Μπορείτε να είστε ένα λαμπρό και δημιουργικό άτομο, αλλά αν δεν διαχειρίζεστε το χρόνο σας αποτελεσματικά, δεν θα έχετε επιτυχία.
"Όλα όσα θέλετε να κάνετε στην εργασία χρειάζονται χρόνο", γράφει ο Brian Tracy στο βιβλίο του Master Your Time, Master Your Life. "Ο μόνος τρόπος να έχετε αρκετό χρόνο για να κάνετε κάτι που μπορεί να αλλάξει πραγματικά την εργασία σας είναι να εξοικονομήσετε χρόνο που ξοδεύετε συνήθως σε κάτι άλλο".
Ξεκινήστε εξετάζοντας τους επτά παράγοντες που χάνουν το χρόνο σας.
1. Email, τηλέφωνο και μηνύματα
"Όταν φτάνει το τηλέφωνο και το e-mail φτάνει, η τροχιά σκέψης σας διαταράσσεται και σας αποσπούνται", γράφει ο Tracy.
Τι να κάνετε: επισημάνετε τις περιόδους της ημέρας, όταν δεν επιτρέπετε τα διαλείμματα.
2. Μη αναμενόμενος επισκέπτης
Όταν κάποιος εμφανίζεται απροσδόκητα στο γραφείο ή στο χώρο εργασίας σας, το άτομο αυτό διακόπτει την εργασία σας και μειώνει την αποτελεσματικότητά σας.
Τι πρέπει να κάνετε: "Σταθείτε γρήγορα όταν οι εισβολείς έρχονται στο χώρο εργασίας σας και προσποιούνται ότι μόλις έχετε φτάσει", γράφει ο Tracy. Ενημερώστε το σπατάλη χρόνου ότι είστε πραγματικά συγκλονισμένοι με δουλειά σήμερα, και έχετε πολλά να κάνετε. Στη συνέχεια, πάρτε τον επισκέπτη μακριά από το χώρο εργασίας σας και επιστρέψτε στο έργο σας.
3. Συνεδριάσεις
Γνωρίζετε ήδη αυτό: πολλές συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου.
Τι να κάνετε
- Προγραμματίστε συναντήσεις μόνο για το χρόνο που πραγματικά χρειάζεστε. Δεν υπάρχει λόγος να αναβληθούν συναντήσεις για μια ώρα. Ρωτήστε τον εαυτό σας: τι μπορώ να κάνω σε 10 λεπτά;
- Ο στόχος. Ποια είναι η επιτυχία; Μόνο με τη διατύπωση της επιθυμητής τελικής κατάστασης μπορείτε να χτίσετε τα στοιχεία της επιτυχίας. Στην πραγματικότητα, κάθε απόφαση που κάνετε - πού να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, ποιον να καλέσετε, πώς να διευκολύνετε την αμοιβαία κατανόηση - θα πρέπει να βασίζεται στον τρόπο με τον οποίο απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση.
- Δημιουργήστε μια ατζέντα. Αφού έχετε θέσει στόχους, εξετάστε προσεκτικά την πορεία της συνάντησης. Ο παλιομοδίτικος ορισμός γι 'αυτό είναι η "ατζέντα", αλλά πρέπει να κάνετε περισσότερα από τη δημιουργία μιας λίστας περιεχομένου με κουκκίδες. Πρέπει να διαρθρώσετε τη συνάντησή σας έτσι ώστε να υπάρχει ένα ρεύμα που έχει νόημα, δημιουργεί ευκαιρίες για τους συμμετέχοντες.
4. Σχεδιάστε απρόβλεπτα.
Γνωρίζετε αυτό το μοτίβο: μόλις αρχίσετε να εργάζεστε σε ένα σημαντικό έργο, συμβαίνει κάτι εντελώς απροσδόκητο που σας αποσπά από το κύριο έργο για αρκετά λεπτά ή και ώρες.
Τι να κάνετε Σκεφτείτε πριν ενεργήσετε. Ο Tracy σας συμβουλεύει να κάνετε μια βαθιά αναπνοή, να ηρεμήσετε και να παραμείνετε αντικειμενικοί. Πάρτε το χρόνο για να μάθετε τι συνέβη. Γνωρίστε σαφώς το πρόβλημα πριν προχωρήσετε.
5. Θέστε τα πράγματα εκτός για αργότερα
Η αναβολή δεν είναι μόνο κλέφτης του χρόνου ... Είναι κλέφτης της ζωής. Η ικανότητά σας να σταματήσετε να θέτετε τα πράγματα μακριά και να ξεκινήσετε μπορεί να αλλάξει τη ζωή σας.
Τι να κάνετε Μερικές φορές ο καλύτερος τρόπος να ολοκληρωθεί ένα μεγάλο έργο είναι να πάρει ένα μικρό κομμάτι και να το ολοκληρώσει. Ή να εξασκηθείτε στην τεχνική, βλέποντας την εργασία σας σαν ένα κομμάτι τυρί: τρυπήστε τρύπες σε αυτό, επιλέξτε πέντε λεπτά και κάντε κάποια από τα έργα.
6. Επικοινωνία
Το 75% του έργου δαπανάται για αλληλεπίδραση με άλλους ανθρώπους. Δυστυχώς, το ήμισυ τουλάχιστον αυτού του χρόνου δαπανάται για επικοινωνία.
Τι να κάνετε Διοργανώστε μια συνάντηση με φίλους στην εργασία κατά τη διάρκεια των διακοπών του καφέ, των γευμάτων και μετά την εργασία.
7. Ανακριβεια
Κάθε φορά που αναβάλλετε μια απόφαση ή αφιερώνετε υπερβολικό χρόνο για να αποφασίσετε, χάνετε χρόνο - και αναβάλλετε τη λήψη μέτρων.
Τι να κάνετε Αποφασίστε εάν πρέπει να κάνετε την εργασία σας μόνοι σας (τότε θα πρέπει να το κάνετε γρήγορα) ή αν μπορείτε να την μεταβιβάσετε. Εάν κάποιος άλλος πρέπει να λάβει μια απόφαση, ζητήστε μια γρήγορη απάντηση.
"Θυμηθείτε ότι μπορείτε να κάνετε μόνο ένα πράγμα τη φορά", γράφει ο Tracy "Αυτό είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε αυτή τη στιγμή".
Η παραγωγικότητα καθορίζει την παραγωγικότητα μας. Τι εμποδίζει την παραγωγικότητα; Πώς να επιτύχετε την αύξηση της; Βάλτε τις προτεινόμενες συμβουλές στην πράξη.
Προκειμένου να εργαστούμε παραγωγικά, είναι απαραίτητο να εντοπίσουμε και να εξουδετερώσουμε τι μας εμποδίζει. Αποδεικνύεται ότι οι εχθροί της παραγωγικότητας είναι πράξεις και φαινόμενα γνωστά σε όλους μας, τα οποία συνηθίζουμε να θεωρούμε δεδομένο. Δεν υποψιαζόμαστε καν ότι μπορούν να «φάνε» μέχρι και το 80% του χρόνου εργασίας μας.
Έχοντας αναγνωρίσει τον εχθρό από την όραση, θα μπορέσουμε να τον πολεμήσουμε πιο αποτελεσματικά.