Los costos que se toman al calcular el impuesto sobre la renta deben justificarse económicamente y documentarse. Los gastos destinados a automóviles no son una excepción. Sin embargo, si, además de los propósitos oficiales, los vehículos se usan para necesidades personales o el transporte personal se usa para propósitos oficiales, pueden surgir dificultades con la contabilidad tributaria. Por ejemplo, las preguntas pueden referirse a cómo cancelar la gasolina en el automóvil personal del director. Hablemos de esto en nuestro artículo.
Vehículo privado para uso oficial.
La legislación actual no contiene disposiciones separadas sobre cómo se regula el uso de un automóvil personal para fines oficiales. Pero esta posibilidad está consagrada en el art. 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Actualmente, hay varias formas de cancelar la gasolina en el auto personal del director. Estos incluyen lo siguiente:
- Compensación El uso de vehículos en este caso se registra en actos locales. Esto también puede indicarse en un contrato de trabajo o convenio colectivo. Al mismo tiempo, los procedimientos procesales se minimizan y el empleador puede regular de manera flexible el proceso laboral. Sin embargo, pagar una compensación al director por usar un automóvil personal lo hace menos seguro.
- Alquiler Para reducir los costos reales, así como para optimizar la contabilidad de todos los gastos, se puede utilizar el alquiler. Además, la empresa, de hecho, alquila un vehículo sin conductor, y el empleado ya conduce un automóvil de la empresa, es decir, en el balance de la empresa. El contrato puede establecer un esquema de reembolso completo para el automóvil. Pero este método también tiene desventajas.
- Préstamo Con un préstamo gratuito, también es posible utilizar un automóvil personal para fines oficiales. En este caso, el empleado no recibe remuneración por la provisión del vehículo directamente, pero la carga impositiva total, así como los pagos de alquiler, se reducirán. En este caso, el automóvil se elabora en el balance de la compañía.
- Acuerdo GPC. A veces es aconsejable celebrar un acuerdo GPC con el conductor para la prestación de servicios para el transporte de mercancías o pasajeros. Este método tiene una serie de ventajas y desventajas.
Alquiler de autos
Alquilar un automóvil personal para usarlo posteriormente con fines oficiales es una práctica común.Este método proporciona al empleado un alto nivel de garantía de la seguridad de su automóvil, proporciona una remuneración adicional y coloca el vehículo en el balance general de la empresa, lo que simplifica enormemente los informes.
Pero en el uso de alquilar un automóvil personal, los directores también notan deficiencias. Estos incluyen lo siguiente:
- Tiene que pagar el impuesto sobre la renta personal sobre el alquiler.
- Es necesario redactar nuevamente un contrato de seguro.
- Además, debe concluir un contrato de arrendamiento.
Los detalles de este problema se revelan en el art. 643 Código Civil.
Auto personal del director
Se pueden usar otros métodos para cancelar la gasolina en el automóvil personal del director. No está exento de la obligación de emitir submarinos, así como de organizar viajes de negocios y otros viajes oficiales adecuadamente. Pero en la práctica, este requisito no siempre se cumple.
Si surge algún problema, el director siempre puede explicar el viaje con objetivos personales, no con trabajadores. Luego, para acusarlo de violar la ley, las autoridades investigadoras deberán demostrar que el viaje realizó directamente funciones de trabajo.
El director de la LLC, siendo ambos el fundador, tiene derecho a utilizar todos los métodos descritos anteriormente para el registro del automóvil. Esto es posible debido a que él también actúa como individuo, es decir, es director, empleado y representante de una entidad legal.
Consideremos en detalle cómo cancelar la gasolina en el auto personal del director. Además, suponemos que está en el balance de la empresa.
Concepto de hoja de ruta
Es (en resumen - PL) se refiere al documento principal, donde se registra el kilometraje. En base a esto, se determina el consumo de combustible. Empresas para las cuales el transporte es la actividad principal, utilice la forma de una hoja de ruta con los detalles especificados en la sección 2 de la orden del Ministerio de Transporte No. 152. Si la empresa necesita un automóvil para cumplir con sus funciones de gestión y producción, entonces la lista puede desarrollarse de acuerdo con la Ley "de Contabilidad contabilidad "No. 402-FZ.
Las empresas a menudo utilizan submarinos aprobados por el Decreto del Goskomstat de la Federación Rusa No. 78 en 1997. Contiene varias formas de submarinos basados en el tipo de vehículo, por ejemplo, el formulario 3 es para un automóvil de pasajeros y el formulario 4 es para un camión.
Los submarinos están registrados en un diario especial. Su contabilidad está interconectada teniendo en cuenta los combustibles y lubricantes. Si la empresa no es autotransportista, se elaboran hojas cuando es necesario confirmar la validez de los gastos, por ejemplo, 1 vez por semana o 1 vez por mes. Esto se puede juzgar sobre la base de una carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 03-03-04 / 1/327 o la Resolución del FAS BBO No. A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Si el director utiliza un automóvil personal para fines oficiales o, por el contrario, un automóvil oficial para fines personales, es especialmente importante organizar adecuadamente el submarino. Depende de si la contabilidad de los gastos de combustibles y lubricantes se llevará a cabo al calcular el impuesto sobre la renta. Para estar seguro en caso de inspecciones y no cometer errores, debe considerar diferentes matices.
Versión conveniente del documento.
La cancelación de la gasolina en la empresa no se lleva a cabo de inmediato en la contabilidad fiscal. El costo del combustible comprado no está incluido en los costos, ya sea al pagar por adelantado, o durante el reabastecimiento de combustible y el correspondiente débito de dinero de la tarjeta de combustible. El hecho es que el reabastecimiento de combustible en un cheque de una terminal de estación de servicio solo confirma su compra, pero no sirve como prueba del uso previsto. El documento principal que confirma el consumo de combustibles y lubricantes es la hoja de ruta. Con su ayuda, la operación de transporte y el trabajo del conductor se tienen en cuenta y se controlan. Sin ella, el transporte de personas, equipaje y carga está prohibido.
Debe contener la siguiente información:
- Nombre y numero.
- Datos sobre el período de validez.
- Información sobre el propietario del vehículo.
- Datos sobre el auto.
- Datos sobre el conductor.
Los formularios unificados de documentos aprobados por el Comité Estatal de Estadística de Rusia solo deben ser utilizados por empresas cuya actividad principal esté relacionada con el transporte por carretera. En otras empresas, puede aplicar un formulario desarrollado de forma independiente. En este caso, el formulario se aprueba mediante su aplicación a las políticas contables de la empresa e incluye todos los detalles especificados anteriormente.
¿Cómo cancelar la gasolina en las hojas de ruta? No necesitan ingresar a la ruta del vehículo. Esto es especialmente importante en los casos en que el automóvil se utiliza tanto para fines oficiales como personales. Estos hallazgos son confirmados por la práctica en la corte.
Ejemplo No. 1: sobre la ausencia de ciertos datos en el submarino
Para el lector, una de las decisiones de FAS SZO tomadas a favor de la empresa puede ser interesante. El punto es el siguiente.
La inspección fiscal indicó que el submarino y los informes sobre los gastos de combustibles y lubricantes, que la compañía compiló todos los meses, no contienen datos sobre la ruta de los automóviles oficiales, así como la cantidad de vuelos y números de licencia de conducir. No se dijo nada sobre el período de partida y regreso del automóvil al garaje, los datos del velocímetro, los residuos de gasolina y su consumo por día.
En apoyo de los costos, la compañía presentó los siguientes documentos: instrucciones de operación para automóviles oficiales, órdenes sobre el procedimiento para su uso, declaraciones sobre cupones de gasolina, registros contables, submarinos. Tras examinar los materiales del caso y las pruebas presentadas, el tribunal dictaminó que cualquier prueba, incluidas las pruebas circunstanciales, se acepta para determinar la base del impuesto sobre la renta. La información contenida en el submarino (en particular, el kilometraje del automóvil, el consumo de gasolina, el resto en el tanque) junto con otros documentos confirman la viabilidad económica de los costos.
Ejemplo No. 2: sobre la falta de una ruta en el submarino
El FAS MO tomó una decisión similar cuando las autoridades fiscales querían demostrar que si el submarino no contenía información sobre la ruta, el documento no confirma el costo de comprar combustible y lubricantes. Las circunstancias del caso fueron las siguientes.
Al verificar los costos, la compañía proporcionó documentos iniciales que indicaban que el combustible se recibía de los proveedores y sobre el volumen de las estaciones de servicio. Además, se presentaron órdenes de pago, así como las normas de gastos, que fueron aprobadas por orden de las autoridades, los submarinos, que contenían todos los detalles necesarios (confirmando el kilometraje), información sobre el consumo de combustible, documentos para cancelar la gasolina, debidamente ejecutados.
Tras examinar el expediente del caso, el tribunal concluyó que las autoridades fiscales no demostraron la irracionalidad de los costos. La falta de información sobre la ruta no sirve como base para negarse a confirmar los gastos.
Por lo tanto, las compañías pueden incluir los costos del gas en los gastos tributarios basados en valores que confirman el hecho de la compra de gasolina, así como en forma de submarinos desarrollados independientemente, incluso si no tienen una ruta. Además, el submarino se puede emitir por cualquier período, de 1 día a 1 mes.
Si de otros documentos no se desprende que el viaje fue de naturaleza no productiva (por ejemplo, sobre la base de una orden escrita del director), la compañía puede tener en cuenta estos gastos al calcular el impuesto sobre la renta, incluso si el viaje fue para fines personales.
Desventajas de un submarino unificado
Cuando utilice el formulario submarino unificado, debe completar el punto "Lugar de partida y destino", así como los demás detalles de este formulario, ya que no puede eliminar ningún detalle. Por lo tanto, será necesario verificar adicionalmente que las direcciones que permitirán a los funcionarios fiscales considerar que el director utilizó el automóvil de la compañía para fines personales no se indicaron entre los destinos y puntos de partida.
Si no se proporciona la información de la ruta o la salida o el destino apuntan a la naturaleza no productiva del viaje, la compañía no podrá aceptar el costo de la gasolina. Además, en esta situación, el empleado tiene ingresos en especie (el costo de la gasolina), a partir de los cuales la empresa debe calcular y transferir el impuesto sobre la renta personal al presupuesto, así como pagar las primas del seguro. El IVA aceptado también puede ser considerado irrazonable por las autoridades fiscales.
Descargue la tasa de combustible
Es importante tener en cuenta que los costos de combustible están estandarizados. A pesar de que el Código Fiscal de la Federación de Rusia no impone restricciones en la contabilidad de los costos de la gasolina al calcular los impuestos, las normas pertinentes se indican en las Recomendaciones metodológicas "Tasas de consumo de combustible y aceite para vehículos de motor". Deben ser utilizados no solo por las compañías de camiones, sino también por aquellas que operan vehículos. Se tienen en cuenta en los impuestos.
Por lo tanto, para que no haya quejas sobre la cantidad de combustible consumida, al descartar la gasolina sin hojas de ruta, debe tener en cuenta los costos reales con las normas establecidas y tratar de no excederlos. Para aquellos vehículos para los cuales los costos relevantes no están aprobados, la compañía debe guiarse por documentos técnicos o información proporcionada por el fabricante del vehículo.
Al mismo tiempo, la empresa tiene el derecho de establecer sus propias tasas de consumo de gasolina, teniendo en cuenta las asignaciones estacionales. El período y el monto de la acumulación de primas se lleva a cabo de acuerdo con la orden pertinente de las autoridades locales y, en su defecto, por orden personal del jefe. En este último caso, se hace referencia a la orden del Ministerio de Transporte, se registran las marcas de los automóviles y se calculan las restricciones. Esto tiene en cuenta las condiciones de transporte, la condición técnica del automóvil, así como el grado de su carga.
Descartar gasolina en viajes de negocios
De conformidad con el art. 166 del Código Laboral, un viaje de negocios significa el viaje de un empleado por orden de la gerencia durante el período necesario para cumplir con una asignación de negocios fuera de un trabajo permanente. Viajar no se reconoce en viajes de negocios. Por lo tanto, los viajes de negocios no son viajes para conductores que realizan transporte de carga.
Durante un viaje de negocios, incluso cuando el director usa un automóvil personal para fines oficiales, se le compensa por los gastos de viaje, alquiler de vivienda y gastos adicionales (viáticos y otros gastos que se incurren con el permiso del empleador). Esto se afirma en el art. 168 Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Los reembolsos se realizan sobre la base de las instrucciones de la URSS, Goskomtrud y el Consejo Central de Sindicatos de toda la Unión Nº 62 "En viajes de negocios oficiales dentro de la URSS". Sin embargo, este documento no prevé el pago de combustible. Pero su costo puede incluirse en los gastos de viaje.
La confirmación de la compra de gasolina durante el viaje de negocios del director en un automóvil privado es un submarino. Según sus datos, se determina el costo y la cantidad de gasolina que se utilizó durante un viaje de negocios. Después de su regreso, el empleado debe presentar documentos sobre la compra de combustible junto con un informe anticipado. Estos son cheques de caja e informes de gasolineras sobre gasolina. De acuerdo a los párrafos. 5 p. 7 Artículo 272 del Código Tributario, en la contabilidad tributaria, los costos de combustible se reconocen el día en que se aprueba el informe.
Conclusión
En muchas empresas, los combustibles y lubricantes son un elemento de costo significativo. Al mismo tiempo, los contadores deben mantener un registro de combustible y lubricantes y justificar estos costos. El uso de submarinos es una de las formas de determinar la cantidad de combustible y lubricantes utilizados. Utilizando un submarino, es posible no solo confirmar la necesidad de producción de costos, sino también indicar la distancia recorrida, así como determinar los parámetros para calcular el combustible y los lubricantes.
El descarte de gasolina en el auto personal del director puede llevarse a cabo de varias maneras. Los más comunes son la compensación y el alquiler. Cada uno de los métodos tiene sus ventajas y desventajas.Por lo tanto, en casos específicos, se hace una elección a favor de un método particular, teniendo en cuenta las circunstancias existentes.
