Wer ist das Verwaltungspersonal des Unternehmens?

Heutzutage wird die Arbeitstätigkeit im Verwaltungsdienst der Struktur häufig als Anfang einer Karriere oder als Arbeit für Studienanfänger angesehen, die in der Regel keiner ernsthaften Vorbereitung bedarf. Was ist mit dem Konzept gemeint? Verwaltungspersonal? Wer ist verwandt zur entsprechenden Kategorie? Warum? Antworten auf diese und andere ebenso wichtige Fragen finden Sie beim Lesen dieses Artikels.

Gemeinsame Merkmale

Trotz der Tatsache, dass Verwaltungspersonal Oft bedeutet dies nur den Beginn des Wachstums, viele Menschen bauen eine erfolgreiche Karriere auf und erhalten in diesem Bereich professionelle Anerkennung. Solche Mitarbeiter werden diese Arbeit nicht als unqualifiziert und äußerst einfach bezeichnen. Welche Aufgaben übernimmt ein Service normalerweise? Verwaltungspersonal führt eine Reihe von Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation grundlegender Geschäftsprozesse aus. Darunter sind folgende Gegenstände:

• Aufzeichnungen.
• Kontrolle hinsichtlich der Ausführung von Aufträgen und Aufträgen des Leiters für verschiedene Abteilungen und Abteilungen.
• Verwaltungspersonal Bereitstellung sozialer, haushaltsbezogener, wirtschaftlicher und materieller sowie technischer Dienstleistungen für die Struktur.
• Organisation und ggf. anschließende Reparatur im Büro.
• Organisation des Umzugs.
• Verwaltungspersonal ist Mitarbeiter, die mit den Operations Services interagieren müssen.
• Interaktion mit Vermietern.
• Organisation und anschließende Durchführung von Firmenveranstaltungen. In diesem Fall ist es wichtig, dies hinzuzufügen Verwaltungspersonal bietet nur zusätzliche Unterstützung.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Liste in Abhängigkeit von den Bedürfnissen und Aufgaben des Unternehmens konkretisiert und ergänzt werden kann.

Der praktische Aspekt der Ausgabe

Wie sich herausstellte, Verwaltungspersonal ist Mitarbeiter, deren Tätigkeitsbereich die Wahrnehmung von Führungsaufgaben oder die Wahrnehmung von organisatorischen Führungsaufgaben in technischer Hinsicht umfasst.

In Regierungsorganisationen ist die Personalabteilung, die Personal verwaltet und Personal auswählt, häufig in der Verwaltungsabteilung, der Abteilung für Unternehmensverwaltung usw. enthalten. Eine solche Praxis in Bezug auf große Organisationen des Privateigentums ist jedoch nicht weit verbreitet - hier ist die Verwaltungsabteilung natürlich eine eigenständige Struktur, die vom Leiter geleitet wird. Es ist wichtig zu beachten, dass in Verwaltungspersonal Personal Assistant Manager und Abteilungsassistenten werden häufig nicht einbezogen. Sie beziehen sich also in der Regel auf das Personal einer Struktureinheit und sind dem entsprechenden Leiter untergeordnet. Ihre Aufgaben beschränken sich direkt auf die Lösung der Probleme dieser Einheit. Dasselbe charakterisieren Verwaltungspersonalgruppe Kollegen lösen die Probleme der gesamten Organisation.

Es ist zu beachten, dass die Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter des Unternehmens hauptsächlich von seiner internen Struktur, Größe und seinem Tätigkeitsbereich abhängt. Beispielsweise trennen viele Landesverbände, Verwaltungsgesellschaften von Großunternehmen oder große Beteiligungen Verwaltungspersonal in eine eigenständige Abteilung. In der Regel wird es als Verwaltungsabteilung oder allgemeine Abteilung bezeichnet.Die Abteilung ist eine komplexe Organisation, deren Leiter organisiert Personalverwaltung und berichtet an den Leiter des Unternehmens.

Staatliche Institutionen

Die Verwaltungsabteilung einer staatlichen Einrichtung kann die folgenden Abteilungen einer unabhängigen Tätigkeitsart umfassen:

• Dokumentationsunterstützung.
• Protokoll-organisatorisch.
• Kontrollabteilung.
• Haushaltshilfe.
• Öffentlicher Dienst und so weiter.

Es ist wichtig zu beachten, dass in großen Handelsstrukturen arbeiten. Verwaltungspersonal in diesem Fall repräsentiert die Business-Abteilung. Es umfasst Büroleiter, Sekretäre, Wartungspersonal (Fahrer, Reinigungskräfte, Kuriere). Der Leiter der entsprechenden Kategorie trägt die volle Verantwortung für die Arbeit der Abteilung.

In Unternehmen mit einer komplexen Struktur, die mehrere Büros umfasst, administratives und technisches Personalwird in der Regel nach einem einzigen Schema gebildet. Seine Arbeit wird von den Tätigkeiten des Verwaltungsdirektors überwacht. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Koordinierung der Tätigkeiten der gesamten Verwaltungsstruktur. Der Verwaltungsdirektor untersteht den Leitern der Verwaltungsabteilungen sowie den Büroleitern der Struktureinheiten und der unabhängigen Büros.

Kleine Unternehmen

Verwaltungspersonal In kleinen Unternehmen mit kommerziellen Zielen besteht die Gruppe in der Regel aus einem Mitarbeiter. Seine Position wird als Büroleiter oder Sekretär bezeichnet. Fehlen diese, werden bestimmte administrative Funktionen (z. B. Organisation von Papierkram, Dokumentenverwaltung oder Beauftragung des Büros) als zusätzliche Belastung einem bestimmten Nachwuchskräfte zugewiesen.

Traditionell Verwaltungspersonal Dazu gehören Sekretär, Assistentenabteilung, persönlicher Assistent des Leiters, Leiter der Verwaltungsabteilung. Darüber hinaus enthält diese Liste einen Bürovorsteher und einen Verwaltungsdirektor. Es ist wichtig anzumerken, dass dies eine Reihe von Mitarbeitern des Wartungspersonals einschließt (zum Beispiel, administratives und technisches Personal für elektrische Sicherheit) In den folgenden Kapiteln sollten die häufigsten Verwaltungsaufgaben berücksichtigt werden.

Büroleiter

Wie sich herausstellte, charakterisieren Verwaltungspersonal unterteilt in administrative und technische Bereiche. Der Büroleiter gehört zur ersten Gruppe. Auf andere Weise wird er Verwaltungsleiter oder Senior Administrator genannt. Der Büroleiter berichtet an den Recruiting Director oder Executive Director. Im Kreis seiner Untergebenen stehen nur Mitarbeiter, die das Funktionieren der Struktur unterstützen. Das Hauptziel des leitenden Administrators ist es, das angemessene Funktionieren des Büros und dessen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Büroleiter wie administratives Hilfspersonal führt die folgenden Funktionen aus:

• Kontrolle über die Verfügbarkeit und den Betrieb von Bürogeräten.
• Budgetierungskosten für Bürounterstützung.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bearbeitung sowohl eingehender als auch versendeter Korrespondenz, deren Zustellung in Übereinstimmung mit dem Zweck.
• Beteiligung an der Bestandsaufnahme von Büroimmobilienkomplexen.
• Ausübung der Kontrolle über die Fristen für die Ausführung von Wertpapieren und deren kompetente Ausführung.
• Organisation und Kontrolle der Arbeit von Untergebenen, darunter in der Regel Telefonisten, Sekretäre, Fahrer, Reinigungskräfte und Sicherheitskräfte.
• Kontrolle und Betreuung des Unternehmensdateisystems.
• Buchung von Tickets, Bereitstellung von Visaunterstützung und Buchung von Zimmern für Mitarbeiter des Unternehmens.

Folgende Anforderungen an Erfahrung und Qualifikation sind für den Büroleiter relevant:

• Angemessene Ausbildung (Sekundarstufe Spezial oder höher).
• Gewünschte Kenntnisse einer oder mehrerer Fremdsprachen.
• Hervorragende Computerkenntnisse.
• Kenntnisse der Bürotechnik.
• Berufserfahrung im administrativen Bereich für mindestens ein Jahr.
• Geselligkeit, Stressresistenz, Fähigkeiten in organisatorischen Angelegenheiten.

Leiter der Rechtsabteilung

Der Abteilungsleiter berichtet ausschließlich an den Generaldirektor. Zu seinen Untergebenen zählen alle Mitarbeiter der Rechtsabteilung. Der Zweck der Tätigkeit des Chefs ist die Bildung und weitere Verwaltung des juristischen Dienstes der Gesellschaft. Der betreffende Mitarbeiter führt folgende Funktionen aus:

• Auswahl und Weiterbildung von Juristen.
• Legalisierung der Organisationsstruktur des Unternehmens.
• Bildung interner Unternehmensstandards.
• Erstellung von Workflows nach entwickelten unternehmensrechtlichen Standards.
• Organisation der juristischen Ausbildung der Mitarbeiter des Unternehmens.
• Juristische Expertise von Projekten verschiedener Rechtsdokumentationen, deren Erstellung im Unternehmen durchgeführt wird.
• Organisation der Erstellung von Schlussfolgerungen in Übereinstimmung mit rechtlichen Fragen, die sich im Verlauf der Struktur ergeben.
• Interessenvertretung des Unternehmens bei Justizbehörden sowie bei öffentlichen und staatlichen Verbänden bei der Untersuchung von Rechtsfragen.
• Überwachung und Ergreifung von Maßnahmen zur Eintreibung von Forderungen in Übereinstimmung mit zuvor getroffenen Vereinbarungen.

Anforderungen an einen Spezialisten in Bezug auf Qualifikation und Erfahrung:

• Juristische Ausbildung (vorzugsweise höher).
• Erfahrung in der jeweiligen Spezialität seit mehr als fünf Jahren.
• Englischkenntnisse auf durchschnittlichem Niveau.
• Erfahrung in der Verhandlung und vorgerichtlichen Beilegung von Problemen.
• Bereitschaft für Reisen und Geschäftsreisen.
• Kenntnisse in folgenden Rechtsgebieten: Zivil-, Steuer-, Verwaltungs-, Gesellschafts-, Schiedsgerichts- und anderen Rechtsgebieten.

Verwaltungspersonal für elektrische Sicherheit

Elektrisches Personal, das Arbeiten an elektrischen Anlagen ausführt, wird in folgende Kategorien eingeteilt:

• Administrative und technische Mitarbeiter sind Manager und Spezialisten, die die Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation von Betrieb und Wartung, Installation, Reparatur und Inbetriebnahme von elektrischen Anlagen ausführen.
• Operative Mitarbeiter - Personal, das die Wartung und das Betriebsmanagement von elektrischen Anlagen übernimmt. Dies beinhaltet Inspektion, Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Betriebsumschaltung, Zulassung und anschließende Überwachung der Mitarbeiter, Durchführung der Arbeiten gemäß dem laufenden Betrieb.
• Reparaturpersonal - Personal, das Reparatur und Wartung, Inbetriebnahme, Installation und Gerätetests durchführt.
• Bedienungs- und Reparaturpersonal - Reparaturpersonal, das speziell geschult und geschult ist, um den Bedienungsschwerpunkt in einer bestimmten Anzahl der ihm zugewiesenen elektrischen Installationen zu warten.

Rechtsanwalt

Oft wird ein Anwalt auf andere Weise als Rechtsberater bezeichnet. Er berichtet an den Generaldirektor oder den Abteilungsleiter. Die Untergebenen des Anwalts sind die Angestellten dieser Abteilung. Hauptziel seiner Tätigkeit ist es, die Arbeit der Rechtsabteilung zu unterstützen. Die Hauptaufgaben des Spezialisten sind folgende Punkte:

• Entwicklung von rechtlichen Unterlagen.
• Bereitstellung einer methodischen Anleitung für die rechtlichen Aktivitäten des Unternehmens.
• Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der Finanz-, Vertrags- und Arbeitsdisziplin.
• Beratung der Mitarbeiter der Struktur in fachlichen Fragen, Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen und behördlichen Maßnahmen zur Immobilienorientierung.

Der Rechtsberater übt folgende Funktionen aus:

• Mitwirkung bei der Erstellung von rechtlichen Unterlagen und Verträgen.
• Teilnahme an Rechtsstreitigkeiten.
• Beratung von Mitarbeitern und Unternehmensleitung nach rechtlichen Gesichtspunkten.
• Teilnahme an der Überprüfung der Dokumentationskompetenz sowie von Verträgen aus rechtlicher Sicht.
• Pflege des Dateisystems von Verträgen.
• Unterstützung der Mitarbeiter der zuständigen Abteilung bei der Entwicklung verschiedener Arten von Projekten.

Dispatcher

Der Disponent berichtet direkt an den Produktionsleiter, hat aber keine Untergebenen. Das Hauptziel seiner Arbeit ist die betriebliche Regulierung des Produktionsprozesses und anderer Aktivitäten der Struktur. Der Dispatcher führt die folgenden Funktionen aus:

• Überwachung der Verfügbarkeit von Lagerbeständen, die für einen unterbrechungsfreien Produktionsprozess der Unternehmensbereiche (Komponenten, Materialien, Transport, Ausrüstung) erforderlich sind.
• Organisation der betrieblichen Kontrolle über den Produktionsprozess, die Lieferung des fertigen Produkts, die Ausführung von Arbeiten oder Dienstleistungen gemäß dem Zeitplan des Produktionsprozesses.
• Durchführung eines Versandjournals, Erstellung von Berichtsberichten und anderer technischer Dokumentationen im Hinblick auf den Produktionsprozess.

Bei einem Disponenten sind folgende Anforderungen hinsichtlich Qualifikation und Erfahrung relevant:

• Das Vorhandensein einer sekundären Berufsausbildung.
• Kenntnisse im Bereich der Produktionsplanung im Unternehmen.
• Stressresistenz, Geselligkeit.

Generalsekretär

Auf andere Weise kann die Position als persönlicher Assistent oder Sekretär-Referent bezeichnet werden. Der Mitarbeiter berichtet an den Director of Human Resources oder den General Director. Es gibt keine Untergebenen des Generalsekretärs. Das Hauptziel der Arbeit des Referenten ist die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen administrativen Unterstützung für die Direktorenstruktur. Ein persönlicher Assistent führt die folgenden Aufgaben aus:

• Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Arbeitsablaufs.
• Organisation des Regietages im Arbeitsplan.

Die stellvertretende Sekretärin führt hauptsächlich die folgenden Funktionen aus:

• Planung für den CEO, Organisation von Geschäftstreffen und Geschäftsreisen.
• Bearbeitung, Übersetzung und Ausführung von Geschäftsbriefen und Dokumentationen.
• Kontrolle über eingehende Korrespondenz und Telefonanrufe.
• Erstellung und Ausführung von Geschäftsbriefen, Berichten, sonstigen Unterlagen.
• Organisation der Interaktion zwischen dem Direktor und anderen Mitarbeitern der Struktur.
• Qualitätskontrolle der Vorbereitung, korrekte Zusammenstellung, anschließende Koordinierung und Genehmigung der zur Unterzeichnung vorgelegten Unterlagen direkt an den Direktor der Organisation.
• Organisation der Arbeit des Empfangs des Generaldirektors.
• Erfüllung individueller Anweisungen des Kopfes.
• Begleitung des Kopfes auf Geschäftsreisen.

Aktuelle Anforderungen an Erfahrung und Qualifikation in diesem Fall sind:

• Das Vorhandensein von Hochschulbildung.
• Kenntnisse einer Fremdsprache (vorzugsweise Englisch).
• Hervorragende PC-Nutzung.
• Hoher Standard in Bezug auf Geschäftsetikette.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung.
• Vorzeigbares Aussehen, Geselligkeit.