In unserer Zeit wandelt sich der Papierkram (Dokumentenmanagement) allmählich von einem Papierformular zu einem digitalen. In dieser Hinsicht sollte jeder moderne gebildete Mensch eine Vorstellung vom Konzept des "elektronischen Dokuments" und den Merkmalen seiner Anwendung haben. Lassen Sie uns dieses Phänomen genauer untersuchen und herausfinden, was EDS ist.
Was heißt ein Dokument
Bevor wir uns mit dem Konzept und der Struktur eines "elektronischen Dokuments" befassen, sollten wir uns an seinen Papiervorgänger erinnern.
Im weiteren Sinne ist dies der Name des Objekts der materiellen Welt, in dem Informationen in fester Form enthalten sind.
Im engeren Sinne ist ein Dokument ein Informationsmedium, das wichtige Fakten bestätigt und in verschiedenen Formen (Text-, Bild-, Ton- oder Videoaufzeichnung sowie deren Kombinationen) dargestellt wird. Es wurde entwickelt, um Daten in Zeit und Raum zu speichern und zu übertragen.
Jedes Dokument hat bestimmte Details, mit denen es identifiziert werden kann.
Wenn ein solches Medium falsche Informationen enthält oder wenn es erstellt wurde, wurden die festgelegten gesetzlichen Normen verletzt, es wird als falsch (gefälscht) bezeichnet und hat keine Rechtskraft.
Die Menge der Träger zuverlässiger Informationen wird als Dokumentation bezeichnet. Es basiert auf der Fokussierung auf ein bestimmtes Thema, Phänomen, einen bestimmten Prozess, eine bestimmte Person, eine bestimmte Institution usw. Der eigentliche Prozess der Erstellung / Gestaltung solcher Medien wird als Dokumentation bezeichnet. Dabei ist es unerlässlich, die Normen der geltenden Gesetzgebung zu berücksichtigen und die nationalen Regeln für die Erstellung einzuhalten. Vergessen Sie auch nicht die Kompetenz des Compilers. Der Schulleiter hat das Recht, einen Reifezertifikat auszustellen, kann jedoch kein Universitätsdiplom unterzeichnen. Genauer kann es sein, aber ein solches Dokument wird keine Rechtskraft haben.
Ein weiteres wichtiges Konzept in diesem Thema ist "Papierkram". Dies ist eine Sammlung von Arbeiten zur Dokumentation der Verwaltungstätigkeit eines Objekts und zur Organisation der Bewegung der oben genannten Informationsträger.
In verschiedenen historischen Perioden wurde dieser Prozess mit verschiedenen Materialien durchgeführt. Dies waren Tontafeln, Stein, Papyrus, Leder, Holz, Birkenrinde usw. Allmählich wurden sie alle durch Papier ersetzt.
Nach der Art des Trägermaterials werden heute unterschieden:
- traditioneller Papierkram (Papier);
- gemischt (Papier + elektronische Computergeräte);
- elektronisch (digital).
Dokumente können je nach Inhalt und Zweck eine Reihe von Funktionen erfüllen:
- Legal.
- Managerial.
- Sozial.
- Kulturell.
- Historisches.
- Information.
- Kommunikativ.
Die Entwicklung des Konzepts "elektronisches Dokument"
Seit der Erfindung des Computers hat die Menschheit nach einer Möglichkeit gesucht, auf papierlose Dokumentation umzusteigen. In der UdSSR wurde bereits in den siebziger Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts über die Schaffung eines solchen Modells der Büroarbeit nachgedacht. Das Konzept des "elektronischen Dokuments" (ED) gab es damals zwar noch nicht. Stattdessen wurde der Name "maschinenlesbares Medium" verwendet.
Bis Mitte der achtziger Jahre war eine solche Technologie noch nicht vollständig entwickelt. Zu diesem Zeitpunkt war der Inhalt des Begriffs „elektronisches Dokument“ jedoch bereits in der Gesetzgebung festgelegt. Stimmt, dann wurde es auch "maschinenlesbar" genannt. In GOST 1984 war dies der Name eines Dokuments, das zum automatischen Lesen der darin enthaltenen Daten geeignet ist.
Mit dem Beginn einer weit verbreiteten Computerisierung in den neunziger und zweitausendsten Jahren erlangte dieses Konzept allmählich seine heutige Bedeutung.
Welches Dokument heißt heute "elektronisch"?
Das moderne Konzept des "elektronischen Dokuments" weist mehrere Auslegungsmöglichkeiten auf, die sich im Rechtsrahmen widerspiegeln. Sie sind jedoch alle in ihrem Verständnis des Wesens dieses Phänomens sehr eng und erfordern das Vorhandensein solcher Komponenten:
- digitale Aufzeichnungsform;
- Speicherung von Daten auf elektronischen Medien mit der Fähigkeit, von Menschen gelesen und verstanden zu werden.
Auf dieser Grundlage kann eine allgemeine Definition des betrachteten Konzepts vorgenommen werden.
Elektronisches Dokument ist ein Dokument, dessen Informationen (einschließlich Details) in Form von digitalen Daten aufgezeichnet werden. Zum Beispiel als ein Satz von Zeichen, Tönen, Bildern oder Kombinationen davon.
Ein ED kann mit digitalen Mitteln erstellt, gespeichert, übertragen und in eine für den Menschen verständliche visuelle Form umgewandelt werden.
Der Vorteil eines solchen Dokuments
Wie sein Gegenstück aus Papier erfüllt ED die gleichen Funktionen. Es weist jedoch eine Reihe von Eigenschaften auf, die es zu einem vielversprechenderen Datenträger machen:
- In elektronischer Form erfasste Informationen können einfach und schnell bearbeitet werden.
- Solche Dokumente können theoretisch für immer gespeichert werden.
- Die ED-Technologie vereinfacht, beschleunigt und senkt die Kosten des Papierkramprozesses.
- Solche Dokumente können per Fernzugriff signiert und versendet werden, ohne Zeit für persönliche Besprechungen zu verlieren.
- Sie können schnell die erforderliche Anzahl von ED-Instanzen abrufen. Darüber hinaus werden alle von ihnen Rechtskraft haben.
Eigenschaften von ED. Metadaten
Das Konzept des "elektronischen Dokuments" zeichnet sich durch drei Eigenschaften aus:
- Inhalt ist die Text-, Grafik- oder Soundkomponente.
- Kontext sind Informationen über die Beziehung von dokumentierten Daten zu anderen ED, physischen oder juristischen Personen.
- Die Struktur eines elektronischen Dokuments ist intern und extern. Im ersten Fall geht es direkt um den Inhalt von ED. In der zweiten - über die Umgebung, in der es existiert (Speichermedium, Format der Datei selbst, etc.)
Das Konzept des "elektronischen Dokuments" wird durch seine Metadaten definiert. Dies ist der Name von Informationen über alle Eigenschaften von ED sowie seine soziale Sicherheit.
Metadaten sind ein wesentlicher Bestandteil des Speicherprozesses eines elektronischen Dokuments. Sie enthalten Elemente von rechtlichen, geschäftlichen, organisatorischen und verfahrenstechnischen Nachweisen für die Integrität des Entwurfs sowie für seine Echtheit.
Einzelheiten ED
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Konzepts "elektronisches Dokument" - Details. Dies ist eine Art Analogie zum Datenblatt, das alle Informationen zur Erstellung von ED enthält.
Dazu gehören:
- Der Name des elektronischen Dokuments.
- Datum und Ort der Zusammenstellung sowie alle Ausgaben (falls vorhanden).
- Daten über den Compiler oder die Compiler der ED.
- Informationen zur Sicherheitsstufe des Dokuments.
- Daten, die es ermöglichen, die Authentizität, Authentizität und Zuverlässigkeit der elektronischen digitalen Signatur von ED zu bestimmen.
- Daten zu den Programmen, die zum Öffnen dieses Dokuments erforderlich sind. Es geht um sein Format. Computerpiraterie blüht heute im häuslichen Bereich. In diesem Zusammenhang verwenden die meisten PC-Benutzer nicht lizenzierte Software und vermuten nicht immer, dass die beliebten .doc-, .xls- und .ppt-Dateien von bezahlten Microsoft Office-Programmen unterstützt werden. Unter normalen Umständen müssen Sie dafür bezahlen und dürfen die gehackten Versionen nicht herunterladen. Aus diesem Grund ist .odt das weltweit am häufigsten verwendete, universellste und vor allem kostenloseste ED-Format. Aufgrund seiner Beliebtheit konnte Microsoft es sogar in seine Software einbinden. Zu den Hauptvorteilen dieses Formats gehört die Kombination der Funktionen von Programmen wie Word, Excel und PowerPoint.
- Digitale Signatur.
Digitale Signatur
Wie bereits oben erwähnt, ist eine der wichtigsten Komponenten des Konzepts "elektronisches Dokument" Voraussetzung. Insbesondere digitale Signatur, die aus dem Englischen als "digitale Signatur" übersetzt wird.
Dies ist die Bezeichnung für die Sichtweise von ED, die durch die kryptografische Konvertierung eines Satzes elektronischer Daten erhalten wird.Mit dieser Signatur können Sie die Person identifizieren, die das Dokument abgelegt hat, und die Integrität des gesamten Dokuments bestätigen.
In den meisten modernen Ländern wird EDS nach geltendem Recht mit einer „nassen“ Unterschrift auf Papier gleichgesetzt.
Es ist wichtig, auf die untrennbare Verbindung zwischen dem Konzept des "elektronischen Dokuments" und der digitalen Signatur hinzuweisen. Schließlich ist es das Vorhandensein des Zweiten, das die erste Rechtskraft verleiht.
Jedes EDS verfügt über einen persönlichen zertifizierten Schlüssel, bei dem es sich um eine eindeutige Ziffernfolge mit einer Größe von 264 Bit handelt. Um es zu bekommen, müssen Sie sich an ein spezialisiertes Unternehmen wenden, von dem es heute ziemlich viele gibt. Es sei daran erinnert, dass eine elektronische digitale Signatur ein bestimmtes Ablaufdatum sowie unterschiedliche Sicherheitsstufen aufweist.
Bei der Registrierung einer elektronischen digitalen Signatur wird derselbe individuelle Schlüssel auf dem Flash-Laufwerk des Kunden gespeichert. Es funktioniert nur zusammen mit dem öffentlichen Schlüssel - einem anderen Programm, das von zweiten und dritten Parteien zur Authentifizierung der digitalen Signatur in den empfangenen Dokumenten verwendet wird.
Die Daten befinden sich in einem digitalen Zertifikat, das Informationen über den Eigentümer, seine Registrierungsnummer (nicht zu verwechseln mit einem privaten Schlüssel) und die Dauer der digitalen Signatur enthält.
Mit einer elektronischen digitalen Signatur können Sie Dokumente aus der Ferne an Universitäten (manchmal sogar ausländische) übermitteln, Bankgeschäfte abwickeln, Steuern zahlen und einige Dienste von staatlichen Stellen kommunaler Organisationen in Anspruch nehmen.
Es gibt jedoch eine Reihe von Fällen, in denen ein elektronisches Dokument und eine Unterschrift darauf nicht als legitim angesehen werden. Zum Beispiel, um ein Vererbungszertifikat zu erhalten oder Migrationsdokumente auszustellen.
Arten von elektronischen Dokumenten
Derzeit gibt es bei weitem keine Einteilung in ED. In den meisten Fällen werden solche Dokumente jedoch in folgende Kategorien unterteilt:
- Inhaltstyp: Text, Grafik, Sound, Animation und Multimedia-ED.
- Barrierefreiheit: offen und versteckt. Dokumente der ersten Art enthalten nichts Geheimes, weshalb sie gemeinfrei sind und von jedermann gelesen werden können. Dies sind die technischen Daten von Geräten oder die Zusammensetzung von Produkten, Lizenzvereinbarungen, Preislisten usw. Versteckte EDs können nur von einem bestimmten engen Personenkreis gelesen werden. Normalerweise enthalten sie Informationen, die Geschäftsgeheimnisse oder sogar Staatsgeheimnisse darstellen. Dies kann eine Karte des Standorts geheimer Militäreinheiten, Zeichnungen eines patentierten Geräts oder der Zusammensetzung des Arzneimittels, Daten auf dem Bankkonto einer natürlichen oder juristischen Person usw. sein.
- Das Vorhandensein / Fehlen einer elektronischen digitalen Signatur (EDS). Die Rechtmäßigkeit / Rechtswidrigkeit des Dokuments hängt davon ab.
- Einstellung zu einer bestimmten Branche. Hervorgehoben sind die allgemein anerkannten elektronischen Dokumente (Form und Inhalt sind für alle Anwendungsbereiche gleich) und engspezialisiert.
Anzeichen von ED
Nach Prüfung des Konzepts und der Arten elektronischer Dokumente sollten die Unterscheidungsmerkmale beachtet werden. Sie unterscheiden ED von anderen Objekten der materiellen Welt.
- Semantik des Inhalts. Jedes Dokument dieser Art ist notwendigerweise sinnvoll und keine zufällige Sammlung von Bildern, Tönen oder Symbolen.
- Stabile Materialform.
- Vollständigkeit und Integrität.
- Fokus auf Bewerbung für soziale Kommunikation.
Rechtliche Aspekte
Nach Prüfung der Eigenschaften, Einzelheiten, Attribute, des Konzepts eines elektronischen Dokuments, der Struktur sowie seiner Arten lohnt es sich, die rechtliche Seite dieses Themas genauer zu untersuchen.
Wenn der Entwurf in Übereinstimmung mit allen gesetzlichen Normen erstellt wurde und seine Unterschrift alle erforderlichen Zertifikate aufweist, hat er die gleiche Rechtskraft wie sein Gegenstück in Papierform.
Natürlich ist in jedem Staat die gesetzliche Regelung des Begriffs "elektronisches Dokument" etwas anders, aber das sind Kleinigkeiten.Generell ist die Gesetzgebung verschiedener Länder ED gleichermaßen treu, da solche Büroarbeiten heute längst internationales Niveau erreicht haben. In dieser Hinsicht wird ein Paradox erhalten. Einige Befugnisse beziehen sich eher auf die Verwaltung externer elektronischer Dokumente. Gleichzeitig kann es innerhalb des Staates nahezu unbebaut sein. Hier ist so ein übertriebenes Analogon des Niveaus der modernen Computerkenntnisse. Mit ihm kann man verschiedene Anwendungen auf Android installieren, kennt aber nicht die Grundprinzipien der Arbeit mit Exel-Tabellen.
Merkmale der digitalen Büroarbeit
Im Vergleich zu Papier bietet die digitale Büroarbeit mehrere wesentliche Vorteile:
- Bietet operative Registrierung, Abrechnung, Speicherung und Zugriff auf elektronische Dokumente.
- Benötigt weniger Mittel.
- Benötigt einen Mindestbereich für das Archiv. Tatsächlich befindet sich die gesamte Dokumentation für ein großes Unternehmen auf einer Festplatte in einer Taschentasche.
- Mit Hilfe der elektronischen Büroarbeit werden Nebenkosten der Personalzeit reduziert.
- Die Geschwindigkeit der Datenverbreitung unter einem breiten Benutzerkreis nimmt zu.
- Der ED kann nicht nur Text und Bilder, sondern auch Multimedia-Informationen enthalten. Und das ist sehr wichtig, wenn die Arbeit des Unternehmens mit privaten Präsentationsveranstaltungen verbunden ist.
Es ist erwähnenswert, dass die Verwendung von Papierdokumenten bei elektronischen Büroarbeiten häufig zulässig ist. Die Priorität liegt in diesem Fall jedoch genau bei ED.
Die meisten privaten und öffentlichen Organisationen auf der Welt streben heute die schrittweise Beseitigung der Papierdokumentation aus dem Papierkram an. Aber auch in hoch entwickelten Ländern ist dies noch ein weiter Weg. Dies ist schließlich ein sehr langer und kostspieliger Prozess.
Wir untersuchten die Konzepte eines elektronischen Dokuments und eines elektronischen Dokumentenmanagements und sortierten alle Nuancen des Problems aus. Wir hoffen, dass die Informationen für Sie hilfreich waren.