Un viaje de negocios es una palabra aterradora para algunos, pero para otros es una verdadera celebración de la vida. El término implica el desempeño de funciones de trabajo fuera del lugar habitual. Un empleador que planea enviar a un empleado en un viaje de negocios debe tener en cuenta que esto solo se puede hacer en relación con una persona registrada oficialmente. Un requisito previo es la celebración de un contrato de trabajo. El acuerdo debe establecer que los viajes de negocios son posibles. Pero si el trabajo es oficialmente de naturaleza itinerante, entonces cada viaje individual no puede llamarse viaje de negocios. Establece las normas de gastos de viaje del Ministerio de Hacienda.
Viaje de negocios: ¿quién y cómo?
En un viaje de negocios, también puede enviar a un empleado que trabaje de forma remota, uno cuyo lugar de trabajo sea su hogar. Lo principal es que la persona está en el personal de la organización, lo que le otorga exactamente los mismos derechos que aquellos que trabajan en el territorio del empleador. La tasa de reembolso de los gastos de viaje para un trabajo a tiempo parcial es su salario promedio en la empresa de la cual la persona se fue de viaje.
En algunos casos, una persona realiza un viaje de negocios a dos trabajos a la vez: el trabajo principal y el de medio tiempo. En esta situación, los empleadores deben acordar el pago del subsidio de viaje. La tasa de gasto presupone la contabilidad de ambos trabajos a la vez, es decir, una empresa asume el pago de algunos de los costos, mientras que la otra tiene la obligación de pagar el saldo.
Estándares: esto es importante
Los gastos de viaje en Rusia están regulados por el Código del Trabajo. Los artículos 167 y 168 están dedicados a esto. Tanto las organizaciones estatales como las empresas privadas están igualmente obligadas a cumplir con el TC. Los requisitos de la ley se aplican a todas las formas de emprendimiento, propiedad. La contabilidad debe calcular y controlar la tasa de gastos diarios de viaje, teniendo en cuenta las reglas generalmente aceptadas.
Los costos tienen varios artículos. Esto incluye la asignación diaria de subsistencia, los gastos de transporte y alojamiento.
Gastos diarios
Los gastos de viaje dentro de las normas suponen que la asignación para cada día no supere los 700 rublos. No se cobran impuestos sobre este monto. ¿Puedo obtener más dinero de la compañía? Es posible establecer gastos de viaje que excedan la norma con un acto regulador local vigente dentro de la organización. Esto proporcionará acceso a grandes cantidades, pero la contabilidad se verá obligada a cobrar e imponer impuestos sobre cantidades superiores a 700 rublos.
Un elemento de gasto igualmente importante es el costo del transporte. Implican contabilizar el costo de los boletos para todos los modos de transporte utilizados durante el viaje de negocios del empleado. Toman en cuenta tanto el camino al lugar de trabajo como el regreso. Para esta categoría no existe una norma de gastos de viaje, así como tampoco restricciones en el tipo de transporte utilizado. Se requiere un boleto. Sobre esta base, se acumula dinero.
Características importantes
En algunos casos, debe realizar un viaje de negocios desde el aeropuerto, puerto o estación ubicados a una distancia del lugar de trabajo. Si esto sucede, el costo de viajar a este punto también se incluye en los gastos de viaje.
El convenio colectivo celebrado en la empresa (si corresponde) puede contener reglas para el reembolso de otros costos de transporte. Por ejemplo, si un empleado no usa el transporte público, pero usa un automóvil privado: taxi, alquiler de automóviles, entonces es posible recuperar el dinero gastado en esto de acuerdo con una carta emitida en 2011 al Ministerio de Finanzas.
Vivimos a expensas de la empresa: ¿es posible?
Según la ley, las normas de gastos de viaje al extranjero y dentro de Rusia tienen en cuenta la compensación por los gastos de manutención. Las cantidades dependen de la categoría de la vivienda. Varios métodos de pago son posibles. Se permite la reserva, que se tiene en cuenta al calcular la base imponible.
Los servicios adicionales no afectan la base para calcular los impuestos si los solicitó el empleado que realizó un viaje de negocios. Por ejemplo, un empleado puede pedir ropa especial, ir al gimnasio y a la sauna, pero la empresa no debe pagar por esto. Al alquilar una casa para un empleado, la tasa de gastos de viaje es el monto bajo el contrato de arrendamiento. Los costos se registran en la categoría "otros".
Informes y viaje de negocios
A medida que se establecen las normas de gastos de viaje, cuando se envía a una persona en un viaje de negocios, la empresa asigna ciertos fondos. La empresa está obligada a proporcionar dinero al empleado, y lo que hará exactamente con ellos es su negocio personal. Es decir, el dinero que la organización envía en un viaje de negocios, puede ahorrar y utilizar para su propio beneficio. Los viáticos se calculan en función de la cantidad de días dedicados al viaje. Incluyen dinero destinado a alquilar un lugar para dormir, esto incluye días de descanso.
Como regla general, no tiene que depender de las dietas, es necesario completar una tarea de trabajo en la ciudad donde reside el empleado de la empresa. Sin embargo, las normas de gastos de viaje no incluyen el dinero gastado por el empleado que fue enviado en un viaje al asentamiento más cercano, ya que por defecto se cree que puede regresar a casa. En una organización privada, el jefe tiene el derecho de determinar las normas de gastos de viaje emitiendo una orden interna. Prescribe con qué pueden contar los trabajadores, los principales especialistas y otras unidades de personal. Es posible agrupar algunos individuos de acuerdo con alguna característica.
Dinero: ¿pagar a los trabajadores?
Si se han establecido las normas para los gastos de viaje, significa que, tarde o temprano, los empleados que se envíen en un viaje de negocios deberán pagar. Los costos incurridos por los empleados en la realización de tareas de producción en diferentes lugares se reembolsan cuando proporcionan documentos de informe. Los documentos deben confirmar todos los gastos por los cuales una persona reclama ser reembolsada.
Si cierto empleado no puede proporcionar documentos a tiempo para reembolsarle el dinero gastado, si no hay contratos, cheques, puede contar con un reembolso solo de acuerdo con los estándares de la segunda parte del Artículo 168 del Código del Trabajo, así como la carta del Ministerio de Finanzas mencionada anteriormente. La tasa básica para el cálculo es de 700 rublos para un viaje de una noche. También es posible que el empleado incurra en gastos que excedan los estándares adoptados por la empresa. Según ellos, un reembolso está permitido solo si está regulado por las regulaciones locales dentro de la organización. Regulación adicional también es posible a través de convenios colectivos.
Como pagar Características del calculo
Cuando se trata de devolver a un empleado de la organización los fondos gastados por él en un viaje de negocios, debe considerar diferentes métodos de pago. Por ejemplo, un empleado podría pagar en efectivo o con una tarjeta bancaria. Para el pago en efectivo, deberá presentar a la oficina de contabilidad en el lugar de trabajo un cheque del hotel o un acuerdo concluido al momento del check-in, así como un acto en forma especial. Si el pago se realizó con tarjeta a la llegada al lugar de trabajo, los cheques fiscales y de hotel se envían al departamento de contabilidad.
Es importante controlar la coincidencia de fechas. Todos los documentos que confirman el pago durante el viaje deben tener números que coincidan con las fechas del viaje. Todos los movimientos, llegadas, salidas de un lugar se registran en el pedido al enviar un viaje de negocios. Las verificaciones deben ser consistentes con este documento interno. Sin recaudar impuestos, se devuelve el reembolso de la contabilidad durante un viaje de negocios por comunicación y equipaje gastado.Si se realizó un vuelo, el cargo por servicio del aeropuerto deberá devolverse al empleado, así como el costo del transporte al lugar de partida en un viaje de negocios.
Mas o menos?
La ley establece que una persona que envía un viaje de negocios puede contar con al menos 700 rublos por cada día que pase fuera de casa. Más dinero puede obtener uno que trabaja en una empresa generosa. Si el jefe ha firmado una orden para establecer otra cantidad que exceda este límite mínimo, excelente, podrá obtener un reembolso más agradable.
El valor de viáticos afecta el impuesto sobre la renta personal. Además, los documentos locales internos pueden regular los costos de transporte; puede ingresar otros adicionales. Como regla general, intentan organizar todo esto de tal manera que se minimice la cantidad con la que se deben retener los impuestos. Al mismo tiempo, la empresa debe mantener registros contables correctamente, de lo contrario, un simple viaje de negocios durante una auditoría fiscal puede ser un gran problema.
Tiempo y marco financiero: obligatorio
Cuando un empleado regresa de un viaje de negocios, debe escribir un informe sobre el viaje perfecto dentro de los tres días hábiles. Con base en este documento, la contabilidad calculará cuánto dinero aún debe pagarse. Como regla, incluso antes de un viaje de negocios, entregan una pequeña cantidad por adelantado, y en el cálculo final se deduce este valor. La contabilidad calcula y transfiere los impuestos sobre la renta, y también paga el seguro social.
Cuando un empleado llega de un viaje de trabajo, aprueba una hoja de tiempo que indica cuántas horas se han trabajado. Todos los días pasados a la salida se designan "K" o "06". No se requiere reloj. Una situación es posible cuando el viaje capturó un día libre, es decir, el empleado no pudo pasar el tiempo prescrito por la ley a su propia discreción. Si esto sucediera, el día se marca con el código "03" o con los símbolos del PB. El pago se realiza teniendo en cuenta los requisitos del artículo 153 del TC: el doble que por un día hábil simple. Sin embargo, puede pagar como un día hábil simple, pero luego debe darle al empleado un día libre adicional.
Viaje de negocios: días libres, enfermedades y otros problemas.
Sucede que en su día libre, la persona enviada en un viaje de negocios estaba de viaje, viajando a un lugar o volviendo de allí. Estos días están legalmente clasificados por los trabajadores, etiquetados, como se indicó anteriormente, "03" o "RV". El empleador primero debe discutir con el empleado las características de su salida el fin de semana. En algunos casos, el representante de la gerencia de la compañía puede encontrar innecesario irse en esos días cuando el empleado debe tener un día libre legal, es decir, se negará a pagarlo como lo espera el viajero.
Debe entenderse que durante un viaje de negocios, un empleado puede lesionarse o enfermarse. En cualquiera de estos casos, la situación se desarrolla de acuerdo con los estándares actuales del Código del Trabajo. El empleado conserva todos los derechos y privilegios que se le deben.
Estándares y restricciones
Es importante asegurarse de que se acuerden los estándares especificados en los actos locales y los gastos reales del empleado. También es importante regular con documentos internos qué tan grandes pueden ser los gastos de vivienda. Los costos de viaje no son solo los costos de transporte directamente. Este capítulo también incluye los gastos relacionados con el seguro de viaje y el costo de los documentos de viaje. En algunos casos, debe pagar tarifas especiales (por ejemplo, en el aeropuerto), pagos. Todos ellos también están registrados en la categoría de transporte.
Viaje de negocios al extranjero: ¿qué y cómo?
Si un empleado necesita ser enviado al extranjero, el viaje para él debe calcularse de acuerdo con un esquema especial, algo diferente de los viajes de trabajo dentro de su país natal. El límite que se tiene en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta personal es de 2500 rublos.El monto se emite en la moneda del país al que se envía al empleado en un viaje de trabajo. El anticipo también se cobra en la moneda que está en uso en el país de destino. Se calcula un pago por adelantado, teniendo en cuenta cuántos días se supone que debe permanecer en un viaje de negocios. Si parte del viaje pasa por territorio ruso, el pago por adelantado se cobra en rublos durante este período, pero durante todos los días desde el momento de cruzar la frontera, debe pagar con la moneda que se utiliza allí. El esquema funciona en la dirección opuesta: el pago de un viaje de negocios en rublos se realiza todos los días desde el momento en que cruza la frontera hacia la casa y hasta el momento de llegar a casa.
Tal viaje es posible cuando una persona en el extranjero pasa solo un día. En este caso, los gastos de viaje se cobran a la mitad en moneda extranjera. Si el país de destino es uno de los países de la CEI, entonces ni siquiera necesita poner una nota confirmando el hecho de cruzar la frontera.
Viaje de negocios: dolor de cabeza contable
El viaje se calcula teniendo en cuenta los estándares del sistema impositivo simplificado. Hace algún tiempo, las tareas oficiales se cancelaron a nivel estatal, y los certificados de viaje eran igualmente cosa del pasado. Sin embargo, esto no canceló los viajes de negocios, solo simplificó su soporte documental. El hecho de que los impuestos relacionados con los viajes de negocios no se impongan si se cumplen los estándares se establece en el tercer párrafo del Artículo 217 del Código Tributario.
Si el viaje se organizó utilizando la máquina personal del empleado, esto no significa que fue a su cargo. Simplemente haga una nota indicando las fechas exactas, el kilometraje, la dirección, el número del pedido en la dirección del viaje. Esto es suficiente para que se acumule la contabilidad. Es importante tener en cuenta que la empresa está obligada a reembolsar todos los gastos de viaje y alojamiento, y guiarse por esta regla.