V papírování dokumentů různých typů existují různá období. Některé z nich se vztahují k těm, které mají neomezenou informativní hodnotu, zatímco jiné ztratí relevanci dostatečně rychle. Jaké dokumenty a jak dlouho tedy musíte uchovávat? Jak by se s nimi mělo nakládat? To vše je v právních předpisech jasně uvedeno.
Tři typy retenčních období
Seznam dob uchovávání dokumentů v papírování: dočasný (do 10 let), dlouhodobý (nad 10 let) a trvalý. Pokud mluvíme o případech dlouhodobého a trvalého skladování, pak se po jejich dokončení přenesou do zvláštních oddělení na dobu 2 let a poté se archivují.
Ovlivňuje vzhled média dobu skladování?
Typ nosiče informací (papírový nebo elektronický) nemá vliv na dobu uchovávání. Důležité jsou informace, které obsahuje. Další použití konkrétního případu je určeno zvláštním vyšetřením. Klasifikuje všechny dokumenty, naznačuje, zda je lze použít v zájmu (nebo proti) vědě, státu, společnosti, jednotlivcům atd.
Proč je zkouška určující hodnotu dokumentů?
Bez tohoto postupu není možné v oblasti kancelářské práce, ať už jde o státní archiv, organizaci nebo podnik.
Cíle zkoušky - určit nebo změnit trvanlivost dokumentu; provést výběr těch případů, které jsou předmětem likvidace, protože již nemají hodnotu nebo ztratily význam; uveďte období uchovávání dokumentů, které nemají historickou nebo vědeckou hodnotu, ale mají praktickou hodnotu. Zkouška by také měla určit, jaký typ hodnoty se další dokumentace týká: politické, vědecké, ekonomické, kulturní, průmyslové atd.
Informace o personálním obsazení, účetnictví, uchovávání a dalším jmenování případů naleznete v zákoně o archivech.
Výsledkem zkoušky by měl být seznam obsahující 12 oddílů dokumentů vyplývajících z fungování státních struktur, organizací, institucí a dalších společností. Zvláštní pozornost budeme věnovat účetním a personálním záležitostem, s ohledem na podmínky a podmínky uchovávání dokumentů v podnicích. Lehce se dotkněte lékařských dokumentů.
Lékařské záznamy
Lékařské doklady, jakož i další informativně důležité dokumenty, mají své vlastní specifické doby uchovávání dokumentů ve správní práci lékařské organizace. Toto období je regulováno právními předpisy Ruské federace a pohybuje se od 1 roku do 50 let pro různé kategorie dokumentů.
Účetní záznamy
Pro dokumentaci vytvořenou účetními odděleními platí zvláštní podmínky a doby uchovávání dokumentů v papírování. Po zpracování musí být primární dokumentace, zůstatky, data účetních registrů, zprávy uloženy buď ve speciální místnosti nebo v uzavřené skříni - dokud nebudou přeneseny do archivu organizace. Přísné formuláře hlášení by měly být uchovávány v kovových skříňkách nebo trezorech. Hlavní účetní jmenuje osobu oprávněnou tyto záležitosti sledovat.
Pokud je tento typ dokumentu ztracen, poškozen, nelegálně převeden na třetí strany, musí vedení organizace o této skutečnosti informovat orgány činné v trestním řízení. Zničení nebo zabavení dokumentace by mělo nastat pouze v souladu s požadavky stanovenými zákonem.
Období uložení účetních dokladů
Stávající standardy účetní trvanlivosti:
- primární dokumentace, formuláře - 3 roky;
- hotovostní doklady, informace týkající se finančních transakcí - 5 let;
- platební a vypořádací listy (pokud neexistuje osobní účet) - 75 let.
Je zakázáno zabavit případy na konci doby uchovávání bez ověření daňovými úřady a zvlášť jmenovaná komise musí rozhodnout o zničení dokumentů v kancelářské práci s uplynutou dobou uchovávání.
HR management
Personální dokumentace má velký společenský význam (především se týká dostupnosti osobních údajů), proto je jejich ukládání určeno zvláštními pravidly. Významná část z nich slouží jako skutečné potvrzení práv pracovníků na sociální zabezpečení (ve stáří, zdravotním postižení atd.), Obsahuje informace o jejich věku, atd. V tomto ohledu se většina osobních dokumentů týká dokumentů s dlouhou nebo trvalou dobou skladování a používá se v archivech kde občané kontaktují informace o pozadí. Mají také archeologickou a biografickou hodnotu, slouží jako zdroje statistických průzkumů nebo historických a sociálních studií.
Hlavní podmínkou pro ukládání dokumentace z personálního oddělení je omezení nelegálního přístupu k osobním informacím o zaměstnancích a schopnost rychle najít správné věci.
V organizaci kancelářské práce a obdobích uchovávání osobních dokumentů lze rozlišovat dva typy skladování: současné a následné. První typ je rozdělen do dvou podtypů: ukládání dokumentace během provádění a ukládání prováděné dokumentace.
Případy při jejich provádění jsou umístěny u osoby, která s nimi jedná, ve zvláštních složkách se jmény (například „Urgent“, „For signature“). Zde musí být uvedeno i telefonní číslo, příjmení, iniciály dodavatele. Po jejich uložení a uložení v souladu s nomenklaturou.
Objednávky
Všechny objednávky musí být uloženy v originálech a jejich kopie (pro pobídky, pokuty, nájem, propuštění atd.) Jsou zapsány do osobního spisu zaměstnance. Je umístěn v očíslované složce a jeho stránky musí blikat. Obálka osobního souboru má své vlastní sériové číslo. Aktuální doba uchovávání záznamů HR se vztahuje pouze na aktuálně zaměstnané zaměstnance. Po zamítnutí musí být případ odstraněn ze složky a proveden pro přenos do archivu.
Skladovací podmínky pro pracovní knihy zaměstnanců, jakož i pečeti, razítka, hlavičkové papíry, klíče ke skříňkám s dokumentací znamenají, že jsou vedeny v bezpečí vedoucího personálního oddělení. Kromě toho se doporučuje, aby důstojník personálu, který odchází ze své kanceláře, vyčistil všechny poznámky a dokumenty ve skříni a vypnul počítač. Na konci pracovního dne je nutné umístit veškerou dokumentaci do kovové skříňky a zapečetit. Klíč je předán vedoucímu oddělení se seznamem v odpovídajícím deníku. Všechny koncepty a zamítnuté formuláře jsou zničeny, počítače jsou odpojeny od sítě. Pokud zaměstnanec obdržel kopii nebo výpis z dokumentu, musí o tom nechat podpis v deníku.
Do archivního fondu spadají pouze dokumenty, jejichž doba skladování je delší než 10 let. Mají sociální, ekonomickou, politickou, historickou a jinou hodnotu. Časový rozvrh, v němž jsou dokumenty předkládány do archivu, schvaluje vedoucí nebo zaměstnavatel. Dokumenty by sem měly přicházet ve formě originálů. Pokud to není možné, musí být jeho kopie ověřena a předána.
Upravuje termín a postup pro ukládání personální dokumentace „Seznam typických řídicích dokumentů“, schválený Federálním archivem. Období uchovávání dokumentů v papírování a postup uchovávání pracovních knih jsou schváleny zvláštním regulačním zákonem - nařízení vlády Ruské federace „O pracovních knihách“.
Podmínky uložení osobní dokumentace
Takže po dobu 5 let jsou uloženy:
- Dokumenty (osvědčení, informace, prohlášení atd.) Týkající se dostupnosti, nabytí nebo pohybu pracovníků.
- Dokumenty (seznamy, informace, osvědčení) týkající se propouštění nebo potřeby pracujících zaměstnanců, tvorby pracovních míst, pohlaví, věku a odborné kvalifikace zaměstnanců.
- Korespondence týkající se pracovních otázek.
- Dokumenty o převodu zaměstnanců na kratší pracovní den nebo týden.
- Dokumenty týkající se pracovních sporů.
- Zprávy o stavu a ověřování práce se zaměstnanci jsou průběžně ukládány a po dobu pěti let se také uchovávají žádosti (certifikáty) o uvolnění a potřebách zaměstnanců.
Po dobu 3 let jsou uloženy:
- Dokumenty (informace, zůstatky pracovní doby, informace, poznámky) týkající se zaznamenávání pracovní doby.
- Akty (informace, charakteristiky, zprávy, osvědčení atd.), Které obsahují informace o pracovní kázni.
- Akty (zprávy a jiné informace) týkající se účetnictví pracovních příloh a knih.
Úložiště po dobu jednoho roku se vztahuje na časové výkazy a knihy o sledování času a také na prázdninové plány.
Osobní spis a osobní karta zaměstnance jsou uloženy po dobu 75 let, a pokud mluvíme o této dokumentaci pro manažery, zaměstnance se státními cenami nebo hodnostmi, členy výkonné, řídící nebo kontrolní struktury organizace, pak trvale.
Personální obsazení organizace a její změny jsou průběžně ukládány a personální zajištění - po dobu 75 let.
Typický popis práce v místě schválení a vývoje je uložen trvale, osobní (jako součást osobních souborů) - po dobu 75 let.
Zbývající kopie pracovní smlouvy zaměstnavatele uložená v osobním spisu zaměstnance musí být uchována po dobu 75 let a poté archivována. Pokud se osobní spisy neuchovávají, měly by být takové smlouvy vytvořeny do samostatného podniku za stejných skladovacích podmínek.
Účetní karty, knihy, časopisy mají také vlastní podmínky pro ukládání dokumentů v papírování:
- Recepce, přemístění, propuštění zaměstnanců - 75 let.
- Účetnictví pro obchodní cestující - 5 let od data propuštění.
- Účtování vojenské služby - 3 roky.
- Informace o dovolené - 3 roky.
- Osobní spisy, karty, pracovní smlouvy a smlouvy - 75 let.
- Vydávání pracovních příloh a knih - 50 let.
- Vydávání osvědčení o platu (místo nebo pracovní praxe) - 3 roky.
- vydávání cestovních certifikátů - 5 let.
Shrneme-li vše výše, pro pohodlí těch, kteří potřebují informace v sestavené formě, můžete nezávisle uložit lhůty pro uložení dokumentů v papírování v tabulce.
Co dělat, když je dokument poškozen?
Tyto dokumenty mohou být obnoveny. Například, pokud je časový rozvrh poškozen (jeho doba použitelnosti je sedmdesát pět let), pak informace o něm naleznete v počítači účetního oddělení. Není možné vyhodit poškozenou kartu hlášení, protože se jedná o neoprávněné zkrácení doby skladování předepsané normami, což může vést k potrestání vedení organizace. Proto musí být obnoven jakýkoli dokument, který se stal nepoužitelný před uplynutím lhůty. Nyní všechny organizace používají software, který k tomu obsahuje potřebné informace.
Na závěr
Období skladování v papírování tedy závisí na typu a hodnotě dokumentů. Významná část personální dokumentace má zvýšenou trvanlivost. Na straně právních předpisů Ruské federace na to existují přísně předepsané normy. Zákon také upravuje postup a podmínky uchovávání určitých typů dokumentů, jakož i likvidaci dokumentů: mělo by k nim dojít až po kontrole a podle toho.