Für die Leiter von Organisationen ist es wichtig, die Arbeit der Mitarbeiter so zu organisieren, dass sie den größten Nutzen bringt und ihr Potenzial voll zur Geltung bringt. Dazu müssen Sie wissen, wie Sie praktisch Befugnisse delegieren, um die Leistung des Unternehmens zu verbessern, ohne den aktuellen Stand der Dinge zu beeinträchtigen.
Definition
Die Delegation manifestiert sich in einer einheitlichen Aufteilung der Rechte und Pflichten zwischen den Subjekten des Systems. Seine Prinzipien wurden zu Beginn des 20. Jahrhunderts von P. M. Kerzhentsev formuliert.
Delegation ist die Erteilung von Befugnissen zur Wahrnehmung von Aufgaben an eine verantwortliche Person bei gleichzeitiger Zuweisung an diese Verantwortung für das Ergebnis. Mithilfe der Delegierung können Sie Aufgaben korrekt auf die Mitarbeiter verteilen und die endgültigen Ziele der Organisation erreichen.
Die Verantwortung liegt in der Verpflichtung des Mitarbeiters, die Arbeit auf qualitativ hochwertige Weise zu erledigen und zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu führen. Die Mitarbeiter sind im Rahmen ihrer Tätigkeit gegenüber höheren Behörden verantwortlich.
Befugnisse (Befugnisse) dienen als eingeschränkte Rechte zur Verwendung der beteiligten Ressourcen für bestimmte Aufgaben. Jede Position in der Organisation ist von spezifischen Befugnissen begleitet. Ein Stellenwechsel führt auch dazu, dass die Kompetenzen des Mitarbeiters ersetzt werden.
Bewerbung
Delegation ist die Übertragung bestimmter Befugnisse und Verantwortlichkeiten auf die Mitarbeiter des Unternehmens und die gleichmäßige Verteilung verschiedener Funktionen zwischen ihnen. Es wird eine Handlung durchgeführt, in der die offiziellen Delegierungsaufgaben als ein Leiter definiert werden, der in der Lage ist, alle aktuellen Probleme schnell zu lösen und die Mitarbeiter, die für die jeweilige Art von Aufgabe am besten geeignet sind, geschickt einzusetzen.
Ziele
Die Übertragung von Befugnissen wird verwendet, um bestimmte Ziele der Organisation zu erreichen, beispielsweise:
- Verbindung des "menschlichen Faktors" - Steigerung der Aktivität und des Interesses von Arbeitnehmern auf niedrigerer Ebene;
- eine Steigerung der Effizienz (Effektivität) der Mitarbeiter aufgrund der Verbesserung ihrer Qualifikationen und des Erwerbs neuer Fähigkeiten;
- Entlastung der Geschäftsleitung mit Zeitersparnis für die Lösung strategischer, operativer und betrieblicher Probleme.
Aufgabendelegation
Die folgenden Aufgabentypen eignen sich für die Delegierung:
- Routine;
- unwichtige Fragen;
- vorbereitende Arbeiten;
- spezialisierte Arbeit.
Es können jedoch nicht alle Aufgaben auf normale Mitarbeiter übertragen werden. Die Aufgabe eines jeden Leiters ist es, die Aufgaben zu lösen, die sich auf die zukünftigen Aktivitäten der Organisation auswirken können.
Dies sind vertrauensvolle Fragen, nicht standardmäßige strategische Probleme und unerwartete Situationen, die eine rasche Lösung erfordern.
Daher nicht delegiert:
- Ziele setzen;
- Verwaltung von Untergebenen;
- riskante Aufgaben;
- ungewöhnliche Arbeit;
- Treffen von strategischen und Managemententscheidungen;
- Vertrauliche Aufgaben
- Entwicklung der Organisationspolitik.
Anforderungen an die Delegationsthemen
Bei der Übertragung von Anweisungen können sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter auf eine Reihe von Schwierigkeiten stoßen.Eine wirksame Verwaltung der Befugnisübertragung ist nur möglich, wenn alle bestehenden und wahrscheinlichen Hindernisse analysiert werden, die die Verwaltung und Überwachung der laufenden Tätigkeiten betreffen.
Probleme, die manchmal beim Direktor oder Abteilungsleiter auftreten und die Delegation behindern:
- Angst vor dem Verlust der aktuellen Position und der damit verbundenen Macht;
- Zweifel an der Bereitschaft anderer Mitarbeiter, geringe Bewertungsmerkmale ihrer Tätigkeiten;
- übermäßiges Selbstwertgefühl, übermäßiger Ehrgeiz;
- Selbstzweifel, Angst, dass seine Handlungen missverstanden werden.
Probleme, die manchmal von Mitarbeitern bei der Ausführung zugewiesener Aufgaben festgestellt werden:
- Zweifel an der Richtigkeit der getroffenen Entscheidungen;
- Mangel an Erfahrung;
- grundsätzliche Meinungsverschiedenheiten mit dem Chef;
- mangelnde Bereitschaft, andere Künstler zu leiten, insbesondere was die Strafen anbelangt.
Bei Schwierigkeiten muss sich der zuständige Vorgesetzte zunächst mit persönlichen Hindernissen befassen, die die wirksame Regulierung der Arbeit behindern, und anschließend die Probleme des Untergebenen sorgfältig untersuchen. Eine Analyse der Situation zeigt mögliche Managementfehler auf und ermöglicht es Ihnen, fundierte und fundierte Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel in Bezug auf die Ersetzung des Interpreten oder die Entlastung von unnötiger Belastung oder in Bezug auf die Behebung psychologischer Probleme, sowohl unserer als auch des Interpreten.
Delegierungsprozess
Jeder Leiter sollte sich bemühen, sicherzustellen, dass er bei der Organisation des Arbeitsprozesses gleichmäßig die Arbeitsverantwortung im gesamten Team plant, indem er Macht einsetzt und nicht die Verantwortung für den Prozess der Erledigung von Aufgaben aufgibt.
Die Delegierung in einer Organisation ist in mehrere Phasen unterteilt:
Stufe I - Übermittlung von Anweisungen an den Testamentsvollstrecker;
Phase II - Bereitstellung von Befugnissen und Ressourcen für den Auftragnehmer;
Stufe III - der Wortlaut der Pflichten des Arbeitnehmers, aus dem das notwendige Ergebnis der Umsetzung hervorgeht.
Bei der Kontrolle der Aktivitäten von Untergebenen ist ein Mittelweg wichtig. Übermäßiges Sorgerecht kann zu Stagnation und mangelnder Eigeninitiative des Arbeitnehmers führen. Wenn Sie den Prozess nicht kontrollieren, ist das Ergebnis aufgrund des unkoordinierten Arbeitsflusses kritisch weit vom gewünschten entfernt. Es ist notwendig, im Voraus Feedback zu geben und Respekt und hohe Autorität bei den Mitarbeitern zu erreichen.
Oft sündigen Administratoren, indem sie unerwünschte und uninteressante Arbeit auf ihre Untergebenen verlagern, besonders wenn sie selbst nur oberflächlich mit diesem Thema vertraut sind. Dies ist jedoch nicht immer richtig, da der Chef weiterhin für den Arbeitsfluss verantwortlich ist. Wenn der Kopf selbst keine Ahnung hat, welche Ergebnisse am Ausgang zu erwarten sind, wie kann er dann die Aktivitäten des Untergebenen kontrollieren? Die Antwort liegt auf der Hand.
Erfahrene Vorgesetzte beauftragen die Mitarbeiter lieber mit etwas komplizierteren Aufgaben als bisher. Solche Aufgaben helfen dabei, das Potenzial von Untergebenen am besten aufzudecken. In diesem Fall ist es jedoch besser, Aufträge auf Papier zu erteilen, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.
Bei der Verteilung der Kompetenzen im Organisationssystem ist es äußerst wichtig, folgende Aspekte zu berücksichtigen:
- Die Befugnisse sollten dem festgelegten Plan der Aufgabe in vollem Umfang entsprechen. Das Ziel bestimmt den Umfang der Befugnisse und nicht umgekehrt.
- die Befugnisse aller Beschäftigten sollten ohne Widersprüche kompetent zu einem einzigen Komplex verbunden sein und das Gleichgewicht der gesamten Struktur gewährleisten;
- Alle Befugnisse sollten klar und konkret sein, damit die Mitarbeiter immer herausfinden können, was von ihnen verlangt wird und welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen.
Der richtige Umgang mit Befugnissen erhöht die Effizienz der gesamten Organisation. Die Mitarbeiter erhalten ein klares Verständnis für die ihnen zuzurechnende Arbeit und die für sie gesetzten Ziele und erzielen so die besten Ergebnisse.
Die vorteile
Im Allgemeinen ist der Delegierungsprozess durch zwei positive Aspekte gekennzeichnet:
- Der Kopf hat Zeit, um Probleme zu lösen, die eine persönliche Teilnahme erfordern. Es besteht die Möglichkeit, sich auf die Planung der Wachstumsperspektiven des Unternehmens und der Verwaltungsstrategie zu konzentrieren.
- Delegation ist eine der besten Möglichkeiten, kreativ entwickelte und aktive Mitarbeiter zu motivieren, die wachsen und lernen möchten. Es kann für das Training verwendet werden, bevor eine höhere Position erreicht wird. Hilft den Mitarbeitern, neue Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten für erfolgreichere Aktivitäten zu entwickeln.
Grundsätze der Delegation
Für ein strukturiertes Vorgehen bei der Übertragung von Befugnissen ist es ratsam, die folgenden Grundsätze einzuhalten. Andernfalls kann ihr Ausfall zu Verwaltungsschwierigkeiten und folglich zu einem unbefriedigenden Betrieb des gesamten Systems führen.
Funktionsdefinitionsprinzip
Es basiert auf dem vollständigen und klaren Bewusstsein jedes Managers für die strukturelle Integrität der Organisation: Welche Rechte und Pflichten hat jede Entität des Systems, welche Informationen und Serviceverbindungen bestehen zwischen ihnen, welche Richtung und welche Ergebnisse ihrer Arbeit? Ein erfahrener Administrator weiß also immer genau, was ihn erwartet und von wem.
Skalarprinzip
Es basiert auf einer klaren Aufgabentrennung. Jeder Auftragnehmer sollte wissen, wem er direkt über die Ergebnisse seiner Arbeit Bericht erstatten und wessen Aktivitäten er unabhängig regeln sollte. Dieses Prinzip weist auf eine Kette offizieller Beziehungen zwischen Untergebenen und Leitern des gesamten Organisationssystems hin. Je ausdrucksvoller diese Linie ist, desto effektiver ist das Management und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Jeder Untergebene muss genau wissen, wer ihm die Befugnisse überträgt und an wen er Angelegenheiten überträgt, die nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
Grundsatz der Berechtigungsstufe
Kombiniert die beiden oben genannten Prinzipien. Jeder Mitarbeiter sollte sich des Umfangs der ihm übertragenen Befugnisse bewusst sein und seine eigenen Probleme mit den Problemen lösen, die seiner Befugnisstufe entsprechen, und diese Fragen nicht an eine höhere Führungsebene weiterleiten.
Andernfalls kann es zu einer Pattsituation kommen, in der Manager erneut gezwungen sind, sich Problemen zu stellen, die bereits an untergeordnete Mitarbeiter delegiert wurden. Bei Anwendung dieser Regel sollte nicht nur die Übertragung von Befugnissen, sondern auch die Übertragung von Zuständigkeiten erfolgen.
Prinzip basiert auf erwarteten Ergebnissen
Zeigt, dass alle Aktivitäten der Organisation eine sorgfältige Planung erfordern. Alle Aufgaben sollten klar definierte Ziele und spezifische erwartete Ergebnisse haben. Andernfalls ist der Manager einfach nicht in der Lage, Aufgaben kompetent auf die Mitarbeiter zu verteilen, und hat keine vollständige Vorstellung davon, ob die Untergebenen über ausreichende Befugnisse für die an sie delegierten Arbeiten verfügen.
Prinzip der Befehlseinheit
Es basiert auf der engen Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und dem Manager. Je höher der Grad der Zusammenarbeit ist, desto stärker ist das Verantwortungsbewusstsein eines Untergebenen und desto unwahrscheinlicher ist es, dass widersprüchliche Anweisungen eingehen. Es ist wichtig, dass die Aufgabe nur von einem Vorgesetzten an den Mitarbeiter delegiert wird, um Verwirrung und eine Situation zu vermeiden, in der „die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand tut“.
Grundsatz der bedingungslosen Haftung
Obwohl bei der Übertragung von Anweisungen an einen Untergebenen gleichzeitig die Befugnisse und die Verantwortung für die Ergebnisse der geleisteten Arbeit übertragen werden, ist dies kein Grund, die ihm auferlegten Pflichten vom Kopf zu nehmen. Es ist der Chef, der entscheidet, die Aufgabe zu delegieren, so dass er weiterhin für die Arbeit der Untergebenen und die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist. Die ausübenden Künstler sind für die geleistete Arbeit verantwortlich, und die Manager sind für die Handlungen der Untergebenen verantwortlich.Dieser Grundsatz ist von besonderer Bedeutung, wenn staatliche Befugnisse und andere mit einem hohen Maß an Befugnissen delegiert werden.
Das Prinzip der Korrelation von Autorität und Verantwortung
Gibt an, dass die delegierte Behörde die dem Untergebenen zugewiesenen Verpflichtungen erfüllen muss. Wenn der Umfang der Befugnisse geringer ist als die Verantwortung, kann der Auftragnehmer die ihm übertragenen Arbeiten nicht vollständig ausführen.
Jeder Administrator muss die Übertragung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten kompetent organisieren. Die oben diskutierten Prinzipien werden ihm dabei helfen.
Arten von Befugnissen
Im System der Organisation können gemäß den aktuellen Zielen und Anforderungen verschiedene Arten von Befugnissen unterschieden werden. Sie werden durch die Aktivitäten der Abteilungen und ihre allgemeine Funktionalität bestimmt.
Linear
Diese Befugnisse werden direkt vom Manager auf den Auftragnehmer übertragen und richten sich nach dem Schema. Ein Chef mit linearer Autorität ist in der Lage, Entscheidungen innerhalb der Grenzen seiner Kompetenz zu treffen, ohne sich vorher mit anderen Chefs abzustimmen. Das sequenzielle Schema dieser Befugnisse bildet eine Hierarchie von Verwaltungsebenen.
Darüber hinaus erfolgt die Übertragung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten nur unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Befehlseinheit und gleichzeitig der Standards der Handhabbarkeit. Das Prinzip der Befehlseinheit wurde oben erörtert.
Dieser Grundsatz zeigt, dass jeder Mitarbeiter von nur einem Vorgesetzten dominiert wird und der Mitarbeiter nur seinem unmittelbaren Vorgesetzten unterstellt ist. Und die Verwaltbarkeitsrate ist die Anzahl der Mitarbeiter, die einem bestimmten Leiter Bericht erstatten.
Mit einer signifikanten Zunahme der Anzahl von Kreisläufen im Führungsschema kommt es jedoch zu einer starken Verlangsamung des operativen Informationsaustauschs. Aus diesem Grund müssen andere Befugnisse in die Organisationsstruktur aufgenommen werden.
Hauptsitz
Um festzustellen, welche Kategorien von Personalbefugnissen existieren, müssen Sie zunächst die Arten von Personalapparaten analysieren, von denen folgende unterschieden werden:
- Der Beratungsapparat dient zur Lösung spezialisierter Aufgaben. Es kann sowohl vorübergehend als auch kontinuierlich arbeiten.
- Attendant - Dient zum Ausführen bestimmter Dienste (z. B. der Personalabteilung).
- Persönlich - eine Unterkategorie des Serving-Geräts. Wird gebildet, wenn er vom Chef eines Assistenten oder einer Sekretärin angestellt wird. Alle Mitglieder haben hier eine hohe formale Autorität.
Dementsprechend sind die Leistungen, die auf eines der Geräte übertragen werden können, aufgeteilt:
- Beratung - Wird von der Beratungszentrale verwendet, deren Rechte durch professionelle Empfehlungen eingeschränkt werden.
- Zwingende Genehmigungen - erstrecken sich auf die Prüfung ihrer Entscheidungen durch die Manager im Zusammenhang mit dem Gerät.
- Parallel - werden in Fällen eingesetzt, in denen das Gerät Entscheidungen der Führung aufheben kann, um grobe Verstöße zu verhindern. Beispielsweise ist die Verwendung von parallelen Befugnissen gerechtfertigt, wenn große Mengen eingekauft werden müssen und zwei Unterschriften erforderlich sind.
- Funktionell - befinden sich auf der höchsten Ebene, können bestimmte Aktionen zulassen und abbrechen. Ihr Einsatz ist weit verbreitet, insbesondere in Bereichen wie Beschäftigungskontrolle und Rechnungslegungsmethoden.
Der Einsatz zusätzlicher Geräte trägt dazu bei, die Managementstruktur in Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern erheblich zu vereinfachen. Durch das enge und strukturierte Zusammenspiel aller Unternehmensbereiche wird die Effektivität der gesamten Organisation gesteigert. Für eine effektive Führung müssen andere Aspekte berücksichtigt werden: die Grundsätze der Übertragung von Befugnissen, Anforderungen, Merkmalen, Typen usw.
Die Verwendung der Delegierung ist für jeden Manager wichtig.Es hilft, den Arbeitsprozess kompetent zu organisieren und die Rechte und Pflichten aller Mitarbeiter klar zu trennen. Darsteller sind viel einfacher zu arbeiten, wenn sie wissen, was von ihnen verlangt wird und welche Ergebnisse sie erzielen sollten. Darüber hinaus ist die Delegation ein wichtiger Faktor, mit dem die Effizienz jedes Mitarbeiters gesteigert und dem Manager zusätzliche Zeit zur Lösung strategisch wichtiger Aufgaben eingeräumt wird, was zu einer Steigerung der Produktivität und Produktivität des gesamten Systems führt.