Die wirtschaftlichen Aktivitäten von Organisationen umfassen viele Aktionen, Operationen, Arten der Kommunikation und andere Aspekte des täglichen Ablaufs. Das Management des Unternehmens und seine Mitarbeiter sind täglich mit der Notwendigkeit konfrontiert, verschiedene Probleme zu lösen und Managemententscheidungen zu treffen. Einige Fälle können am Arbeitsplatz nicht gelöst werden, wenn Sie bequem auf einem Bürostuhl am Computer sitzen. Es besteht ein Bedarf an Reisen und Geschäftsreisen, Verhandlungen in anderen Städten und sogar Ländern. Dieser Artikel befasst sich ausführlich mit der Frage nach der Notwendigkeit einer Geschäftsreise, ihren Zielen und Beispielen, der Gestaltung gemäß der geltenden Gesetzgebung, den Dokumentationsanforderungen sowie den Merkmalen von Reisen nach Russland und ins Ausland. Auch in diesem Artikel wird die Frage berücksichtigt, wer auf eine Reise geschickt werden kann und was als Geschäftsreise zu betrachten ist.
Geschäftsreise-Konzept
Dieses Konzept hat eine klare Definition, die im Arbeitsrecht festgelegt ist. Nach dem Arbeitsgesetz der Russischen Föderation ist eine Geschäftsreise eine Anweisung eines Mitarbeiters auf einer Reise mit einer bestimmten Aufgabe. Gleichzeitig ist das Ziel ziemlich weit vom Hauptarbeitsplatz entfernt, die Reise hat ein klar formuliertes Ziel, das in den Dokumenten vorgeschrieben ist, und der Zeitpunkt für die Durchführung ist begrenzt. Die Registrierung der Begleitdokumente, die Meldung am Ende der Reise sowie die Garantien für den Arbeitnehmer sind im Arbeits- und Steuerrecht geregelt. Mögliche Missionsziele sind ebenfalls aufgeführt, wofür im Folgenden Beispiele aufgeführt sind.
Warum brauchen Sie Geschäftsreisen?
Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise unternimmt, legt das Management für ihn eine klare Aufgabe fest, die er in seinem Prozess erfüllen muss. Die Aufgabe kann sich auf verschiedene Geschäftsbereiche der Organisation beziehen. Beispiele für Reiseziele sind:
- Abschluss vertraglicher Beziehungen bei Lieferungen oder Verkäufen mit Gegenparteien;
- Verhandlungen über die Zusammenarbeit;
- Beilegung von Streitigkeiten, Konflikten und anderen Fragen im Zusammenhang mit der rechtlichen Seite der Tätigkeit;
- Kauf von Ausrüstung, Rohstoffen und Zubehör;
- Geschäftskonferenzen, Teilnahme an Sitzungen und Ausstellungen in Bezug auf die Leitung des Unternehmens;
- Verkaufsförderung in neuen Märkten, Erweiterung des Kundenstamms;
- Teilnahme an Forschungsprojekten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Unternehmens;
- Personalentwicklung;
- Erforschung von Absatzmärkten, konkurrierenden Organisationen und anderen Marketingfragen;
- Einrichten von Hardware, Software und Arbeiten mit anderen technischen Problemen in Tochterunternehmen oder Abteilungen;
- Durchführen von Überprüfungen des Filialnetzes und der Einheiten.
Was kann nicht als Geschäftsreise angesehen werden
Nicht jede Mitarbeiterreise kann als Geschäftsreise angesehen werden. Reisen sind in folgenden Situationen illegal:
- das Fehlen einer offiziellen Registrierung eines Arbeitnehmers in der Organisation, ein nicht abgeschlossener Arbeitsvertrag, kein Eintrag in das Arbeitsbuch;
- Der Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers definiert den reisenden Charakter der Arbeit.
- der mitarbeiter ist ein freiberuflicher mitarbeiter ohne festen arbeitsplatz.
Reisearten und deren Zeitpunkt
Dienstreisen können nach verschiedenen Merkmalen klassifiziert werden. Auf territorialer Basis werden also Reisen durch das Territorium der Russischen Föderation und in fremde Staaten unternommen.Durch die Reisedauer werden kurzfristig und langfristig unterschieden. Die Zusammensetzung der Reisenden - Gruppe und Single. Es kann auch geplante und außerplanmäßige Geschäftsreisen geben.
Bisher gibt es in der Gesetzgebung keine klaren Richtlinien zum Zeitpunkt der Reise. Es gibt keine minimalen oder maximalen Einschränkungen. Die Führung der Organisation bestimmt unabhängig die Komplexität der Aufgabe und die Zeit, die sie benötigt, um sie zu erfüllen. Einschränkungen gab es vorher. Es wurde angenommen, dass die maximale Reisedauer 40 Tage nicht überschreiten durfte. Im Bau erreichte die maximale Reiseschwelle ein Jahr.
Gesetzliche Anforderungen und Vorschriften
Für Geschäftsreisen gelten bestimmte gesetzliche Anforderungen. Die Fahrten des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und des Steuergesetzbuches der Russischen Föderation sind geregelt. Das Arbeitsgesetzbuch definiert die Bestimmungen für diese Arbeitsabläufe in den Artikeln 166, 167 und 168. Sie enthalten eine Reihe von Fragen, die bei der Durchführung dieses Verfahrens auftreten können: Was kann als Geschäftsreise angesehen werden, Garantien für den Arbeitnehmer sowie Fragen zur Erstattung der Reisekosten.
Die Abgabenordnung beschreibt Informationen darüber, wie Reisekosten in der Buchhaltung berücksichtigt werden, welche Beträge von den Sozialversicherungskassen der Bürger abgebucht werden können. Es gibt auch separate Resolutionen, die die umfassendsten Informationen über Änderungen von Gesetzgebungsakten, Neuerungen in der Rechnungslegung und die Gewährleistung der Anforderungen von Regulierungsbehörden enthalten. All diese Informationen finden Sie in folgenden Dokumenten: Dekrete Nr. 749, 729, 812, 64.
Was ist für den Mitarbeiter garantiert
Garantien für den Mitarbeiter hängen nicht vom Zweck der Reise ab, es kann viele Beispiele geben. Aber bei jedem von ihnen hat der Arbeitgeber einige Verpflichtungen gegenüber dem Arbeitnehmer. Für den Mitarbeiter, der auf Geschäftsreise geschickt wird, gelten folgende Garantien:
- Beibehaltung der Position, Arbeitsplatz, durchschnittlicher Tageslohn;
- Bezahlung von arbeitsfreien Tagen bei doppelter Tarifierung;
- Erstattung von Kosten, die bei einer Geschäftsreise nach Russland und ins Ausland anfallen können, einschließlich der Ausstellung eines ausländischen Reisepasses, der Erlangung eines Visums, von Zöllen und anderen Gebühren.
Alle diese Garantien sind in der Arbeitsgesetzgebung festgelegt und müssen vom Arbeitgeber zwingend erfüllt werden.
Wen auf Geschäftsreise schicken
Die Wahl des Mitarbeiters, der auf eine Reise geschickt wird, hängt von den Zielen der Reise, den Beispielen der Arbeit, ihrer Dauer und dem Schweregrad der erwarteten Bedingungen ab. Verschiedene Gründe für Reisen erfordern von einem Mitarbeiter spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten.
Die Ausführung des Liefervertrags muss also einer Person anvertraut werden, die sich mit Geschäftsverhandlungen und Diplomatie auskennt. Dies kann ein Spezialist sein, dessen Aufgabe es ist, Einkäufe zu tätigen, ein Budget für Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten zu planen und zu berechnen, oder eine Person, die seine Position richtig erklären und optimale Bedingungen in einem Liefervertrag erzielen kann.
Wenn der Zweck der Reise darin besteht, Ausrüstung oder Software einzurichten, reicht für den entsandten Mitarbeiter die Kenntnis der Büroarbeit und das übliche menschliche Charisma nicht aus. Ein Beamter mit einem technischen Hintergrund wird auf eine solche Reise geschickt. Die gleiche Situation bei der Durchführung von Feldprüfungen und Audits. Ein Buchhalter oder Wirtschaftswissenschaftler sollte auf eine solche Reise geschickt werden.
Wer ist verboten, auf Geschäftsreisen zu senden
Neben dem Faktor Mensch, Fragen zur Qualifikation und zu den persönlichen Fähigkeiten von Kandidaten, gibt es einen weiteren Aspekt bei der Auswahl eines Mitarbeiters für eine Geschäftsreise. Es gibt gesetzliche Anforderungen für Kategorien von Bürgern, die unter keinen Umständen abgeordnet werden können. Dazu gehören folgende Personengruppen:
- minderjährige Angestellte, Praktikanten, Auszubildende;
- schwangere Frauen;
- Angestellte des Unternehmens, die im Rahmen eines Studentenvertrages arbeiten (ausgenommen Dienstreisen zum Zweck der Ausbildung);
- Mitglieder von Wahlkämpfen, Kandidaten für politische Ämter;
- Menschen, deren Fähigkeiten durch die Krankheit eingeschränkt sind.
Es gibt auch Personengruppen, die nur mit schriftlicher Zustimmung von:
- Frauen mit kleinen Kindern (bis zu drei Jahren);
- Alleinerziehende Eltern, die ein Kind bis zu fünf Jahren großziehen;
- Erziehungsberechtigte von Kindern unter dem Alter der Mehrheit;
- Ein Angestellter, in dessen Familie ein Abhängiger lebt, der ständige Pflege benötigt.
Reiseräumung
Damit eine Geschäftsreise in den Bereichen Steuern, Rechnungswesen und Betriebsbuchhaltung berücksichtigt werden kann, muss sie ordnungsgemäß organisiert werden. Zunächst wird ein Missionsauftrag erstellt, Termine und Daten werden festgelegt. Der Kandidat für die Reise muss sich mit dem erstellten Dokument vertraut machen und seine Zustimmung oder Ablehnung schriftlich geben.
Wenn die Antwort Ja lautet, erteilt der Manager den Befehl, den Spezialisten auf eine Geschäftsreise zu schicken. Dem Mitarbeiter wird ein Geschäftsreisezertifikat und eine Arbeitsaufgabe ausgestellt. Am Ende der Reise muss der abgeordnete Mitarbeiter einen Bericht über die geleistete Arbeit und einen Vorabbericht mit Bestätigung der Schecks, Quittungen und Tickets vorlegen.
Seit 2016 ist die Gesetzgebung dahingehend geändert worden, dass die Ausstellung eines Zertifikats und der behördliche Auftrag nicht mehr vorgeschrieben sind. Stattdessen verwenden sie ein Memo. Viele Organisationen für interne Rechnungslegungszwecke erstellen diese Dokumente jedoch weiterhin.
Bei der Nutzung von Personenkraftwagen oder Firmenkraftwagen sind ein Serviceschein und ein Frachtbrief sowie eine Vollmacht und andere Dokumente erforderlich, die die Rechtmäßigkeit der Nutzung eines bestimmten Fahrzeugs bestätigen.
Informationen in den Dokumenten
Ein Serviceschein wird in freier Form erstellt, es gibt jedoch eine Reihe von Details, die angegeben werden müssen: eine datierte Geschäftsreisezeit, Informationen über den verwendeten Transport, für den Mitarbeiter festgelegte Ziele und die Ergebnisse ihrer Umsetzung.
Alle Ausgaben, die dem Mitarbeiter während der Reise entstanden sind, müssen in der Spesenabrechnung angegeben werden. Diese Anforderung gilt für alle Arten von Ausgaben, einschließlich Wohnkosten, Transportkosten, Treibstoffkosten, Nahrungsmittelkosten und sonstige Ausgaben. Um die Kosten für die Bezahlung der Unterkunft zu bestätigen, müssen Sie der Buchhaltungsabteilung am Ende der Reise einen Scheck, eine Quittung oder eine Quittung mit Informationen über den Vermieter, die Kosten und die Mietdauer der Räumlichkeiten vorlegen.
Ein Verwaltungsbefehl muss entsprechend ausgestellt werden. In der Büroarbeit gibt es ein einheitliches Formular Nr. T-9, das die Organisation jedoch nicht ausschließlich verwenden muss. In den Rechnungslegungsgrundsätzen einer bestimmten Organisation kann eine eigene Dokumentform festgelegt werden. Sie können auch die Möglichkeit nutzen, eine Bestellung in freier Form zu erstellen. Die Hauptbedingung ist der Inhalt folgender Daten:
- Namen und Einzelheiten der Organisation, die den Mitarbeiter auf die Reise geschickt hat;
- Mitarbeiterinformation;
- Datum der Auftragserstellung;
- Start- und Enddatum des Geschäftsreisezeitraums;
- Aufgaben an den Mitarbeiter, den Zweck der Reise.
Geschäftsreise Job Beispiel
Je verantwortungsbewusster die Aufgabe ist, desto mehr Ebenen enthält sie. Je mehr ein Unternehmen in ein Unternehmen investiert, desto mehr Ergebnisse will es erzielen. Nicht alle Nebendetails, die der Manager wissen möchte, werden in der Bestellung angegeben. Einige von ihnen können mündlich in Besprechungen und während der Besprechung der Reise besprochen werden. Höchstwahrscheinlich muss sich der Mitarbeiter auf der Grundlage der Reise für alle Punkte melden, auch für diejenigen, die nicht offiziell registriert, aber mündlich angekündigt wurden. Der Übersichtlichkeit halber geben wir im Folgenden ein Beispiel für eine Arbeitsaufgabe.
Nehmen Sie zum Beispiel das Ziel "Abschluss eines Liefervertrags, Werbung für Produkte". Der Einfachheit halber verwenden wir den vom 1C-Programm generierten Dokumenttyp.Sie finden es in den Personalakten, Formular Nr. T-10a. Dieses Formular enthält 11 auszufüllende Spalten: Struktureinheit, Fachposition, Land, Stadt und Organisation, an die der Mitarbeiter gesendet wurde, Start- und Enddatum der Geschäftsreise, Anzahl der Kalendertage insgesamt und ohne Reisezeit, Zahlerorganisation, Grund, Inhalt Aufgaben und einen kurzen Bericht über die Umsetzung. Das Dokument wird vom Leiter der Struktureinheit, dem Leiter der Organisation und dem Mitarbeiter selbst unterzeichnet.
Die Bestellung füllt die Reiseinformationen wie folgt aus:
- Nachname, Vorname, Patronym des Mitarbeiters und seine Personalnummer: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (Personalnummer in einem separaten Fenster, laut Personalakten).
- Unterteilung: Abteilung Marketing und Werbung.
- Position (Spezialität, Beruf): Führender Vermarkter.
- Ort der Geschäftsreise (Land, Stadt, Organisation): Russland, Stadt Moskau, GmbH "Firma".
- Für einen Zeitraum von 14 Kalendertagen vom 14. Januar 2018 bis zum 27. Januar 2018.
- Im Hinblick auf: Werbekampagne, Abschluss eines Liefervertrages.
- Geschäftsreise auf Kosten des Geldes: LLC "Realizer".
- Basis (Dokument, Nummer und Datum): Arbeitsauftrag Nr. 3 vom 13.01.2008
Am Ende der Bestellung stehen die Unterschriften des Leiters und des Mitarbeiters. Die Unterschrift des Mitarbeiters befindet sich gegenüber der ihm mit der Bestellung bekannten Aufschrift.
Feinheiten des Designs
Wenn ein Mitarbeiter aus irgendeinem Grund keine Belege zu Ausgaben (Schecks, Quittungen) vorgelegt hat, erstattet die Organisation ihm diese Kosten nicht. Daher ist es bei Geschäftsreisen so wichtig, die Berichterstattung nicht zu vergessen. Auch eine Fahrt mit dem Taxi oder Bus muss durch eine Fahrkarte oder einen Fahrerbeleg bestätigt werden.
Ein wichtiger Punkt ist auch die Angabe der strukturellen Einheit der Organisation und des Zwecks der Reise. Abhängig von den angegebenen Daten werden weitere Abschreibungen auf Aufwendungen in der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung vorgenommen. Wenn der Zweck der Reise also darin bestand, die Maschinen zu reparieren, wird bei der Durchführung von Abrechnungsberechnungen der Betrag der Ausgaben abgeschrieben, um die reparierten Geräte abzuschreiben. Wenn das Ziel der Abschluss eines Vertrages war, erfolgt die Abschreibung als allgemeine Geschäftskosten.
Und der letzte Moment - eine Geschäftsreise mit einem unerfüllten Ziel. In den meisten Fällen werden die Kosten einer solchen Reise von der Steuerbehörde nicht anerkannt und mindern die Steuerbemessungsgrundlage nicht. In der mündlichen Verhandlung können Sie versuchen, Ihre Unschuld zu verteidigen, aber in den meisten Fällen bleibt das Gesetz auf der Seite des Bundessteuerdienstes.