Una de las responsabilidades importantes de los gerentes es la firma de una gran cantidad de una amplia variedad de documentos. Este trabajo simple, a primera vista, a veces lleva mucho tiempo y aleja las emociones más agradables. Pero hay una solución digna: facsímil, este es un sello especial que copia exactamente la firma. ¿Por qué necesito tal sello y dónde conseguirlo?
El facsímil es una alternativa digna a la firma manual
En muchas organizaciones, la autoridad para firmar documentos oficiales no es solo el director general, sino también su adjunto o diputados. Sin embargo, incluso con tal distribución de responsabilidades, el equipo de gestión no siempre puede colocar firmas personales de manera oportuna y personal en todos los documentos que lo requieren. Fue para resolver tales problemas que se inventó un sello facsímil. Este es el sello que repite con mayor precisión la firma manuscrita. La palabra "facsímil" en la traducción literal del latín (fac simile) significa "hacer esto". Lo que es especialmente bueno es que cada líder interesado puede pedir ese sello hoy. Tratemos de descubrir por qué es necesario y en qué documentos es apropiado usarlo.
¿Quién necesita un sello de firma?
El facsímil es un compañero esencial para los ejecutivos ocupados. Dicha impresión le permite certificar muchos documentos importantes con la máxima velocidad o en ausencia de una persona autorizada en el lugar de trabajo. En otras palabras, el facsímil es algo indispensable para las empresas con un gran flujo de trabajo, y los gerentes que a menudo realizan viajes de negocios / están ausentes de la oficina por otras razones. Lo que es especialmente conveniente, una persona que deja un sello en forma de firma personal puede ser autorizada directamente para certificar documentos de esta categoría, o alguien de sus asistentes. Aquí surge un punto bastante complicado: ¿cómo, al tener un facsímil, asegurarse de que un empleado que tenga derecho a usarlo no exceda su autoridad? El caso ideal es si la firma del sello es utilizada solo directamente por su propietario. Pero a menudo este no es el caso, y en este caso uno debe pensar cuidadosamente cuál de los empleados está autorizado a autorizar el uso de facsímiles.
Cartas de ley
En la legislación actual de la Federación de Rusia no existen disposiciones y normas detalladas y completas sobre el uso de sustitutos para la firma del autor. Sin embargo, después de estudiar una serie de documentos reglamentarios, se puede concluir que los sellos y sellos facsímil pueden usarse en los casos estipulados por la ley y por acuerdo de las partes. En este caso, en la segunda versión, este párrafo (la posibilidad de reemplazar la firma con una impresión u otro método de copia) debe explicarse por separado. Es importante comprender que el facsímil es un análogo completo de un autógrafo escrito a mano. En consecuencia, el sello colocado en el documento le da al papel la misma importancia legal e importancia que la firma de la persona autorizada. El uso de facsímil es inaceptable, para papeles, cuya firma está cargada de consecuencias y obligaciones materiales para las partes. Los documentos financieros, las apelaciones y las solicitudes al servicio de impuestos y las organizaciones federales, así como las facturas, cartas de abogados y muestras de firmas siempre deben ejecutarse en forma manuscrita.
¿Cuándo es apropiado usar facsímiles?
Cualquier organización puede establecer reglas y regulaciones separadas con respecto al uso de medios para la certificación de documentos que reemplazan una firma manuscrita. En este caso, el uso de facsímiles debe llevarse a cabo con las normas de asesoramiento prescritas en los estatutos y otros documentos reglamentarios de la empresa.Además, en la documentación oficial, debe especificar la lista de personas autorizadas para almacenar y usar este sello. ¿Para qué papeles se pueden usar los facsímiles? Teóricamente, estos son todos los tipos de documentación, cuya firma no conlleva responsabilidad. Es deseable que en el texto de los documentos, se indique la posibilidad de esta versión de certificación. Recuerde que el facsímil en los documentos tiene la misma fuerza que una firma real. Si es necesario, cancelar valores aprobados por este método será tan difícil como los firmados manualmente. Si es necesario firmar algunos documentos y el gerente no puede hacer este trabajo personalmente, puede hacerlo sin un facsímil. Una alternativa es emitir un poder notarial temporal en nombre del empleado autorizado para certificar el tipo de documentación requerida.
¿Cómo obtener su sello facsímil?
Puede solicitar la producción de un sello que copie una firma personal en cualquier organización que ofrezca servicios de estampado. Empresas similares están disponibles hoy en todas las ciudades bastante grandes. No se requiere la presentación de ningún documento para solicitar facsímiles. Lo que es especialmente bueno, los sellos y los sellos que repiten una firma personal generalmente son baratos (dentro de 500-800 rublos) y se pueden hacer en unos pocos días.