Was ist EDI? Elektronisches Dokumentenmanagement: Konzept, Anwendung, Funktionen

Antwort auf die Frage: "Was ist EDI?" ein kurzer ausflug in die geschichte des workflows wird gegeben, art und zweck des internen und externen umlaufs von dokumenten der organisation werden festgelegt. Die Erfolgsfaktoren der Implementierung von EDI-Systemen im Unternehmen und die Rolle des elektronischen Dokumentenmanagements als Mittel zur Optimierung der Beschaffung werden aufgezeigt. Elektronische Signaturen, Zertifizierungsstellen und Betreiber gelten als Schlüsselkomponenten von EDI. Die Organisation des Arbeitsablaufs mit Regierungsbehörden wird als Mittel zur Reduzierung von Zeit und Kosten vorgestellt. Das EDM-System der Moskauer Regierung ist ein Beispiel für die Implementierung eines papierlosen Workflows im Maßstab einer Großstadt.

Was ist EDI?

Dokumentenfluss - Bewegung von Dokumenten einer Organisation vom Moment ihrer Erstellung oder ihres Eingangs bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands; ein Komplex der Arbeit mit Dokumenten: Empfang, Registrierung, Versand, Kontrolle der Ausführung, Bildung von Fällen, Speicherung und Wiederverwendung von Dokumentation, Nachschlagewerke. Das Konzept der elektronischen Dokumentenverwaltung ist im staatlichen Standard festgelegt. Es gibt eine strenge aber enge Definition:

Das elektronische Dokumentenmanagement (EDF) ist ein einziger Mechanismus für die Arbeit mit in elektronischer Form eingereichten Dokumenten. Dabei wird das Konzept des "papierlosen Papierkram" umgesetzt.

(GOST R 7.0.8-2013).

Workflow: von Tontafeln bis Industrie 4.0

Die ersten Dokumentenverwaltungssysteme entstanden mit der Erfindung des Schreibens oder vielmehr des symbolischen Schreibens. Das Familienoberhaupt notierte mit Schnitten auf einem Holzschild die Anzahl der gesammelten Getreidesäcke und der geborenen Lämmer. Dies kann als Beginn des internen Workflows des Unternehmens betrachtet werden.

Die assyrischen Priester und Beamten der alten chinesischen Königreiche, die von den Erfindern ein Schreiben erhalten hatten, passten es sofort an die Aufgabe der öffentlichen Verwaltung an - das Eintreiben von Steuern, das Kodifizieren von Gesetzen, das Senden von Befehlen an Gouverneure und die Diplomatie. Dieser Workflow wurde mehr oder weniger formalisiert.

Es war bereits ein zwischenstaatlicher und sogar zwischenstaatlicher Dokumentenfluss.

Mit der Entwicklung der Zivilisation wurden die Regeln für den Austausch von Informationen, die auf einem Medium aufgezeichnet wurden, komplizierter. Die erste Revolution im Workflow kam mit der Erfindung des erschwinglichen Papiers. Die Schreiber, die die wichtigsten Schriftrollen auf Pergament niederschrieben, wurden mit der Zahl multipliziert und bildeten die Masse der Beamten mit niedrigerem Rang - keine Entscheidungsträger, sondern kopierten die Dokumente anderer, machten Kopien, stellten Zertifikate aus, stellten Anträge, berücksichtigten die Dokumente, die in die Zeitschriften flossen, und lieferten wichtige Papiere an eine andere Abteilung.

Und in diesem Moment, Kuriere, Kuriere, Kuriere ... können Sie sich nur fünfunddreißigtausend Kuriere vorstellen!

A. Griboedov

Die Bürokratie als Managementtechnologie hat ein Instrument von enormer Macht erhalten. Manchmal hat es den Staat, die Wirtschaft und die Gesellschaft zermalmt.

Die zweite Revolution kam mit der Erfindung der Schreibmaschinen. Die Verwaltungstechnologie hat sich nicht geändert, die Produktivität der Bürokraten und ihre Leistungsfähigkeit haben zugenommen.

Der dritte - mit dem Aufkommen von Computern und E-Mail. In der ersten Phase, die heute endet, haben sich die Technologien für die Erstellung und Zustellung von Dokumenten geändert. Die Managementtechnologien blieben nahezu unverändert. Die Bürokratie hat diese Revolution verdaut. In diesem Stadium erschien das Konzept von EDI. Das elektronische Dokumentenmanagement hat zunächst alle Verwaltungsprozesse, -verfahren und -wege des traditionellen Dokumentenverkehrs akribisch nachgebildet.

Viertens - kommen und an die Tür klopfen. Das Wesentliche ist, dass Programme und Geräte beginnen, Daten auszutauschen und Entscheidungen zu treffen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Der Kühlschrank bestellt die Lieferung der Produkte, das RTE-Klassensystem (Real-Time-Enterprise) nimmt Bestellungen entgegen, kauft Rohstoffe ein, konfiguriert die Produktionslinie neu und versendet die Produkte an den Kunden. In dieser Phase hat die Menschheit die Chance, die Armeen der Angestellten loszuwerden, die keine Entscheidungen treffen und keinen Mehrwert produzieren. Fortgeschrittene Unternehmen und Staaten tun dies bereits.

Der Platz von EDI-Systemen unter den Informationssystemen

Je nach Reifegrad des Informationssystems im Unternehmen oder in der Institution kann das EDI-System sein:

• Ein separat implementiertes Softwareprodukt tauscht gelegentlich Daten mit anderen Subsystemen über Schnittstellen oder manuell aus.
• Separate Software, die tief in das Unternehmensmanagementsystem integriert ist, organisiert den Datenaustausch online oder bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses.
• Das Modul eines großen Unternehmensverwaltungssystems (Klasse ERP oder PLM).

Unter den auf dem Weltmarkt präsentierten Systemen nehmen EDI-Systeme einen Platz zwischen Workflow-Systemen und Record-Management-Systemen ein.

Die direkte Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagements auf Basis westlicher Systeme in einem russischen Unternehmen (Organisation) ist selten erfolgreich. Das Weltbild und die ethischen Unterschiede zwischen Geschäftsmodellen und Dienstleistungsmodellen sind zu groß. Ein rührendes Hindernis ist auch die rührende russische Liebe zur Bürokratie, nicht als Technologie und Mittel, sondern als autarkes Ziel eines Angestellten oder Beamten.

Elektronische Dokumentenverwaltung: Art und Zweck

Der Umlauf von Dokumenten eines Unternehmens oder einer Organisation ist in zwei Haupttypen unterteilt - extern und intern. In der Vergangenheit wurde zunächst die Automatisierung des internen Workflows entwickelt.

In einer gut aufgebauten Informationsumgebung eines Unternehmens oder einer Organisation sind alle Dokumentenmanagement-Subsysteme miteinander verbunden, tauschen Daten miteinander aus und sind mit einem Querverweissystem ausgestattet. So steht beispielsweise der endgültig vereinbarte Vertragstext der Logistik für die Erstellung von Zahlungsanträgen, den Finanziers für die Kontrolle, den Technologen und Designern zur Verfügung - in Bezug auf technische Spezifikationen usw.

Der Hauptzweck des internen EDI-Systems besteht darin, den Systemteilnehmern die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen und Entscheidungen in Bezug auf Geschäftsführung, Technik, Finanzen und Personal zu treffen. Die Kontrolle über die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen zu organisieren, ist auch eine der wichtigsten Funktionen von EDI. Die elektronische Dokumentenverwaltung ist auch ein Mittel zur Organisation eines elektronischen Archivs.

Das externe EDI hat zusätzliche Funktionen - es ermöglicht Organisationen, rechtlich und finanziell wichtige Dokumente über Kommunikationskanäle auszutauschen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die elektronische Signatur, mit der der Absender noch zuverlässiger identifiziert werden kann als mit den üblichen Unterschriften und Stempeln auf herkömmlichen Dokumenten.

Automatisierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen

Zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Automatisierung verfügt das Unternehmen über ein Papier-Workflow-System. Mitarbeiter erstellen Dokumente in verschiedenen Programmen und senden sie sich gegenseitig per E-Mail. Es hat einen bestimmten Reifegrad und spiegelt sich in behördlichen Dokumenten wider: Vorschriften, Anweisungen und Vorschriften.

Das Team, das an der Automatisierung beteiligt sein wird, sollte auf jeden Fall die Menge dieser Dokumente studieren und verstehen, inwieweit sie die Geschäftsprozesse widerspiegeln, die sich tatsächlich in der Organisation entwickelt haben. Im elektronischen Dokumentenmanagementsystem sollte jeder Informationsfluss den tatsächlichen Fluss widerspiegeln:

• Material;
• finanziell;
• Arbeit.

Und dienen einem bestimmten Geschäftsprozess.

Das auf der Grundlage einer solchen Analyse erstellte Geschäftsmodell sollte nicht nur im Informationssystem implementiert sein, sondern sich auch in der aktualisierten aufsichtsrechtlichen Dokumentation widerspiegeln.

Mitarbeiter der Organisation erstellen die meisten Dokumente in verschiedenen Programmen in elektronischer Form und senden sie sich gegenseitig per E-Mail. Die Form der Dokumente ist geregelt, die Regeln für solche Mailings, der Zeitpunkt und der Inhalt der Reaktion sind jedoch nicht sehr formalisiert. Dies kann bereits auf der Ebene der Embryonalentwicklung als EDI-System bezeichnet werden. Jetzt können wir über die Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements sprechen - den Aufbau eines Systems zum Erstellen, Füllen, Verarbeiten und Weiterleiten elektronischer Dokumente. Eine wichtige Ergänzung des Systems wird ein Subsystem zur Leistungsüberwachung und Berichterstellung sein.

Wenn die Reife der Prozesse im Unternehmen ausreicht, besteht jede Chance, dass der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement erfolgreich verläuft. Der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Umsetzung sind die Mitarbeiter des Unternehmens. Sie bilden auch das Hauptrisiko.

Bei der Organisation elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme muss das Implementierungsteam nicht nur die Dokumentenformate und Standard-Genehmigungswege anpassen, sondern häufig auch die grundlegende Logik des Systems. Andernfalls können die Anforderungen eines Kunden nicht erfüllt werden, der davon überzeugt ist, dass die Geschäftsprozesse, die sich in seiner Organisation historisch entwickelt haben, nicht verbessert und auf keinen Fall berührt werden können.

Ein solcher Kompromiss führt zu einem Preisanstieg sowohl für die Implementierung selbst als auch für den Support des Systems - jede Installation von Updates vom Anbieter wird zu einer Implementierung im Miniaturformat. Die Qualität des Systems wird reduziert.

Wie die Gartner Group zeigt, liegen die wirklich einzigartigen Geschäftsprozesse, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, bei führenden Unternehmen sogar bei weniger als 1 bis 5%. Die verbleibenden Prozesse können (und sollten) unbeschadet der Organisation durch Standardprozesse aus der grundlegenden Systemkonfiguration ersetzt werden.

Tatsächlich ist die Grundkonfiguration die allgemeine Erfahrung der erfolgreichsten Unternehmen der Branche. Der Übergang zu Standardgeschäftsprozessen führt zu niedrigeren Transaktionskosten und einer Steigerung der Gesamteffizienz des Geschäfts. Die elektronische Dokumentenverwaltung ist einfach und bequem. Damit wird der einmalige Aufwand für organisatorische Änderungen, behördliche Anpassungen und Mitarbeiterschulungen voll bezahlt. Während des Trainings ist es notwendig, den Benutzern geduldig und konsequent zu erklären, was EDI ist, wie es ihr Leben und das Leben des gesamten Unternehmens zum Besseren verändert.

EDI zwischen Unternehmen. Workflow-Ökosysteme

EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) tauchten in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts im Westen auf.

Sie führten den elektronischen Dokumentenumlauf zwischen Organisationen durch, ermöglichten es Unternehmen, Aufträge auf dem Markt zu platzieren und entgegenzunehmen, den Versand der hergestellten Produkte an den Kunden zu arrangieren und entsprechende Logistik- und Finanzdokumente in elektronischer Form zu erstellen.

Falls erforderlich, wurden am Ende des Monats oder Quartals Papierdokumente erstellt, deren Bildung, Zustellung, Annahme und Rücklieferung den Handels- und Produktionsprozess nicht verlangsamten. Gleichzeitig wurde der EDI-Datenaustauschstandard gebildet, der die Implementierung von XML überstand.

Die Anbindung an das elektronische Dokumentenmanagementsystem EDI hat die kommerziellen und produktiven Aktivitäten von Unternehmen erheblich beschleunigt.

EDI mit der Regierung

Auch im Westen entstanden. Die Subjekte der finanziellen und wirtschaftlichen Tätigkeit konnten Ende des letzten Jahrhunderts eine Einkommenserklärung in elektronischer Form einreichen. Im zwanzigsten Jahrhundert erhielten auch russische Schauspieler diese Gelegenheit. In den letzten Jahren ist die Übermittlung von Informationen an die Steueraufsichtsbehörde, die Pensionskasse (Pensionskasse) und die Arbeitsaufsicht in elektronischer Form erst für große, dann für mittlere und zuletzt für kleine Unternehmen und Organisationen obligatorisch geworden.

Unternehmen müssen mit der FIU eine Vereinbarung über das elektronische Dokumentenmanagement treffen. Die Bürger hatten auch die Möglichkeit, ihre Kommunikation mit dem Finanzamt in elektronischer Form zu übersetzen. Jedes Jahr wächst die Popularität solcher Dienste in der Bevölkerung.

Elemente externer EDI-Systeme

Kunde - eine Organisation oder Person, die an einem EDI teilnimmt und eine elektronische Signatur besitzt. Der EDI-Betreiber bietet seinen Kunden eine Plattform für den Dokumentenaustausch.

Elektronische Signatur (ES) - ein speziell geformter Datensatz, mit dem Sie den EDI-Teilnehmer eindeutig identifizieren können. Dieses Kit wird an ein elektronisches Dokument angehängt und bestätigt dessen Echtheit.

Elektronische Signatur - Informationen in elektronischer Form, die an andere Informationen in elektronischer Form angehängt sind (signierte Informationen) oder in sonstiger Weise mit diesen Informationen verknüpft sind und zur Bestimmung des Unterzeichners der Informationen dienen (Bundesgesetz vom 06. April 2011 Nr. 63-FZ "Über elektronische Signatur ")

In der Russischen Föderation werden drei Klassen elektronischer Signaturen akzeptiert. Sie unterscheiden sich in Schutzart und Zweck.

• Einfache Unterschrift - bestätigt, dass das Dokument von einer bestimmten Person gesendet wurde - dem Eigentümer dieser Unterschrift. Es wird verwendet, um die Identität des Absenders der E-Mail an die Adresse von offiziellen Institutionen auf verschiedenen Ebenen oder bestimmten Beamten zu bestätigen.
• Verbesserte unqualifizierte Signatur - bestätigt sowohl das Senden eines elektronischen Dokuments durch eine bestimmte Person als auch die Tatsache, dass zum Zeitpunkt der Unterzeichnung keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. Es wird verwendet, um Dokumente zu zertifizieren, für die das Drucken optional ist. Diese Signatur wird mit Verschlüsselungstools erstellt. Zertifikate, die von einer nicht akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden, sind zulässig.
• Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - wird mit einer vom FSB zertifizierten Verschlüsselungssoftware erstellt. CEP verwendet ein Zertifikat einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, das als Garant für die Echtheit der Signatur fungiert. Von CEP unterzeichneter ED hat die gleichen Rechte wie ein durch persönliche Unterschrift beglaubigtes Papierdokument. Protest CEP ist nur auf gerichtlichen Befehl möglich. CEP wird für die Interaktion zwischen Regierungsbehörden unter Verwendung staatlicher Informationssysteme verwendet

Zertifizierungsstelle (CA) - ein Staat oder eine öffentliche Organisation, die elektronische Signaturen (Zertifikate) ausstellt.

Der Ruf der Zertifizierungsstelle wird von allen Parteien anerkannt, die an der Verbreitung elektronischer Dokumente beteiligt sind. Die CA stellt Zertifikate für Organisationen und Einzelpersonen aus - Teilnehmer am Umsatz. Bei Transaktionen bestätigt die Zertifizierungsstelle die Echtheit einer bestimmten elektronischen Signatur.

Das akkreditierte Zertifizierungszentrum steht in einem Vertragsverhältnis mit der Stammzertifizierungsstelle und muss alle Anforderungen der Gesetzgebung des Landes des Standorts erfüllen.

EDO-Operator - Handelsorganisation, die den Teilnehmern eine technologische Plattform für die Implementierung von EDI bietet. Die Bereitstellung erfolgt auf kaufmännischer Basis mit Abschluss eines Vertrages. Der Betreiber EDI ist in staatlichen Stellen zertifizierungspflichtig

Die elektronische Handelsplattform (ETP) ist ein Komplex von Kommunikationskanälen, Software und Hardware, die zur Organisation des Handels zwischen gewerblichen und staatlichen Organisationen sowie zwischen Privatpersonen entwickelt wurden.

Die elektronische Handelsplattform vereint Verkäufer und Käufer verschiedener Produkte und Dienstleistungen in einer einzigen Informationsumgebung und bietet ihnen eine Reihe damit verbundener Dienstleistungen. Viele Ressourcen des globalen Netzwerks bieten Dienstleistungen an, um Lieferanten und Verbraucher zusammenzubringen, ihnen beim Abschluss eines Geschäfts zu helfen und mehr oder weniger als Garant für ein solches Geschäft zu fungieren.

Um ihre Kosten zu minimieren, können Käufer elektronische Gebote in Form von direkten und umgekehrten Auktionen, wettbewerbsfähigen Beschaffungen, Angebotsanfragen und Angeboten organisieren und die Kosten optimieren.Verkäufer erhalten einfachen, schnellen und bequemen Zugang zum Markt und eine bequeme Plattform für die Bewerbung ihrer Produkte.

• Ein ETP für eine staatliche Bestellung ist ein ETP, das vom Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung der Russischen Föderation und der FAS für offene Auktionen in elektronischer Form ausgewählt wurde.
• ETP für den Verkauf von Eigentum von Schuldnern (bankrott). Sie wurden alle elektronischen Websites, die das öffentliche Beschaffungswesen betreiben.
• ETP für Bestellungen unter 223 €.
• ETP für Gewerbekunden - Gewerbebetriebe bieten hier nach flexibleren Regeln.
• Kommerzielle spezialisierte ETPs, die für ein bestimmtes Unternehmen erstellt wurden. Zum Beispiel: ein Gazprom-Standort für den Verkauf von Erdölprodukten.
• Kommerzielle multidisziplinäre elektronische Handelsplattformen mit einem universellen Angebot an Produkten und Dienstleistungen.

ETPs wie Aliexpress und E-Bay sind weithin bekannt.

Für sie sind die Verbraucherrechte sowohl durch die Regeln der Plattformen als auch durch das Bewertungssystem geschützt - jeder Käufer bewertet den Verkäufer.

Regierungsdienstleistungen

Die Website von State Services integriert die Internetportale vieler Regierungsbehörden und -dienste in einem einzigen konsolidierten Portal. Es wurde in der Entwicklung des staatlichen Konzepts „Single Window“ geschaffen, um die Kommunikation mit staatlichen Behörden für Bürger zu vereinfachen. Wenn sich ein Bürger der Russischen Föderation mit einer qualifizierten elektronischen Signatur einmal eingeloggt hat, kann er Informationen erhalten über:

• Die Eigenschaft.
• Steuern.
• Bildung.
• Vorsorgeleistungen.
• Zu transportieren.
• Zu den Unterlagen

Und viele andere wichtige Punkte.

Sie können Steuern, Bußgelder und Regierungsgebühren prüfen und bezahlen. Ein Bürger hat auch die Möglichkeit, die Ausstellung eines amtlichen Dokuments, einer Bescheinigung, eines Passes, eines Visums, einer Bescheinigung usw. zu beantragen. Dazu muss er nicht an die Einrichtung selbst oder gar an das Multifunktionszentrum gehen - der Antrag wird in der gleichen Form elektronisch eingereicht Kopien der erforderlichen Dokumente.

Nach der Vorbereitung des angeforderten Dokuments ist ein Besuch des MFC ausreichend, wo die Dokumente überprüft werden, eine Aufzeichnung der biometrischen Parameter (falls erforderlich) und die Ausstellung des erforderlichen Dokuments. Diese Art der elektronischen Dokumentenverwaltung spart Bürgern und Mitarbeitern von Institutionen viel Zeit - sie müssen keine Zeit für die Erstaufnahme von Bürgern und Dokumenten aufwenden, für Ergänzungen und Korrekturen ist auch keine persönliche Anwesenheit erforderlich.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem der Regierung von Moskau

In der Hauptstadt wurde das MosEDO-System gegründet und ist seit 2011 erfolgreich in Betrieb. Der elektronische Dokumentenumlauf wird mit seiner Hilfe untereinander von Behörden, Diensten, kommerziellen und öffentlichen Organisationen durchgeführt. Das System ist gut etabliert und wird von den Moskowitern zu Recht anerkannt.

Das System wird von Electronic Moscow OJSC implementiert und gewartet und vereint mehr als 78.000 Benutzer aus 3.000 Organisationen. Büroarbeit, Organisations-, Verwaltungs- und Managementworkflow der Moskauer Regierung werden vollständig an das MosEDO-System übertragen. Der elektronische Dokumentenumlauf der Regierung der größten Stadt ist ein hervorragender Beweis für die Perspektiven und die Realisierbarkeit von EDI-Systemen in Regierungsbehörden.

Mit der Entwicklung der Technologie wird das elektronische Dokumentenmanagement das traditionelle in den kommenden Jahren ersetzen. Die Hauptgründe für EDI sind die folgenden:

• Geschwindigkeit.
• Niedrige Kosten.
• Bequemlichkeit für alle Teilnehmer.
• Hohe Sicherheit
• Effektive Kontrolle.

Der größte Teil der Beschaffung im Land erfolgt bereits über EDI. Traditionelle Dokumentation wird nach dem perfekten Deal ausgestellt. In Kürze werden Papierdokumente nur in den wichtigsten Ausnahmefällen ausgestellt und die Frage "Was ist EDI?" endlich verlieren ihre Relevanz.