Geschäftsreisen sind Geschäftsreisen, bei denen Mitarbeiter des Unternehmens wichtige Probleme für die Organisation lösen. Reisen können innerhalb Russlands oder in andere Länder sein. Sie werden vom Arbeitgeber bezahlt, für den der Arbeitnehmer eine Spesenabrechnung für eine Geschäftsreise erstellt. Dieses Dokument enthält Informationen darüber, wie viel Geld für die Reise ausgegeben wurde. Auf der Grundlage dieses Berichts muss der Buchhalter dem Mitarbeiter den erforderlichen Betrag zur Deckung der entstandenen Kosten überweisen.
Dokumentenkonzept
Für Geschäftsreisen wurde der Vorabbericht 2017 in Form von AO-1 erstellt. Im Jahr 2018 blieb die Form dieses Dokuments unverändert. Dieses Dokument wurde von den statistischen Ämtern genehmigt, aber jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, Ergänzungen zu diesem Bericht vorzunehmen.
Sie können nicht nur neue Spalten hinzufügen, sondern auch einige als redundant geltende Zeilen ausschließen. Die Spesenabrechnung einer Geschäftsreise wird durch den primären Abrechnungsbeleg dargestellt. Es dient als Bestätigung, dass die dem Mitarbeiter für die Reise ausgehändigten Gelder für den einen oder anderen Zweck gesendet wurden.
Zusammenstellungsnuancen
Es ist ganz einfach, eine Spesenabrechnung für eine Geschäftsreise zu erstellen. Dieser Prozess wird von einer verantwortlichen Person oder einem repräsentativen Mitarbeiter durchgeführt, der für die Reise einen bestimmten Geldbetrag vom Leiter des Unternehmens erhalten hat. Um sicherzustellen, dass diese Mittel während der Geschäftsreise tatsächlich verwendet wurden, wird ein Bericht erstellt und an den Buchhalter des Unternehmens übermittelt.
Der Bericht wird vom Hauptbuchhalter geprüft und dann zur Unterschrift an den Direktor weitergeleitet. Hat der Mitarbeiter mehr als das ausgegeben, was er vor der Reise in Form eines Vorschusses erhalten hat, kann er eine Entschädigung erhalten. Es wird in bar an der Kasse der Organisation ausgegeben. Dazu erhält ein Bürger zunächst eine Geldausgabebestellung, aus der hervorgeht, für welchen Zweck die Mittel ausgegeben wurden.
Welche Formulare kann ich verwenden?
Mitarbeiter von Unternehmen können bei der Erstellung einer Spesenabrechnung folgende Dokumente verwenden:
- AO-1-Formular von Statistikern genehmigt;
- ein Formular, das speziell von einem bestimmten Unternehmen auf der Grundlage des AO-1-Formulars entwickelt wurde;
- Elektronisches Dokument, wenn das Unternehmen elektronisches Dokumentenmanagement einsetzt.
Wenn das Unternehmen beschließt, ein eigenes Formular zu entwickeln, müssen einige erforderliche Details eingegeben werden. Fehlen sie, kann dies bei Steuerprüfern zu Problemen führen.
Wie ist es gemacht?
Alle Mitarbeiter des Unternehmens, die Geschäftsreisen unternehmen, sollten verstehen, wie eine Spesenabrechnung für eine Geschäftsreise ausgefüllt wird. Mit Hilfe dieses Dokuments können sie die Gültigkeit und Rechtmäßigkeit der entstandenen Kosten bestätigen. Die Gestaltungsregeln umfassen:
- Ein Berichtsformular wird dem Mitarbeiter von einem Experten der Buchhaltungsabteilung ausgehändigt.
- Sie können die Dokumentation selbst oder mit Hilfe eines Buchhalters ausfüllen.
- Daten werden sofort nach der Reise eingegeben;
- Einige Informationen passen in die Buchhalter des Unternehmens.
Der Mitarbeiter muss einem solchen Bericht andere Unterlagen beifügen, die als Bestätigung bestimmter Ausgaben dienen. Sie werden durch verschiedene Schecks, Quittungen oder andere Zahlungsdokumente dargestellt.
Ein Beispiel für eine Reisekostenabrechnung finden Sie weiter unten.
Welche Informationen sind enthalten?
Das Ausfüllen dieses Dokuments erfolgt auf der Grundlage der offiziellen Dokumente, die dem Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung stehen, der von einer Geschäftsreise angereist ist.Wurden die Berechnungen in bar durchgeführt, werden dem Bericht unterschiedliche Zahlungsbelege beigefügt. Wenn nicht zahlungswirksame Ausgaben verwendet wurden, ist ein Auszug von der Bank erforderlich.
Die folgenden Informationen sind in der Dokumentation enthalten:
- Informationen über den gereisten Bürger;
- Angaben zum Buchhalter, der mehrere Absätze dieses Berichts ausfüllt;
- den Namen der Organisation, in der der Bürger arbeitet;
- Personalnummer;
- Zweck der Vorauszahlung, dargestellt durch Haushalts- oder Unterhaltungskosten;
- Informationen über Kostenüberschreitungen oder Barguthaben;
- führt Dokumente auf, die die Kosten des Bürgers während einer Geschäftsreise bestätigen;
- Der Gesamtbetrag, den ein Mitarbeiter eines Unternehmens während einer Geschäftsreise ausgegeben hat
- Unterschrift des Bürgers.
Nach dem Studium dieses Berichts unterschreibt der Buchhalter. Außerdem geben sie die Nummer und das Datum des Berichts an. Die abzurechnenden Aufwendungen sowie die Anzahl der Abrechnungskonten sind angegeben. Ein korrekt erstelltes und verifiziertes Dokument wird dem Direktor des Unternehmens zum Studium und zur Unterzeichnung übergeben.
Ein Beispiel für das Ausfüllen einer Spesenabrechnung für eine Geschäftsreise finden Sie unten.
Welche Unterlagen sind beigefügt?
Ein Mitarbeiter des Unternehmens muss während einer Geschäftsreise alle Zahlungsdokumente speichern, die bestimmte Ausgaben bestätigen. Sie werden während der Fertigstellung im Bericht festgehalten. Diese Dokumentation kann in verschiedenen Formen vorliegen. Dem Bericht sind daher folgende Papiere beigefügt:
- Kassenschecks galten als die gebräuchlichste Dokumentation;
- strenge Meldeformulare;
- Barmittel Optionsscheine;
- Einnahmen;
- Frachtbriefe;
- andere Zahlungsdokumente.
Alle diese Papiere sollten sorgfältig geprüft und unter optimalen Bedingungen gelagert werden. Wenn sie verloren gehen, kann der Arbeitnehmer nicht nachweisen, dass er die vom Arbeitgeber erhaltenen Mittel tatsächlich für die erforderlichen Zwecke ausgegeben hat. In diesem Fall kann die Buchhaltung die Erstattung von Aufwendungen verweigern.
Wenn Gelder in Organisationen und Geschäften ausgegeben werden, in denen kein Kassiererscheck ausgestellt ist, müssen Sie Warenschecks anfordern.
Was sind die Schwierigkeiten?
Beim Ausfüllen einer Spesenabrechnung auf einer Geschäftsreise können verschiedene Schwierigkeiten auftreten. Dazu gehören:
- Wenn eine Person in ein anderes Land geschickt wird, muss sie die Ausgaben mit Zahlungsdokumenten bestätigen, die sie von Ausländern erhalten hat. Wenn sie jedoch keine Fremdsprachenkenntnisse hat, hat sie möglicherweise keine anderen Belege und Schecks.
- Oft geht ein Bürger unmittelbar nach einer solchen Reise in den Urlaub, so dass er nicht die Zeit hat, unmittelbar nach der Ankunft einen Bericht zu erstellen, aber Sie können auch unmittelbar nach einer Ruhephase Dokumente erstellen müssen.
- Alle von Ausländern erhaltenen Dokumente müssen ins Russische übersetzt werden.
Es hängt von der Richtigkeit des Ausfüllens des Berichts und der Vorbereitung anderer Dokumente ab, ob dem Bürger die Kosten ordnungsgemäß erstattet werden.
Besonderheiten bei Reisen ins Ausland
Geschäftsreisen können nicht nur innerhalb Russlands durchgeführt werden, da häufig ausländische Partner besucht werden müssen, weshalb eine Geschäftsreise ins Ausland erforderlich ist. Wie kann in diesem Fall eine Spesenabrechnung erstellt werden? Hierbei werden die Features berücksichtigt:
- Bei der Rückkehr von einer Reise muss der Mitarbeiter innerhalb von drei Werktagen einen Bericht erstellen.
- wenn das geld in fremder währung ausgestellt wurde, ist dies sicherlich in der dokumentation angegeben;
- Angaben zu Ausgaben in Fremdwährung müssen ohne Überweisung zum Rubelkurs eingegeben werden;
- Wenn Dokumente, die bestimmte Ausgaben bestätigen, in einer Fremdsprache verfasst sind, müssen Sie sich zeilenweise mit der Übersetzung ins Russische befassen.
- Der Übersetzungsprozess kann von einem direkten Mitarbeiter des Unternehmens oder von Mitarbeitern spezialisierter Unternehmen durchgeführt werden.
- Werden Fahrkarten für verschiedene Fahrzeuge in einer Fremdsprache erstellt, ist die Übermittlung von Angaben, auf die sich der vollständige Name bezieht, unbedingt erforderlich.Passagier, Ankunftsort, Flug, Abflug- und Ankunftsdatum sowie Ticketpreis;
- Es ist nicht erforderlich, Informationen zu übersetzen, die keine Bedeutung haben, z. B. Flugregeln oder Merkmale der Gepäckbeförderung.
- Es ist keine Überweisung erforderlich, wenn ein Bürger ein elektronisches Ticket besitzt, da alle Informationen auf der Grundlage der Anforderungen des Unified International Codifier ausgefüllt werden.
- Für alle anderen Belege, die eine Hotelrechnung oder einen Scheck für die Autovermietung enthalten, ist eine Überweisung erforderlich.
Nur wenn alle oben genannten Anforderungen berücksichtigt werden, kann ein Mitarbeiter des Unternehmens die Zielausgabe des vom Arbeitgeber erhaltenen Geldes bestätigen. Wenn Mitarbeiter spezialisierter Unternehmen an der Übertragung beteiligt sind, sind die Kosten für solche Dienstleistungen in den sonstigen Aufwendungen des Unternehmens enthalten.
Kann ein Mitarbeiter nach einer Reise in den Urlaub fahren?
Oftmals dauern Geschäftsreisen lange genug, sodass der Mitarbeiter unmittelbar nach einer solchen Reise Ruhe braucht. Es ist erlaubt, nach einer solchen Reise sofort Urlaub zu machen. Hierzu ist es nicht erforderlich, rechtzeitig zur Arbeit zu kommen und einen Vorabbericht über eine Geschäftsreise zu übermitteln.
Es ist gestattet, die Unterlagen unmittelbar nach dem Verlassen des Urlaubs und nicht innerhalb von drei Tagen nach der Rückkehr von der Reise zu erstellen.
Lieferfristen
Das Dokument kann innerhalb von drei Tagen gemietet werden. Der Countdown beginnt mit folgenden Punkten:
- Rückkehr von einer Geschäftsreise;
- aus dem Urlaub aussteigen;
- Rückkehr aus dem Krankheitsurlaub.
Daher beginnt der Countdown innerhalb von drei Tagen ab dem Zeitpunkt, an dem der Bürger wieder zur Arbeit zurückkehrt, um seine Karriere fortzusetzen. Wenn die Fristen für die Übermittlung des Vorabberichts auf einer Geschäftsreise verletzt werden, führt dies dazu, dass der Mitarbeiter vom Unternehmen kein Geld zur Deckung der ihm entstandenen Aufwendungen erhält. Darüber hinaus kann diese Situation die Grundlage dafür sein, das Unternehmen zur Rechenschaft zu ziehen, wenn Verstöße von Steuerprüfern festgestellt werden.
Welche Verkabelung wird verwendet?
Um ein korrekt ausgefülltes Formular eines Vorabberichts für eine Geschäftsreise zu genehmigen, müssen die relevanten Daten in die Buchhaltungsunterlagen eingegeben werden. Zu diesem Zweck verwendet der Buchhalter Buchungen, um Einnahmen- oder Ausgabenvorgänge abzubilden. Aufwendungen werden auf Konto 71 gebucht.
Wenn ein Bürger mehr für eine Reise ausgegeben hat als er vom Arbeitgeber erhalten hat, kann er mit einer Entschädigung für diese Ausgaben rechnen. Dazu muss er sie mit amtlichen Unterlagen bestätigen. Nur in diesem Fall werden die notwendigen Informationen vom Buchhalter in die Buchhaltung des Unternehmens eingetragen.
Fazit
Geschäftsreisen können aus verschiedenen Gründen von jedem Unternehmen verlangt werden. Sie können in Russland oder in anderen Ländern durchgeführt werden. Arbeiter auf Geschäftsreisen können eine Entschädigung für ihre Ausgaben erwarten. Zu diesem Zweck müssen sie Zahlungsdokumente speichern, die die entstandenen Ausgaben bestätigen.
Nach einer Geschäftsreise erstellt der Mitarbeiter des Unternehmens einen Vorabbericht. Es enthält Informationen zu allen Ausgaben während der Reise. Weitere ihm beigefügte Unterlagen werden vom Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführer der Gesellschaft geprüft. Auf der Grundlage dieses Berichts werden die erforderlichen Daten in die Buchhaltung des Unternehmens eingegeben.