčí indikátory;
- pokud se použijí časové mzdy, vytvoří se nákladní list ve formě 4-P;
- kromě tohoto dokumentu musí mít řidiči průvodní dokumentaci poskytnutou naloženým listem pro přepravované zboží;
- dokument je napsán výhradně odpovědnou osobou, která pracuje na určité směně;
- doklad by měl být označen mechanickou kontrolou technického stavu stroje, zdravotnického pracovníka provádějícího lékařské vyšetření, dispečera odesílajícího auto do letu a také přímým řidičem.
Každý nákladní list by měl být k dispozici v každé společnosti v optimálním množství.
Období uchovávání dokumentů
Společnosti musí uchovávat své cestovní listy po dobu nejméně 5 let, což je předepsáno vyhláškou ministerstva dopravy č. 152 a federálním zákonem č. 402.
Pokud dojde během plnění přepravního listu k závažným chybám nebo porušením, je dokument zneplatněn, a proto jej nelze použít k žádnému účelu. Odpovědnost za tyto chyby nesou úředníci, kteří vyplňují dokumentaci, jakož i přímý manažer společnosti.
Jak rozvíjet vlastní formu?
Ne všechny společnosti upřednostňují použití jednotných formulářů, takže dávají přednost vývoji vlastních forem dokumentu. K tomu je dovoleno používat jakoukoli strukturu a také zahrnout různé body do dokumentu.
Při vytváření nového formuláře se však bere v úvahu, že do textu by měly být zahrnuty povinné údaje. Bez nich bude nákladní list snadno rozpoznán jako neplatný, a proto jej nebude možné použít pro žádný účel.
Po vytvoření formuláře je nutné převést jeho vzorek na federální daňovou službu v místě registrace. V tomto případě je možné se v budoucnu vyhnout problémům s přiřazením nákladů na nákladní listy k výdajům společnosti.
Odpovědnost za neexistenci dokumentu
Pokud se řidič pohybuje po silnicích bez potřebné sady dokumentů, včetně nákladního listu, jedná se o významné porušení. Dopravní policie je převezena do správní odpovědnosti, takže bude muset zaplatit pokutu 500 rublů.
Právnické osoby s takovým porušením zaplatí pokutu ve výši 100 tisíc rublů. Stejné sankce platí pro firmy, které přepravují lidi nebo zboží elektrickou dopravou.
Další funkce
Při vyplňování nákladního listu autobusu nebo jiné dopravy se berou v úvahu další nuance:
- při použití pronajatého vozidla není nutné vystavovat nákladní list, ale s jeho pomocí je možné zohlednit náklady na pohonné hmoty a maziva ve výdajích společnosti;
- jeden leták je sestaven pro jednu cestu, ale doba platnosti se může lišit od 1 do 30 dnů;
- není dovoleno částečně vyplnit dokumentaci, jinak bude takový dokument prohlášen za neplatný.
Odpovědná osoba jmenovaná dispečerem musí nejprve absolvovat speciální kurzy, které mu umožní pochopit pravidla pro sestavování základní dokumentace, kterou musí mít každý řidič společnosti. Kromě toho musí mít řidič před letem osvědčení o lékařské prohlídce.
Závěr
Přepravní listy jsou důležité dokumenty v každé společnosti specializující se na přepravu zboží nebo osob. Sestavují je zvláštní zaměstnanci podniku jmenovaní na místo vydáním objednávky vedením organizace.
Každá firma si může vytvořit vlastní formu dokumentace, ale ve formuláři musí být uvedeny některé povinné údaje. Pokud jsou zjištěny chyby nebo porušení, bude list považován za neplatný nebo neplatný.