Die Gestaltung des Archivbestands in unserem Land in den letzten Jahren ist aufgrund der ständig auftretenden Veränderungen, Reformen, Umstrukturierungen und Veränderungen, die den Wirtschaftssektor betreffen, besonders relevant. In Archiven gespeicherte Informationen gelten als wichtig und wertvoll. Auf diese Weise können Sie verstehen, warum sich die Situation auf bestimmte Weise entwickelt hat und welche Perspektiven für die Zukunft bestehen. Archive sind eine unschätzbare Informationsquelle, aber nur dann wirklich nützlich, wenn Sie darin navigieren können. Zu diesem Zweck wurde ein System zur Archivorganisation eingeführt.
Die Relevanz des Problems
Die Archive unseres Landes zielen darauf ab, verlässliche Informationen zu sammeln. Die Hauptfunktion des Archivbestands besteht darin, die Suche nach den erforderlichen Informationen in den größten Informationsspeichern zu vereinfachen. Hierfür wird ein Referenzsystem bereitgestellt, eine methodische Grundlage, die für alle Archiveinrichtungen des Staates gilt. In der Tat sprechen wir von einem Wissenschafts- und Referenzapparat, aufgrund dessen ein Archiv auf nationaler Ebene funktioniert. Die Effizienz dieses Geräts hängt davon ab, wie effizient und sorgfältig die Verzeichnisse, dh das Inventar, erstellt werden.
Die aktuelle Realität der Geschäftstätigkeit sieht so aus, dass eine archivierte Bestandsaufnahme von Fällen ein wichtiger Leitfaden für die Navigation durch ein Meer von Informationen ist. Das Inventar ist ein Dokument, das die gespeicherten Dateien auflistet und gleichzeitig zur Aufzeichnung der Dokumentation verwendet wird. Die Informationslast wird als groß eingeschätzt, das Inventar dient als Grundlage für die Zusammenstellung von Hinweisen und Leitfäden. Wie gut das Inventar ist, hängt in vielerlei Hinsicht davon ab, wie einfach und schnell die benötigten Informationen gefunden werden. Sie sprechen über zwei Hauptfunktionen einer solchen Dokumentation: Information und Buchhaltung.
Über die Terminologie
Archivdatei von Fällen ist das Hauptverzeichnis, das die Arbeit einer Archivierungsorganisation strukturiert. Inventar ist eine Buchhaltungsunterlage, die gleichzeitig ein wissenschaftliches und Referenzobjekt ist und die Gelegenheit bietet, schnell zu finden, wonach Sie suchen. Inventar - der letzte Schritt der Papierarbeit mit Dokumentation, die im Staatsarchiv gespeichert oder mit einer Abteilung organisiert werden muss. Damit das Archiv vollständig ausgestattet ist, müssen Inventare für alle Angelegenheiten erstellt werden, die dauerhaft oder für mehr als ein Jahrzehnt aufbewahrt werden sollen. Es müssen Verzeichnisse erstellt werden, in denen beschrieben wird, welche personenbezogenen Unterlagen in Bezug auf den Staat von Sachverständigen bewertet und als wertvoll eingestuft wurden. Sie müssen daher ebenfalls gespeichert werden.
In der modernen Büroarbeit wird über Archivbestände und deren Verwendungszweck festgestellt, dass die Dokumentation zur Referenzkategorie gehört. Es wird gebildet, um die Zusammensetzung und den Inhalt der eingelagerten Anteile zu beschreiben sowie das in einem bestimmten Fonds angewandte Systematisierungs- und Rechnungslegungssystem zu konsolidieren. Die Objekte, die im Inventar berücksichtigt werden, sind Einheiten. Jedes Inventar ist eine Ebene. Es sollte genügend Informationen enthalten, damit Sie die erforderlichen Daten im Gerät finden können, ohne viel Zeit darauf zu verwenden.
Welches und wo
Gemäß methodischen Empfehlungen sollte die Zusammenstellung von Archivbeständen für Fälle, die für mehr als ein Jahrzehnt dauerhaft aufbewahrt werden sollen, und für persönliche Informationen über das Personal individualisiert werden. Unabhängig davon ist es erforderlich, eine Bestandsaufnahme der Fälle zu erstellen, die nur einer Rechtsperson zuzuordnen sind. Zum Beispiel kann es sich um offizielle Ermittlungs-, Gerichts- oder wissenschaftliche Berichte handeln - alles hängt von der Art der Einrichtung ab.In der Regel wird das Inventar in derselben Einrichtung erstellt, in der die zu speichernden Dokumente zusammengestellt und mit diesen in das Archiv übertragen wurden. Staatliche Archivorganisationen verfügen über einen spezialisierten wissenschaftlichen Apparat. Entspricht die erhaltene Beschreibung nicht den Standards, wird das Inventar unter Berücksichtigung der lokalen Anforderungen neu erstellt.
Durch die Erstellung eines Archivbestands können Sie die Zusammensetzung der Dokumentation offenlegen, deren Inhalt beschreiben, die Abrechnung der Gesamtzahl der gespeicherten Dateien vereinfachen und die interne Systematisierung der Verwaltung des Dokumentenumlaufs stabilisieren. Jeder Fall ist auf einer speziellen Karte beschrieben. Es muss der Titel angegeben werden, aus dem hervorgeht, welche Art von Dokumenten darin gespeichert sind, und der Inhalt einer solchen Einheit. Ein korrekt ausgefülltes Inventar beschreibt klar den Inhalt des gesamten Dokumentationsfonds.
Funktionalität und Zusammenstellung: eine Reihe von Nuancen
Durch die Zusammenstellung eines Archivbestands können Sie feststellen, wie viele Anteile sich im Fonds befinden. Hierdurch werden die Sicherheit der Dokumentation und die Kontrolle über die Anpassung der Lautstärke umgesetzt. Da den Fällen Seriennummern zugewiesen wurden, finden Sie schnell nützliche Informationen. Gleichzeitig hilft das Inventar, eine der klaren Logik entsprechende rationale Anordnung der Dokumentation zu etablieren und festzulegen. Die Klassifizierung der Dokumentation im Rahmen des Archivs basiert auf einigen wissenschaftlichen Berechnungen. In diesem Fall werden die in einer bestimmten Institution historisch akzeptierten strukturellen Merkmale sowie die Besonderheiten der Arbeit des Fonds berücksichtigt.
Bei der Klassifizierung, die ein wesentlicher Bestandteil des Archivbestands ist, wird zunächst ein System zur Aufteilung aller Fälle in Gruppen ausgearbeitet und dann direkt verteilt. Nachdem Sie alle Karten klassifiziert haben, können Sie ein Inventar für sie erstellen. Manchmal wird eine Bestandsaufnahme gemacht, die alle Angelegenheiten der Stiftung widerspiegelt. Dies wird normalerweise benötigt, wenn das Unternehmen nicht mehr existiert. Wenn ein Teil der juristischen Person nicht mehr besteht, wird eine Bestandsaufnahme aller Fälle für alle Jahre des Bestehens dieser Einheit erstellt.
Vorräte: Wozu dienen sie?
Auf Bundesebene existiert eine Dokumentation, die erklärt, worauf es ankommt. Außerdem können lokale Gesetze, die dieses Problem regeln, im Unternehmen verabschiedet werden. Inventuren werden in der Regel in einem Jahr durchgeführt, können aber auch für einen anderen Zeitraum erstellt werden. Auf diese Weise klassifizieren sie die Ereignisse, die in dieser Zeit im Unternehmen aufgetreten sind. Inventare können verschiedene Funktionen haben, thematisch und thematisch sein. Sie können ein Inventar aller Angelegenheiten eines Fonds hinterlassen und ein separates unabhängiges Dokument für verschiedene Teile dieses Fonds erstellen.
Tatsächlich ist ein Archivinventar eine Liste gespeicherter Dateien, das Endergebnis, ein Zertifizierungsblatt, ein Verzeichnis. Die Beschreibung gibt an, welche Einheiten in der Datei gespeichert sind. Verwenden Sie dazu Zahlen, Indizes, Überschriften, Fristen, die Anzahl der Blätter und Notizen. In der Regel wird das Inventar in einer Tabelle zusammengestellt, und jeder aufgelistete Parameter verfügt über eine eigene Spalte. Die Hauptdokumentation für die Person, die für die Erstellung des Inventars verantwortlich ist, ist die Nomenklatur, die in der Büroarbeit des Unternehmens übernommen wurde. Bevor Sie mit der Arbeit in Archiven beginnen, sollten Sie prüfen, ob die Titel der Dokumentation mit dem Namen des Falls übereinstimmen, wie korrekt sie formatiert ist und ob die Dokumentation im Inneren korrekt ist. Damit das Inventar als korrekt zusammengestellt gilt, müssen alle Lagereinheiten unter Berücksichtigung der internen Systematisierungsregeln nummeriert werden. Ein einheitliches Normensystem wird sowohl auf Angelegenheiten als auch auf Objekte in ihnen angewendet. Um einen beschreibenden Artikel korrekt auszufüllen, müssen Sie alle Überschriften mit äußerster Präzision übertragen. Wenn Sie Elemente einführen, deren Überschriften übereinstimmen, müssen Sie "Same" schreiben. Wenn die Überschriften unterschiedlich sind, werden die Informationen vollständig übertragen.
Grundregeln
Die Liste der Archivdokumente kann aus mehreren Blättern bestehen.Auf jedem neuen Blatt sollten alle Überschriften im vollständigen Wortlaut vorhanden sein und genau der Originaldokumentation entsprechen, auch wenn das vorherige Blatt den gleichen Namen hatte. In den Notizen ist der physische Zustand der Dokumentation zu beschreiben und ein Kennzeichen zu setzen, falls der Fall abgebrochen ist. Wenn ein Fall eine Dokumentation für mehrere Jahre enthält, muss diese nach dem Startdatum der Wartung sortiert werden. Bei der Nummerierung darf der Wert "9999" nicht überschritten werden. Fünfstellige Zahlen sind hierfür nicht zutreffend. Wenn möglich, sollte alles unter Berücksichtigung der Chronologie systematisiert und beschrieben werden. Die zweite Sortierregel ist die interne Struktur des Unternehmens.
Wenn ein Inventar von Archivdokumenten erstellt wird, ist der letzte Schritt bei seiner Erstellung eine eindeutige Nummer. Um dies festzustellen, werden sie von einem Inventarregister geführt. Wenn die Organisation Inventare von der Struktureinheit erhält und für ihre Arbeit verwendet, ist es erforderlich, dass die Abteilung alle Dokumente in zweifacher Ausfertigung überträgt, um eine Beschreibung des gesamten Archivs des Unternehmens zu erstellen. Das Inventar für das Jahr wird in vier Exemplaren erstellt, für die Personalangelegenheiten sind drei identische Inventare erforderlich. Für Fälle, die länger als zwei Jahrzehnte gelagert werden sollen, sollte eine Bestandsaufnahme in Höhe von zwei Exemplaren erfolgen. Bei der Erstellung eines Inventars von Personalunterlagen müssen Sie zuerst alle Bestellungen und dann Listen und Karten addieren. Erst dann werden persönliche Dateien sortiert, dann Rechnungen und Gehaltsabrechnungen. Als nächstes folgen die Arbeitsbücher. Der letzte Teil besteht aus Handlungen, die im Rahmen von Arbeitsunfällen erstellt wurden. Um persönliche Angelegenheiten zu systematisieren, greifen Sie auf die alphabetische Reihenfolge zurück. Es ist notwendig, Fälle in der Bestandsaufnahme zu machen und sich auf das Jahr zu konzentrieren, in dem die Person entlassen wurde.
Struktur und Inhalt: Feinheiten des Designs
Für die Bildung unterschiedlicher Arten von Archivbeständen sind unterschiedliche Strukturen des Unternehmens verantwortlich. Daher sollte ein solches strukturelles Dokument für ein Jahr aus Abteilungen bestehen, und die Verantwortung für die Bildung eines konsolidierten Inventars liegt beim Abteilungsarchiv. Ein solches Dokument wird die Grundlage für die Arbeit von Spezialisten des Staatsarchivs sein, die Dokumente vom Unternehmen erhalten. Sie verwenden ein zusammenfassendes Inventar, um ihre interne Archivdokumentation so zu gestalten, dass sich persönliche Dateien und Dokumente, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt sind, in verschiedenen Abteilen des Archivs befinden.
Jede Form von Archivinventar beginnt mit einer Titelseite. Nach dem Titel folgt ein Inhaltsverzeichnis, gefolgt von einem Vorwort, nach dem die Bestandsaufnahme direkt beginnt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle im Dokument verwendeten Abkürzungen auflisten, entziffern, Zeiger setzen und Übersetzungstabellen malen. Ein notwendiges Element des Inventars ist eine Bibliographie. Dann folgt ein Glossar mit Begriffen, und ein Zertifizierungsblatt schließt das Dokument. Der Titel muss den Namen des Archivs und des Unternehmens, das die Dokumente erstellt hat, den Namen des Fonds und die Kennzeichen, die Namen der Vorräte und die Daten vollständig enthalten.
Worüber schreiben sie?
Das Inhaltsverzeichnis des Archivinventars soll Aufschluss darüber geben, in welchen Abschnitten sich welche Seiten befinden und auf welchen Seiten sie beginnen. Das Vorwort enthält Informationen über das Unternehmen, aus dem der Dokumentationsfonds besteht, und über den Fonds selbst. Hier schreiben sie eine Anmerkung, beschreiben, welche Art von Dokumentation darin gespeichert ist. Das Vorwort ist auch eine Liste der Referenzapparate.
Der Haupttext ist eine Beschreibung. Geben Sie für jedes Gerät die Seriennummer, den Titel und die Echtheit an. Wenn das Unternehmen zuvor Bestandsnummern verwendet hat, müssen diese im Hauptteil des Bestands erfasst werden. Es wird auch erwähnt, welche Rechnungseinheiten vorhanden sind, wie viele Blätter sich in einer bestimmten Einheit befinden, in welcher Sprache sie verfasst ist und in welcher Version sie reproduziert wird. Im Inventar können einige visuelle Merkmale des aufbewahrten Koffers angegeben sein. Wenn eine besonders wichtige und wertvolle Dokumentation gespeichert werden soll, enthält die Beschreibung möglicherweise Anmerkungen zu diesen Objekten.
Eine Liste der im Archivinventar verwendeten Abkürzungen ist erforderlich, wenn in der Arbeit bestimmte Abkürzungen verwendet wurden, die in einem bestimmten Unternehmen verwendet wurden. Durch Zeiger spiegeln sich Sachbegriffe wider. Manchmal sind Zeiger mit Geografie, Namen, Daten verbunden. Kommentiert sind erlaubt. Wenn in der Arbeit Fachbegriffe verwendet wurden, müssen diese im Wörterbuch entschlüsselt werden, das dem Inventar beiliegt. Das Zertifizierungsblatt soll die Gesamtinformation über das Dokument anzeigen. Darin steht, wie viele Blätter enthalten sind, wie viele Einheiten gespeichert sind und ob sich die Zusammensetzung während der Lagerung geändert hat. Der Ersteller des Inventars muss ein Zertifizierungsblatt unterzeichnen. Falls Änderungen erforderlich sind, werden diese vom Urheber oder einer anderen für das Verfahren verantwortlichen Person auf dem Zertifizierungsbogen vermerkt.
Detailliert und genau
Wie Sie aus den Archivakten der Fälle schließen können, sollte das fertige Objekt gemäß den Standards der Büroarbeit entworfen werden. Es muss ein Helpdesk eingerichtet werden, dank dessen der Datenabruf schneller und effizienter wird. Über ein solches Gerät können Sie schnell zusätzliche Daten zum Dokumentationsfonds abrufen. Das dem Inventar beigefügte Referenzgerät sollte eine Titelseite und den Inhalt des Dokuments, ein Vorwort, eine Liste der verwendeten Abkürzungen und Abkürzungen sowie Indexe enthalten. In einigen Fällen kann es zusätzliche Elemente geben - Tabellen, Wörterbücher.
Der Titel muss den Namen des Archivs, in dem die Dokumentation gespeichert ist, den Namen des Fonds einschließlich der Abkürzung sowie dessen Nummer enthalten. Geben Sie die Nummer des Inventars und seinen Namen an. Das Inhaltsverzeichnis sollte eine vollständige Liste aller Abschnitte und des Referenzgeräts enthalten, einschließlich des Vorworts, der Liste der verwendeten Abkürzungen und der Namen der Teile. Jedem Titel wird bei der Zusammenstellung eines Inventars eine Seitenzahl zugeordnet. Zu Recht wird davon ausgegangen, dass für das Untersuchungspersonal das Vorwort eines der wichtigsten Teile ist, das die Geschichte der Institution beschreibt, die den Fonds gebildet hat. Sie schreiben das historische Umfeld, die Bedingungen, unter denen das Unternehmen tätig war, das Datum seines Auftretens und die hierarchische Struktur der Unterordnung. Das Vorwort gibt an, wie der Papierkram organisiert war, wie groß die Institution war und welche Funktionen sie hatte, warum er reorganisiert oder liquidiert wurde und wann er stattfand.
Über Abkürzungen
Eine solche Liste wird unter Berücksichtigung des Alphabets erstellt. Es sollte alle Abkürzungen enthalten, die bei der Erstellung des Inventars verwendet wurden. Das Dokument muss den vollständigen Namen jedes Wortes enthalten, das mindestens einmal gekürzt wurde. Normalerweise werden Abkürzungen verwendet, um Platz zu sparen, nur häufig verwendete Wörter ändern sich. Außerdem entschlüsselt der Helpdesk alle Abkürzungen. Die korrekte Zusammenstellung dieses Elements trägt zu einer einheitlichen Bestandsaufnahme bei, wobei jedes Element so informativ wie möglich ist und die für den Leser erforderlichen Informationen klar wiedergibt.
Es gibt einige Abkürzungen, die allgemein akzeptiert und in schriftlichen Sprachsymbolen aktiv verwendet werden - Symbole, die Länge und Masse, andere Maßeinheiten sowie Abkürzungen "t. d. "," t. e. ”und ähnliches. Sie müssen nicht gestrichen werden. Es ist nicht notwendig, den Abkürzungen, die tatsächlich verwendete Wörter sind, eine Dekodierung zu geben. Beispielsweise bezieht sich der "Gewerkschaftsausschuss" genau auf diese Kategorie von Abkürzungen, die in der Umgangssprache weit verbreitet sind.
Wie alles begann
Aus der Geschichte der Menschheit ist bekannt, dass das Archivinventar möglicherweise die älteste Art von Referenzhandbuch für Archive ist. Die Verwendung von Inventaren im 13. Jahrhundert wurde offiziell bestätigt und diente damals dazu, wichtige Dokumente zu berücksichtigen und die Sicherheit zu gewährleisten. Dank der Inventare wurde die Suche nach Dokumenten einfacher, sodass auf diese als Quelle für wertvolle Informationen zurückgegriffen werden konnte.In der Zeit von 13-15 Jahrhunderten waren die Bestände kurz, ohne besondere Systematisierung zusammengestellt, nur kurz beschriebene Bücher, Manuskripte. In der Tat waren dies informelle Listen.
Im 16. Jahrhundert wurde der Inventarisierungsansatz verantwortungsvoller. Die Listen enthielten eine Auflistung der verschiedenen Dokumentationsoptionen. Es gab Inventare, in denen die Objekte nach bestimmten Attributen gruppiert wurden, obwohl sie gleichzeitig noch verwendet wurden, in denen die Informationen ohne Systematik aufgezeichnet wurden. Im 17. Jahrhundert wurden weitere Fortschritte bei der Bildung von Inventaren erzielt, und es wurden detaillierte Anleitungen erstellt, die sich in ihrem Format voneinander unterschieden. Sie waren sehr nützlich, und selbst moderne Forscher, die solche Inventare verwenden, erhalten von ihnen einige wichtige Informationen über zuvor durchgeführte Fälle und dann erstellte Dokumente. Im siebzehnten Jahrhundert konsolidieren Inventare schließlich einen systematischen beschreibenden Charakter.