Was ist das - administrative Tätigkeit? Warum wird es gebraucht? Wie sieht diese Art von Aktivität aus? Ist es möglich, hier "Tücken" zu begegnen? Diese und eine Reihe weiterer Fragen werden im Rahmen des heutigen Artikels beantwortet.
allgemeine Informationen
Über jedes Unternehmen können wir sagen, dass es mehrere Funktionen gibt, auf die man nicht verzichten kann. Dies ist unabhängig davon, was die Struktur macht. Dazu gehören administrative Arbeiten. Dies ist ein Grundsatz, ohne den eine erfolgreiche Tätigkeit nicht möglich ist. In Anbetracht dessen ist es daher notwendig, über die wichtigsten Funktionen zu sprechen, über Positionen, über den Ort und die Rolle in der Struktur des Unternehmens. Im Allgemeinen ist die administrative Tätigkeit ein sehr typisches Geschäft. Der spezifische Inhalt hängt zwar von den Zielen ab, denen sich das Unternehmen derzeit gegenübersieht, aber auch von seiner Größe und den verfügbaren Ressourcen. Aber Sie sollten mit der Definition beginnen. Verwaltungsgeschäft ist die Arbeit, die mit der Organisation der Arbeit von Mitarbeitern, Abteilungen und Dienstleistungen eines Unternehmens verbunden ist, um eine hohe organisatorische Leistung zu erzielen. Deckt alle Ebenen ab.
Klassifizierung
Administrative und wirtschaftliche Unterstützungsmaßnahmen können unterteilt werden in:
- Laufende Bereitstellung von Aktivitäten. Dies ist der Kauf von Schreibwaren, Verbrauchsmaterial, Büroausstattung, Geräten und Möbeln in betriebsbereitem Zustand, die Reparatur und gegebenenfalls vorbeugende Wartung, die Bereitstellung von Kommunikationsmitteln und die Durchführung umfangreicher einmaliger Einkäufe.
- Dokumentenfluss. Damit ist die Entwicklung eines Papieraustauschsystems, die Pflege von Archiven, Bibliotheken und Datenbanken gemeint.
- Der Betrieb des Gebäudes, Räumlichkeiten und Territoriums. Darunter verstehen wir Reinigung, Stromversorgung, Sanitär, kleinere Haushaltsreparaturen, Erscheinungsbild, Gestaltung der Umgebung, Landschaftsgestaltung.
- Organisatorische Arbeit. Es umfasst Veranstaltungen, Arbeitsplatzgestaltung, Besprechungsräume, Catering für Mitarbeiter, Transportleistungen, Mitarbeiter- und Firmenversicherung, Umzug.
- Anbieten von Beziehungen zu Dritten. Ein Beispiel ist die Interaktion mit Regierungsbehörden, Vermietern und Lieferanten.
- Internes Informationspersonal. Dies umfasst das Organisieren von Benachrichtigungen über neue Dokumente, das Überwachen der Ausführung von Aufträgen, das Organisieren und Pflegen von Bulletin Boards auf dem neuesten Stand, das Herausgeben unternehmensinterner Veröffentlichungen (Broschüren, Newsletter, Zeitungen), das Versenden von Nachrichten, das Organisieren von Hausausstellungen und Museen.
Wie Sie sehen, sitzen die administrativen und wirtschaftlichen Aktivitäten nicht still und klopfen in der Hintertür.
Die Nuancen der Erledigung von Aufgaben
Der Leser sollte darauf achten, dass einige Funktionen permanent sind, während andere als einmalige Aufgaben dargestellt werden. Trotzdem sollte all dies in Erinnerung bleiben und bei Bedarf mit den Mitarbeitern besprochen werden. Schließlich kann es so sein, dass eine einmalige, aber globale Aufgabe wie die Organisation eines Umzugs erledigt werden muss. Und in diesem Fall sollte es keine Fragen mit der Frage geben, wer all dies ausführen wird. Der Spezialist für administrative und wirtschaftliche Tätigkeiten sollte verstehen, dass sein Hauptzweck darin besteht, einen komfortablen und unterbrechungsfreien Betrieb aller Unternehmensdienste sicherzustellen.Die Hauptaufgabe besteht darin, die restlichen Einheiten bei der Erfüllung des Produktionsplans zu unterstützen, egal was passiert. Daher kann die obige Liste von Funktionen sowohl reduziert als auch erweitert werden. Es hängt alles von der spezifischen Situation ab.
Auf den Einfluss verschiedener Faktoren
Die folgenden Faktoren beeinflussen die spezifische Liste der ausgeführten Funktionen:
- Unternehmensgröße.
- Die Besonderheiten der Aktivität.
- Unternehmensziele.
- Verwendung eigener / geliehener Mittel und Ressourcen.
Was für ein kleines Unternehmen gut ist, kann für eine mittelgroße Struktur äußerst ineffizient sein. Es ist gut, wenn die Geschäftsleitung erkennt, dass es Probleme gibt und eine gewisse Neuorganisation des Unternehmens erforderlich ist.
Wie definiere ich Funktionen und Aufgaben?
So kamen wir nach und nach zu dem Schluss, dass die administrative Unterstützung der Organisation bedarfsgerecht erfolgen sollte. Aber wie kann man die spezifischen Funktionen und Aufgaben bestimmen, die ausgeführt werden müssen? Hier ist eine kurze Anleitung zum Handeln:
- Die Analyse der aktuellen Position des Unternehmens wird durchgeführt und die fehlenden Funktionen ermittelt.
- Die Bewegungsrichtung richtet sich nach den akzeptierten Zielen des Unternehmens.
- Die Besonderheiten des Unternehmens und die Auswirkungen auf die Durchführung der Aufgaben werden angegeben.
- Die Durchführbarkeit bestimmter Arbeiten für sich allein oder durch die Anwerbung von Fremdfirmen wird berechnet.
- Unterstellungsprobleme werden angesprochen.
- Das beste Format für die Implementierung der erforderlichen Funktion wird festgelegt (Zuordnung eines Mitarbeiters, einer Abteilung oder der gesamten Dienstleistung).
Das Format des Artikels erlaubt leider nicht, alles und jedes vollständig zu berücksichtigen. Daher wird die Organisation von Arbeitsplätzen für Arbeitnehmer als ein Gegenstand des Studiums betrachtet. In der Tat müssen sie häufig funktionsübergreifende Aufgaben ausführen, und aufgrund der Inkonsistenz der Aktionen verschiedener Einheiten ergeben sich verschiedene Probleme.
Arbeitsorganisation
Dieses Ereignis tritt nicht jeden Tag auf. Daher gibt es in der Regel in diesem Fall keine Vorschriften. Aufgaben werden situationsabhängig gelöst, sehr oft im Notfallmodus. In diesem Fall sind Sonderbestellungen für administrative Tätigkeiten erforderlich. Die Einführung der Regeln für die Organisation eines neuen Arbeitsplatzes ermöglicht es uns beispielsweise, den gesamten Prozess auf Papier zu planen, um zu verstehen, wie er optimiert werden kann, was und in welcher Reihenfolge unternommen werden sollte. Dies gilt insbesondere für jene Unternehmen, die sich zum Ziel gesetzt haben, sich aktiv zu entwickeln. Dies ist sehr häufig mit der Erweiterung des Personals verbunden, und für diesen Fall ist eine gut ausgebaute Beschaffung erforderlich.
Erste Schritte
Zunächst sollte eine Beschreibung des Arbeitsplatzes vorgenommen werden. Es sollte eine Liste der erforderlichen Geräte und Möbel enthalten. Aber nicht nur etwas Zufälliges, das zuerst am Arm auftaucht, sondern etwas, das an einem typischen Arbeitsplatz verwendet wird. Es ist möglich, Abstufungen abhängig von der Ebene der Position durchzuführen und die höchste Managementverbindung, mittlere Manager und ausübende Personen zuzuweisen. Oder Sie können auf den Besonderheiten der Aktivität aufbauen. Dies ist die Anwesenheit von Besuchern, die Verwendung zusätzlicher Geräte, Inventar, besondere Anforderungen an die Raumtemperatur, aktuelle Beleuchtung und dergleichen. Idealerweise sollte für jeden Beitrag eine Beschreibung geschrieben werden. Das ist aber auch ein sehr mühsamer Job. Daher können wir uns im ersten Schritt auf die Erstellung einer Standardbeschreibung beschränken. Beispielsweise ist es für Laborarbeiter erforderlich, eine ausreichende Beleuchtung und ein bestimmtes Temperaturregime bereitzustellen. Kundendienstmitarbeiter müssen Wartebereiche haben. Für Buchhalter muss ein Safe zur Verfügung gestellt werden.
Welche Überlegungen müssen Sie berücksichtigen?
Der Verwaltungsplan sollte sich mit einer Reihe von Fragen befassen.Zum Beispiel, was ist besser, wenn es ständig auf Lager ist oder wenn es Informationen über eine neue Person gibt, die zur Arbeit geht. Zum Beispiel ist es im Falle eines Inventars wünschenswert, eine kleine Reserve zu haben. Schließlich brauchen es möglicherweise auch arbeitende Mitarbeiter. Sie können sich auch um Tische mit Stühlen kümmern. Während ein Ersatzcomputer bereits übertrieben ist. Es ist teuer und schnell veraltet und es ist nicht effektiv, es ohne Arbeit zu lagern. Im Allgemeinen ist es eine sehr gute Lösung, eine Matrix des gesamten Geschäftsprozesses zu erstellen, in der alle Abteilungen aufgeführt sind, die an dem Prozess beteiligt sind. In diesem Fall können Sie einfach und klar notieren, wo und in welchem Zeitrahmen Sie etwas tun müssen. Dies ist nicht zuletzt deshalb wichtig, weil Auslassungen häufig aufgrund von Datenübertragungsfehlern auftreten. Denn wenn es keine ausreichenden ersten Informationen gibt, können selbst die besten Ordnungen in Bezug auf administrative und wirtschaftliche Tätigkeiten bestehende Anfragen nicht vollständig befriedigen.
Andere Ansätze
Sie sollten sich aber nicht nur darauf beschränken. Wenn Sie beispielsweise mit Mitarbeitern interagieren, können Sie ein Anforderungsjournal erstellen. Eingehende Erklärungen werden dann darin registriert und dann zur Ausführung an einen bestimmten Ausführenden übertragen. In diesem Fall muss der Status der Implementierung regelmäßig überprüft und überwacht werden. Es kann auch relevant sein, die Mitarbeiter für die Qualität und Geschwindigkeit der Bearbeitung von Anträgen zu begeistern. Wenn es eine berechtigte Beschwerde gibt, dass einer der Angestellten seine Pflichten schlecht erfüllt, sollte dies mit der Bestrafung des Darstellers enden. Um Fairness zu gewährleisten, ist es sehr ratsam, Normen zu setzen. In diesem Fall muss eine vollständige Liste möglicher Anträge mit Nachschub für Präzedenzfälle erstellt werden. Und dann wird für jeden Artikel eine eigene Norm entwickelt. Obwohl sehr oft Modellstandards nicht vorgesehen sind. Daher setzen Unternehmen ihre eigenen Werte basierend auf den Besonderheiten ihrer Aktivitäten und aktuellen Aufgaben. Wenn beispielsweise eine Nachricht eingeht, dass eine Glühbirne durchgebrannt ist, wird ein Arbeitstag zugewiesen, um dieses Problem zu beheben.
Zusammenfassend gesagt
Wie Sie sehen, hat die Organisation administrativer und wirtschaftlicher Tätigkeiten ihre „Tücken“, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Bei der Entwicklung von Vorschriften und Stellen muss eine große Menge an Informationen berücksichtigt werden. Dies bezieht sich auf die Ziele des Unternehmens, seine Besonderheiten und Größe. Eine detaillierte Planung und klare Vorgabe von Geschäftsprozessen ermöglicht es uns, Probleme erfolgreich zu lösen, indem ein angemessenes Verfahren für die Ausführung von Arbeiten festgelegt wird. Die Verwaltung von Verwaltungs- und Geschäftstätigkeiten setzt voraus, dass alle an der Durchführung und Kontrolle des Prozesses Beteiligten mit der theoretischen Begründung für dessen Umsetzung vertraut sind. Es sollte immer daran erinnert werden, dass eine kompetente Führung die Effizienz des Prozesses dramatisch verbessern kann. Ganz gleich, um was es sich handelt - um die administrativen und wirtschaftlichen Tätigkeiten der Errichtung staatlicher Einrichtungen, einer gemeinnützigen Organisation oder eines privaten Unternehmens - die verantwortungsvolle Staatsführung verfügt über eine enorme Entwicklungsreserve. Und es muss benutzt werden.
Fazit
Es wurde also überlegt, was administrative Tätigkeiten ausmacht. Die Informationen, die nur in diesem Artikel enthalten sind, reichen natürlich nicht aus, um sofort ein guter Manager zu werden. Selbst eine einfache Einführung in intelligente Bücher wird nicht ausreichen. In der Tat muss man in dieser Angelegenheit auch den praktischen Aspekt der Durchführung von Aktivitäten verstehen. Bücher werden nicht über die Existenz von absolut allen „Fallstricken“ berichten, es ist notwendig, Unebenheiten auszufüllen und selbst Erfahrungen zu sammeln.