Die lebenswichtige Tätigkeit einer Organisation, eines Unternehmens, eines Unternehmens und sogar des Staates ist ohne einen optimierten Workflow nicht möglich. Dokumente sowie das Erfordernis, sie vor der Rücksendung, dem Ablauf oder der Anbringung an den Fall zu verschieben, zu erstellen oder zu erhalten, sind vom Moment des Schreibens an fest in das Leben einer Person eingetreten. Sie sind aus der Antike erhalten und bestätigen die Dokumentation verschiedener Lebensbereiche des Einzelnen oder der öffentlichen Angelegenheiten.
Geschichte der Büroarbeit in Russland
Die ersten Dokumente, die das Leben des alten russischen Staates dokumentierten, waren die Annalen. Sie erzählten von den Abkommen, die zwischen Russland und Byzanz geschlossen wurden, und reflektierten historische Ereignisse. Auch diplomatische Beziehungen wurden in Briefen vermerkt. Darüber hinaus sprachen sie auch von verschiedenen Vereinbarungen, hauptsächlich zwischen Kaufleuten. Briefe können je nach Verwendungszweck richterlich und bezeichnend sein.
Alle Dokumente wurden auf Pergament geschrieben, was zu dieser Zeit als sehr teures Material galt. Bis zum Ende der Periode der feudalen Zersplitterung Russlands war es zu früh, um über das Konzept der Büroarbeit als System zu sprechen.
Die Geschichte der Büroarbeit im russischen Staat besteht aus Perioden: vorrevolutionär, sowjetisch und postsowjetisch.
Vorrevolutionär
Die vorrevolutionären Papiere entwickelten sich im 16. - frühen 20. Jahrhundert. Diese Phase ist wiederum in mehrere Perioden unterteilt:
- Nach der Bildung eines zentralisierten russischen Staates nahm die Arbeit der Ordenskleriker Gestalt an. Es wurde in Hütten (bestellt, labial, zemstvo) Schreiber durchgeführt. Das System selbst hat sich in Ordnungen - zentralen Institutionen - entwickelt. Daher der Name der Periode. Ein charakteristisches Merkmal der Büroarbeit ist die Entstehung eines eigenen „Personals“, das sich aus Personen zusammensetzt, die an der Vorbereitung von Projekten, der Durchführung von Anfragen, der Organisation der Aufbewahrung von Papieren und dem Kopieren von Entwürfen beteiligt waren.
- Der College-Workflow entwickelte sich nach der Reform der Zentralverwaltung. Die Hochschulen begannen, Registrierungsbücher und organisierte Archive zu verwenden. Die Aufbewahrung der Dokumente in der vorgeschriebenen Weise wurde zunächst genau während der Amtszeit des Kollegiums organisiert.
- Exekutive (im XIX - frühen XX Jahrhundert.) Wurde während der Reform entwickelt. Das neue Verwaltungssystem basiert auf den Grundsätzen der Befehlseinheit - der exakten Ausführung von Befehlen von Führungskräften sowie der Hierarchie - einer strikten Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Beamten verschiedener Ränge und Positionen.
Sowjetische Büroarbeit
Die sowjetische Büroarbeit nahm ab Oktober 1917 Gestalt an und dauerte bis 1991. Während dieser Zeit bemühten sich die Behörden, dieses System so rational wie möglich zu gestalten. Es wurden Versuche unternommen, Standards für die Arbeit mit amtlichen Dokumenten einzuführen. Es wurde eine Liste typischer Verwaltungsdokumente im Unternehmen erstellt, in der die Aufbewahrungsdauer für diese Dokumentation festgelegt ist. In den siebziger Jahren wurde eigens ein einheitliches staatliches System der Büroarbeit geschaffen, das einheitliche Formen und Methoden für den Umgang mit Dokumenten festlegte.
Postsowjetisch
Die Büroarbeit der postsowjetischen Zeit hat sich seit 1991 entwickelt und entwickelt sich bis in die Gegenwart. In den 90er Jahren des 20. Jahrhunderts begann die Russische Föderation mit der Verbesserung des rechtlichen und regulatorischen Rahmens zur Festlegung der Dokumentationsanforderungen.
Aufbewahrung von Dokumenten im Unternehmen
Im Prozess der Tätigkeit von Firmen, Institutionen, Unternehmen gibt es einen riesigen Fluss von Dokumenten, Papieren werden empfangen und erstellt. Wenn die Notwendigkeit, sie in täglichen Aktivitäten zur Lösung aktueller Probleme und Probleme einzusetzen, verschwindet, müssen Informationen gesammelt und aufbewahrt werden. Darüber hinaus ist es äußerst wichtig, jederzeit einen einfachen und schnellen Zugriff auf die erforderlichen Daten zu gewährleisten, auch nach einigen Tagen, Monaten oder Jahren, nachdem das Papier aus dem Verkehr gezogen wurde. Wenn die Archive nicht ordnungsgemäß organisiert sind und die Fristen nicht eingehalten werden, können weitere Probleme bei der Suche nach dem richtigen Papier auftreten. Eine schnelle Suche und Anwendung von Dokumenten für ihren Verwendungszweck ist nur mit einer eindeutigen Aufteilung in Gruppen möglich, beispielsweise im Geschäftsleben.
Ein spezielles Nachschlagewerk zur Systematisierung, das das Verfahren für die Verteilung von Wertpapieren in Fällen festlegt, ist die Fallnomenklatur.
Die Begriffe "Nomenklatur der Angelegenheiten" und "Geschäft"
Die Nomenklatur der Fälle wird als einfachster Klassifizierer von Fallnamen bezeichnet, mit dem Sie die Papiere bei Bedarf schnell sortieren und die Haltbarkeit in der vorgeschriebenen Form angeben können. Ein solcher Klassifikator ist für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens oder einer kommunalen Einrichtung von großer Bedeutung.
Ein Fall ist ein Dokument, das unter einem Deckblatt oder einer Kombination davon abgelegt ist und sich auf ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Art von Tätigkeit bezieht. In bestimmten Fällen ist es untersagt, Entwürfe von Wertpapieren, die sich wiederholen oder an Bedeutung verloren haben, mit einer abgelaufenen Standardhaltbarkeit zu duplizieren.
Nomenklatur der Angelegenheiten - ein Mehrzweckdokument, das:
- Es ist die Basis für das Ablegen von Dokumenten in Ordnern und die Suche nach erforderlichen Papieren.
- Zeigt die Indizierung von Dokumenten und Fällen an.
- Definiert die Haltbarkeit von Dokumenten.
- Es ist eine Art Handbuch für die erste Prüfungsphase.
- Hierbei handelt es sich um ein Dokument, bei dem die vorübergehende Aufbewahrung (bis zu zehn Jahre) berücksichtigt wird.
- Es ist die Grundlage für die Bestandsaufnahme von Dokumenten, die dauerhaft und temporär gespeichert werden.
- Es ist ein Ort der Aufbewahrung von Handlungen zur Zerstörung der Angelegenheiten eines Unternehmens mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen (Papierzerstörung).
Arten von Gegenständen in Unternehmen
Es gibt drei Arten von Nomenklaturen. Eine Standardnomenklatur ist ein Regelungsdokument, das die Zusammensetzung von Fällen festlegt, die in der Büroarbeit von Organisationen des gleichen Typs eingesetzt werden.
Die ungefähre Nomenklatur hat beratenden Charakter und legt eine Reihe von Fällen (mit Angabe ihrer Indizes) fest, die während der Arbeit von Organisationen eingeleitet werden, für die die Nomenklatur gilt.
Eine separate Nomenklatur für die Angelegenheiten eines bestimmten Unternehmens wird von den Mitarbeitern der Dokumentenunterstützung und der Dokumentenverwaltung der Organisation gebildet. An dem Prozess sind die Leiter der strukturellen Abteilungen beteiligt, da sie eine Vorstellung von der geplanten Entwicklung des Unternehmens haben, die es Ihnen ermöglicht, effektiv die Arten von Wertpapieren bereitzustellen, die in naher Zukunft in der Organisation erscheinen könnten.
Grundregeln für die Aufbewahrung von Dokumentation
Eine große Anzahl von Papieren, die sich in Bezug auf den dargestellten Wert und die Bedeutung unterscheiden, werden im Verlauf eines jeden Unternehmens gebildet. Die Arten von Wertpapieren, für die die Aufbewahrung von Dokumenten in der Organisation organisiert werden soll, das Verfahren und die Aufbewahrungsfristen sind in verschiedenen Rechtsakten niedergelegt, die sich sowohl auf die Unternehmensgesetzgebung einer einzelnen Organisation als auch auf die Gesetzgebung zur Archivierung und die Rechnungslegung beziehen können. Gesetze zur Buchhaltung und Archivierung gelten gleichermaßen wie Vorschriften, die vom Mitgliedsrat oder der Leitung einer bestimmten Organisation erlassen wurden.
Der grundlegende Rechtsakt in diesem Bereich ist das Gesetz "Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation", das am 25. Oktober 2004 in Kraft trat.Dieser Gesetzgebungsakt regelt verschiedene Arten von Beziehungen im Bereich der Archivverwaltung im Interesse der Zivilbevölkerung des Landes, der Gesellschaft und der staatlichen Behörden sowie die Beziehungen bei der Organisation der Aufbewahrung von Papieren, unabhängig von der Form des Eigentums von Unternehmen.
Gestützt auf H. 1 Artikel. 17 des Gesetzes Nr. 125-ФЗ sind Unternehmer, private und staatliche Organisationen verpflichtet, Archivdokumente während der Dauer ihrer Aufbewahrung aufzubewahren, einschließlich Papier über Personal. Abhängig vom Status des Handelsunternehmens werden das Verfahren zur Erfüllung der Pflicht zur Aufbewahrung von Wertpapieren und die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der Organisation festgelegt. Kommerzielle Einrichtungen haben das Recht, die Speicherung von Dokumenten nach Ablauf der Frist zu kündigen.
Buchhaltungsunterlagen
Artikel 17 des Gesetzes Nr. 129-ФЗ regelt die allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Abrechnungsunterlagen und Abrechnungsberichte. Nach dem Gesetz ist das Unternehmen verpflichtet, die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen für mindestens fünf Kalenderjahre ab dem ersten Januar des Jahres zu gewährleisten, das auf das Jahr folgt, auf das das Papier datiert ist.
Um die Bedingungen für bestimmte Arten von Dokumenten zu bestimmen, müssen Sie sich auf ein solches Gesetz als Standardliste der vom Bundesarchiv am 6. Oktober 2000 genehmigten Aufbewahrungsfristen für Dokumente beziehen. Was wichtig ist, die in der Liste angegebenen Daten beginnen nicht mit dem Datum der endgültigen Fassung des Papiers oder der offiziellen Veröffentlichung des Dokuments, sondern mit dem ersten Januar des nächsten Kalenderjahres. Wenn jedoch der Leiter des Unternehmens einen Auftrag erteilt, der die Besonderheiten der Tätigkeit berücksichtigt, kann die Haltbarkeit der Papiere im Vergleich zu dem Zeitraum, der die Liste festlegt, verlängert werden.
Steuererklärungen und andere Steuerberechnungsunterlagen
Der Zeitraum, in dem ein Unternehmen oder eine kommunale Einrichtung zur Berichterstattung über Steuerabzüge verpflichtet ist, ist in Paragraph 170 der obigen Liste festgelegt. Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der Organisation, wenn es um Steuererklärungen für das letzte Kalenderjahr geht, beträgt mindestens ein Jahrzehnt, vierteljährlich werden mindestens fünf aufeinanderfolgende Kalenderjahre gespeichert, monatliche Perioden müssen für mindestens ein Kalenderjahr gespeichert werden - diese Information wird durch die Liste der Aufbewahrungsfristen für Dokumente angegeben. Wenn für das Kalenderjahr keine Meldung erfolgt, müssen andere Arten von Meldungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Andere Arten der Berichterstattung sollten daher für mindestens fünf Kalenderjahre geschützt sein. Berichte für einen Kalendermonat ohne vierteljährliche Berichte werden nach denselben Grundsätzen gespeichert.
Dokumente, aufgrund derer Steuern und Gebühren berechnet werden, sind im Gesetz nicht definiert. Der Unterabsatz 8 des ersten Artikels 23 des Steuergesetzbuchs der Russischen Föderation besagt jedoch, dass die Steuerzahler die Unterlagen vier Jahre lang aufbewahren müssen: Buchführung und Steuerunterlagen, sonstige Unterlagen zum Nachweis des Gewinns, der Ausgaben, der Zahlung und der Quellensteuer und anderer Gebühren. Gleiches gilt für die Liste der Dokumente, die den Aufbewahrungszeitraum angeben. Es ist auf den offiziellen Websites der Regierung der Russischen Föderation und des Rosarchives veröffentlicht.
Dauer der Speicherung der Dokumentation im Unternehmen
Die Haltbarkeit von Dokumenten ist der durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegte Zeitraum und die von der Prüfung ausgewählten Werte, in denen sie bis zu ihrer Vernichtung aufbewahrt werden müssen.
Durch die Aktivitäten von Unternehmen und Institutionen entstehen Papiere unterschiedlicher Bedeutung. Eine Standardliste zur Dokumentenspeicherung ermöglicht die Vernichtung von Dokumenten, die die Aufgabe bereits erledigt haben. Aber es gibt diejenigen, die seit einigen Jahren nicht an Bedeutung verlieren. Und der dritte Typ enthält wissenschaftlich oder praktisch relevante Informationen. Dieser Typ hat eine konstante Haltbarkeit.
So können typische Aufbewahrungsfristen für Dokumente sein:
- befristet bis zu zehn Jahren;
- befristet über zehn Jahre;
- permanent.
In Bereichen, die mit Nachschlagewerken befasst sind, bleiben die Fälle unabhängig vom Geschäftsstatus zwei Jahre lang bestehen: dauerhafte und vorübergehende Lagerung (über zehn Jahre). Im Archiv der Organisation werden sie nach dieser Zeit übergeben.
Unabhängig von der Form, in der die Dokumentation erstellt wurde (in Papierform oder in elektronischer Form), ändern sich die Aufbewahrungsfristen der Dokumente nicht. Der bestimmende Wert für die Dauer ihrer Nutzung hängt von den in ihnen enthaltenen Informationen ab. Diese Ausgabe ist die Prüfung des Wertes.
Eine Prüfung des Wertes von Dokumenten ist die Feststellung der Bedeutung, von der die Bestimmung des Zeitraums ihrer Speicherung abhängt. Es wird geprüft, welche Papiere dem Staat, der Gesellschaft, der Wissenschaft und dem Einzelnen die erforderlichen Daten am besten liefern können. Für Dokumente, die zur temporären Speicherung ausgewählt wurden, sollten Sie festlegen, wie lange sie in Zukunft möglicherweise benötigt werden. Eine wichtige Aufgabe der Prüfung von Wertpapieren wird auch darin gesehen, den Aufbewahrungszeitraum von Unterlagen zu bestimmen.
So fielen folgende Aufgaben der Wertprüfung auf:
- Übergabe der für Politik, Wirtschaft, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur des Landes wichtigen Unterlagen an das Staatsarchiv der Russischen Föderation, Vorauswahl hierfür.
- Dokumente, die ihren praktischen Wert behalten, jedoch keinen wissenschaftlichen und historischen Wert darstellen, werden zur vorübergehenden Aufbewahrung ausgewählt.
- Diejenigen, die ihren Wert verloren haben und keinen wissenschaftlichen Wert haben, werden zur Zerstörung ausgewählt.
- Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente, deren Änderung.
Während der Prüfung wird auch die Qualität der Organisation der Nomenklatur von Akten, Archiven und die Festlegung der Haltbarkeit von Dokumenten überprüft.
Möglichkeiten zur Organisation der Lagerung von Wertpapieren im Unternehmen
Mit dem Aufkommen der elektronischen Technologie muss nicht mehr das gesamte Gebäude für Archive genutzt werden, für eine große Organisation mit zehnjähriger Geschichte reichen mehrere Räume aus. In jedem Fall ist es jedoch erforderlich, die Speicherung von Dokumenten in der Organisation zu organisieren.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ein elektronisches Archiv organisieren können:
- Lokal - eine kostengünstige Art der Speicherung, bei der Dokumente in einem Ordner auf einem Computer gesammelt werden oder wenn das Unternehmen über ein lokales Netzwerk verfügt, ein spezieller Netzwerkordner erstellt und Zugriffsrechte dafür festgelegt werden. Die Nachteile dieser Speichermethode sind der Mangel an Sicherheitsgarantien, die Notwendigkeit einer unabhängigen Kontrolle der Speicherzeit, die Bereitstellung von Anzeigetools (es handelt sich um Programme zum Anzeigen von Dokumenten, Bildern, Videos, Zeichnungen und anderen Papieren) und die Überprüfung elektronischer Signaturen.
- Spezielles elektronisches Archiv - spezielle elektronische Dokumentenverwaltungssysteme oder elektronische Archive. Solche Speichersysteme wiederholen die oben genannten Nachteile des lokalen Archivs nicht. Das heißt, das EDMS bietet Anzeige, steuert den Zeitpunkt der Speicherung von Wertpapieren, ermöglicht es Ihnen, Informationen über die elektronische Signatur zu erhalten. Minus - der Service wird bezahlt.
- In der Cloud - eine vielversprechende Methode zum Speichern von Dokumenten. Sie können direkt im Onlinedienst gespeichert werden und belegen keinen Platz auf den Computern der Organisation. Die Mitarbeiter haben immer die Möglichkeit, sich an die notwendigen Unterlagen zu wenden, der Service stellt entsprechende Tools zur Ansicht bereit und stellt Daten auf einem Sicherheitszertifikat zur Verfügung - es gäbe nur Zugriff auf das Netzwerk.
Die Gesetzgebung regelt nicht, welche Aufbewahrungsmethode angewendet werden soll. Die Liste der Dokumente mit den Daten gibt nur den regulatorischen Zeitrahmen an. Es ist nur wichtig, die Regeln für die Übermittlung von Dokumenten, die korrekte Form der Ausführung und ein Zertifikat zur Unterschrift einzuhalten.