Im Rahmen ihrer Tätigkeit erstellt die Organisation eine Vielzahl von Dokumenten, von denen jedes eine eigene semantische Last trägt. Die korrekte Ausfüllung, Angaben, Vollständigkeit der angegebenen Informationen sind gesetzlich geregelt. Kleine Organisationen im Rechnungswesen und in der Berichterstattung erhalten vom Steuerdienst konkrete Zugeständnisse. Größere Unternehmen tragen die gesamte Steuerbelastung. Wer Primärdokumente und andere Arten von Dokumenten unterzeichnen kann, wie diese ordnungsgemäß erstellt und in der Buchhaltung berücksichtigt werden können - diese und andere Informationen werden in diesem Artikel berücksichtigt.
Arten von Dokumenten in der Organisation
Unternehmen führen täglich Geschäftsvorgänge aus, die sich unmittelbar in der Buchhaltung, Unternehmensführung und Steuerbilanz niederschlagen müssen. Was sind Hauptdokumente? Dies ist nur ein Spiegelbild dieser Operationen und dient auch als Beweis dafür, dass sie stattgefunden haben. Zum Zwecke der Analyse, Systematisierung, Kontrolle, Prognose und zur Durchführung anderer wirtschaftlicher Verfahren werden dann alle Transaktionsdokumente in speziellen Verzeichnissen und Journalen - Buchhaltungsregistern - registriert. Und am Ende des Berichtszeitraums wird auf der Grundlage von Informationen über alle Vorgänge eine Berichtsdokumentation erstellt, in der die Aktivitäten des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum endgültig widergespiegelt werden.
Was ist das Hauptdokument?
Der Kern des Hauptdokuments besteht darin, die Tatsache der ausgeführten Operation zu beheben. Das Dokument wird zum Zeitpunkt seiner Beauftragung oder unmittelbar danach ausgeschrieben. Es spiegelt eine Reihe von Details wider, die zur Bestätigung der Realität des Vorhabens, zur Ermittlung der daran beteiligten Personen sowie zu dessen Zusammensetzung erforderlich sind. Die Organisation muss alle gesetzlichen und behördlichen Anforderungen in Bezug auf die Primärdokumentation erfüllen. Zu den Anforderungen gehört die Frage, wer die primären Dokumente unterzeichnen darf. Die Gesetzgebung hat genügend Anweisungen, Dekrete und Gesetze erlassen. Der wichtigste Rechtsakt für die Registrierung von Primärorganisationen ist Art. 9 402-FZ "Über Buchhaltung".
Beispiele für Primärdokumentation
Täglich ergreift das Unternehmen bestimmte Maßnahmen: Es kauft Waren, stellt Rechnungen aus, versendet Produkte, bezahlt Einkäufe und Steuern, kommt und gibt an der Kasse Bargeld aus. Alle diese Vorgänge sind in Primärdokumenten dokumentiert. Um diese Aktionen genau wiederzugeben, werden die folgenden Arten von Dokumenten verwendet:
- TORG-12 oder Frachtbrief;
- Rechnung
- Optionsscheine für Kredit- und Debitkassen;
- durchgeführte Arbeiten und Dienstleistungen;
- Handlungen der Übertragung materieller Vermögenswerte;
- Frachtbrief;
- Zahlungsaufträge und Kontoauszüge;
- Voraussetzung für die Ausgabe von Sachwerten.
Zu dieser Liste können Sie viele Beispiele der vom Unternehmen verwendeten Primärdokumentation hinzufügen. Der Hauptunterschied zu den Buchhaltungsregistern und der Berichterstattung besteht in der Papierarbeit während des Betriebs oder mit einer leichten Verzögerung.
Verordnungen
Muster von Primärdokumenten werden vom Staatlichen Statistikausschuss, dem Finanzministerium und dem Rechnungslegungsgesetz genehmigt. Regionale Anforderungen und Vorschriften werden ebenfalls berücksichtigt. Der wichtigste Rechtsakt zur Regelung der Arbeit eines Wirtschaftsprüfers ist 402-FZ. Art. 9 beschreibt die Regeln für die Aufbewahrung der Dokumentation.
Die gesetzgebenden Körperschaften erlassen fast vierteljährlich regelmäßige Änderungen bestehender Verordnungen, neue Rechtsvorschriften und veröffentlichen Änderungen in der Aufzeichnung und Berichterstattung. Aus diesem Grund verbessern die Wirtschaftsprüfer ständig ihre Qualifikationen, abonnieren thematische Fachpublikationen und versuchen, sich über alle Neuigkeiten in den Bereichen Steuern und Rechnungswesen auf dem Laufenden zu halten. Die Nichteinhaltung der Anforderungen kann zu hohen Bußgeldern, zahlreichen Änderungen der bestehenden Berichterstattung und anderen Sanktionen führen.
Einzelheiten der Dokumente
Die Gesetzgebung sieht verbindliche Angaben zu Primärdokumenten vor, die von der Organisation angegeben werden müssen. Ihr Vorhandensein bestimmt, ob die Belege in den Abschlüssen beim Abzug von Beträgen von der Steuerbemessungsgrundlage berücksichtigt werden, ob die Tatsache eines Geschäftsvorfalls akzeptiert wird, ob der Bundessteuerdienst geltend macht, dass die Vorgänge rechtmäßig sind.
Die obligatorischen Details der primären Dokumente enthalten die folgenden Informationen:
- Namen des Lieferanten, Käufers, Empfängers und Zahlers für den Transport;
- Bankverbindung, TIN, physische und rechtliche Anschrift der Unternehmen;
- Dokumentennummer und Datum;
- Nomenklatur, die während der Operation verschoben, gekauft oder verkauft wurde;
- Maßeinheiten, Mengen- und Wertangaben des Gegenstandes;
- Gesamtbetrag für alle Positionen im Beleg;
- Unterschriften, Positionen, Entschlüsselung von Unterschriften von Verantwortlichen;
- Marke, Fahrzeugnummer, Fahrerdaten während des Transports;
- Anzahl der Sitze, Gewicht und Kategorie der beförderten Ladung;
- die Grundlage für die Ausführung des Dokuments, die Nummer und das Datum des Vertrags, Angaben zur Spezifikation, etwaige Bescheinigungen, Prüfungen.
Wer kann die Hauptdokumente unterschreiben?
Der Unterzeichnung von Dokumenten wird große Aufmerksamkeit geschenkt. Es ist sehr wichtig, dass diejenigen, die die primäre zertifizieren, berechtigt sind, diese Aktion auszuführen. Eine weitere zwingende Voraussetzung für die Registrierung von Unterschriften ist, dass alle Personen, die in irgendeiner Weise an einem Geschäftsvorgang beteiligt sind und Verantwortliche sind, ihre Unterschrift in das Dokument eintragen müssen. Also, wer kann die primären Dokumente unterschreiben:
- Geschäftsführer des Unternehmens oder Einzelunternehmer;
- Hauptbuchhalter;
- der Ladenbesitzer, der die Ware freigegeben hat;
- der Fahrer, der die Ware zum Transport angenommen hat;
- der Ladenbesitzer, der die Ware ins Lager gebracht hat;
- Spezialist, der die Dokumentation akzeptiert hat;
- Drittanbieter, wenn er am Lieferprozess beteiligt war.
Vollmacht zur Unterzeichnung
Das Recht zur Unterzeichnung von Primärdokumenten kann auf eine befugte Person übertragen werden. Dies ist in Unternehmen, in denen eine große Anzahl von Verkäufen und Wareneingängen erfolgt und der Direktor mit anderen Dingen, Reisen und anderen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Funktionsweise der Organisation beschäftigt ist, eine recht übliche Praxis. Um die Unterschrift der Primärdokumentation einer anderen Person anvertrauen zu können, müssen einige Regeln beachtet werden. Daher muss der Mitarbeiter, der die Dokumente beglaubigt, mit der Ausführung des Arbeitsvertrags und einem Eintrag im Arbeitsbuch offiziell von der Firma angestellt werden. Das Unternehmen muss alle notwendigen Daten für den Mitarbeiter speichern. Natürlich muss er eine spezielle Ausbildung haben, die Bedeutung und die Regeln der Schreibarbeit verstehen. Letzte und wichtigste - eine Vollmacht muss ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Die Vollmacht wird für einen bestimmten Mitarbeiter mit seinen Passdaten, seinem Wohnort, seinem tatsächlichen Wohnort und seiner Position in der Organisation ausgestellt. Sie schreiben es für eine gewisse Zeit aus. Wenn der Arbeitsvertrag dringend ist - für die Dauer seiner Gültigkeit. Arbeitet der Mitarbeiter ohne die vertraglichen Bestimmungen, wird die Vollmacht für ein Jahr erteilt.
In der vorherigen Version wurde ein Beispiel mit einem Betreiber einer Buchhaltungsbasis oder einem Buchhalter betrachtet, zu dessen Aufgaben das Unterzeichnen der primären Organisationen während der gesamten Arbeitszeit gehört.Es gibt Situationen, in denen die Vollmacht an andere Beamte ausgegeben wird - Fahrer, Spediteur, Ingenieur, Mechaniker. Ein Beispiel für einen solchen Fall ist die Abholung der gekauften Ware vom Fahrer aus dem Gebiet des Lieferanten. Um Dokumente zu erstellen, das Recht zu erhalten, Fracht abzuholen und zu transportieren, schreibt die Organisation eine Vollmacht aus. Es besteht aus zwei Teilen - dem Dokument selbst und seinem Rücken. Der erste Teil verbleibt beim Lieferanten, der Rücken wird von der Firma übernommen. Eine solche Vollmacht wird für einen Zeitraum von bis zu 10 Tagen ausgestellt und gibt das Unternehmen an, in dem der Mitarbeiter Waren und Materialien erhalten muss.
Elektronische Unterschrift
Die primäre kann auf andere Weise signiert werden - elektronisch. Voraussetzung ist das elektronische Dokumentenmanagement, die Verfügbarkeit entsprechender Software und Hardware sowie ein elektronisches Signaturzertifikat. Es ist auch erforderlich, eine Vollmacht für die Person auszustellen, deren Name in der Bescheinigung erscheint. Nachdem alle Verfahren zum Einrichten und Ausführen der elektronischen Dokumentenverwaltung und -signaturen durchlaufen wurden, kann der Mitarbeiter seine eigene Unterschrift auf der Grundlage einer Vollmacht anstelle der Unterschrift des Hauptbuchhalters, Direktors und anderer von der Vollmacht vorgesehener Personen erstellen.