Der Prozess der Bildung einer Personalreserve unter modernen Bedingungen ist ein sehr wichtiges Verfahren, mit dem nicht nur das Problem der Vertretung eines Arbeitnehmers während seiner Abwesenheit schnell gelöst, sondern auch ein neuer Mitarbeiter, der für die Besetzung einer qualifizierten Position geeignet sein kann, ordnungsgemäß geschult werden kann. Betrachten wir den Prozess der Bildung einer Personalreserve genauer.
Das Konzept
Unter der Personalreserve ist eine Liste von Personen zu verstehen, die aufgrund ihrer Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten in der Lage sind, die Funktionen und Aufgaben von Spezialisten in einer bestimmten Position eines höheren Ranges auszuführen.
Um in die Reserve zu gelangen, muss der Mitarbeiter über hohe Kenntnisse und Ambitionen verfügen, um sich beruflich weiterzuentwickeln. Unter einer solchen Beförderung ist die Besetzung von Führungspositionen zu verstehen, bei denen der Bewerber aus der Reserve bestimmte Anforderungen und Merkmale erfüllen muss.
Personalreservewert
Die Ernennung einer Personalreserve ist auf Bundesebene gesetzlich geregelt. So heißt es beispielsweise in der Verordnung der russischen Regierung „Über die Genehmigung des Bundesprogramms„ Ausbildung und Umschulung von Führungskräften “, dass qualifizierte Führungskräfte für alle Bereiche, insbesondere staatliche Stellen, geschult werden müssen, was mit den sozioökonomischen Veränderungen im Land verbunden ist. Nach der Annahme dieses Dokuments wurden weitere Gesetzesvorlagen hinzugefügt, die den Prozess der Schaffung von Personalreserven in staatlichen Strukturen und Gremien festlegten und ergänzten. Solche Anordnungen wurden von vielen Ministerien (Innenministerium, Landwirtschaftsministerium, Verkehrsministerium, Roskomnadzor usw.) ausgearbeitet.
Der Wert der Personalreserve ist auch für bestimmte Organisationen, die beabsichtigen, lange zu arbeiten und Wachstumsperspektiven haben, zweideutig. Achten Sie auf die Reduzierung von Personalrisiken, insbesondere in Führungspositionen.
Personalreserveziele
Mit der Bildung einer Reserve werden folgende Ziele verfolgt:
- umgehende Lösung von Problemen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Schlüsselmanagern;
- erhebliche Einsparungen bei den finanziellen und zeitlichen Kosten für die Suche, Auswahl und Schulung von Personal;
- berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter;
- Steigerung der Mitarbeiterbindung und Motivation zur Arbeit (einschließlich der Angst der „Reservisten“ vor Schwierigkeiten bei der Erfüllung ihrer anstehenden Aufgaben und plötzlich zugewiesenen Aufgaben);
- die Bildung eines Verständnisses der Arbeitnehmer für ihren eigenen Wert für den Arbeitgeber;
- Ausbildung von Fachleuten für zukünftige Änderungen in der Organisation;
- die Fähigkeit, Ihr Personal zu "polieren", was den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht;
- Reduzierung der Fluktuation;
- Bindung vielversprechender Mitarbeiter an das Unternehmen.
Der Prozess der Bildung einer Personalreserve ist ziemlich kompliziert. Es erfordert die Einbeziehung nicht nur des Leiters des Unternehmens und der Personalabteilung, sondern auch anderer Fachkräfte (Anwälte, Psychologen, Gewerkschaften usw.). In diesem Zusammenhang werden die Fragen der Personalreserve in der Regel gemeinsam mit Hilfe einer besonderen Stelle (oder Kommission) gelöst.
Hauptaufgaben
Die Bildung einer Personalreserve soll folgende Probleme lösen:
- Ermittlung des vorhandenen Potenzials bei den Arbeitnehmern;
- die Möglichkeit, offene Stellen zu besetzen;
- Kontinuität des Produktionsprozesses und seiner Wirksamkeit.
Wichtige Dokumente
Die Zusammensetzung einer solchen Rückstellung für die Bildung einer Personalrückstellung sollte folgende Abschnitte umfassen:
- Ziele und Vorgaben der Personalreserve;
- Prinzipien der Schöpfung;
- eine Liste der Stellen, für die die Personalreserve gebildet wird;
- Gründungsreihenfolge;
- Auswahlkriterien für Kandidaten;
- Ausbildungsprogramm;
- Kriterien für den Abzug von der Reserve;
- Analyse der Arbeitseffizienz in Reserve.
Diese Bestimmung kann auch Informationen zu Mustern von Dokumenten enthalten, die bei der Bearbeitung der Reserve ausgestellt werden müssen.
Arten von Personalreserven
Die Bewerber müssen die Anforderungen für die Position, für die sie in die Reserve eingestellt werden, vollständig erfüllen. Dies gilt jedoch auch für Personen, die ein hohes berufliches Aufstiegspotenzial aufweisen, jedoch weniger Erfahrung haben oder nicht ausreichend vorbereitet sind. In der Regel werden für jede Position 2 Kandidaten ausgewählt.
Nach Art der Tätigkeit werden eine Entwicklungsreserve und eine Funktionsreserve zugewiesen. Mit anderen Worten, der Reservist kann zwischen zwei Berufsrichtungen wählen - beruflich und führend.
Zum Zeitpunkt der Bestellung werden eine Gruppe von Kandidaten, die derzeit für eine höhere Position nominiert werden, und eine Gruppe von Kandidaten für die nächsten ein bis drei Jahre in der Personalreserve gebildet.
Personalreserven können intern und extern sein. Das Erstellen eines internen Prozesses ist ein genauerer Prozess, der weniger finanzielle Ausgaben erfordert. Eine solche Reserve wird in der Praxis häufiger eingesetzt.
Externe Reserve beinhaltet die Einbeziehung von Kandidaten von außen.
Prinzipien
Das Personalreservemanagement der Gesellschaft basiert auf bestimmten Grundsätzen. Berücksichtigen Sie die Grundprinzipien der Bildung von Personalreserven:
- das Prinzip der Relevanz - bedeutet, dass die Notwendigkeit, eine Position zu besetzen, heute gültig sein sollte;
- Compliance-Prinzip - bedeutet, dass der Kandidat die Anforderungen für die Position erfüllen muss;
- das Prinzip der Perspektive des Kandidaten.
Wie entsteht
Das derzeitige System zur Bildung der Personalreserve ist eine mühsame Arbeit, um vielversprechende Mitarbeiter (oder deren Einstellung) als am besten geeignet zu identifizieren und die Anforderungen von Führungspositionen zu erfüllen.
Das System hat bestimmte Regeln. Die Reihenfolge der Bildung ist wie folgt:
- einen Körper bilden, der sich mit diesen Themen befasst;
- Ausarbeitung interner Vorschriften, dh eines Dokuments, in dem alle Verfahren zur Bildung einer Rückstellung wiedergegeben werden müssen;
- Mechanismen zur Umsetzung der entwickelten Regeln schaffen.
Die korrekte Erstellung eines solchen Systems ist der Schlüssel zum Erfolg der Optimierung der Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen.
Stufenplan
Betrachten Sie die Stufen der Bildung der Personalreserve, die eine bestimmte Abfolge von Stufen nahelegen:
- Analyse der aktuellen Situation:
- Einschätzung des Bedarfs an neuen Managern oder Spezialisten für die nächsten 1-3 Jahre;
- Aufstellung einer Liste der Stellen der neuen Reserve;
- Bestimmen der Verfügbarkeit vorhandener Spezialisten zum Ersetzen;
- Angabe der Liste der Fachkräfte;
- Analyse der Auswirkung der zuvor gebildeten Reserve.
Die Auswahl der für die Aufnahme in die Reserve erforderlichen Kandidaten erfolgt in folgenden Schritten:
- Analyse von Daten aus Fragebögen durch Mitarbeiter;
- ein Interview führen;
- Überwachung des Verhaltens der Mitarbeiter in ihren Beziehungen zu anderen Kollegen;
- Einschätzung der Leistungsindikatoren, die seine Arbeitstätigkeit charakterisieren, sowie der Ergebnisse seiner spezifischen Aufgaben;
- Zertifizierung eines Mitarbeiters;
- Identifizierung der Übereinstimmung der identifizierten Qualitäten mit den Anforderungen der Position;
- Vergleich der Ergebnisse für verschiedene Kandidaten;
- Erstellen einer Liste der neuen Reserve mit einer Liste der Kandidaten für die Position.
Diese Liste hat ihre eigenen Merkmale:
- Es kann jeweils eine Person in mehreren Abschnitten auftreten: für die nahe und ferne Zukunft sowie für verschiedene Optionen für Positionen;
- Sammeln der größtmöglichen Menge an Informationen über den Kandidaten, z. B. personenbezogene Daten, Zertifizierungsergebnisse, potenzielle Bewertungen, Bewertungen von Kollegen usw.
- Empfehlungen zum Weiterbildungsprogramm abgeben.
Die so erhaltene Liste wird vom Leiter der Organisation genehmigt.
Die weiteren Arbeiten sind wie folgt gegliedert:
- Überprüfung der Kandidatenliste von Zeit zu Zeit;
- ggf. Ergänzung der Liste;
- Ausschluss von der Liste der Arbeitnehmer, die die Anforderungen nicht mehr erfüllen;
- Anpassung der Personalentwicklungsprogramme;
- Analyse der Wirksamkeit der Nutzung des Registers, Prognosen und Änderungen.
Personalbewertungsprozess
Die wichtigsten Arten der Personalbeurteilung:
- systematisch, indem alle Anzeichen der Bewertung (Prozess, Häufigkeit, Kriterien, Messmethoden) klar definiert werden;
- unsystematisch.
Die wichtigsten Bewertungsverfahren lauten wie folgt:
- Vorbereitung der Bewertung - beinhaltet die Erhebung vorläufiger Informationen;
- direkte Beurteilung des Arbeitnehmers durch die Bildung von Expertengruppen, die den Kenntnisstand, die Fähigkeiten, die Fähigkeiten und die Ergebnisse der Arbeit des Arbeitnehmers bewerten;
- Bewertungsphase, einschließlich einer Sitzung der Kommission in der folgenden Reihenfolge: Einladung des Arbeitnehmers und seines Leiters, Prüfung der Unterlagen, Anhören der Gesprächspartner, Diskussion der Ergebnisse, Abschlussbildung, Erstellung eines Protokolls;
- Entscheidungsphase, nach der eine Schlussfolgerung unter Berücksichtigung der Schlussfolgerungen und Vorschläge der Kommission gebildet wird; Gleichzeitig werden Empfehlungen zur Notwendigkeit ausgesprochen, einen Mitarbeiter in eine höhere Position zu befördern.
Wie läuft der Wettbewerb ab?
Getrennt davon sollten wir über die Durchführung eines Wettbewerbs in der Personalreserve sprechen. Das Vorgehen bei diesem Verfahren ist auch in den unternehmensinternen Unterlagen klar geregelt. Um ein solches Verfahren durchzuführen, werden in der Organisation spezielle Ausschreibungskommissionen gebildet:
- ein Auswahlverfahren zur Besetzung einer freien Stelle durchzuführen;
- einen Reservebildungswettbewerb abhalten.
Das Ausschreibungsverfahren kann nur gestartet werden, wenn mindestens zwei Kandidaten für die Personalreserve zur Verfügung stehen. Andernfalls gilt der Wettbewerb als gescheitert.
Die Hauptetappen des Wettbewerbs:
- Einreichung eines Memos durch den Referatsleiter beim Vorsitzenden des Ausschreibungsausschusses;
- Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen für den Wettbewerb;
- 20 Tage vor dem Wettbewerb wird eine Ankündigung darüber veröffentlicht;
- Unterlagen gehen von Bewerbern ein;
- das Protokoll der Sitzung der Wettbewerbskommission wird erstellt;
- Durchführung eines Wettbewerbstests durch Testteilnehmer sowie Erteilung eines Wettbewerbsauftrages;
- Einschätzung der Bewerber im Wettbewerb;
- Die Auswahl der Teilnehmer wird getroffen.
- Alle für die Annahme erforderlichen Dokumente werden erstellt.
Merkmale des staatlichen öffentlichen Dienstes
Unter dem Präsidenten der Russischen Föderation wird eine Kommission für Fragen des öffentlichen Dienstes und der Reserve des Führungspersonals gebildet, um die Entwicklung des Systems des öffentlichen Dienstes zu erleichtern und das Verfahren für die Bildung und wirksame Nutzung der Reserve des Führungspersonals zu verbessern.
Die Planung und Bildung der Personalreserve des öffentlichen Dienstes dauert in der Regel ein bis drei Jahre. Die in der Personalreserve der einzelnen Spezialisten verbrachte Zeit beträgt im Durchschnitt ebenfalls drei Jahre, kann jedoch bei langfristigen Plänen für die Organisation bis zu fünf Jahre betragen.
Unabhängig vom Zeitpunkt der Umsetzung des „Reserve“ -Projekts und der finanziellen Leistungsfähigkeit der Organisation muss die Arbeit mit der Personalreserve in offener Form zwischen interessierten Kreisen durchgeführt werden (Informationen müssen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen), dieses Umfeld muss wettbewerbsfähig sein (mehrere Kandidaten müssen für eine Führungsposition ausgewählt werden).
Die Ergebnisse der beruflichen Tätigkeit sind ein sehr wichtiges Auswahlkriterium, da sie nicht nur die Wirksamkeit des Bewerbers beurteilen, sondern auch die Vorteile der Aufnahme in die Reserve bewerten können. Eine solche immaterielle Förderung eines Spezialisten als Einbeziehung in die Personalreserve ist ein gutes Beispiel für andere Mitarbeiter und motiviert sie zu hohen Arbeitsergebnissen.
Diese Anforderungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können in Abhängigkeit von den aktuellen und künftigen Anforderungen der Organisation, der Fluktuation sowie den sozialen, altersbedingten und sonstigen Merkmalen des Personals festgelegt werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine zu strenge Auswahl die Mitarbeiter diskriminieren kann.
Zur Steuerung der Personalreserve werden in der Regel spezielle interne Vorschriften und lokale Gesetze erlassen. Zum Beispiel eine Bestimmung über die Bildung einer Personalreserve oder eine Bestimmung über die Arbeit mit einer Personalreserve. Ein ähnliches Dokument soll in einem frühen Stadium der Umsetzung dieses Projekts Folgendes festigen:
- Reservebildungsverfahren;
- Aufgaben, die durch die Bildung einer Reserve gelöst werden;
- Pflichten und Verantwortlichkeiten der Beamten der Reservebildung;
- Ordnung und Arbeitssystem;
- Auffüllung der Reserve und Änderung ihrer Zusammensetzung;
- Berichterstattung über die Personalarbeit und das Verfahren zur Aufrechterhaltung dieser Berichterstattung.
In einem solchen Dokument werden die Bedeutung der Arbeit, die Ernsthaftigkeit der Absichten des Managements und die aufmerksame Haltung gegenüber den Mitarbeitern hervorgehoben.
Neben der Regelung zur Bildung der Personalreserve wird ein Stellenverzeichnis der Personalreserve des öffentlichen Dienstes erstellt, das unter anderem die Anzahl der Kandidaten für die Reserveposition festlegt. In den meisten Organisationen gibt es Programme für die Entwicklung einer Personalreserve, die Bindung von Personal sowie Reservelisten für den Fall, dass freie Stellen besetzt werden. Es ist zu beachten, dass die in die Personalreserve eingestellten Mitarbeiter dies nicht nur wissen, sondern auch ihre Perspektiven und Anforderungen, die ihnen im Falle einer echten Beförderung vorgelegt werden, klar darlegen müssen.
Die Ausbildung von „Reservisten“ kann in Form von Fortbildungen, einem zweiten Hochschulabschluss, Kursen oder Praktika erfolgen. Eine gute Ergänzung sind Erfahrungsaustausch-Meetings, bei denen Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Eindrücke austauschen.
Gleichzeitig ist zu beachten, dass das Warten auf Rücksendungen von reservierten und geschulten Fachkräften auf eine bestimmte Position sinnlos ist, wenn die Arbeit mit der Personalreserve nicht mit der Strategie der Organisation zusammenhängt, nicht von der gesamten Unternehmenskultur unterstützt wird, wenn keine Zwischentests und Fluktuationsanalysen bei den Mitarbeitern durchgeführt werden geringe Loyalität, mangelnde Lernbereitschaft. Aber wenn alles anders ist, wird die Personalreserve sicherlich sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Organisation selbst ein guter Motivationsfaktor.
In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung ist eine dauerhafte Arbeit mit einer Reserve vorgesehen, die dazu dient, eine würdige Schicht für leitende Angestellte vorzubereiten und die Kontinuität der Generationen zu gewährleisten. Formen und Methoden der Arbeit mit der Reserve werden vom Leiter der Organisation oder ihrer Struktureinheit und den Anforderungen der Position bestimmt.
Fazit
Die Schaffung einer Personalreserve im Unternehmen hat daher das Ziel, das bestehende Führungsteam und die Spezialisten auf Kosten der eigenen und der geworbenen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Die Aufnahme in diese Reserve setzt besondere Qualitäten, Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten des Bewerbers voraus und setzt auch die Möglichkeit seiner Aus- und Weiterbildung auf das erforderliche Niveau voraus. Die Liste der Stellen und Anforderungen für sie in der Organisation werden innerhalb dieser individuell festgelegt.