Eine der Hauptaufgaben von Managern ist die Unterzeichnung einer Vielzahl von Dokumenten. Diese einfache Arbeit nimmt auf den ersten Blick manchmal viel Zeit in Anspruch und vermittelt weit entfernt von den angenehmsten Emotionen. Aber es gibt eine würdige Lösung - Faksimile, dies ist ein spezieller Stempel, der die Unterschrift genau kopiert. Warum brauche ich ein solches Siegel und wo bekomme ich es?
Faksimile ist eine würdige Alternative zum Handsignieren
In vielen Organisationen ist nicht nur der Generaldirektor, sondern auch sein Stellvertreter oder seine Stellvertreter befugt, amtliche Dokumente zu unterzeichnen. Trotz einer solchen Aufgabenteilung ist das Managementteam nicht immer in der Lage, alle erforderlichen Dokumente mit persönlichen Unterschriften zu versehen. Um diese Probleme zu lösen, wurde eine Faksimile-Briefmarke erfunden. Dies ist das Siegel, das die handschriftliche Unterschrift am genauesten wiederholt. Das Wort "Faksimile" in der wörtlichen Übersetzung aus dem Lateinischen (fac simile) bedeutet "dies tun". Was besonders schön ist, jeder interessierte Führer kann heute eine solche Briefmarke bestellen. Versuchen wir herauszufinden, warum es benötigt wird und auf welchen Dokumenten es angebracht ist, es zu verwenden.
Wer braucht einen Unterschriftenstempel?
Faksimile ist ein unverzichtbarer Begleiter für vielbeschäftigte Führungskräfte. Mit einem solchen Druck können Sie viele wichtige Papiere mit maximaler Geschwindigkeit oder in Abwesenheit einer befugten Person am Arbeitsplatz zertifizieren. Mit anderen Worten, Faksimile ist für Unternehmen mit einem großen Workflow und für Manager, die häufig Geschäftsreisen unternehmen oder aus anderen Gründen nicht im Büro sind, unverzichtbar. Was besonders praktisch ist, kann eine Person, die ein Siegel in Form einer persönlichen Unterschrift hinterlässt, direkt autorisiert werden, Dokumente dieser Kategorie oder jemanden von seinen Assistenten zu beglaubigen. Hier ergibt sich ein ziemlich komplizierter Punkt: Wie kann man mit einem Fax sicherstellen, dass ein Mitarbeiter, der das Recht hat, es zu verwenden, seine Befugnisse nicht überschreitet? Der Idealfall ist, wenn die Siegelunterschrift nur direkt vom Eigentümer verwendet wird. Dies ist jedoch häufig nicht der Fall, und in diesem Fall sollte sorgfältig überlegt werden, welcher der Mitarbeiter die Verwendung von Faksimiles genehmigen darf.
Rechtsbriefe
In der aktuellen Gesetzgebung der Russischen Föderation gibt es keine detaillierten und umfassenden Bestimmungen und Regeln für die Verwendung von Ersatz für die Unterschrift des Autors. Nach Prüfung einer Reihe von behördlichen Dokumenten kann jedoch der Schluss gezogen werden, dass Faksimile-Siegel und -Stempel in Fällen verwendet werden können, die gesetzlich vorgeschrieben und von den Parteien vereinbart wurden. In diesem Fall sollte in der zweiten Version dieser Absatz (die Möglichkeit, die Unterschrift durch einen Abdruck oder eine andere Kopiermethode zu ersetzen) separat formuliert werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass Faksimile ein komplettes Analogon eines handschriftlichen Autogramms ist. Der auf dem Dokument angebrachte Stempel verleiht dem Papier dementsprechend dieselbe rechtliche Bedeutung und Bedeutung wie die Unterschrift der befugten Person. Faksimile ist für Papiere, deren Unterzeichnung für die Parteien mit erheblichen Konsequenzen und Pflichten verbunden ist, nicht zulässig. Finanzdokumente, Einsprüche und Anträge an das Finanzamt und die Bundesbehörden sowie Rechnungen, Vollmachts- und Unterschriftenmuster sind stets handschriftlich auszustellen.
Wann ist es angebracht, Faksimiles zu verwenden?
Jede Organisation kann separate Regeln und Vorschriften in Bezug auf die Verwendung von Mitteln zur Zertifizierung von Dokumenten festlegen, die eine handschriftliche Unterschrift ersetzen. In diesem Fall sollte die Verwendung von Faksimiles gemäß den in der Charta und in anderen behördlichen Dokumenten des Unternehmens festgelegten Empfehlungen erfolgen.In der amtlichen Dokumentation ist auch die Liste der Personen anzugeben, die zur Aufbewahrung und Verwendung dieses Siegels befugt sind. Für welche Papiere können Faksimiles verwendet werden? Theoretisch handelt es sich hierbei um alle Arten von Unterlagen, für deren Unterzeichnung keine Haftung besteht. Es ist wünschenswert, dass im Text der Dokumente die Möglichkeit dieser Version der Zertifizierung angegeben wird. Denken Sie daran, dass das Fax auf den Dokumenten dieselbe Stärke wie eine echte Signatur hat. Das Annullieren von Wertpapieren, die nach dieser Methode genehmigt wurden, ist bei Bedarf genauso schwierig wie das Annullieren von manuell signierten Wertpapieren. Wenn es notwendig ist, einige Papiere zu unterschreiben und der Manager diese Arbeit nicht persönlich erledigen kann, können Sie auf ein Fax verzichten. Eine Alternative ist die Erteilung einer befristeten Vollmacht im Namen des Mitarbeiters, der befugt ist, die erforderliche Art von Dokumentation zu beglaubigen.
Wie bekomme ich meinen Faksimile-Stempel?
Sie können bei jeder Organisation, die Stempeldienste anbietet, die Herstellung eines Siegels bestellen, das eine persönliche Unterschrift kopiert. Ähnliche Unternehmen gibt es heute in allen größeren Städten. Die Vorlage von Unterlagen zur Bestellung von Faxen ist nicht erforderlich. Was besonders schön ist, sind Briefmarken und Briefmarken, die eine persönliche Unterschrift wiederholen, in der Regel preiswert (innerhalb von 500 bis 800 Rubel) und können in wenigen Tagen hergestellt werden.