Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς μια μεγάλη εταιρεία, κρατικό ή εκπαιδευτικό ίδρυμα, στο οποίο δεν υπάρχει τέτοια θέση. Ο προγραμματισμός συνεδριάσεων, η προετοιμασία τεκμηρίωσης, η συνεργασία με την αλληλογραφία, η λήψη κλήσεων αποτελούν μόνο μέρος των ευθυνών του ατόμου που κατέχει τη θέση που θα μελετήσουμε. Από το 2016, ο κύκλος των βασικών λειτουργιών έχει περιγραφεί στη νέα κανονιστική διάταξη - το επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα. Τώρα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βάση για τη διαμόρφωση των απαραίτητων οδηγιών εξυπηρέτησης.
Χαρακτηριστικά Επάγγελμα
Παρά τη συνεχή αλλαγή των καταλόγων των πιο δημοφιλών και περιζήτητων επαγγελμάτων στον κόσμο, η θέση του γραμματέα εξακολουθεί να είναι αρκετά διαδεδομένη. Επισήμως στη Ρωσία, αυτό το επάγγελμα υπήρξε για τρεις αιώνες. Το 1720, ο Πέτρος Ι το ενέκρινε, οι απαιτήσεις για τους υπαλλήλους ήταν αρκετά υψηλές: γραμματισμό, γνώση των νόμων, η ικανότητα σύνταξης εγγράφων.
Αρχικά, μόνο οι άνδρες ήταν γραμματείς, σήμερα είναι κυρίως θηλυκό επάγγελμα. Αυτό οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι η εκτέλεση γραμματειακών καθηκόντων απαιτεί επιμονή, επιμέλεια, ικανότητα εκτέλεσης της ίδιας και μονότονης εργασίας.
Ποιες είναι οι απαιτήσεις των σύγχρονων διαχειριστών για τους υπαλλήλους που κατέχουν τέτοια θέση; Ο γραμματέας πρέπει να είναι σίγουρος χρήστης βασικών προγραμμάτων υπολογιστών γραφείου, να μπορεί να χειρίζεται εξοπλισμό γραφείου, να εργάζεται με τεκμηρίωση, να έχει καλές ικανότητες επικοινωνίας (καλή ομιλία, δεξιότητες διαλόγου, ευγένεια, εθιμοτυπία). Επιπλέον, να είστε προσεκτικοί, οργανωμένοι, πειθαρχημένοι, συναισθηματικά σταθεροί.
Όσον αφορά την απαραίτητη εκπαίδευση, δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις από την άποψη αυτή στο επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα. Αν έχετε γενική εκπαίδευση, η επαγγελματική εμπειρία ή τα ειδικά μαθήματα είναι αρκετά. Ωστόσο, η παρουσία ενός διπλώματος τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, κατά κανόνα, προσφέρει πλεονέκτημα στην πρόσληψη.
Επαγγελματικό πρότυπο
Οι απαιτήσεις για εργασίες γραμματείας αποκτήθηκαν με τη μορφή κανονιστικής πράξης το 2016. Ένα γενικευμένο επαγγελματικό πρότυπο υιοθετήθηκε για έναν ειδικό σε θέματα τεκμηρίωσης και οργανωτικής υποστήριξης για τη διοίκηση του οργανισμού. Ο βασικός στόχος του προτύπου είναι η βελτιστοποίηση της πολιτικής προσωπικού. Το κεφάλι μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτόν κατά την αξιολόγηση των επαγγελματικών ικανοτήτων του εργαζομένου. Το έγγραφο χρησιμοποιείται επίσης για την προετοιμασία προγραμμάτων κατάρτισης για την εκπαίδευση των γραμματέων.
Το επαγγελματικό πρότυπο περιέχει:
- κατάλογο βασικών λειτουργιών εργασίας ·
- κατάλογο δεξιοτήτων, γνώσεων, γνώσεων που απαιτούνται για την εφαρμογή τους ·
- απαιτήσεις για το μορφωτικό επίπεδο και την επαγγελματική πείρα.
Το έγγραφο περιλαμβάνει επίσης τους πιθανούς τίτλους εργασίας και τις απαιτήσεις για αυτούς. Περιλαμβάνει, για παράδειγμα, τα επαγγελματικά πρότυπα "Γραμματέας του επικεφαλής", υπάλληλος και άλλοι.
Η δομή περιέχει διάφορα σημασιολογικά τεμάχια:
- γενικές πληροφορίες (προσδιορισμός του σκοπού της δραστηριότητας, κωδικοποιητής) ·
- λειτουργικό χάρτη (κατάλογος λειτουργιών εργασίας και κατηγοριών προσόντων) ·
- περιγραφή των λειτουργικών καθηκόντων (καθορισμός του καταλόγου των καθηκόντων, ικανότητες που ορίζονται στον εργαζόμενο) ·
- πληροφορίες σχετικά με τους υπεύθυνους ανάπτυξης προτύπων.
Το τρίτο τμήμα ξεκινάει με το επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα-διαχειριστή, για τα προσόντα, το εκπαιδευτικό επίπεδο και την εμπειρία από τα οποία γίνονται οι πιο επιεικές απαιτήσεις.
Οι κύριες λειτουργίες του υπαλλήλου που κατέχει τη θέση που μελετάται διατυπώνονται ως εξής:
- οργανωμένη συλλογή επαγγελματικών πληροφοριών ·
- ενημερωτική υποστήριξη σε τρέχοντα θέματα.
- συστηματοποίηση, τεκμηρίωση και αποθήκευση εισερχόμενων πληροφοριών ·
- Συνοδεία επιχειρηματικών εκδηλώσεων.
- δημιουργώντας τις απαραίτητες προϋποθέσεις για το έργο του επικεφαλής της οργάνωσης και της διοικητικής υποστήριξης.
Περιγραφή εργασίας
Στο έργο του, ο γραμματέας καθοδηγείται από την ισχύουσα νομοθεσία, τον καταστατικό της οργάνωσης, τις εντολές και τις εντολές του κεφαλιού, τη δική του περιγραφή εργασίας. Στο τελευταίο έγγραφο εκχωρούνται επαγγελματικά καθήκοντα που ανατίθενται στον υπάλληλο. Αρχίζοντας να εκτελεί τα επίσημα καθήκοντα, ο εργαζόμενος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις βασικές διατάξεις των οδηγιών. Οι διατάξεις του μπορούν να χρησιμεύσουν ως αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση σύγκρουσης εργασιακών καταστάσεων. Ως εκ τούτου, το περιεχόμενο των οδηγιών πρέπει να είναι συγκεκριμένο. Και αποκλείστε τη δυνατότητα διερμηνείας.
Η περιγραφή της εργασίας του γραμματέα για τα επαγγελματικά πρότυπα καταρτίζεται λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες ενός συγκεκριμένου οργανισμού και περιλαμβάνει τα ακόλουθα τμήματα:
- γενικές διατάξεις ·
- λειτουργίες των εργαζομένων
- επαγγελματική ευθύνη ·
- δικαιώματα των εργαζομένων ·
- άλλους όρους και απαιτήσεις.
Οι γενικές διατάξεις υποδεικνύουν σε ποια κατηγορία υπάγεται ο εργαζόμενος και σε ποιον υπάγεται, τη διαδικασία διορισμού και απόλυσης, τις απαιτήσεις για τα προσόντα, τις γνώσεις και τις δεξιότητες. Τα ακόλουθα περιγράφουν λεπτομερώς τι είναι ακριβώς το λειτουργικό του υπαλλήλου και ποια δικαιώματα έχει. Το τμήμα επίσημης ευθύνης υποδεικνύει τις παραβιάσεις στις εργασίες για τις οποίες μπορεί να τιμωρηθεί ο εργαζόμενος.
Η περιγραφή της θέσης εργασίας εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού και τίθεται υπόψη του υπαλλήλου (με υπογραφή).
Επαγγελματικό πρότυπο "Γραμματέας του επικεφαλής"
Σύμφωνα με τις διατάξεις της, είναι επιθυμητό να γίνονται αποδεκτοί υπάλληλοι με ανώτατη εκπαίδευση (στο προπτυχιακό επίπεδο) ή δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση για τη θέση αυτή. Επιπλέον, εκτιμάται η εργασιακή εμπειρία (τουλάχιστον δύο χρόνια).
Το επαγγελματικό πρότυπο απαριθμεί τις κύριες εργασιακές ενέργειες ενός υπαλλήλου:
- συντονισμός των προσωρινών σχεδίων με τον επικεφαλής ·
- την επιλογή της μορφής σχεδιασμού και τη διοίκηση του διοργανωτή του αφεντικού,
- συντονισμός συνεδριάσεων, διαπραγματεύσεις με εταίρους, πελάτες, εργαζόμενους,
- ενημερώνοντας τον ηγέτη για το χρόνο και το χρονοδιάγραμμα των επερχόμενων γεγονότων.
Ο γραμματέας ενός ηγέτη πρέπει να έχει αρκετές δεξιότητες για να εκτελέσει τις παραπάνω ενέργειες. Ορίστε στόχους, καθορίστε τη σειρά και την προτεραιότητα της υλοποίησής τους, βοηθήστε τον ηγέτη στην κατανομή του χρόνου εργασίας, διασφαλίστε την ασφάλεια των πληροφοριών και επιλέξτε τους βολικότερους τρόπους ειδοποίησης για επερχόμενα συμβάντα. Χρησιμοποιώντας αυτές τις διπλωματικές εργασίες, συνήθως συντάσσεται η περιγραφή του γραμματέα του επικεφαλής του επαγγελματικού προτύπου.
Θα πρέπει επίσης να γνωρίζει τις ιδιαιτερότητες της βασικής δραστηριότητας του οργανισμού, τις διατάξεις του εργατικού δικαίου και τους κανόνες διεξαγωγής των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων.
Οι αναφερόμενες εργασιακές δραστηριότητες του γραμματέα του επικεφαλής περιλαμβάνουν διάφορες διαφορετικές ευθύνες:
- προγραμματισμό εργάσιμης ημέρας.
- οργάνωση τηλεφωνικών συνομιλιών και επαγγελματικών ταξιδιών.
- εργασία με τους επισκέπτες στη ρεσεψιόν;
- οργάνωση εκδηλώσεων εργασίας και συνεδριάσεων ·
- τη διατήρηση της απαραίτητης τάξης εργασίας στο γραφείο του κεφαλιού ·
- έλεγχο της εκτέλεσης εντολών και εντολών ·
- εκτέλεση τεκμηρίωσης εργασίας ·
- ανάπτυξη τοπικών πράξεων, εάν είναι απαραίτητο ·
- αποθήκευση τεκμηρίωσης ·
- οργάνωση της αλληλεπίδρασης πληροφοριών των υπαλλήλων και της διοίκησης του οργανισμού.
Οι κύριες αρμοδιότητες του γραμματέα του επικεφαλής
Η θέση του γραμματέα του επικεφαλής του οργανισμού συνεπάγεται συνεχή αλληλεπίδραση με τους ανθρώπους και προθυμία να συμβουλεύει τους πελάτες και τους επισκέπτες σε βασικά θέματα. Φυσικά, πολλά εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες της κύριας δραστηριότητας του ιδρύματος και τη θέση της διοίκησης.Έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην εκπόνηση της περιγραφής θέσεων εργασίας του γραμματέα για τα επαγγελματικά πρότυπα.
Οι γενικές διατάξεις υποδεικνύουν ότι η θέση ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών εκτελεστών, καθορίζονται οι απαιτήσεις για την εκπαίδευση και το χρόνο υπηρεσίας του εργαζομένου. Ο διορισμός γίνεται απευθείας από τον επικεφαλής. Για να διατυπώσει τις απαραίτητες γνώσεις και δεξιότητες, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα. Αυτά περιλαμβάνουν: γνώση των βασικών λειτουργιών γραφείου, γνώση των μεθόδων καταχώρισης και επεξεργασίας των πληροφοριών · Ιδιοκτησία υπολογιστή εξοικείωση με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας και της επικοινωνίας · τη γνώση των εσωτερικών κανόνων και διαδικασιών ασφαλείας και πολλά άλλα.
Στο δεύτερο τμήμα των οδηγιών περιγράφονται τα καθήκοντα του υπαλλήλου. Στο τρίτο τμήμα - τα δικαιώματά του. Για παράδειγμα, ο γραμματέας του διευθυντή έχει το δικαίωμα να εξοικειωθεί με τα σχέδια αποφάσεων που σχετίζονται με τις δραστηριότητές του, να υποβάλει προτάσεις για τη βελτιστοποίηση του έργου του, να ζητήσει πληροφορίες και έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση εργασιών κ.λπ.
Το τελευταίο τμήμα της εντολής διευκρινίζει τα μέτρα ευθύνης των εργαζομένων σε περίπτωση κακής εκτέλεσης των επίσημων καθηκόντων, προκαλώντας υλικές ζημιές.
Υπάλληλος
Το κύριο καθήκον του υπαλλήλου είναι να ελέγχει τη ροή εργασίας της μονάδας ή ολόκληρης της οργάνωσης (συχνά υπάρχουν αρκετοί υπάλληλοι στο προσωπικό που εκτελεί αυτή τη λειτουργία). Ο κατάλογος των βασικών ευθυνών αναφέρεται στο επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα:
- την αρχειοθέτηση και την κατάλληλη αποθήκευση των εγγράφων ·
- οργάνωση εργασίας με έγγραφα ·
- τη δημιουργία περιπτώσεων σύμφωνα με τις απαιτήσεις ονοματολογίας του οργανισμού.
Για να υποβληθεί αίτηση για αυτή τη θέση, ο υποψήφιος χρειάζεται δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση.
Κατά την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα, ο γραμματέας μπορεί να λαμβάνει και να επεξεργάζεται τα εισερχόμενα υλικά, να τα ταξινομεί και να τα καταγράφει, αν είναι απαραίτητο, να τα προετοιμάζει για εξέταση από τον επικεφαλής, να τα ανακατευθύνει στους άμεσους εκτελεστές και να διατηρεί μια βάση δεδομένων.
Για να διασφαλιστεί η σωστή αποθήκευση των εγγράφων, ο υπάλληλος πρέπει να είναι σε θέση να αναπτύξει μια ονοματολογία περιπτώσεων, να επαληθεύσει την ορθότητα των εγγράφων, να σχηματίσει περιπτώσεις και να καθορίσει το χρονοδιάγραμμα της αποθήκευσης, να διανείμει και να αρχειοθετήσει έγγραφα.
Πριν από την αποστολή των εγγράφων στα αρχεία για αποθήκευση, ο υπάλληλος ελέγχει τους όρους αποθήκευσης (μόνιμο ή μακροπρόθεσμο), συντάσσει εσωτερική απογραφή, συντάσσει τα καλύμματα αρχείων.
Διευθυντής ή γραμματέας-διαχειριστής;
Κάποιες φορές μπορεί να είναι δύσκολη η ταξινόμηση της ιεραρχίας των γραμματειών και των ευθυνών τους. Ποια είναι, για παράδειγμα, η θεμελιώδης διαφορά μεταξύ του βοηθού γραμματέα και του διαχειριστή; Μετά από όλα, οι λειτουργίες που εκτελούν είναι αρκετά παρόμοιες.
Η περιγραφή εργασίας του γραμματέα-διαχειριστή σύμφωνα με το επαγγελματικό πρότυπο προβλέπει:
- λήψη και διανομή εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων.
- οργάνωση της εργασίας με τους επισκέπτες ·
- εφαρμογή των λειτουργιών συντονισμού.
Πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, τις τηλεφωνικές συνομιλίες (με τους πελάτες, τους εταίρους, τους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης και άλλους), να μπορεί να διατηρεί μια συζήτηση και να εξομαλύνει μια κατάσταση σύγκρουσης. Οι συντονιστικές λειτουργίες του διαχειριστή είναι συνήθως να διατηρούν ένα ημερολόγιο των κινήσεων των εργαζομένων, των ταχυμεταφορών και των οδών οδηγού.
Δεν υπάρχει ξεχωριστό επαγγελματικό πρότυπο για τον γραμματέα-ανακριτή, αλλά τα καθήκοντά του είναι από πολλές απόψεις παρόμοιες με τον βοηθό διευθυντή. Όπως και ο διαχειριστής, εργάζεται με αλληλογραφία, απαντά σε κλήσεις, συναντά και συνοδεύει επισκέπτες, συντάσσει προγράμματα ταξιδιού. Ωστόσο, όλα αυτά σχετίζονται άμεσα με την εικόνα του επικεφαλής του οργανισμού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αρμοδιότητές του μπορούν να επεκταθούν, γεγονός που αντικατοπτρίζεται στο χρονοδιάγραμμα εργασιών (μπορεί να είναι ακανόνιστο).
Επαγγελματικά πρότυπα του γραμματέα του ακαδημαϊκού τμήματος
Αυτοί οι υπάλληλοι μπορούν να βρεθούν στο προσωπικό ενός σχολείου, κολλεγίου ή πανεπιστημίου. Η θέση ανήκει στην κατηγορία του προσωπικού υποστήριξης διδασκαλίας. Για να καθορίσει τη βασική λειτουργικότητα, ο εργοδότης μπορεί να χρησιμοποιήσει το γενικό πρότυπο ενός ειδικού στην υποστήριξη τεκμηρίωσης. Το Υπουργείο Εργασίας δεν έχει ακόμη εγκρίνει ένα ξεχωριστό επαγγελματικό πρότυπο για τον γραμματέα της εκπαιδευτικής μονάδας του εκπαιδευτικού ιδρύματος. Για την εργασία, απαιτείται επαγγελματική εκπαίδευση (δευτεροβάθμια) στον τομέα της εργασίας γραφείου ή της επαγγελματικής κατάρτισης με βάση τη γενική εκπαίδευση. Δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις για τη διαθεσιμότητα της εργασιακής εμπειρίας.
Ενώ βρίσκεται σε αυτή τη θέση, ο υπάλληλος:
- δέχεται αλληλογραφία, μεταφέρει το στον επικεφαλής της εκπαιδευτικής οργάνωσης και τους ερμηνευτές ή εκτελεστές.
- διεξάγει γραφειοκρατία (συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής);
- προετοιμάζει σχέδια παραγγελιών για την ομάδα φοιτητών.
- συντάσσει προσωπικά αρχεία σπουδαστών.
- παρακολουθεί τις ώρες διδασκαλίας των εκπαιδευτικών.
- κάνει αιτήματα, γράμματα.
- ασκεί τον έλεγχο της εκτέλεσης εντολών και εντολών του επικεφαλής.
Επιστημονικός γραμματέας και τα καθήκοντά του
Αυτή η θέση ανήκει στον τομέα της επιστήμης. Οι επιστημονικοί γραμματείς ζητούνται σε πανεπιστήμια, ερευνητικά ιδρύματα, ακαδημίες, επιστημονικούς οργανισμούς. Κατά κανόνα, παρέχουν το έργο των ερευνητών και των διατριβικών συμβουλίων. Το επαγγελματικό πρότυπο του επιστημονικού γραμματέα περιλαμβάνει τον σχεδιασμό επιστημονικών εκδηλώσεων (συναντήσεις, συνέδρια, στρογγυλά τραπέζια), την οργάνωση και τη διεξαγωγή τους, την προετοιμασία σχετικών τεκμηρίων και την παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται.
Οι υπάλληλοι με επιστημονικό δίπλωμα, εμπειρία σε οργανωτική και επιστημονική εργασία (τουλάχιστον 5 έτη) και δημοσιεύσεις σε δημοσιεύσεις που έχουν αξιολογηθεί από ομότιμους μπορούν να διοριστούν στη θέση αυτή.
Επιστημονικός Γραμματέας:
- συλλέγει προτάσεις στο ετήσιο σχέδιο επιστημονικής ανάπτυξης και έρευνας ·
- ελέγχει την έγκαιρη υλοποίηση των καθιερωμένων θεματικών σχεδίων επιστημονικής εργασίας και την προετοιμασία σχετικών εκθέσεων ·
- προετοιμάζει σχέδια εργασίας για το επιστημονικό (επιστημονικό και τεχνικό) συμβούλιο, παρακολουθεί την εφαρμογή των αποφάσεών του,
- θεωρεί τα υλικά που απαιτούνται για την απονομή της ακαδημαϊκής βαθμίδας και την υπεράσπιση μιας διατριβής ·
- προετοιμάζει προτάσεις για σχέδιο για τη δημοσίευση επιστημονικών εγγράφων ·
- αναπτύσσει κριτήρια για την αξιολόγηση της απόδοσης των υπαλλήλων για πιστοποίηση.
- διατυπώνει προτάσεις για προχωρημένη κατάρτιση και πρακτική εξάσκηση για επιστήμονες.
Λειτουργικότητα του Εκπροσώπου
Πολύ "νέο" επάγγελμα. Στη Ρωσία, άρχισε να κερδίζει δημοτικότητα γύρω στα μέσα της δεκαετίας του '90 του περασμένου αιώνα. Στο επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα, το όνομα αυτής της θέσης δεν διατίθεται ξεχωριστά. Αλλά για πολλούς οργανισμούς, η ύπαρξη τέτοιου εργαζομένου είναι επείγουσα ανάγκη. Είναι αυτός που διαμορφώνει την κοινή γνώμη για την εταιρεία. Οι κύριες αρμοδιότητες περιλαμβάνουν: διοργάνωση συνεντεύξεων τύπου, το περιεχόμενο της ιστοσελίδας του οργανισμού · προετοιμασία δελτίων τύπου · σχεδιασμός ενημερωτικών εκστρατειών (στον Τύπο, τα δίκτυα, στην τηλεόραση) με στόχο τη δημιουργία μιας θετικής εικόνας της εταιρείας.
Το επαγγελματικό πρότυπο του γραμματέα του Τύπου ορίζει ότι ο υποψήφιος πρέπει να έχει πανεπιστημιακό δίπλωμα στη δημοσιογραφία, τη διαφήμιση, τη φιλολογία ή την PR. Η εμπειρία της εργασίας (από 3 χρόνια) στον σχετικό τομέα, η κατάλληλη προφορική και γραπτή ομιλία, η γνώση μιας ξένης γλώσσας είναι επίσης επιθυμητή.