Wenn die Organisation über einen eigenen Güterverkehr verfügt, besteht der obligatorische Teil der Tätigkeit in der Abrechnung der Fahrer, dem Verbrauch von Schmiermitteln und Kraftstoff.
Diese und andere Informationen werden im Originalbericht dokumentiert. Es wird der "Frachtbrief eines Lastwagens" genannt. Ein Dokumentformular enthält verschiedene Felder. Die eingegebenen Informationen spiegeln die oben genannten Geschäftsaktivitäten wider. Es gibt verschiedene Arten solcher Dokumente. Weiter im Artikel werden wir einige von ihnen detaillierter betrachten.
Allgemeine Informationen
Der Frachtbrief eines Lastwagens kann einer von drei Typen sein. Seine Definition hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Für den Transport wird also der Frachtbrief eines Lastwagens (Formblatt 4 C) verwendet, sofern die Maschine zu Stückpreisen gemäß den Einheitstarifen bezahlt wird.
Ferngespräche Art des Dokuments Es wird für Ferntransporte verwendet. Der Frachtbrief eines solchen Lastwagens hat auf der Vorderseite einen roten Streifen mit der entsprechenden Aufschrift. Der Fernverkehr und seine Bezahlung erfolgen gemäß den geltenden Beförderungsbestimmungen und gesetzlichen Bestimmungen. Der Frachtbrief eines Lastwagens kann auch Informationen über Transporte widerspiegeln, die nach zeitabhängigen Tarifen durchgeführt werden.
Allgemeine Anforderungen
Der unten abgebildete LKW-Frachtbrief ist ein strenges Berichtsdokument. Die Papierherstellung erfolgt mit Drucknummerierung im Auftrag von Abteilungen, Ministerien und Unternehmen in der Menge, die zur Deckung ihrer Bedürfnisse erforderlich ist.
Die Formulare werden im Lager der Organisation gespeichert. Bei Bedarf wird das Dokument der verantwortlichen Person gegen Quittung ausgehändigt. Eine solche Person ist in der Regel der Disponent, der Leiter der Einsatzstelle, der Leiter der Werkstatt usw.
Anleitung zur Zusammenstellung
Die innerstaatliche Gesetzgebung schreibt eine Reihe von Anforderungen für die Eingabe von Informationen in den Frachtbrief eines einzelnen Unternehmers, einer gemeinnützigen Organisation und anderer im Transportwesen tätiger Strukturen vor. Das Dokument wird in einigen Fällen als ungültig angesehen. Wenn beispielsweise der Frachtbrief eines LKW (das Formular spielt keine Rolle) nicht mindestens eines der folgenden Elemente enthält:
- Der Stempel des Unternehmens.
- Siegel der Organisation.
- Ausstellungsdatum.
Informationen eingeben
Der Frachtbrief des LKW wird von einer befugten Person ausgestellt. Es ist verantwortlich für die Richtigkeit der eingegebenen Informationen. Die Verpflichtung zur Überprüfung der Informationen und zur Kontrolle der Richtigkeit ihrer Eingabe obliegt ebenfalls dem Leiter des Verkehrsparks sowie dem Leiter des Unternehmens. Der Frachtbrief wird dem Fahrer nur gegen Quittung ausgehändigt. In diesem Fall muss er das vorherige Dokument übergeben.
Handelt es sich bei der Arbeit um den Transport von Sachgütern, erhält der Fahrer einen entsprechenden Frachtbrief mit dem Frachtbrief. Diese beiden Dokumente müssen zusammengehalten werden. Dadurch können sie während des Inspektionsprozesses überprüft werden.
Stellt eine Rechnungsprüfungsfirma aus. Ihre Anzahl und Angaben zur Masse der beförderten Fracht werden in den Frachtbrief eingetragen. Das Berichtsdokument enthält auch Gutscheine (2 Stk.). Die Eingabe der Informationen erfolgt durch den Kunden. Diese Abreißgutscheine werden anschließend zusammen mit dem Konto als Nachweis für die Fertigstellung der Arbeiten an den Kunden überwiesen.
Merkmale der Erstellung eines Dokuments über die Beförderung nach Zeittarifen
Der Frachtbrief des LKW (Formblatt 4 P) enthält den Abschnitt "Aufgabe an den Fahrer".In der 16. Spalte „Zu wessen Verfügung“ (gemäß Antrag oder aufgrund einer einmaligen Kundenbestellung) trägt der Versender die Adresse und den Namen des Unternehmens ein, zu dessen Verfügung das Fahrzeug gelangt. Die Zeilen 18 und 17 enthalten Angaben zur geplanten Abfahrts- bzw. Ankunftszeit. Spalte Nr. 19 enthält die zugewiesene Anzahl der Arbeitsstunden und Spalte Nr. 20 die Anzahl der Fahrten.
Die Zeile "Kunde" enthält den Namen der empfangenden Organisation, die Initialen und den Nachnamen der Person, die für den Empfang und die Nutzung des Fahrzeugs verantwortlich ist. In der Spalte "Uhrzeit" werden die Stunden und Minuten der An- und Abreise der Autos eingetragen. Die Spalte "Tachometer" enthält Informationen über die Leistung des Zählers zum Zeitpunkt der Ankunft und Abfahrt aus dem Unternehmen.
TTN-Nummern werden in die entsprechende Spalte eingetragen. Eine Kopie der Rechnungen, die dem Frachtbrief beigefügt sind, enthält die Gesamtzahl (falls mehr als 1). Die Spalte "Anzahl Fahrten" enthält die Anzahl der durchgeführten Transporte. Die Zeile "Stempel und Unterschrift des Kunden" wird vom Kunden ausgefüllt. In dieser Spalte bestätigen die Informationen die Richtigkeit aller Angaben. Der Abschnitt "Aufgaben ausführen" enthält Informationen zu Fahrtrouten: Wo und von wo werden Fahrten durchgeführt. Die Bestätigung der Informationen erfolgt durch die Unterschrift des Kunden.
Anhänge zum Dokument. Dateneingabefunktionen
Ein Abreißschein wird als Anhang zum Frachtbrief verwendet. Es ist die Basis für den Versand von Rechnungen zur Bezahlung von Transportleistungen. Ein Abreißschein wird vom Kunden ausgefüllt. In Übereinstimmung mit dem vom Fahrer vorgelegten Berichtsdokument trägt der Kunde in die entsprechenden Spalten sein Ausstellungsdatum und seine Nummer ein. Auf dem Coupon ist auch der Name der Organisation angegeben, auf deren Fahrzeugen die Ladung, das Kennzeichen und die Marke der angekommenen Autos und Anhänger (falls vorhanden) befördert werden.
Funktionen des Dokumentenverarbeitungsprogramms für den Transport zum Stückpreis
Der nach diesem Formblatt erstellte Frachtbrief ist eine Bestätigung des industriellen Charakters der Verwendung von Kraftstoff. Dieses Dokument dient als Grundlage für die Abschreibung von Kraftstoff und Schmierstoffen zu Anschaffungskosten. Die Arbeit mit diesen und anderen Blättern erfolgt in einem speziellen Programm 1C: Enterprise 7.7. Die Dokumentenverarbeitung erfolgt wie bei normalen Magazinen.
Im geöffneten Programm gibt es eine Tabelle, die fünf Lesezeichen enthält. Im Bereich "Frachtbriefe" können Sie neue Dokumente einfügen, kopieren, bearbeiten und löschen. In diesem Fall können die Informationen nach Datum, Modell / Nummer der Maschine usw. sortiert werden. Der Reiter "Treiber" enthält folgende Angaben:
- Personalnummer.
- Der Fahrer.
- Die Kategorie ist richtig.
- Eine Nummer mit Führerschein.
Abschnitt "Autos" enthält Informationen über die Marke des Fahrzeugs. Diese Registerkarte enthält Informationen zu den Garagen- und Statusnummern des Fahrzeugs, den aktuellen Kraftstoffverbrauch für jeden Tank pro abgeschlossenem Volumen und unter Berücksichtigung der Korrekturfaktoren:
- wenn das Produkt mit Gasgeräten ausgestattet ist;
- wenn Sie mit Anhängern arbeiten.
Beispielsweise wird für den 1. Tank die Norm für Dieselmotoren vorgeschlagen - 1,3 l / 100 tkm. Dieser Indikator kann relativ zu anderen Kraftstoffarten oder Motoren eingestellt werden. Die interne Zeitschrift "Types of Fuel" enthält Informationen zur Marke. Im Dialogfeld zur Eingabe des Frachtbriefs befindet sich eine Schaltfläche "Berechnung".
In den Zeilen ist die Anzahl der Rundungszeichen entsprechend der Norm einzutragen. Indikatoren können mit Dezimalbrüchen angegeben werden. In Verbindung mit dieser Schaltfläche „Berechnung“ wird die Anzahl der Nachkommastellen bei der automatischen Berechnung des Kraftstoffverbrauchs gemäß den Normen geregelt. Unter "Anhänger" finden Sie Informationen zu Marke, Zustand und Garagen-Nummer.
Einige Feinheiten
Einzelne Buchhalter versuchen, den Prozess der Verwaltung von Frachtbriefen zu vereinfachen. In diesem Fall bezieht sich dies hauptsächlich auf die Einführung von Informationen zum Kraftstoffverbrauch.Dies ist in vielen Fällen darauf zurückzuführen, dass diese Funktion nicht nur zusätzliche Verantwortung mit sich bringt, sondern auch die Haupttätigkeit belastet.
Diese Situation ist in der Regel typisch für kleine Organisationen. Gemäß Dekret Nr. 78 werden Frachtbriefe von der verantwortlichen Person (Disponent, Bauleiter usw.) ausgefüllt. Dies bedeutet, dass der Buchhalter durch die entsprechende Anordnung der Geschäftsführung autorisiert sein muss. In diesem Fall kann die Erstellung von Unterlagen durch einen Mitarbeiter mit einer Haftung verbunden sein.
Folgen des Scheiterns
Vereinfachte Informationen können zu einer Reihe von Problemen führen. Das Vorhandensein eines Frachtbriefs ist für den mit der Güterbeförderung befassten Fahrer obligatorisch. Zusätzlich zu der Tatsache, dass die Unterlagen von den Steuerbehörden geprüft werden, sind Verkehrspolizeiposten entlang der Fahrtroute des Fahrzeugs tätig. Gemäß Absatz 2.1.1 der SDA muss der Fahrer ein Meldedokument bei sich haben und dieses auf Verlangen den Straßenpolizisten zur Einsicht übermitteln. Für das Fehlen eines Frachtbriefs wird eine Vertragsstrafe erhoben.
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