Η διατήρηση της τεκμηρίωσης σε μετρητά όταν εργάζεται με μετρητά αποτελεί υποχρεωτική απαίτηση για νομικά πρόσωπα και ιδιώτες επιχειρηματίες. Το ταμείο είναι ένα ενοποιημένο λογιστικό έγγραφο που καταγράφει την κίνηση των χρημάτων στην ταμειακή μηχανή της εταιρείας. Σε μια μικρή επιχείρηση ξεκινάει σε ένα αντίγραφο. Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τα χαρακτηριστικά διατήρησης και αποθήκευσης του εγγράφου. Ειδικότερα, πώς να βελονιά ένα βιβλίο σε μετρητά σε ένα χρόνο.
Τι είναι ένα έγγραφο;
Ένα ταμειακό βιβλίο εκδίδεται για όλα τα πρόσωπα με ταμειακή μηχανή. Η απαίτηση αυτή ισχύει για μεμονωμένους επιχειρηματίες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εργάζονται για το απλοποιημένο φορολογικό σύστημα. Το έντυπο KO-04 εγκρίθηκε το 1998 με το διάταγμα της κρατικής επιτροπής στατιστικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Διατίθεται έντυπο και ηλεκτρονικό βιβλίο ταμειακών βιβλίων, το έντυπο ηλεκτρονικής έκδοσης μπορεί να διατηρηθεί σε Word και Excel με υποχρεωτική προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ο ταμίας (χειριστής) το διενεργεί, αλλά ο κύριος λογιστής ασκεί τον έλεγχο της ορθότητας της πλήρωσης. Η ορθότητα της συμπεριφοράς ελέγχεται συστηματικά από τις ρυθμιστικές αρχές.
Στις μεγάλες εταιρείες, η διατήρηση του βιβλίου μετρητών είναι απαραίτητη σε κάθε μονάδα, με την προϋπόθεση ότι κάθε μία από αυτές παρατίθεται σε ξεχωριστό ισολογισμό. Μια μονάδα έχει ένα αντίγραφο του εγγράφου. Αντίγραφα του βιβλίου και πρωτότυπα πρωτογενών εγγράφων παρέχονται στο κεντρικό γραφείο (εταιρεία διαχείρισης). Πληροφορίες σχετικά με τα υπόλοιπα χρήματα λαμβάνονται υπόψη κατά την κατάρτιση του ισολογισμού και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την επιχείρηση ως σύνολο. Εξετάστε παρακάτω πώς μπορείτε να βελονιά ένα βιβλίο σε μετρητά σε ένα χρόνο.
Η διαδικασία επεξεργασίας ενός χειρόγραφου εγγράφου
Η έκδοση χαρτιού είναι φυλλάδιο Α4 που τυπώνεται σε εκτυπωτή ή σε τυπογραφείο και φυλάσσεται σε χειρόγραφο. Τα φύλλα είναι αναγκαστικά αριθμημένα και ραμμένα. Πρέπει να συμμορφώνεται με τη μορφή του KO-04. Πρέπει να ξέρετε πώς να βελονιά ένα βιβλίο σε μετρητά σε ένα χρόνο. Η διαδικασία αρίθμησης και διατήρησης της ηλεκτρονικής και της χαρτογραφικής μορφής διαφέρει από την κλασική έκδοση που χρησιμοποιείται στις εργασίες γραφείου.
Σημαντικό! Οι σελίδες αριθμούνται, διπλασιάζοντας τον αριθμό εις διπλούν. Η πρώτη σελίδα είναι το πρωτότυπο, το δεύτερο είναι ένα αντίγραφο. Ένα αντίγραφο συμπληρώνεται με χαρτί άνθρακα και μεταφέρεται στο λογιστήριο για αναφορά. Για να αποσυνδέσετε τη δεύτερη σελίδα, παρέχεται μια γραμμή κοπής.
Είναι πιο βολικό να εκτελέσετε το υλικολογισμικό στο κάτω μέρος της σελίδας. Οι άκρες του νήματος εμφανίζονται στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου, στερεωμένες με κόμπο, σφραγίδα χαρτιού και σφράγιση. Η σφραγίδα τοποθετείται με τέτοιο τρόπο ώστε να συλλαμβάνει μερικώς τη σελίδα του βιβλίου και τη σφραγίδα. Σε κοντινή απόσταση αναγράφεται ο αριθμός των σελίδων, βάλτε την υπογραφή του επικεφαλής ή του επικεφαλής λογιστή.
Η διαδικασία έκδοσης ηλεκτρονικής έκδοσης
Κατά την καταχώριση ενός ηλεκτρονικού μορφότυπου για ένα βιβλίο μετρητών, η φόρμα διανέμεται υπό όρους σε δύο μέρη με μια γραμμή που χωρίζει τις σελίδες ισοτιμίας και μονής σελίδας. Μια περικοπή ενός τυπωμένου φύλλου γίνεται οριζόντια κατά μήκος μίας δεδομένης γραμμής. Το επάνω μέρος της σελίδας είναι το πρωτότυπο, το κάτω τμήμα χωρίζεται για μετάδοση στο λογιστικό τμήμα για αναφορά.
Σημαντικό! Το έγγραφο διατηρείται καθημερινά, εκτός από περιπτώσεις όπου δεν πραγματοποιήθηκαν διακανονισμοί. Το ταμείο στην αρχή και στο τέλος της ημέρας κάνει πληροφορίες σχετικά με το υπόλοιπο στο ταμείο. Αυτή είναι μια απαιτούμενη καταχώρηση!
Σκεφτείτε πώς να οργανώσετε ένα βιβλίο ταμείου για το έτος. Ο φορέας εκμετάλλευσης σημειώνει τις κινήσεις κεφαλαίων στο έγγραφο, καθώς διεξάγονται οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές. Φροντίστε να συμπληρώσετε πληροφορίες για κάθε εισερχόμενο και εξερχόμενο ένταλμα μετρητών. Στο τέλος της στροφής, το συνολικό ποσό της δαπάνης, το εισόδημα απαλείφεται απαραιτήτως, το υπόλοιπο μετρητών υπολογίζεται.Τα πρωτογενή έγγραφα επισυνάπτονται σε ένα αποκομμένο αντίγραφο του βιβλίου και μεταφέρονται στη λογιστική. Ο λογιστής πιστοποιεί την αρχική σελίδα και το αντίγραφο της με την υπογραφή του.
Ο σχεδιασμός του εξώφυλλου. Νουάν
Η σελίδα τίτλου του ταμειακού βιβλίου γεμίζεται σύμφωνα με το ενοποιημένο έντυπο KO-4. Περιέχει το πλήρες όνομα της εταιρείας, της δομικής μονάδας και της OKPO. Οι ιδιώτες επιχειρηματίες αναφέρουν το πλήρες όνομα, αν λείπει το όνομα της εταιρείας. Πρέπει να δηλωθεί για ποια περίοδο (μήνες και έτος) το έγγραφο αρχίζει.
Πρώτο φύλλο: χαρακτηριστικά της μεταφοράς του ισοζυγίου χρήματος
Πριν από τη συρραφή ενός βιβλίου μετρητών για ένα χρόνο, θα πρέπει να γνωρίζετε τις λεπτές αποχρώσεις της πλήρωσης του. Στο επάνω μέρος της σελίδας γράψτε την ημερομηνία, αναφέροντας την τρέχουσα ημέρα, μήνα και έτος. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε το ποσό του ταμειακού υπόλοιπου σε μετρητά στην αρχή της ημέρας. Μεταφέρεται από το υπόλοιπο που έχει οριστεί στο τέλος της προηγούμενης ημέρας. Εάν ανοίξει ένα νέο βιβλίο, το υπόλοιπο λαμβάνεται από τον πρόδρομο. Στην πρώτη σελίδα, που συμπληρώνεται την πρώτη ημέρα του ημερολογιακού έτους, καταγράφονται τα ταμειακά υπόλοιπα που υπολογίζονται στο τέλος της τελευταίας ημέρας του τελευταίου έτους.
Συμπλήρωση της φόρμας φύλλου βιβλίων
Οι στήλες 1-5 συμπληρώνονται από τις μορφές RKO και PKO. Στο κελί "Αριθμός εγγράφου" καθορίζεται ο τρέχων αριθμός από την καταχωρημένη σειρά. Στη στήλη 3 πρέπει να αναγράφεται το πλήρες όνομα τον αποδέκτη ή τον αποδέκτη των χρημάτων. Ο αντίστοιχος αριθμός λογαριασμού απαιτείται μόνο για νομικά πρόσωπα, μεμονωμένοι επιχειρηματίες θέτουν μια παύλα στο κουτί ή αφήνουν κενό. Τα ποσά της κατανάλωσης / εισοδήματος αναφέρονται σε αριθμούς, καθορίζοντας μια δεκάρα. Στη γραμμή μεταφοράς, τα ποσά των εσόδων και εξόδων περιστρέφονται ξεχωριστά. Οι στήλες και οι γραμμές που δεν πληρώνονται πρέπει να σημειώνονται με παύλα με τη μορφή του γράμματος Z.
Πώς να υπολογίσετε το υπόλοιπο ποσό στο box office;
Τα υπόλοιπα στο τέλος της ημέρας υπολογίζονται με τον τύπο: στο ισοζύγιο χρημάτων στην αρχή της ημέρας, προστίθεται το ποσό του εισοδήματος και αφαιρείται το έξοδο. Στο θάλαμο λαμβάνουν υπόψη όλα τα κεφάλαια που εισπράττονται στο ταμείο. Εάν το υπόλοιπο στο τέλος της βάρδιας άφησε τα χρήματα που προορίζονται για την έκδοση μισθών, υποτροφιών και άλλων κοινωνικών παροχών, αναφέρονται παρακάτω στο κατ 'αποκοπή ποσό. Ο υπολογισμός σάς επιτρέπει να εντοπίσετε υπερβολές και ελλείψεις. Πώς να βελονιά ένα βιβλίο σε μετρητά σε ένα χρόνο, εξετάστε παρακάτω.
Οι αποχρώσεις της διατήρησης ενός εγγράφου
Ο υπεύθυνος για την έκδοση και λήψη χρημάτων μπορεί να είναι οποιοσδήποτε υπάλληλος διορίζεται από τον επικεφαλής της εταιρείας με την έκδοση κατάλληλης εντολής. Σε επιχειρήσεις με μικρό αριθμό εργαζομένων, ένας διαχειριστής μπορεί να πραγματοποιήσει ένα βιβλίο με τα δικά του χέρια. Οι βάσεις για την εγγραφή στο έγγραφο είναι επιχειρηματικές συναλλαγές, οι οποίες αντικατοπτρίζονται στις εντολές πίστωσης και χρέωσης. Η λογιστική πραγματοποιείται την ημέρα του διακανονισμού. Εάν κατά τη διάρκεια της ημέρας δεν υπήρχε κίνηση χρημάτων, αυτή η μέρα δεν αντανακλάται στο βιβλίο.
Μπορείτε να κάνετε προσαρμογές στο έγγραφο. Οι αλλαγές καταγράφονται με ανάλυση και την ημερομηνία διόρθωσης. Οι πληροφορίες πιστοποιούνται από το πρόσωπο που έκανε την προσαρμογή. Αφού συμφιλιωθούν οι καταχωρήσεις στο τέλος της ημέρας με το ποσό των μετρητών στην πραγματικότητα, οι πληροφορίες επαληθεύονται από τις υπογραφές του χειριστή και του επικεφαλής λογιστή. Πολλοί ενδιαφέρονται για πόσα χρόνια να κρατήσουν ένα βιβλίο μετρητών. Η απάντηση είναι απλή. Αποθηκεύεται στην επιχείρηση για τουλάχιστον 5 έτη. Η απουσία ενός ταμείου και η διατήρησή του κατά παράβαση του νόμου τιμωρούνται με πρόστιμα ύψους 40-50.000 ρούβλια για τις επιχειρήσεις και 4-5.000 ρούβλια για τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση του εγγράφου.
Πώς να αναβοσβήνει ένα έγγραφο στο τέλος του έτους;
Το πρότυπο βιβλίο έχει 50-100 φύλλα. Σε μεγάλες εταιρείες, όπου διεξάγονται ενεργά επιχειρήσεις, οι σελίδες μπορεί να μην είναι αρκετές. Σε μια τέτοια κατάσταση, ξεκινούν ένα νέο έγγραφο που συνεχίζει το παλιό. Δείχνει την χρονική περίοδο κατά την οποία πραγματοποιείται. Η έκδοση χαρτιού, η οποία γεμίζεται με το χέρι, αναβοσβήνει πριν από την πρώτη πλήρωση.
Αντίγραφα των εγγράφων για τη λογιστική είναι ένα σύνολο ταμειακών μηχανών και ταμειακών μηχανών που εκδίδονται σε μια μέρα, φύλλα του βιβλίου, συμπληρώνονται σε ένα αντίτυπο με την πρωτότυπη υπογραφή των υπαλλήλων.Ο επικεφαλής λογιστής επαληθεύει τα αρχεία με τα έντυπα παραγγελίας και το ποσό της πρωτεύουσας τεκμηρίωσης που μεταφέρεται αναγράφεται στο ταμειακό βιβλίο. Αυτό το αρχείο είναι απόδειξη παραλαβής της κύριας τεκμηρίωσης του ταμείου. Όλες οι εργασίες στο βιβλίο καταχωρούνται με τη μορφή αποσπάσεων στους σχετικούς λογαριασμούς λογιστικής.
Σημαντικό! Εκτός από τις παραγγελίες, όλα τα πρωταρχικά έγγραφα τεκμηριώνονται με ένα αντίγραφο. Περιλαμβάνει αποδείξεις, εξουσιοδοτήσεις, προκαταβολές, αποσπάσματα παραγγελιών και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την κίνηση χρημάτων στο ταμείο.
Η ηλεκτρονική έκδοση διατηρείται διαφορετικά στον υπολογιστή. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε ειδικό λογισμικό. Κατά τη δημιουργία των καταχωρήσεων στο ταμείο, δημιουργείται αυτόματα μια φόρμα. Αλλά είναι σημαντικό να μάθετε κάτι άλλο. Πώς είναι το βιβλίο χαρτονομισμάτων ραμμένο στο τέλος του έτους; Μπορεί να εκτυπωθεί στο τέλος της ημέρας και να εκδοθεί εις διπλούν με τον ίδιο τρόπο όπως η έκδοση χαρτιού. Αποθηκεύστε την έντυπη έκδοση στο ταμείο της εταιρείας.
Τα πρωτότυπα φύλλα αναβοσβήνουν σε ένα μόνο βιβλίο στο τέλος του έτους και τα αντίγραφα μεταφέρονται καθημερινά στη λογιστική. Αν έχετε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, μια εκτύπωση είναι προαιρετική. Οι ηλεκτρονικές σελίδες υπογράφονται από την ψηφιακή υπογραφή του ταμείου και του επικεφαλής λογιστή. Είναι απαραίτητο να παρέχεται προστασία έναντι αλλαγών μετά την υπογραφή του βιβλίου και μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι αν υπάρχουν ανακρίβειες στους λογαριασμούς, το ταμείο είναι ένα έγγραφο που παρουσιάζει τη γενική εικόνα της ταμειακής ροής και επιβεβαιώνει τη νομιμότητα των πράξεων.
