Große Unternehmen mit vielen Abteilungen stehen unweigerlich vor dem Problem des internen Workflows. In fortgeschrittenen Unternehmen ist ein solches Verfahren computerisiert, in einer bescheidenen Version ist dies die Korrespondenz auf Papierträgern. Trotzdem bleiben die Normen des Geschäftsschreibens für jedes Format gleich. In der Regel wird ein solches Dokument als Memo bezeichnet.
Für welche Fälle machst du ein Memo?
Die Beziehung zwischen Einheiten ist eine heikle Angelegenheit und erfordert manchmal das Schreiben. Angenommen, Mitarbeiter mehrerer geografisch entfernter Einheiten arbeiten an einem Projekt zusammen. Um verlässliche Informationen auszutauschen, reicht das Telefon nicht aus, es werden schriftliche Quellen benötigt.
Oder eine andere, weniger angenehme Option: Sie müssen den Mitarbeiter für die Verletzung von Amtspflichten disziplinarisch zur Verantwortung ziehen. Wie kann nachgewiesen werden, dass ein solcher Verstoß überhaupt vorliegt, und woraus bestand er? Natürlich mit Hilfe schriftlicher Quellen: Beschlüsse, interne Korrespondenz, schriftliche Anweisungen und andere ähnliche Hinweise.
Es kann vorkommen, dass Sie eine Anfrage stellen oder alle Mitarbeiter auf wichtige Informationen aufmerksam machen müssen. Dies kann mit einem Memo erfolgen.
Das heißt, ein Beispiel-Memo kann für eine Vielzahl von Unternehmensaspekten hilfreich sein:
- Arbeit;
- nach Vereinbarung;
- Verwaltungs- und Managementaufgaben;
- disziplinarisch;
- administrativ;
- Gewerkschaft;
- informativ.
Und diese Liste ist nicht vollständig.
Pflichtangaben
Ein Memo ist in erster Linie ein Dokument und sollte daher in Übereinstimmung mit den Regeln des Geschäftsablaufs erstellt werden, wobei der Schwerpunkt auf der Stichprobe liegt. Ein kompetent verfasstes Memo reicht völlig aus, um ein Produktionsproblem zu lösen. Das Dokument sollte die folgenden Informationen enthalten:
- an wen das Memo gerichtet ist;
- Was ist sein Wesen, seine Rechtfertigung, sein Verweis auf Gesetze, Normen, Anweisungen?
- Bewerbungen - falls vorhanden;
- wer unterschrieben hat - der Referatsleiter, der das Recht hat, interne Dokumente zu unterschreiben;
- who compiled - der Ausführende, der den Muster-Serviceschein direkt kompiliert hat;
- Registrierungsnummer des Dokuments und das Datum, an dem es an den Adressaten gesendet wurde.
In der Regel werden Serviceaufzeichnungen anhand der Anzahl der Empfänger in den Originalen plus einer Kopie für den Absender erstellt. Wenn es viele Empfänger gibt, werden sie in der rechten Hälfte des Blattes hierarchisch aufgelistet.
Wie schreibe ich ein Memo?
Ein Beispieldokument kann in jeder Referenzpublikation mit einem Geschäftsbrief oder in Sammlungen von Geschäftsdokumenten gefunden werden. Form memo nicht ausdrücklich genehmigt. Grundsätzlich orientieren sie sich bei der Erstellung an den Normen des Geschäftsumsatzes und der etablierten Praxis.
Es gibt jedoch sogenannte staatliche Standards, die die Form der Dokumentation regeln. Sie stellen bestimmte Anforderungen an die interne Dokumentation des Unternehmens, es ist vorgeschrieben, wo sich diese oder jene Aufschriften befinden sollen, wie die Initialen korrekt angegeben oder Dokumente dem Stellvertreter bei Abwesenheit des Leiters korrekt unterschrieben werden sollen.
In Anbetracht dessen, was geschrieben steht, können Sie den folgenden Beispielservice-Hinweis verwenden. Natürlich sollte die Logik der Darstellung und Rechtfertigung, auf die sich der Compiler bezieht, gut durchdacht sein, da das Format die Wahrnehmung des Dokuments und damit seine Wirksamkeit bestimmt. Ein solides und durchdachtes Dokument ist immer glaubwürdiger.
Beispielnotiz
HR Director
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Memo
Über die Übergabe des Dokuments an den Mitarbeiter
Nr. 214 / OK vom 06.03.14
Das Unternehmen erhielt am 31.05.14 vom Gerichtsvollzieher ein Schreiben, wonach die Angestellte Degtyareva Irina Pavlovna an der Rezeption zu ihm kommen sollte, da sie aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung Schuldnerin ist, den Betrag zugunsten des Arbeitsamtes zurückzufordern.
Nach den verfügbaren Daten arbeitet der angegebene Mitarbeiter im Bereich Elektrizität als Disponent.
Gemäß den Anforderungen des Gerichtsvollziehers bitte ich Sie dringend, die Zustellung der beigefügten Ladung an Degtyareva Irina Pavlovna gegen Unterschrift sicherzustellen und dem Gerichtsvollzieher eine Kopie mit der Unterschrift per Post zuzusenden.
Anhang: Vorladung in 2 Exemplaren.
Mit freundlichen Grüßen,
Leiter der Rechtsabteilung
M.V. Blanche
Spanisch Oleva I.R.
5027982
In diesem Format können Sie jede Frage stellen, die Hauptsache ist, sich auf den Beispielservice-Hinweis zu konzentrieren und die Begründung für die angegebenen Anforderungen nicht zu vernachlässigen.
Memo - Internes Dokument
Ein Beispiel für ein Memo gibt einen Überblick über die Vorgehensweise bei seiner Erstellung. Es sei daran erinnert, dass dieses Dokument, unabhängig von seinem Gegenstand, die interne Angelegenheit des Unternehmens bleibt.
In der Regel erteilt ein Unternehmen einen speziellen Befehl zur Ermittlung von Informationen mit beschränktem Zugriff, auf den verwiesen werden kann, dass auf Ersuchen Dritter keine Kopien oder Originale von amtlichen Unterlagen ausgestellt werden dürfen.
Es ist jedoch zu beachten, dass auf Ersuchen der Strafverfolgungs- und Justizbehörden die offizielle Korrespondenz Eigentum des Ermittlers oder Richters werden kann. Auch diese Unterlagen sind berechtigt, Kontrollstellen anzufordern. In Anbetracht dieser Möglichkeit ist es besser, ein Dokument sofort korrekt und umsichtig zu erstellen, da das, was mit einem Stift geschrieben wurde, nicht mit einer Axt abgeschnitten werden kann. Hierfür ist die Muster-Servicemeldung am besten geeignet.
