Damit das Unternehmen effizient arbeiten kann, sollte im Team eine freundliche, gesunde Atmosphäre herrschen. Es ist nicht immer so, dass der Eigentümer eines Unternehmens die Befugnis hat, jeden Mitarbeiter angemessen zu bewerten und herauszufinden, woher die Probleme mit den Mitarbeiterbeziehungen stammen. Um unangenehme Situationen zu lösen und mögliche Konflikte zu beseitigen, ineffiziente Mitarbeiter zu beseitigen und die finanziellen Kosten für das Personal zu kontrollieren, ist es erforderlich, eine umfassende Prüfung des Personals der Organisation durchzuführen.
Wovon redest du
Was versteht man unter dem Begriff "Audit"? Das Personal in der Organisation ist die wichtigste Ressource, wichtiger als Geld. Und Audit ist eine Methode, um festzustellen, wie effektiv das Personal ist. Während des Audits ist es möglich herauszufinden, wie gut das Personalsteuerungssystem ist, sowie Methoden zur Optimierung und Effizienzsteigerung zu finden. Das Hauptziel einer solchen Veranstaltung ist es, die Produktivität im Kontext jedes einzelnen Mitarbeiters zu bewerten, wodurch wir allgemein berechnen können, wie nützlich der Mitarbeiter für die Rentabilität ist.
Bei der Durchführung einer speziellen Analyse ist es möglich, eine Prüfung der Berechnungen mit dem Personal für die Vergütung durchzuführen, um zu beurteilen, wie effektiv das System ist und wie die Beziehungen innerhalb der Organisation kontrolliert werden können:
- wirtschaftlich;
- sozial;
- Arbeit.
Das Personalauditsystem ist für eine hohe Fluktuation im Unternehmen unverzichtbar, da es die Ursache des Phänomens erkennen lässt.
Analyseaufgaben
Die Hauptaufgaben, die Fachleuten übertragen werden, die die Prüfung des Personals durchführen, sind in der Regel folgende:
- Bestimmen, ob die Humanressourcen der Wachstumsstrategie des Unternehmens entsprechen;
- Feststellung der Übereinstimmung von Führungsstruktur und Arbeitsprozess mit den Normen des Staatsrechts;
- Einschätzung der Wirksamkeit der Mitarbeiter bei der Lösung ihrer Aufgaben;
- Identifizieren der Ursachen für Interaktionsprobleme des Personals, Auffinden von Lösungswegen für Situationen sowie Reduzieren der negativen Auswirkungen.
Wie läuft das
Im Allgemeinen Fall gliedert sich die Personalprüfung in:
- ausbildung;
- Datenerfassung;
- Analyse von Informationen;
- zusammenfassend.
Vorbereitung
Das Audit und Controlling des Personals beginnt mit der Festlegung, welche Ziele die Veranstaltung verfolgt. Darauf aufbauend bereiten sie Dokumentationsunterstützung vor und setzen Termine fest. In der Vorbereitungsphase werden Projektverantwortliche ernannt, Teilnehmer ausgewählt und ein Plan erstellt, anhand dessen Daten gesammelt und analysiert werden. Es ist auch notwendig, sich für diese oder jene Art der Berichterstattung zu entscheiden.
Mit Informationen arbeiten
Die Datenerfassung umfasst Aktivitäten zur Überwachung des Workflows ausgewählter Mitarbeiter. Gleichzeitig organisieren Spezialisten, die Personalaudits von Personalstudiendokumentationen durchführen, Berichte erstellen, Umfragen durchführen und Fragebögen sammeln, Interviews mit Mitarbeitern des Unternehmens. Statistiken, die im Rahmen einer solchen Studie erstellt wurden, werden vorverarbeitet und anschließend einer gründlichen Analyse unterzogen.
Der dritte Schritt der Prüfungsarbeit besteht in der Verarbeitung aller zuvor erhobenen Daten. Auf der Grundlage der erhaltenen Informationen wird Folgendes gebildet:
- Tabellen
- Zeitpläne;
- Diagramme
- Schemata.
Solche Darstellungsmethoden für Daten sind klar und verständlich, sodass Sie die Situation schnell analysieren können. Die Prüfung des Personalmanagementsystems erfolgt unter Berücksichtigung des vorgewählten Algorithmus zur Informationsanalyse sowie zur Beurteilung der Wirksamkeit der Mitarbeiter.Die berechneten Indikatoren werden eindeutig mit ähnlichen Unternehmen verglichen, die wissenschaftlich fundiert sind.
Letzter Schritt
In der letzten Phase können wir aus der Prüfung der Abrechnungen mit dem Personal (Arbeit, Bezahlung) des Arbeitsprozesses selbst Schlussfolgerungen ziehen. Die Fachleute, die die Veranstaltungen durchgeführt haben, formulieren Empfehlungen zur Verbesserung der Effizienz des Arbeitsprozesses. Anhand der identifizierten Situationen wird deutlich, wie die Humanressourcen optimiert und ihre Kosten gesenkt werden können.
Was gibt es?
Warum brauchen wir ein Audit? Das Personal ist kategorisch vorsichtig mit solchen Ereignissen und überzeugt sich im Voraus, dass Manager einfach jemanden entlassen wollen. Tatsächlich sind die Vorteile der Wirtschaftsprüfung weitaus größer, als sich ein Laie vorstellen kann. Nach Abschluss der Überprüfung können Sie:
- beurteilen, ob andere Mitarbeiter benötigt werden;
- Prüfen Sie, ob das Unternehmen mit Personal ausgestattet ist.
- die Führungsstruktur identifizieren;
- festzustellen, ob Mitarbeiter geschult werden sollen;
- Verstehen, welcher Managementstil angewendet wird;
- das psychologische, soziale Klima in der Organisation bewerten;
- identifizieren, wo Widerstand gegen Innovation beginnt;
- zu verstehen, ob das Innovationspotential groß ist;
- Bestimmen Sie die Verteilung des Personals im Unternehmen.
Wenn ein Qualitätsaudit durchgeführt wurde, bilden der Stab und der Leiter ein zusammenhängendes Ganzes. Die Studie identifiziert gefährliche Arbeitskräfte, die unproduktiv sind, und versucht auch, Konfliktsituationen zu beseitigen. Audit ermöglicht es Ihnen, ein solches Motivationssystem zu erstellen. Welche gelten für die Bedingungen einer bestimmten Organisation.
Prüfebenen
Die Prüfung des Personalmanagementsystems gliedert sich in drei Ebenen:
- sozialpsychologisch;
- finanziell;
- organisatorisch und technologisch.
In Bezug auf Geldfragen wird darauf geachtet, dass
- die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, um zu beurteilen, welche Indikatoren mit dem Durchschnitt und den besten für diesen Bereich verglichen werden;
- die Effektivität der Personalabteilung, ihre Rolle bei der Verbesserung der Qualität des Arbeitsprozesses;
- Wie hängen die Kosten von Prüfungstätigkeiten und deren Ergebnisse zusammen?
Organisatorisch und technologisch - eine Ebene, die das Studium von Dokumenten und die Analyse von Indikatoren umfasst, um über die Rechtmäßigkeit des Funktionierens und die Effizienz zu sprechen. In diesem Zusammenhang beinhaltet die Prüfung und Kontrolle des Personals eine detaillierte Analyse von:
- Fluidität;
- Fälle, in denen Mitarbeiter nicht zum Arbeitsplatz gingen;
- Beschwerden
- Verletzungen am Arbeitsplatz;
- Einstellung der Mitarbeiter zu ihren Aufgaben;
- Freude für die Mitarbeiter;
- Entwicklungsprogramme.
Schließlich sozio-psychologisch - eine solche Prüfung, bei der die Beziehungen innerhalb des Unternehmens analysiert werden, um Motivationsfaktoren zu identifizieren. Gleichzeitig gilt es zu ermitteln, wie die Aktivitäten des gesamten Unternehmens und insbesondere jedes einzelnen Mitarbeiters verbessert werden können.
Wichtige Funktionen
Der Vorgesetzte hat allen Mitarbeitern unverzüglich klar mitzuteilen, zu welchem Zweck das Audit geplant ist. Das Personal ist nur dann zur Besprechung bereit, wenn jeder Mitarbeiter versteht, dass die Veranstaltung für ihn nützlich und nützlich ist. Durch die Durchführung einer speziellen Schulung oder eines Seminars, in dem die Hauptziele erläutert werden, können Momente des Audits die beste Lösung für das Problem und ein guter Start für die Kommunikation zwischen den eingeladenen Spezialisten und dem ständigen Personal sein.
Bei der Überprüfung der in den oben beschriebenen Schritten ermittelten Indikatoren werden diese als Ganzes, also umfassend, analysiert. Dieser Ansatz ist eine Garantie dafür, dass das Ergebnis die Dynamik des Unternehmens widerspiegelt.
Darüber hinaus ist ein Audit nicht nur eine Überprüfung der Effizienz eines Mitarbeiters oder einer Einheit. Während der Veranstaltungen wird das in der Organisation implementierte Personalmanagementsystem analysiert. Die Inspektoren werden den Managern des Unternehmens sowie den Managern auf verschiedenen Ebenen besondere Aufmerksamkeit widmen.
Wir führen das Unternehmen gekonnt
Unternehmensführung ist in erster Linie das geschickte Management der Humanressourcen. Gleichzeitig ist die Arbeit in drei Ebenen unterteilt:
- linear
- strategisch;
- funktionell.
Daraus folgt, dass die Überprüfung auch diesen Ebenen folgen sollte. Die Prüfungsergebnisse sollten jedoch so sein, dass sie für die langfristige Planung des künftigen Unternehmens nützlich sind. Einige Schlussfolgerungen werden dazu beitragen, die kurzfristigen Bedürfnisse bestimmter Arbeitnehmer zu verstehen. Schließlich können Sie anhand eines Audits feststellen, ob in der Organisation mehr Manager erforderlich sind.
Eine strategische Prüfung ist eine Analyse aus Sicht der leitenden Angestellten des Unternehmens. Gleichzeitig untersuchen Experten die Managementpraktiken im Unternehmen und analysieren die Funktionsweise des Personalservices. Um Daten zu erhalten, ist es notwendig, das gesamte Managementteam zu befragen, den Geschäftsplan zu studieren und die Arbeit des Personalservices zu bewerten. Dieser Ansatz ermöglicht es uns zu verstehen, wie wir das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen können, indem wir starke, schwache Merkmale, Risiken und Potenziale des Unternehmens identifizieren.
Wettbewerbsfähigkeit als Weg zum Erfolg
Während des Audits kann die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt durch folgende Maßnahmen gesteigert werden:
- Beseitigung von strukturellen Mängeln unter Beibehaltung des Personalpotenzials in der Weise, dass das Unternehmen seine Position stärkt, indem es unnötige, unerwünschte Elemente in seiner Struktur beseitigt. In der Regel beinhaltet der Prozess die Reorganisation des Unternehmens, bei der einige Einheiten ausgeschlossen werden, die Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden und die Strategien des Unternehmens sich ändern.
- Identifizieren der einzigartigen Merkmale des Unternehmens, um es für potenzielle Mitarbeiter und Kunden attraktiv zu machen.
Generell hängt die Wettbewerbsfähigkeit davon ab, wie effektiv das Unternehmen das Potenzial jedes Mitarbeiters nutzt. Die Personalverwaltung erfolgt nicht nur über bekannte Dokumentenverwaltungsmechanismen, sondern auch indirekt über:
- Innovation;
- Marketing
- Service.
Denken Sie daran, dass jeder Mitarbeiter sein Unternehmen respektiert, je höher die Produktivität des Unternehmens ist.
Bedeutende Nuancen
Um das Unternehmen auf dem Personalmarkt zu bewerten, werden folgende Indikatoren verwendet:
- Personal der Firma;
- Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter.
Ein Audit ermöglicht es Ihnen, die Strategie des Unternehmens auf operativer Ebene zu bewerten, wenn die Arbeitsergebnisse direkt analysiert werden. Der Auditor studiert:
- Korrelation von Ziel und Ergebnis;
- die Fähigkeit zur Verbesserung, Vereinfachung des Arbeitsablaufs;
- die Fähigkeit, dasselbe Ergebnis mit weniger Investition zu erzielen.
Durch die Anwendung wirksamer Methoden können die Humanressourcen ausgebaut, die Mitarbeiterzahl erhöht und das Informationsmanagementsystem verbessert werden. Alle mit dem Personaldienst verbundenen Prozesse werden direkt und indirekt sorgfältig untersucht.
Eigenschaften
In der Forschung im Unternehmen:
- Verantwortliche Person fällt auf;
- Ziele werden formuliert;
- Studium der Politik, praktische Methoden zur Zielerreichung;
- HR-Berichte werden analysiert;
- Berichte werden mit Empfehlungen zur Situation erstellt;
- ein Unternehmensentwicklungsplan wird erstellt;
- analysiert die Konsequenzen der Behebung festgestellter Mängel mit einem Plan.
Nicht so einfach
Jede Prüfungsrichtung erfordert viel Zeit und Mühe. Ein externes Audit ist ziemlich teuer und nur für Unternehmen verfügbar, die "sicher auf den Beinen" sind. Gleichzeitig ist ein Audit erforderlich, wenn die Effizienz gesteigert und bessere Ergebnisse erzielt werden sollen als bisherige.
Viele große Unternehmen in unserer Zeit stellen ihren Mitarbeitern Spezialisten vor, die mit der Prüfung innerhalb der Organisation befasst sind. Diese Praxis hat sich bei einem dezentralen Personaldienst und der Präsenz regionaler Niederlassungen bewährt.
Mit der korrekten Durchführung des Prozesses ermöglicht eine interne Revision die rechtzeitige Feststellung von Mängeln in der Arbeit des Unternehmens und die Ergreifung von Maßnahmen, um diese zu beheben.Die Grundsätze einer solchen Prüfung:
- Unabhängigkeit von Fachleuten;
- Verantwortung;
- Kompetenz.
Was ist mit dem Geld?
Bei umfassenden Maßnahmen ist eine Prüfung der Abrechnungen mit dem Personal gegen Entgelt obligatorisch. Es wird darauf geachtet, inwieweit das Unternehmen die Anforderungen der Rechtsvorschriften, Rechtsakte und Gesetze über die Arbeitsbeziehungen erfüllt. Verifizierungsspezialisten analysieren, wie genau und richtig sie berechnen:
- Retention;
- Bezahlung
- Steuerabzüge;
- Gehaltszahlungen;
- soziale Komponente.
Die Prüfung von Personalabschlüssen basiert auf Kodizes für Arbeitsbeziehungen, Zivilrecht und Steuerrecht.
Um Daten zu erhalten, sind Dokumente über die Übertragung, Rekrutierung, Entlassungen, Grundschule, Berichterstattung, Buchhaltung zu registrieren.
Was brauchst du
Wenn Sie eine Prüfung von Abrechnungen mit Personal gegen Entgelt planen, denken Sie daran, dass die Analyse bei Vorhandensein eines primären Rechnungswesens möglich ist, für das einheitliche Formulare verwendet werden.
Der Firmenchef muss die Unterlagen vorlegen:
- Arbeitsaufträge;
- T2-Karten;
- befiehlt, Mitarbeiter in den Urlaub zu anderen Stellen zu schicken;
- Dokumente zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Ein korrektes Audit mit dem Personal der Personalabrechnung ist möglich, wenn der Verifikationsspezialist zu seiner Verfügung hat:
- Gehaltsliste;
- Stundenzettel;
- Arbeitszeitblatt;
- Aussagen T-49;
- Konto.
Der Inspektor erhält zusätzliche Informationen aus den Hauptdokumenten, in denen die Akkordzahlung festgelegt ist, auch unter Berücksichtigung der Entwicklung.
Maßnahmenpaket
Während des Audits wird auf folgende Register geachtet:
- Zusammenfassung;
- auf dem 76. Konto;
- Zeitschriften Nummer 8, 10;
- Bilanz;
- Hauptbuch.
Während der Auditprüfung:
- Einhaltung des Gesetzes;
- Buchhaltung, Zahlungskontrolle bei Akkorden;
- Zeitkontrolle;
- Abzugsberechnung;
- Tresor für die Zahlung;
- Lohnsteuer;
- eingezahltes Gehalt.
Es ist wichtig!
Die analytische Buchhaltung des Unternehmens berücksichtigt alle Personen:
- in den Listen;
- nicht in sie eingegeben.
Berücksichtigt:
- Bezahlung
- Prämie;
- Zulagen;
- andere;
- verschiedene Abzüge, einschließlich Steuern.
Informationen hierzu werden in der Regel auf einem persönlichen Konto in Zahlungspapieren gespeichert. Das Studium der Daten wird durch die Dokumentation in elektronischer Form vereinfacht. Es wird empfohlen, separate Registrierungen für verschiedene Artikel zu führen, die von der oben aufgeführten Nummer abweichen.
Bei der Prüfung prüft der angestellte Fachmann, ob eine Buchhaltung als solche vorliegt, findet heraus, wie lange Daten gespeichert sind, aus denen sich die jährliche Rentabilität des Unternehmens, das Jahreseinkommen der Mitarbeiter dieses Unternehmens ableiten lässt.
Das Gesamteinkommen ergibt sich aus:
- direkte Gebühren;
- Sachprofit;
- von den Ergebnissen eines bestimmten Zeitraums profitieren;
- Preise für Mitarbeiter von Reiseunternehmen in einer Reihe von Regionen;
- kostenlose Ernährung;
- Einmalzahlungen.
Spezialisierte Regionen sind:
- Northern
- ihnen gleichgestellte Gebiete;
- Fernost.
Der Prüfer führt die Kontrolle der Berechnungen durch, indem er die folgenden Dokumente aus dem internen Workflow der Organisation analysiert:
- Kontoauszüge, Zahlungen;
- Primärdokumentation;
- persönliche Konten von Mitarbeitern.
Gleichzeitig werden die Ergebnisse des Unternehmens und die Ergebnisse der einzelnen Abteilungen des Unternehmens überprüft. Anschließend stellt der Prüfer fest, ob die Abzüge korrekt waren und die Löhne gezahlt wurden. Achten Sie unbedingt auf die einheitliche Sozialsteuer. Um die Situation zu überwachen, beantragt der Spezialist den Zugriff auf die Steuerbemessungsgrundlage. Abzüge decken folgende Bereiche ab:
- Pensionsrückstellung;
- Krankenversicherung;
- Sozialversicherung.
Bei der Analyse der Richtigkeit des Arbeitsentgelts wird auf das 76. Konto geachtet, wonach eine Wechselwirkung mit Gläubigern, Schuldnern besteht. Gleichzeitig erfährt der Abschlussprüfer, welche Karten aufbewahrt und wie sie ausgefüllt wurden, ob auf die hinterlegten Beträge geachtet wurde und wie sie an die Mitarbeiter ausgegeben wurden.
Es sei daran erinnert, dass es bei der Berechnung der Löhne, die einer großen Anzahl von Unternehmen inhärent sind, einige häufige Fehler gibt. Der Wirtschaftsprüfer prüft jedes Unternehmen auf solche, daher kann der Eigentümer des Unternehmens, der sich im Voraus auf die Prüfung vorbereitet, diese Momente selbst kontrollieren. Dies sind die folgenden schwerwiegenden Mängel:
- Mangel an Arbeitszeitnachweisen;
- Fehlen von Standardformularen für die primäre Zahlungsdokumentation;
- unangemessene Steuerveranlagung;
- falsche Berechnung der Beträge für verschiedene Arten von Zahlungen;
- fehlerhafte Abrechnung des Gesamteinkommens der Arbeitnehmer (häufig ohne Prämien, Geschenke usw.).
Um es zusammenzufassen
Durch die Durchführung eines Audits von Mitarbeitern und Abrechnungen mit Mitarbeitern können wir eine Reihe von Vorschlägen zur Verbesserung der Effizienz des Arbeitsprozesses formulieren. Innerhalb der Belegschaft kommt dies in der Empfehlung zum Ausdruck, das Unternehmen neu zu organisieren, neue Motivationssysteme einzuführen oder andere Methoden anzuwenden.
In Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird am häufigsten empfohlen, ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einzuführen, das Standardformulare für Dokumente enthält. Dies vereinfacht und beschleunigt den Prozess und eliminiert praktisch die Wahrscheinlichkeit eines durch den menschlichen Faktor verursachten Fehlers.