Ποιοι είναι οι βασικοί κανόνες ροής εργασίας;

Η διαχείριση εγγράφων είναι ένας από τους σημαντικούς τομείς εργασίας με έγγραφα για διευθυντικές εργασίες. Για να μπορέσουν να φτάσουν στον κοντινότερο προορισμό και να φτάσουν στον τελικό προορισμό το συντομότερο δυνατόν, η ροή εργασίας πρέπει να οργανωθεί κατάλληλα σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες ροής εργασίας.

Έννοια

Με τη διαχείριση εγγράφων νοείται η διαδικασία, ως αποτέλεσμα της οποίας υπάρχει η συλλογή, ο συντονισμός, η λήψη και η μεταφορά, η αποστολή τους.

Από την άλλη πλευρά, αντιπροσωπεύει την κίνηση και την κυκλοφορία των τίτλων από τη στιγμή που εμφανίζονται μέχρι να σταλούν στο αρχείο (ή να ληφθούν).

Όλα τα έγγραφα μπορούν να εκπροσωπούνται σε τρεις κατηγορίες:

• εισερχόμενα προέρχονται από το εξωτερικό περιβάλλον.
• το εξερχόμενο εισέρχεται στο εξωτερικό περιβάλλον.
• εσωτερικό δημιουργείται εντός της ίδιας της επιχείρησης και παραμένει εντός των ορίων της.

Οι κατηγορίες που παρουσιάζονται καθορίζουν τις ροές εγγράφων σε εταιρείες που έχουν διαφορετικούς προσανατολισμούς (οριζόντιες και κάθετες).

Μεταξύ των κύριων μορφών ροής εργασιών είναι δυνατές οι εξής.

Βασικές αρχές

Υπάρχουν 4 βασικές αρχές της ροής εργασίας.

Η παραβίαση τουλάχιστον μιας από τις αρχές οδηγεί στην καταστροφή ολόκληρου του συστήματος κυκλοφορίας εγγράφων.

Κύριος κανόνας

Σκεφτείτε τον βασικό κανόνα της ροής εργασίας.

Η διαχείριση είναι μια δύσκολη τεχνολογική διαδικασία, η οποία χαρακτηρίζεται από διάφορες παραμέτρους που σχετίζονται με το σύνολο της εργασίας του οργανισμού. Το κύριο χαρακτηριστικό της ροής εργασίας είναι η πορεία της κίνησης, που καλύπτει όλες τις καταστάσεις στην πορεία της κίνησης του εγγράφου από τη στιγμή της δημιουργίας του (ή από τη λήψη) μέχρι τη στιγμή της εφαρμογής. Είναι πολύ σημαντικός ο χρόνος που δαπανάται για να περάσει χαρτιά σε αυτό το μονοπάτι. Ως εκ τούτου, ο κύριος κανόνας της διατήρησης της ροής εργασίας του οργανισμού: η πραγματική μεταφορά του κατά το συντομότερο και πιο άμεσο μονοπάτι με τις λιγότερες δαπάνες χρόνου.

Άλλοι κανόνες

Κατά την οργάνωση εργασίας, πρέπει να ακολουθήσετε τους ακόλουθους βασικούς κανόνες για την οργάνωση της ροής εργασιών:

• τη μεγαλύτερη μείωση των περιττών και παράλογων περιπτώσεων μεταφοράς εγγράφων (εξαιτίας του αποκλεισμού των τεχνολογικών εργασιών επεξεργασίας χαρτιού και μονάδων διαχείρισης που δεν είναι συνέπεια των επιχειρηματικών αναγκών της ίδιας της εταιρείας) ·
• αποκλεισμός ή περιορισμός της μεγαλύτερης απόδοσης εγγράφων (κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας - εκτέλεσης και έκδοσης, κατά την προετοιμασία - επαλήθευση και έγκριση κ.λπ.) ·
• τη μεγαλύτερη συνοχή της επικέντρωσης και της επεξεργασίας των κύριων κατηγοριών εγγράφων, υπό τον όρο ότι θα πρέπει να προσδιοριστεί κάθε μετακίνηση.

Η εφαρμογή αυτών των αρχών σας επιτρέπει να ενσωματώσετε τον κύριο οργανωτικό μηχανισμό της εταιρείας - εξειδίκευση, την ικανότητα να εκτελείτε κεντρικά ομοιογενείς τεχνολογικές λειτουργίες.

Η συμμόρφωση με τους γενικούς κανόνες της ροής εργασίας σας επιτρέπει να κάνετε καλύτερη επεξεργασία των εργασιών της συσκευής διαχείρισης από:

• τη συνηθισμένη ροή εργασίας, την εξάλειψη των κυκλικών λειτουργιών που συνδέονται με την προετοιμασία και την επεξεργασία χαρτιών,
• τη ροή εγγράφων, την εξασφάλιση της ομοιόμορφης κυκλοφορίας τους και την προώθηση του αναλογικού φόρτου εργασίας.

Κανόνας αριθ. 1 - Κεντρική λήψη και αποστολή

Μεταξύ των κανόνων της γραφειοκρατίας και της ροής εργασίας, η πιο σημαντική είναι η ανάγκη συγκέντρωσης. Με άλλα λόγια, κάθε έγγραφο του οργανισμού, τόσο εισερχόμενο (ανεξαρτήτως της μεθόδου παράδοσης) όσο και εξερχόμενος (εκτός εκείνων που λαμβάνονται ή αποστέλλονται με φαξ και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και συνδέονται με συγκεκριμένους εκτελεστές), πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία σε μία υπεύθυνη υπηρεσία - μονάδα (γραφείο). Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να λύσετε μερικά προβλήματα ταυτόχρονα:

• να αποδεσμεύσει τις υπόλοιπες υπηρεσίες και τμήματα του οργανισμού από τεχνικές ενέργειες (έλεγχο εισερχόμενων εγγράφων, άνοιγμα ή σφράγιση φακέλων, σήμανση ταχυδρομείου ή φαξ)
• για την αύξηση της παραγωγικότητας της χρήσης εξοπλισμού γραφείου στο γραφείο (φωτοαντιγραφικό, φαξ, σήμανση και άλλα μηχανήματα που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία εγγράφων).

Σε μια συγκεντρωτική μορφή γραφείου, η επεξεργασία χαρτιού συγκεντρώνεται στην υπηρεσία γραφείου και τα τμήματα διαρθρώσεων εξαιρούνται από τις λειτουργίες του γραφείου (εγγραφή και λογιστική, αποθήκευση αρχείων κ.λπ.).

Μια αποκεντρωμένη μορφή ροής εργασίας υποδηλώνει ότι στις δομικές μονάδες της οργάνωσης υπάρχει εργασία γραφείου μαζί τους. Συνήθως αυτό το έντυπο δικαιολογείται σε περίπτωση εδαφικού κατακερματισμού της οργάνωσης.

Σε μεικτή μορφή, μέρος της γραφειοκρατίας γίνεται από την υπηρεσία γραφείου και μέρος από τις μονάδες. Συχνά, σε μικτή μορφή, ορισμένα έγγραφα είναι καταχωρημένα, παρακολουθούνται, συγκεντρώνονται στην επιχείρηση και αποθηκεύονται από την υπηρεσία γραφείου. Πρόκειται κυρίως για τίτλους που αποκτήθηκαν από τη διοίκηση και προχωρούν από αυτήν. Έγγραφα σχετικά με θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των τμημάτων καταγράφονται, ελέγχονται, εκτελούνται και αποθηκεύονται στα διαρθρωτικά τμήματα της εταιρείας.

Κανόνας 2 - Εξαίρεση αδικαιολόγητων επιστροφών

Η ροή των εγγράφων θα πρέπει να οργανώνεται κατά τρόπο ώστε να μην επιστρέφουν στην υπηρεσία (τμήμα), η οποία έχει ήδη περάσει. Οι μόνες εξαιρέσεις είναι καταστάσεις που δικαιολογούνται από την ανάγκη των επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο για την υπογραφή ενός διαχειριστή περνάει αναπόφευκτα μέσω του γραμματέα του δύο φορές, αφού είναι συγκεκριμένα ένας διαμεσολαβητής μεταξύ του διαχειριστή και των επικεφαλής.

Κανόνας ροής εργασίας αριθ. 3 - προκαταρκτική μελέτη των εισερχόμενων

Στη συνολική μάζα των εισερχόμενων εγγράφων, πρέπει να επιλέξετε το πιο θεμελιώδες και σημαντικό για την οργάνωση και να τα μελετήσετε πρώτα. Εάν οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές μπορούν να θεωρηθούν από έναν αντιπρόσωπο ή άλλο αρμόδιο υπάλληλο, είναι καλύτερο να αποστέλλεται απευθείας ένα έγγραφο σε αυτόν, παρακάμπτοντας τον διαχειριστή. Για να διαπιστωθεί με ακρίβεια η μέθοδος μεταφοράς, πρέπει να εξεταστούν από έναν αρμόδιο λειτουργό γραφείου ο οποίος έχει γνώση της οργανωτικής δομής, των λειτουργιών μονάδων και των αρμοδιοτήτων των διευθυντικών στελεχών και των εργαζομένων.

Κανόνας αριθ. 4 - η εγγραφή των εγγράφων γίνεται μία φορά

Αν εισήλθε στο τμήμα της διοίκησης επιχειρήσεων (γραμματεία), καταχωρήθηκε, και αφού μελέτησε ο διευθυντής (ή αναπληρωτής) ήταν σε ένα από τα τμήματα, δεν χρειάζεται να εγγραφεί ξανά. Εάν το χαρτί, παρακάμπτοντας τη διοίκηση, εισήλθε στο τμήμα, καταχωρείται επίσης μία φορά ειδικά στο τμήμα. Με άλλα λόγια, κάθε έγγραφο μπορεί να έχει μόνο έναν αριθμό καταχώρησης που του έχει ανατεθεί είτε στη λογιστική υπηρεσία είτε απευθείας στη μονάδα.

Κανόνας αρ. 5 - η ανάλυση του εγγράφου δείχνει επακριβώς τις ημερομηνίες, τους εκτελεστές και τους υπεύθυνους ανθρώπους

Παρά το γεγονός ότι οι αποφάσεις γίνονται από διευθυντές εταιρειών, ο γραμματέας πρέπει να διατηρήσει αυτή τη διαδικασία υπό έλεγχο και να την επηρεάσει σε κάποιο βαθμό.Με άλλα λόγια, θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το κείμενο της απόφασης παρουσιάζεται όσο το δυνατόν πιο σωστά, αποκλείοντας τις πιθανές ερωτήσεις του ερμηνευτή.

Κανόνας αριθ. 6. Διαχωρισμός ροών εγγράφων

Μια ροή εγγράφων είναι μια συλλογή ενός τύπου ή προορισμού που έχει την ίδια διαδρομή. Συνήθως, τρία ρεύματα είναι διαιρεμένα: εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά (δεν δημιουργούνται για να υπερβούν τα όρια της οργάνωσης). Κάθε ροή εγγράφων έχει συνήθως υποπεριοχές (ροές δεύτερου επιπέδου). Για παράδειγμα, το ρεύμα εισερχόμενων εγγράφων περιλαμβάνει τρεις τύπους: έγγραφα από τη μητρική εταιρεία, από τμήματα και αντιπροσωπευτικά γραφεία, καθώς και εταιρείες συνεργατών, προσφυγές ατόμων κ.λπ.

Στη ροή εργασίας των εξερχόμενων και των εσωτερικών εγγράφων, οι υποπεριοχές διανέμονται με τον ίδιο τρόπο. Τα περιορισμένα έγγραφα (εμπορικό μυστικό, μυστικό κ.λπ.) βρίσκονται συνήθως ξεχωριστά. Η υπηρεσία ασφαλείας της οργάνωσης ελέγχει το έργο τους.

Λογιστικές διαδικασίες

Εξετάστε τους βασικούς κανόνες της ροής εργασιών λογιστικής.

Το μέγεθός της εκφράζεται με τον συνολικό αριθμό των τίτλων που έλαβε ο οργανισμός και εκτελούσε για ορισμένο χρονικό διάστημα. Το μέγεθος της ροής εργασίας αναφέρεται στον αριθμό των έγκυρων αντιγράφων των εσωτερικών εγγράφων που φθάνουν. Κατά τον υπολογισμό του μεγέθους της ροής εργασίας, λαμβάνονται επίσης υπόψη αντίγραφα των εγγράφων που έγιναν με την εισαγωγή διαφόρων τεχνικών μέσων.

Οι δείκτες λογιστικής καταρτίζονται με τη μορφή συνοπτικών δεδομένων αναφοράς σχετικά με το μέγεθος των εγγράφων. Η μορφή τους αναπτύσσεται από τον οργανισμό. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να ορίσει οποιαδήποτε συχνότητα για την καταμέτρηση των εγγράφων: κάθε μήνα, μία φορά την εβδομάδα, μία φορά το χρόνο, κάθε τρίμηνο. Τόσο ποιοτική όσο και ποσοτική μελέτη της διαδικασίας εργασίας μπορεί να υιοθετηθεί.

Οι δείκτες που λαμβάνονται για τον υπολογισμό του μεγέθους της ροής εργασίας χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό του αριθμού των εργαζομένων και της διάρθρωσης της υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων. Και επίσης να μελετήσει το φόρτο εργασίας ορισμένων συμβαλλομένων οργανισμών και διαρθρωτικών τμημάτων.

Έτσι, στο πλαίσιο αυτού του άρθρου, ελήφθησαν υπόψη οι βασικοί κανόνες για την οργάνωση της ροής εργασίας που εφαρμόζουν οι εταιρείες.