Audit von Geschäftsprozessen: Wann und wie wird es durchgeführt? Geschäftsprozesse - Beispiele

Um im harten Wettbewerb bestehen zu können, ist es für ein modernes Unternehmen unerlässlich, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und die verfügbaren Ressourcen rationell zu nutzen. Mit der Zeit nimmt jedoch die Effizienz ab - ein Teil der Aktionen und Verfahren wird hinfällig, und die Abteilungen beginnen, die Aufgaben des anderen zu duplizieren. Deshalb ist eine zeitnahe Prüfung der Geschäftsprozesse so wichtig. Da das Management die Schwächen des Unternehmens kennt, kann es geeignete Maßnahmen ergreifen und die Arbeit optimieren.

Definitionen

Ein Geschäftsprozess ist eine Kette logisch verbundener, sich periodisch wiederholender Vorgänge, bei denen die Ressourcen des Unternehmens zur Verarbeitung eines Objekts (virtuell oder physisch) verwendet werden. Mit anderen Worten, dies ist ein bestimmter Teil der Arbeit des Unternehmens mit realen, messbaren Ergebnissen.

Eine interne Revision von Geschäftsprozessen ist eine Analyse aller Arten von Unternehmensaktivitäten: Produktion, Handel, Soziales. Ihre Aufgabe ist es zu bestimmen, wie effektiv die Hauptstruktureinheiten des Unternehmens und die Kanäle für die Informationsübertragung funktionieren.

Wann zu verbringen

1. Nach der Einführung neuer Dokumentationen und Anleitungen. Zum Beispiel bei der Installation anderer Software. In diesem Fall ist es besser, ein Audit nicht sofort, sondern nach einer Weile durchzuführen, das für das „Einlaufen“ und Testen erforderlich ist. Die Tiefe der Überprüfung hängt vom Ausmaß der Änderungen und der Bedeutung dieses Prozesses für das Unternehmen ab.

2. Geplante Prüfung. Es wird nach dem festgelegten Zeitplan mindestens einmal pro Jahr durchgeführt.

3. Außerplanmäßige Prüfung. Es wird auf Anfrage der Geschäftsleitung oder des für einen bestimmten Geschäftsprozess verantwortlichen Managers organisiert. Ein solcher Bedarf kann entstehen, wenn:

• eine schwerwiegende Störung ist aufgetreten;
• Beschwerden von Prozesskunden (extern und intern) werden regelmäßig entgegengenommen;
• Es gibt Vorschläge und Ideen zur Verbesserung des Prozesses.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prüfung von Geschäftsprozessen in allen Fällen erforderlich ist, wenn sich Änderungen im Unternehmen ergeben.

Arten von Geschäftsprozessen

In der modernen Managementtheorie ist die Einteilung von Prozessen in Haupt- und Nebenprozesse allgemein anerkannt. Die erste Gruppe umfasst alles, was es einer Organisation ermöglicht, Geld zu verdienen und bestimmte Ziele zu erreichen:

• Produktion von Waren / Erbringung von Dienstleistungen;
• Marketing und Vertrieb;
• Logistik- und Lieferservice;
• Kommunikation mit Lieferanten und Vermittlern;
• Steuerbuchhaltung;
• Kundenbetreuung.

Unterstützt werden wiederum jene Prozesse, die die Umsetzung des Kerns sicherstellen, die notwendigen Ressourcen und Informationen bereitstellen. Hierbei handelt es sich um interne Funktionen wie Personalmanagement, Rechnungswesen und Gewährleistung der Sicherheit eines Objekts.

Geschäftsprozesse: Beispiele und Beschreibung

Es ist wichtig zu wissen, dass jedes Unternehmen eine eigene Liste von Geschäftsprozessen hat, die die Größe und die Besonderheiten seiner Aktivitäten berücksichtigt.

Zu den Hauptelementen eines Netzteils gehören:

• Eingabedaten;
• Ressourcen (Personen, Ausrüstung, Infrastruktur, Software);
• Kriterien (Kundenanforderungen, Normen, Gesetze);
• Dokumente und Aufzeichnungen (Zahlungen, Anträge, Bestellungen, Quittungen, Rechnungen);
• Ausgabedaten (Produkt, sein Teil oder notwendige Informationen);
• Ergebnismessung (Audit, Monitoring, Analyse).

Darüber hinaus muss für jeden Prozess ein Verantwortlicher für das Endergebnis festgelegt werden.

Mal sehen, wie Geschäftsprozesse beschrieben werden können. Wir haben in ihrem Wesen Beispiele aus zwei völlig unterschiedlichen Bereichen genommen.

Das erste Unternehmen verkauft Franchise-Unternehmen.In ihrer Arbeit mit Kunden lassen sich 4 Hauptgeschäftsprozesse unterscheiden. Jede von ihnen besteht wiederum aus mehreren Operationen.

1. Qualifikation. Aufgabe: Bewerbung bearbeiten. In dieser Phase können Sie einen Trichter erstellen und die Wirksamkeit des Marketings bewerten. Der Mitarbeiter bearbeitet die eingegangene Bewerbung und übergibt sie in den Status "Qualifiziert" oder "Ablehnung". Alle qualifizierten Anwendungen fallen sofort in BP-2.
2. Zu verkaufen. Aufgaben: Eine Präsentation halten, mit Einwänden arbeiten, einen Beitrag erhalten und das Projekt an den Kurator übertragen. Zur Verbesserung der Arbeitseffizienz werden ein System zur Mitarbeitermotivation, ein Plan und eine Umsatzprognose entwickelt. Transaktionen stammen automatisch aus BP-1 oder werden vom Manager manuell erstellt. Nach der Übergabe an den Kurator wird das Projekt an BP-3 übergeben.
3. Starten Sie. Aufgaben: Ernennung eines Kurators, Arbeitsbeginn und Erstellung eines Berichts. Dieser Geschäftsprozess bietet einen schrittweisen Franchise-Start. Neue Funktionen wurden hinzugefügt: Dokumentfixierung, Benachrichtigungen an Kunden, Gewinnung neuer Mitarbeiter und Auftragnehmer.
4. Königtum. Aufgabe: pünktlich zum Erhalt eines Beitrags (Royalty). Unmittelbar nach dem Start wird automatisch ein neuer Geschäftsprozess erstellt und das Datum der nächsten Zahlung zugewiesen. Ein Franchisenehmer-Unterstützungsplan wird ebenfalls erstellt.

Das zweite Beispiel ist eine Full-Cycle-Werbeagentur, die Druckprodukte, Außenwerbung, selbstklebende Materialien sowie Hotelzubehör herstellt. Hier sind 3 grundlegende Prozesse:

1. Suche. Es ist notwendig, potenzielle Kunden zu finden, Kontakte zu knüpfen und ein Treffen zu vereinbaren. Außerdem müssen Sie herausfinden, woher der Kunde kam (aus der Datenbank, dem Internet oder anderen Quellen), den Umfang der geplanten Kampagne (in Tausend Rubel) und gegebenenfalls die Gründe für die Ablehnung.
2. Zu verkaufen. Auf Anfrage wird ein kommerzielles Angebot gesendet und anschließend eine Rechnung ausgestellt. Die Zahlungsweise ist angegeben (100%, Nachzahlung, Garantieerklärung). Dann geht der Auftrag in Produktion (BP-3). Nach dem Versand und dem Erhalt von Feedback besteht das Hauptziel darin, die maximale Anzahl von Wiederholungsverkäufen zu erzielen.
3. Produktion. Mit Eingang der Bestellung bestätigt der Produktionsleiter die Frist (Deadline). Technologische Operationen werden durchgeführt - Druckvorstufe, Druck, Weiterverarbeitung. Wenn der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist, kehrt das Projekt zu BP-2 zurück, andernfalls kehrt es zum Beginn des Prozesses zur Überarbeitung zurück.

Am einfachsten ist es, die Geschäftsprozesse des Unternehmens in schematischer Form abzubilden und die wichtigsten Zusammenhänge zwischen ihnen darzustellen (zum Beispiel den Übergang von der ersten Präsentation zur Verkaufsphase). Sie können Informationen auch in Tabellenform bereitstellen:

Die Dokumentation

Die Prüfung besteht aus folgenden Schlüsselpositionen:

1. Die Reihenfolge des Verhaltens. Dieses Dokument wird von der Geschäftsleitung genehmigt und enthält Informationen zu den Gründen für die Prüfung (geplant / außerplanmäßig), Zielen, Einrichtungen und Mitgliedern der Kommission. Der Prüfungsleiter wird unverzüglich ernannt, ebenso die Bedingungen für die Entwicklung und Genehmigung des Programms.

2. Arbeitsdokumente der Rechnungsprüfer. Dies umfasst alle Notizen, die Prüfer während des Audits machen, sowie ausgefüllte Fragebögen, Umfrageergebnisse, Interviewformulare, Tests usw. Darüber hinaus speichert das Unternehmen behördliche Dokumente, in denen die Anforderungen an Arbeitsdokumente festgelegt sind. Sie sollten enthalten:

• Datum und Ort der Zusammenstellung, Name des Inspektors;
• Informationsquellen und -methoden (Interviews, Beobachtungen, Fragebögen);
• detaillierte Beschreibung der untersuchten Geschäftsprozesse;
• Ergebnisse aller vorherigen Audits.

Arbeitsdokumente werden sowohl in einer beliebigen als auch in einer vordefinierten Form ausgefüllt - beispielsweise in Form von Tabellen, Grafiken, Texten usw.

3. Der Prüfungsplan. Es umfasst mehrere Hauptabschnitte: Sammeln und Zusammenfassen von Informationen, Durchführen eingehender Analysen, Schlussfolgerungen, Entwickeln von Vorschlägen und Empfehlungen, Erstellen eines Berichts und Präsentieren der Ergebnisse. Zu Beginn des Audits werden dessen Zweck, eine Beschreibung der untersuchten Geschäftsprozesse sowie die Phasen und Hauptprüfungsaktivitäten angegeben. Für jede Phase müssen wichtige Aufgaben, Methoden für die Erfassung und Analyse von Daten, Fristen, Ressourcen und die Verantwortlichen für das Ergebnis festgelegt werden.

4. Bericht. Dieses Dokument fasst die geleistete Arbeit zusammen und zeigt die Stärken und Schwächen des Unternehmens auf. Der erste Abschnitt enthält allgemeine Schlussfolgerungen, und der zweite Abschnitt enthält detaillierte Informationen zu den aufgewendeten Ressourcen und den Ergebnissen.

5. Bestätigungsvermerk. Zeigt die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen an.

Mitglieder

Abhängig von der Komplexität der Organisation, ihrer Struktur, der Anzahl der Mitarbeiter und den Besonderheiten des Geschäfts hängt es davon ab, wer die Prüfung durchführen wird. Berücksichtigen Sie die erforderlichen Teilnehmer am Audit.

1. Initiator und Person, die das Audit genehmigt. In der Regel ist dies einer der Leiter des Unternehmens oder deren Stellvertreter.
2. Prüfungskommission. Obligatorische Anforderungen für Teilnehmer - Hochschulbildung und Berufserfahrung von mindestens einem bestimmten Zeitraum.
3. Der Leiter der Kommission. Diese Position wird Mitarbeitern einer der unabhängigen Abteilungen des Unternehmens zugewiesen (Abteilungen, die dem Eigentümer des Unternehmens direkt untergeordnet sind und nicht am Hauptgeschäftsprozess teilnehmen - Sicherheitsdienst, strategischer Entwicklungsdienst usw.). Manchmal sind Experten von Drittanbietern beteiligt.
4. Geprüfte Personen. Dies können alle Mitarbeiter der Organisation sein, die über die zur Überprüfung erforderlichen Informationen verfügen.

In seriösen Unternehmen werden häufig spezielle Kommissionen zur Kontrolle des Audits gebildet.

Vorgehensweise

Die Prüfung der Geschäftsprozesse erfolgt nach klar definierten Anforderungen. Die Hauptgeschäftszyklen des Unternehmens werden untersucht - Angebot, Produktion, Verkauf, Investitionen (Investitionen in Modernisierung und Erweiterung) sowie Management.

Stufe 1: Studieren der allgemeinen Muster

Die interne Revision beginnt mit der Erfassung grundlegender Informationen über die Tätigkeiten des Unternehmens, seine Struktur und die Tätigkeiten der Einheiten. Grundsätzlich wird es aus den Dokumenten des Unternehmens abgerufen - einem Strategieplan, Managementregeln, Stellenbeschreibungen, Codes usw. Alle Daten werden in den Bericht eingegeben, der Folgendes enthält:

• Organisationsstruktur;
• Liste der wichtigsten Geschäftsprozesse;
• Beschreibung der Arbeit der Referate: Namen, Funktionen, eingehende und ausgehende Dokumente, Ergebnisse der Aktivitäten.

Oft werden nach der Berichterstattung Interviews mit Mitarbeitern geführt. Auf diese Weise können Sie frühzeitig Ungenauigkeiten erkennen und den Unterschied zwischen dem tatsächlichen Zustand der Dinge und der Darstellung der Organisation durch die Mitarbeiter erkennen.

Stufe 2: Detaillierte Geschäftsprozessanalyse

In dieser Phase müssen die Abfolge und Merkmale der verschiedenen Vorgänge im Unternehmen beschrieben werden. Der Einfachheit halber werden Tabellen zusammengestellt, die jeden Geschäftsprozess einzeln beschreiben.

Darüber hinaus werden detaillierte Diagramme und Aktivitätsdiagramme erstellt, die die Organisationsstruktur des Unternehmens, die Reihenfolge der Arbeitsanweisungen und die Interaktionen zwischen Mitarbeitern derselben Abteilung und verschiedenen Abteilungen widerspiegeln. Der gesamte Vorgang sollte dokumentiert werden. Nach Möglichkeit wird empfohlen, Audio- und Videoaufnahmen zu organisieren.

Stufe 3: Modellierung

In dieser Phase sollen Informationen über das Unternehmen und seine Prozesse in grafischer Form systematisiert werden. Das Modell sollte die Struktur der Geschäftsprozesse, die Merkmale ihrer Implementierung sowie die Reihenfolge der Arbeitsabläufe zeigen.

Zunächst wird ein Strukturmodell erstellt, das das Zusammenspiel der Abteilungen, die Dokumentation und die Struktur der Geschäftsprozesse (von allgemeinen Gruppen bis zu privaten Aufgaben) darstellt. Außerdem wird gezeigt, wie Daten, Ressourcen und Dokumente zwischen den Hauptteilnehmern verschoben werden.

Das fertige Modell steht im Einklang mit Architekten, führenden Programmierern und Spezialisten der Organisation.

In dieser Phase wird ein detailliertes Workflow-Schema entwickelt. Zu diesem Zweck wird jedem Dokument eine eindeutige Registriernummer / ein eindeutiger Code zugewiesen. In vereinfachter Form sieht es so aus:

Wenn bei der Inspektion Abweichungen festgestellt werden, muss deren Ursache eindeutig festgestellt werden. Es kann entweder extern oder intern, objektiv oder subjektiv sein (z. B. geringe Mitarbeitermotivation).

Phase 4: Erstellung des Berichts und Präsentation der Ergebnisse

Auf der Grundlage der erhaltenen Informationen sollte die Kommission Empfehlungen und Vorschläge zur Verbesserung der Prozesse entwickeln. In diesem Fall müssen die wichtigsten Fragen beantwortet werden:

• Welche negativen Nebenwirkungen kann ich feststellen?
• Muss ich die gesamte Dokumentation aktualisieren?
• Wie lange dauert es, bis die Änderungen wirksam werden?

Anschließend erstellt der Manager einen Bericht und eine Zusammenfassung sowie eine Präsentation der Ergebnisse. Die Prüfung von Geschäftsprozessen ermöglicht es den Eigentümern des Unternehmens, die "Schwächen" und Probleme in der Organisation zu erkennen. Gleichzeitig wird die Sichtweise von 2 Seiten gleichzeitig berücksichtigt - prüfen und verifizieren.

Die Verbesserung und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen kann Maßnahmen zur zusätzlichen Schulung von Mitarbeitern, Softwareentwicklung, Vorschläge zur Förderung von Personal und Personalveränderungen umfassen.

Prüfmethoden und Informationsquellen

Die Gründung eines Unternehmens und alle wesentlichen Änderungen im Unternehmen erfordern die Verwendung der genauesten und zuverlässigsten Informationen. Dies sind hauptsächlich mathematische Vorhersagen, Vergleiche und Neuberechnungen von Daten. Die Datenquellen sind Dokumente:

• Schätzungen, Arbeitsausführungsprotokolle;
• Unterlagen zur Bestellung;
• Lieferverträge;
• Rechnungen;
• Karten zur Berechnung der Produktionskosten;
• Inventarkarten;
• Buchhaltungsregister;
• Berichte über Eintreffen und Ausgabe von Sachmitteln, Lagerbuchungskarten;
• Kontoauszüge, Kredit- / Lastschriftdokumente usw.

Es ist auch notwendig, Informationen über die Prozessindikatoren zu sammeln - nicht nur die genauen Werte, sondern auch, wie die berechneten Werte berechnet werden, welche Maßnahmen bei Abweichungen ergriffen werden. Diese Daten können sowohl bei der Überwachung des Arbeitsfortschritts als auch in Interviews mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten abgerufen werden.

Leistungsindikatoren

Je nachdem, zu welchem ​​Zweck die Prüfung von Geschäftsprozessen durchgeführt wird, werden verschiedene Kriterien und Bewertungsmethoden angewendet.

Anhand einer Balanced Scorecard können Sie sofort erkennen, in welchen Bereichen Arbeitsprobleme auftreten. Die schwierigste Phase in dieser Hinsicht ist die Gründung eines Unternehmens, in der es nichts gibt, mit dem man Indikatoren vergleichen kann. Aus diesem Grund beauftragen viele junge Unternehmen externe Sachverständige mit der Prüfung, die potenzielle Risiken bewerten können, lange bevor sie die Arbeit des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen.