Zeit ist eine wertvolle Ressource, die eine Person hat. Besonders in der Umsetzungsphase großer und technisch komplexer Projekte wird es von großem Wert. Darüber hinaus geht die Mehrheit äußerst irrational mit der ihm zur Verfügung stehenden Zeit um. Dadurch werden die menschliche Leistungsfähigkeit und die Effektivität der geleisteten Arbeit verringert. Daher ist es wichtig, häufige Fehler bei der Verwaltung Ihrer eigenen Zeit zu vermeiden.
Fehlen einer systematischen To-Do-Liste
Oft sieht sich ein Mitarbeiter mit einer Situation konfrontiert, in der es ihm so vorkommt, als hätte er vergessen, einen äußerst wichtigen Teil der Arbeit zu verrichten. Infolgedessen steht der Erfolg des gesamten Projekts auf dem Spiel. Dies wird durch einen der häufigsten Fehler erleichtert - das Fehlen einer systematischen Aufgabenliste.
Eine ausgezeichnete Lösung für das Problem kann die Erfassung und Installation eines der speziellen täglichen Protokolle auf dem Arbeitscomputer sein, mit denen Sie nicht nur die Namen bestimmter Fälle speichern, sondern auch eine detaillierte Beschreibung dieser Fälle erstellen und Sie über das Annäherungsdatum für die Erledigung einer Aufgabe informieren können.
Fehlende Ziele
Jeder Mitarbeiter muss genau verstehen, was er am Ende erreichen will. Andernfalls kann er im laufenden Geschäft keinen strategischen Erfolg erzielen. Richtig gesetzte Ziele ermöglichen es Ihnen nicht nur, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sondern auch den Fortschritt des gesamten Projekts zu kontrollieren. Dazu ist es notwendig, uns nicht nur die endgültigen, sondern auch Zwischenaufgaben zu stellen.
Fehlende Aufgabenpriorität
Der Arbeitstag vieler besteht aus einer Vielzahl dringender Aufgaben. Dabei werden oftmals wirklich wichtige Dinge außer Acht gelassen, die nicht nur für den Erfolg eines einzelnen Mitarbeiters, sondern für das gesamte Unternehmen entscheidend sind.
Um dies zu vermeiden, sollte man die sogenannte Task Priority Matrix verwenden. Auf diese Weise können Sie festlegen, welches der Probleme zuerst behoben werden soll und welches auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden kann. Dies kann die Produktivität der Mitarbeiter erheblich steigern. Die Praxis zeigt, dass Menschen, die sofort ein neues Problem lösen und ein bereits abgeschlossenes Geschäft aufschieben, viel Zeit verlieren.
Ablenkung von außen
Wie Studien gezeigt haben, verlieren Mitarbeiter moderner Unternehmen durch verschiedene Ablenkungen bis zu 2 Stunden am Tag. Wir sprechen über Telefonanrufe, Smartphone-Anwendungen, die Unterstützung von Kollegen bei der Lösung ihrer Probleme sowie andere Probleme, die die Ausführung von Aufgaben unterbrechen müssen.
Ablenkung hat eine sehr schädliche Eigenschaft. Auch wenn eine Person wieder zur Arbeit zurückkehrt, muss sie 10-15 Minuten aufwenden, um sich auf die Lösung der Aufgabe einzulassen. Letztendlich wird viel Zeit verschwendet.
Um dies zu vermeiden, sollte man sich nicht nur dem Einfluss von Telefon und Computer entziehen (wenn die Arbeit selbst damit nicht verbunden ist), sondern auch die Kollegen vor der Unzulässigkeit der Ablenkung während der Arbeitszeit warnen.
Aufschub
Meistens wird dieser Fehler von denen begangen, die Angst vor dem Umfang der ihnen zugewiesenen Aufgaben haben. Infolgedessen versuchen sie, die maximale Zeit für den Beginn der Arbeit am Projekt zuzuweisen. Dies führt zu einer dauerhaften Verzögerung bei der Lösung einer großen und wirklich wichtigen Aufgabe.
Die richtige Lösung für die Probleme, die mit der Umsetzung solcher Projekte verbunden sind, ist die Aufteilung von Aufgaben in kleinere sowie die Schaffung von Stufen für deren Lösung. Infolgedessen wird eine Person in der Lage sein, die Ausführung der Arbeit sicher voranzutreiben.Dies wird sich positiv auf die Wirksamkeit seiner Arbeit und die Erreichung bestimmter Ziele auswirken.
Zieh alles auf dich
Zu viele Mitarbeiter und vor allem kleine und mittlere Führungskräfte machen bei ihrer Tätigkeit einen schwerwiegenden Fehler. Sie schultern zu viel auf ihren Schultern. Gleichzeitig stellen viele von ihnen fest, dass sie die Lösung zu vieler Probleme übernehmen, weil das Vertrauen in die Fähigkeit der Untergebenen fehlt, das Problem auf qualitative Weise zu lösen.
In einigen Fällen ist es wirklich besser, die Verantwortung für die Durchführung des Projekts zu übernehmen, aber die ständige Übernahme aller neuen Funktionen für eine Person hat auf lange Sicht keinen Erfolg gebracht. Am Ende hat sogar ein sehr guter Mitarbeiter die Effizienz gemindert. Die Qualität seiner Arbeit wird sich verschlechtern, und von einer Entwicklung kann keine Rede sein.
Der richtige Ansatz für den Leiter ist nicht die Last der Arbeit an sich. Er sollte mehr Aufgaben an seine Mitarbeiter delegieren. Darüber hinaus kann er sie leiten oder den Prozess der Ausführung von Arbeiten steuern. Wenn ein Mitarbeiter die Lösung elementarer Profilaufgaben für ihn nicht bewältigt, lohnt es sich, über die Zweckmäßigkeit seines Aufenthalts im Unternehmen nachzudenken.
Zu hohes Arbeitstempo und dauerhafte Beschäftigung
Einige Mitarbeiter erhalten eine gewisse moralische Befriedigung, wenn sie feststellen, dass sie zu stark nachgefragt und ständig beschäftigt sind. Außerdem liegt ein Durcheinander auf ihrem Tisch, sie haben keine Zeit, alle ihnen zugewiesenen Aufgaben zu lösen. Darüber hinaus sind sie häufiger an Projekten beteiligt, die sie für wichtig halten, als an Projekten, die für das Unternehmen von großer Bedeutung sind. Infolgedessen verbringen sie viel Zeit damit, unbedeutende, kleine, aber mühsame Aufgaben zu lösen.
Über die hohe Effizienz dieser Mitarbeiter muss nicht gesprochen werden. Sie müssen auf jeden Fall den Arbeitsplan anpassen. Einige Aufgaben erfordern eine eingehende Analyse und fundierte Entscheidungsfindung. Am Ende ist es besser, sich auf wichtige Arbeiten zu konzentrieren und ihr so viel Zeit zu geben, wie sie wirklich erfordern.
Multitasking
Viele sind stolz auf die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. In der Praxis stellt sich heraus, dass solche Mitarbeiter unwirksam sind. Tatsache ist, dass sie sich nicht ganz auf die Lösung eines bestimmten Problems konzentrieren. Sie müssen ständig über mehrere Aufgaben gleichzeitig nachdenken. Infolgedessen lösen sie beide Probleme schlecht auf einmal.
Darüber hinaus führt die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben zu zusätzlichen Zeitkosten in Höhe von 20 bis 40%.
Verzicht auf Pausen
Es gibt eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern, die versuchen, ohne Pausen und sogar ohne Mittagessen zu arbeiten. Ihrer Meinung nach wird so viel Zeit gespart, die für die Erfüllung bestimmter Arbeitsaufgaben aufgewendet werden kann.
Tatsächlich zeigen Studien, dass die Arbeitsfähigkeit eines Menschen ohne Unterbrechungen allmählich abnimmt. Infolgedessen konnte er die ihm zugewiesenen Aufgaben bis zur Mitte des Arbeitstages nicht so effektiv lösen wie am Morgen.
Machen Sie nach Möglichkeit jede Stunde eine kurze Pause von 5 Minuten. Sie sollten auch genügend Zeit zum Essen einplanen. Tatsache ist, dass das Gehirn im Ruhezustand etwas anders arbeitet. Auf diese Weise können neue Ideen generiert werden, um das Unternehmen weiterzuentwickeln oder ein ernstes Problem erfolgreich zu lösen.
Falsche Aufgabenplanung
Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Infolgedessen lösen manche Menschen Probleme besser am Morgen, während andere unmittelbar nach Sonnenuntergang. Der richtige Ansatz wäre, die komplexesten und energieintensivsten Aufgaben für den Zeitraum zu planen, in dem die Leistung auf höchstem Niveau liegt. Einfache Dinge sollten für eine Zeit gelassen werden, in der keine ernsthaften kreativen Fähigkeiten erforderlich sind.