Der Frachtbrief eines Personenkraftwagens (Formular Nr. 3) ist für die Planung, Organisation, Abrechnung und Verwaltung des Transports erforderlich. Der Papierkram wird gemäß den Anweisungen für die Berechnung des Transports ausgeführt. Andere primäre Wertpapiere umfassen ein Journal, das die Bewegung von Frachtbriefen aufzeichnet, sowie Frachtbrief.
Obligatorische Dokumente
Bei der Arbeit in einem Personenkraftwagen muss ein Fahrer, der zum Personal der Organisation gehört, über Folgendes verfügen:
- Ein Zertifikat für das Recht, das Produkt mit der entsprechenden Kategorie oder einer vorübergehenden Genehmigung zu verwalten.
- Zulassungspapiere zum Transport und zum Anhänger (falls vorhanden).
- Frachtbrief eines Autos.
- Frachtbrief für Fracht.
- Sondergenehmigung für die Beförderung gefährlicher oder sperriger Güter.
Frachtbrief eines Autos. Probefüllung
Die Verantwortung für die korrekte Ausführung des Dokuments liegt beim Leiter der Organisation sowie bei den Personen, die an der Dateneingabe auf Papier beteiligt sind und für den Transport verantwortlich sind. Der Fahrer füllt den Frachtbrief des Wagens nicht aus. Bei Erhalt (vor Abreise) und Auslieferung (nach Rückgabe) gibt er seine Unterschrift ab. Bevor das Papier an den Fahrer übergeben wird, trägt eine befugte Person oder ein Dispatcher die erforderlichen Informationen in den Frachtbrief des Passagiers ein. Das Formular enthält Zeilen, die Folgendes angeben:
- ein Datum (Jahr, Monat, Tag), das dem im Register entspricht;
- Arbeitszeiten (Geschäftsreise, Wochentage, Tages- oder Gesamtfahrplan, Urlaub oder Wochenende, Überstunden usw.);
- marke und art des produkts, zustand und garage nummer.
Wenn es einen Auflieger oder Anhänger gibt, werden Informationen dazu im entsprechenden Abschnitt eingetragen. Die Zeile "Escort" gibt Auskunft über die am Transport beteiligten Personen. Der Abschnitt „Fahrzeug- und Fahrerbetrieb“ enthält Informationen zum Zeitpunkt (Stunden und Minuten) der Abfahrt und der Rückgabe des Fahrzeugs. Im Abschnitt "Aufgabe" in der Spalte "Zu wessen Verfügung" wird entsprechend der Anwendung der Name des Kunden eingetragen. Die Zeile "Ankunftszeit" gibt die Zeit (Stunden und Minuten) an, zu der der Transport am Ziel angekommen ist.
Der Frachtbrief eines Personenkraftwagens enthält auch Informationen über Kraftstoff. Diese Informationen sind auf der Vorderseite des Dokuments angegeben. Hier gibt die autorisierte Person schriftlich Informationen über die Kraftstoffmenge ein, die zur Erfüllung der vertraglichen Aufgabe erforderlich ist. In diesem Fall wird der verbleibende Kraftstoff vom vorherigen Arbeitstag berücksichtigt. Wenn der Frachtbrief korrekt ausgestellt ist, trägt die befugte Person ihre Unterschrift in die entsprechende Zeile ein. Der Disponent bestätigt also die Richtigkeit des Dokuments.
Abfahrt von der Garage
Unmittelbar vor dem Versand des Transports wird der Frachtbrief des Personenkraftwagens von einem Mechaniker (Kraftstoff- und Schmierstofftechniker) in die entsprechenden Spalten gefüllt. Diese befugte Person gibt Informationen in die Zeilen des Abschnitts Kraftstoffbewegung ein. Hier gibt er Informationen über die Menge des ausgestellten Kraftstoffs, die Anzahl und die Anzahl der Coupons ein. Die Übereinstimmung der Informationen mit der Realität wird vom Mechaniker mit seiner eigenen Unterschrift bescheinigt.
Informationen zur Inspektion vor dem Flug
Der Frachtbrief eines Personenkraftwagens enthält Informationen über den Gesundheitszustand des Fahrers. Sie werden vom Gesundheitspersonal der Organisation in das Dokument eingegeben. Auf der Grundlage der Inspektion vor der Fahrt wird eine Schlussfolgerung über den Zugang des Fahrers zum Transportmanagement und den Auftrag gezogen.Bei unbefriedigendem Gesundheitszustand wird das Auto storniert.
Abfahrt vom Checkpoint
Unmittelbar vor dem Verlassen des Gebiets der Organisation trägt der Mechaniker des Kontrollpunkts den Tachometer in den Frachtbrief des Personenkraftwagens ein. Sie sind in Spalte 4 des Abschnitts "Fahrzeug- und Fahrerbetrieb" angegeben. Diese Informationen können auch vom Mechaniker der Abteilung Qualitätskontrolle eingegeben werden.
Zusätzlich zum Tachometer trägt die befugte Person auf dem Frachtbrief des Fahrzeugs die tatsächliche Zeit ein, zu der das Fahrzeug das Gebiet verlassen hat. In der Rubrik "Kraftstoffbewegung" wird in der Spalte "Rest zum Versandzeitpunkt" die Angabe der Kraftstoffmenge im Tank eingetragen.
Die Übergabe des Fahrzeugs an den Fahrer in gutem Zustand sowie die Übereinstimmung der Informationen mit der Realität wird durch die Unterschrift des Mechanikers bescheinigt. Der Fahrer unterschreibt jeweils auch alle ausgefüllten Zeilen. So bestätigt er die Annahme des Autos in gutem Zustand sowie den Erhalt eines Arbeitsauftrags.
Informationen zum Verkehr auf der Strecke
Die Eingabe dieser Informationen erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge. Die Zeile "Ankunftszeit" gibt die Stunden und Minuten an, zu denen der Fahrer dem Kunden den Frachtbrief ausgehändigt hat. Letztere unterschreibt im Dokument und bescheinigt die Ankunft des Transports. Die Spalten "Bei Abreise" und "Bei Ankunft" enthalten den Tachometer zum Zeitpunkt, als der Fahrer das Gebiet des Kunden betrat und es verließ. Die Spalte "Besondere Kennzeichen" enthält Informationen, die nicht in der Form des Dokuments vorgesehen sind. Hierzu zählen insbesondere Kundenhinweise zu Störungen, Straßendienstmitarbeitern usw.
Rücktransport in die Garage
Nach Abschluss der Aufgabe wird der Frachtbrief in umgekehrter Abfahrtsreihenfolge ausgestellt. Die erste Markierung erfolgt am Checkpoint. Der Mechaniker oder eine andere autorisierte Person in der Spalte "Arbeit des Autos und des Fahrers" gibt Auskunft über den tatsächlichen Zeitpunkt der Rückgabe des Geldbetrags in das Gebiet der Organisation.
Dazu wird eine Zeile mit dem Tacho und Angaben zum verbleibenden Kraftstoff gefüllt. Der Kraftstofftechniker füllt die Zeile „Geliefert“ aus und gibt den Rest nachträglich in den Tank ein. Die Richtigkeit der Angaben wird durch die Unterschrift der befugten Person bestätigt.
Der Mechaniker des Getriebes nimmt das Auto vom Fahrer. In der Zeile „Akzeptiert“ unterschreibt die autorisierte Person die Annahme der Gelder in gutem (oder fehlerhaftem) Zustand. In der Spalte "Bestanden" kennzeichnet der Fahrer die Rückgabe des Transports. Der Frachtbrief des Wagens wird dem Disponenten ausgehändigt. Er trägt seinerseits eine Unterschrift in die entsprechende Zeile des Belegs ein und führt dessen Eintragung im Buchungsjournal durch.
Zusätzliche Informationen
In der Regel wird dem Fahrer ein Frachtbrief für 1 Werktag ausgestellt. In diesem Fall sollte ein Dokument für den Vortag übergeben werden. Bei Intercity-Transporten wird die Abfertigung über einen längeren Zeitraum durchgeführt. In einigen Fällen kann eine Organisation den Frachtbrief eines Personenkraftwagens für einen Monat verwenden. Ein solches Dokument muss in Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens genehmigt werden.
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