Η κρατική επιχείρηση και η σφαίρα της εργασίας γραφείου είναι ο σημαντικότερος κλάδος της δημόσιας ζωής οποιουδήποτε κράτους. Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι νομικά στοιχεία. Οι νομοθετικές δραστηριότητες συμβάλλουν στην οικοδόμηση του αστικού δικαίου, της τάξης και της ευημερίας, οι οποίες είναι πολύ σημαντικές.
Η έννοια των τεκμηριωμένων πληροφοριών
Μια τέτοια ονομασία, με την πρώτη ματιά, δεν χρησιμοποιείται πολύ συχνά στη νομολογία, αλλά ταυτόχρονα είναι πολύ σημαντική. Βάσει της ομοσπονδιακής νομοθεσίας, οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι ένα είδος σειράς συγκεκριμένων δεδομένων που καταγράφονται σε ένα υλικό υλικό για λόγους ασφάλειας.
Επίσης, το υλικό αυτό προϋποθέτει την παρουσία λεπτομερειών σχετικά με τις διαθέσιμες πηγές προέλευσής του, οι οποίες γενικά επιτρέπουν τον προσδιορισμό της φύσης αυτών των δεδομένων ή των μέσων τους, ανεξάρτητα από τη μορφή παρουσίασης. Χωρίς αυτούς, η έννοια των τεκμηριωμένων πληροφοριών χάνει ουσιαστικά το νόημά της. Οι απαιτήσεις βασικά εκτελούν δύο βασικές λειτουργίες - την πιστοποίηση πληροφοριών και ασφάλειας. Με άλλα λόγια, αφενός, περιέχουν τα απαραίτητα στοιχεία και, αφετέρου, καθιστούν αδύνατη την παραποίηση εγγράφων.
Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης
Η διαχείριση των τεκμηριωμένων πληροφοριών ρυθμίζεται από διάφορες νομικές πράξεις, ομοσπονδιακά διατάγματα, εντολές, διεθνή κανονιστικά έγγραφα. Συνεπώς, ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης (ISO) λαμβάνει συνεχώς άμεση συμμετοχή στην ανάπτυξη δόγματα, κανόνων και κανονισμών σχετικά με τη δημιουργία, την αποθήκευση και τη χρήση πληροφοριών. Οι εξελίξεις γίνονται προς την κατεύθυνση της εξάλειψης των παραβιάσεων της διαφοράς στο περιεχόμενο της πραγματικότητας, στη διαμόρφωση των απαιτήσεων για τη μορφή της παρουσίασης των δεδομένων.
Σημάδια τεκμηριωμένων πληροφοριών
Το πρώτο σημάδι και το πιο σημαντικό είναι η ύπαρξη φορέα υλικού. Ως εκ τούτου, απολύτως οποιοδήποτε αντικείμενο του περιβάλλοντος κόσμου μπορεί να δράσει, συμπεριλαμβανομένων αντικειμένων και φυσικών πεδίων όπου εμφανίζονται ορισμένες ενέργειες ή πληροφορίες. Τα ίδια δεδομένα μπορούν να καταγραφούν σε διαφορετικά μέσα. Θα είναι επίσης αλήθεια ότι διάφορα υλικά μπορούν να τεκμηριωθούν στην ίδια τοποθεσία.
Το επόμενο πιο σημαντικό χαρακτηριστικό των τεκμηριωμένων πληροφοριών είναι η δυνατότητα αναγνώρισης του εγγεγραμμένου υλικού. Αυτό παρέχεται χρησιμοποιώντας τον υποστηρικτικό ρόλο των στηρίξεων. Η παρουσία τους συμβάλλει στον προσδιορισμό του σκοπού των δεδομένων, της φύσης, της πηγής τους, του χρόνου τεκμηρίωσης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι λεπτομέρειες παρέχουν τον απαραίτητο βαθμό προστασίας ενός συγκεκριμένου δείγματος με τη μορφή προσαρτημένης ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής.
Το τρίτο χαρακτηριστικό των τεκμηριωμένων πληροφοριών είναι η δυνατότητα επιλογής διαφόρων παραλλαγών και μορφών που μεταφέρουν το περιεχόμενό τους. Μπορεί επίσης να αποθηκευτεί σε διάφορα μέσα με διάφορες μορφές χωρίς να χάσει τα περιεχόμενα και τις λεπτομέρειες. Δηλαδή, η αποθήκευση τεκμηριωμένων πληροφοριών συνεπάγεται τη δυνατότητα αντιγραφής. Τέτοια υλικά μπορεί να υπάρχουν με τη μορφή διαφόρων τροποποιήσεων.
Διαχείριση πληροφοριών εγγράφων
Σύμφωνα με την έκδοση του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης, τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι δεδομένα που πρέπει να αποθηκεύονται και να χρησιμοποιούνται υπό ειδικό έλεγχο. Στη σφαίρα της υποταγής είναι, άμεσα, ο φορέας μιας υλικής φύσης πάνω στην οποία αποθηκεύεται αυτό το υλικό.Το σύνολο απαιτήσεων για τεκμηριωμένη διαχείριση πληροφοριών παρουσιάζεται στο τμήμα 7 του ISO 9001: 2015. Αν προσπαθήσετε να συνοψίσετε και να απεικονίσετε αυτές τις υποθέσεις, θα έχουν την ακόλουθη μορφή:
- την τακτική ανάλυση του επιπέδου προσβασιμότητας των πληροφοριών στον αναγκαίο βαθμό, στον τόπο όπου αυτό είναι αναγκαίο και κατά το χρόνο που είναι αναγκαίο ·
- τακτική αξιολόγηση του βαθμού ασφάλειας των τεκμηριωμένων δεδομένων ·
- την επίλυση ζητημάτων σχετικά με την οργάνωση των διαδικασιών διανομής, αναζήτησης, ελέγχου πρόσβασης και χρήσης πληροφοριών ·
- αξιολόγηση της επίδρασης αποτελεσματικών διαδικασιών για την προστασία και την αποθήκευση εγγράφων από διάφορα σφάλματα, για παράδειγμα, εάν είναι εγγυημένη η αναγνωσιμότητά τους ·
- επαλήθευση της συμμόρφωσης με τους κανόνες κατάσχεσης και αποθήκευσης.
Τι συμβαίνει;
Οι μορφές τεκμηριωμένων πληροφοριών εξαρτώνται κατά κύριο λόγο από τη φύση του υλικού μέσου. Υπάρχουν αρκετοί κύριοι τύποι. Το πιο συνηθισμένο:
- χαρτί ·
- ηχογραφήσεις?
- βίντεο;
- ηλεκτρονικές τεκμηριωμένες πληροφορίες.
Ποικιλίες δεδομένων σχετικά με τα υλικά μέσα
Οι πληροφορίες, πέρα από την έκδοση πολλών ερευνητών, πίσω από το κριτήριο της τάξης και του βαθμού οργάνωσης χωρίζονται σε τεκμηριωμένες και χωρίς χαρτιά. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ τους;
Η τεκμηρίωση είναι μια συγκεκριμένη οργανωτική, επίσημη μορφή ύπαρξης πληροφοριών. Ο σκοπός της ύπαρξης τέτοιου είδους δεδομένων σχετίζεται με την ευημερία του κοινού και το κράτος δικαίου. Οι τύποι τεκμηριωμένων πληροφοριών μπορεί να διαφέρουν. Εξάλλου, όλα εξαρτώνται από το κριτήριο ταξινόμησης που υιοθετήθηκε ως βάση.
Για τα κριτήρια προσβασιμότητας, οι πληροφορίες είναι:
- με περιορισμένη πρόσβαση.
- κρατικό μυστικό υλικό.
- εμπιστευτικό είδος ·
- με απεριόριστη πρόσβαση, δημόσια.
Εάν είναι δυνατόν, συμβαίνει:
- ελεύθερα διανεμημένο.
- δεδομένα των οποίων η δημοσιοποίηση απαγορεύεται αυστηρά ·
- Πληροφορίες που αποκαλύπτονται σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο.
- υλικό, η αποκάλυψη των οποίων είναι δυνατή με τη συμφωνία ενός συγκεκριμένου κύκλου προσώπων.
Τεκμηριωμένες ιδιότητες πληροφοριών
Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι δεδομένα που υπάρχουν σε ορισμένες αντικειμενικές συνθήκες και έχουν ορισμένα χαρακτηριστικά.
Οι ιδιότητές του περιλαμβάνουν:
- σταθερό χαρακτήρα, δηλαδή την κατοχή της προέλευσής του, τη στιγμή της τεκμηρίωσης και την υποχρέωση αποθήκευσης ·
- συνάφεια - η ικανότητα ικανοποίησης των απαιτήσεων ενός δυνητικού καταναλωτή, η ικανοποίηση των αιτημάτων ·
- αξία - δεδομένα κατάλληλα για τον σκοπό.
- πληρότητα - η βέλτιστη σχέση μεταξύ των ληφθέντων και των απαραίτητων πληροφοριών.
- χρησιμότητα - το βαθμό της αναγκαιότητάς του.
- Αξιοπιστία - Εμφανίζει το επίπεδο αντικειμενικότητας των πληροφοριών.
- καινοτομία - συνάφεια, δεδομένου ότι τα τεκμηριωμένα υλικά αποτελούν επεξήγηση των πληροφοριών που ενδέχεται να καταστούν παρωχημένες ή να παύσουν να ισχύουν.
- επικαιρότητα ·
- προσβασιμότητα - η ικανότητα του καταναλωτή να λαμβάνει ελεύθερα δεδομένα ·
- ασφάλεια - έλλειψη μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης ·
- εργονομία - η βέλτιστη αναλογία όγκου και μορφής δεδομένων για συγκεκριμένο καταναλωτή.
- την επάρκεια - την αλληλογραφία των πληροφοριών με την πραγματικότητα, την ετοιμότητα να αντικατοπτρίζουν πραγματικές αντικειμενικές συνθήκες.
Προστασία τεκμηριωμένων πληροφοριών στο ρωσικό δίκαιο
Τρεις πηγές ομοσπονδιακού νόμου παρέχουν τεκμηριωμένο χαρακτηρισμό πληροφοριών. Η πρώτη πηγή δίνει μια στενή ερμηνεία. Αναφέρει ότι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι η καταγραφή σημαντικών δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα υλικό υλικό μέσα από τη διαδικασία τεκμηρίωσης των απαραίτητων δεδομένων, όπου υπάρχουν λεπτομέρειες που καθιστούν δυνατή την ταυτοποίηση, τον προσδιορισμό ή τον προσδιορισμό του υλικού μέσου του (άρθρο 2).
Μια άλλη πηγή έχει μια ευρύτερη ερμηνεία.Δηλώνει ότι ένα έγγραφο σημαίνει την ύπαρξη μέσου με καταγεγραμμένες πληροφορίες κειμένου, ήχου ή γραφικού χαρακτήρα. Το περιεχόμενό του προορίζεται για τη μετάδοση στον προορισμό του σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Παραδείγματα τεκμηριωμένων δεδομένων
Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι νομικές πράξεις, έγγραφα, αρχεία που αποθηκεύονται για διάφορους σκοπούς. Οι αποθηκευμένες πληροφορίες στην πλειονότητα των περιπτώσεων προορίζονται για δημόσια χρήση. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- νομικές πράξεις, κανονιστικό πλαίσιο ·
- έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με καταστάσεις έκτακτης ανάγκης περιβαλλοντικού, δημογραφικού, υγειονομικού-επιδημιολογικού, μετεωρολογικού χαρακτήρα ·
- τα έγγραφα που περιέχονται σε συλλογές βιβλιοθηκών και άλλα διάφορα ταμεία συστημάτων πληροφοριών ·
- ενημέρωση των μέσων μαζικής ενημέρωσης και άλλων δημόσιων πληροφοριών σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Με βάση τα παραπάνω, αξίζει να σημειωθεί ότι τα συνολικά έγγραφα και τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία της κρατικής ασφάλειας και της δημόσιας πρόνοιας. Είναι συχνά ένα αποθετήριο στρατηγικά σημαντικών πληροφοριών για το κράτος. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι πληροφορίες αυτές πρέπει να φυλάσσονται προσεκτικά, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις που ορίζονται από την κρατική νομοθεσία.