Jopa rikkain yritys, joka omistaa kustannustehokkaimman tuotteen, ajattelee kohtuullisia säästöjä. Vain tässä tapauksessa hänellä on enemmän keinoja ja mahdollisuuksia ylläpitää omaa yritystoimintaa pinnalla ja edelleen kehittää.
Ei ole mikään salaisuus, että mitä suurempi yritys, sitä suurempia sen kustannukset ovat. Lisäksi toissijaiset budjettikohdat, joihin sisältyy asiakirjojen tulostaminen, vievät yhdessä leijonanosan. Ja ottaen huomioon nykyinen dollarin vaihtokurssi, painetut tiedostot voivat olla todella “kultaisia”.
Kuinka paljon rahaa asiakirjojen tulostaminen vie?
Hewelett-Packardin julkaisemien tilastojen mukaan jokainen keskisuureksi ja suureksi yritykseksi luokiteltava yritys käyttää noin 6% voitostaan paperikuluihin. Joillekin tämä prosenttiosuus voi tuntua pieneltä, mutta se ei ole ollenkaan.
Jos yrityksen keskimääräinen kuukausitulo on 10 miljoonaa ruplaa, asiakirjojen tulostaminen maksaa noin 600 tuhatta ruplaa! On erittäin vaikeaa kutsua tällaista lukua pieneksi tai merkityksettömäksi.
Tulostuskustannusten kohtuullinen optimointi auttaa uutta ja ei vielä kovin suosittua palvelua - tulostuksen ulkoistamista.
Mikä on painotuotannon ulkoistaminen ja miten se toimii
Tämä palvelu säästää rahaa vain keskisuurille, suurille ja erittäin suurille yrityksille, joilla on suuret sisäiset ja ulkoiset työnkulut. Tulostuksen ulkoistamiseen viitataan joskus ”kopion ylläpitämiseksi”.
Tulostuksen kustannusten tarkan luvun laskeminen ei ole joskus vaikeaa, mutta yksinkertaisesti uskomatonta. Näin tapahtuu, koska ostokset tehdään eri osastoilta:
- Toimiston (paperin) hankkii toimistopäällikkö, sihteeri ja muut AXO-työntekijät.
- Tietotekniikkaosasto vastaa tulostuslaitteiden oikea-aikaisesta ostosta ja korjaamisesta.
- Täyttöpatruunat, kuten muutkin tarvikkeet, huolehtivat osto-osastolta.
Eri kaupungeissa ja alueilla kymmeniä, satoja ja jopa tuhansia työntekijöitä kopioivat toistensa työtä päivä päivältä. Toimistolaitteet vaativat aika ajoin säätämisen tai tankkaamisen lisäksi myös korjauksen. Kustannukset kasvavat, kun yrityksen varoja käytetään epäsuhtaisesti: tulostimella loppuu muste ja sopimus näyttää haalistuneelta, testitulostuksen arkit, kun on tarkistettava tulostuslaitteiden toimivuus jne.
Tulostuksen ulkoistaminen ei ole muuta kuin kattava tulostuslaitteiden palvelu. Kaikkia etuja on, että asiakas maksaa vain tehdyistä asiakirjoista.
Kuinka tulostuslaskentaa pidetään ja kuinka kopiolaskurit poistetaan tulostimesta?
Kaikille uusille painotekniikan malleille tarjotaan tuotettujen kopioiden laskuri. Tästä laskurista on mahdollista ottaa lukemia manuaalisesti tai se on mahdollista myös automaattisessa tilassa.
Manuaalinen menetelmä, joka mahdollistaa asetussivun tavanomaisen tulostamisen, ei ole mukavin, mutta tarkin. Eri ohjelmistojen, jotka auttavat seuraamaan tulostimia (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor jne.), Käyttö on suosittua.
Kaikki luetellut ohjelmat näyttävät patruunoissa olevan musteen määrän, tulostettujen arkkien määrän, arvioidun ajan, kunnes kasetti vaihdetaan, jne.
Automaattisen menetelmän merkittävä vähennys on pakollinen integrointi Internetiin. Kaikilla julkisilla tai yksityisillä laitoksilla ei ole riskiä vuotaa sisäisiä tietoja.
Käytön ilmeiset edut
Valitusta menetelmästä riippumatta tulostamisen ulkoistamista voidaan kutsua tehokkaammaksi kirjanpitomenetelmäksi asiakirjojen tulostusprosessissa. Lisäksi sen avulla voit tehdä yhteistyötä toisen tulostuspalvelun tarjoajan kanssa ja optimoida tietotekniikkaosaston työajat. Tulostimen säännöllinen huolto ei riitä, vaan myös sen täyttö, asennus ja korjaus.
Tässä tapauksessa voit täysin unohtaa patruunoiden määrällisen tehokkuuden, niiden tekniset ominaisuudet, tankkauksen.
Tämä palvelumuoto tarjoaa maksun työn suorittamisen jälkeen, eli rahat maksetaan laadukkaista painettavista asiakirjoista. Kuten muutkin sopimukset, ulkoistamissopimuksessa määrätään palveluiden tarjoamiselle selkeät määräajat, niiden kustannukset ja maksuaika.
Tällaisen sopimuksen tehnyt yritys vapauttaa itsensä täysin monista pienistä huolenaiheista: paperin, laitteiden ja muiden kulutustarvikkeiden ostamisesta, se ei ole huolissaan laitteiden korjaamisesta, säästää sähköä ja tulostaa asiakirjoja työntekijöiden henkilökohtaisia tarpeita varten.
Mitä leimaa ei makseta?
Itse asiassa sopimus tarjoaa vain laadukkaan tulosteen. Laadukkaan painetun arkin ei tulisi sisältää:
- erilaisia pisteitä paperilla;
- raidat ja jäljennökset;
- erilaiset vieraat melut;
- paperitukokset ja mekaaniset vauriot;
- kuvan vääristyminen;
- väriainehiukkaset.
Miten maksat palvelusta?
Asiakirjan yhden kopion kustannukset, jotka asiakas maksaa, sisältävät jo kaikki materiaalien, kunnossapidon ja laitteiden korjauskustannukset.
Vastapuoli voi tarjota useita mahdollisia tapoja maksaa palveluistaan:
- Useimmiten yritykset tekevät perinteisiä sopimuksia, jotka sisältävät kunkin kopion kustannukset.
- Suuret yritykset, joilla on valtava työnkulku, ovat kiinnostuneita yhdestä hinnasopimuksesta. Toisin sanoen: Rajoittamattomasta laitteiden käytöstä yritys maksaa yhden tariffin kuukausittain.
- Asiakkaat, jotka tietävät selvästi pienet tarpeensa, käyttävät paremmin kiinteää hintaa koskevaa sopimusta. Tässä tapauksessa pakollinen kuukausimaksu sisältää sivurajan erikoishintaan, ja jos yritys tulostaa enemmän kuin määritelty standardi, painettu asiakirja, joka tehtiin yli normin, ostetaan tavalliseen hintaan.
Sudenkuopat ja piilotetut haitat
Palvelun monista eduista huolimatta sillä on monia piilotettuja haittoja:
- Palvelun korkeiden kustannusten vuoksi on suositeltavaa käyttää vain suuria organisaatioita. Hinta johtuu yksinomaan alkuperäisistä patruunoista ja niiden laitteiden varaosista.
- Jokainen myyjä tarjoaa palvelun yksinomaan tuotteilleen, ja siirtyminen toisen tuotemerkin tulostimiin voi johtaa melko penniäkään. Globaalien valuuttamarkkinoiden nykytilanteen vuoksi riippuvuutta ulkomaisesta tuottajasta ei voida tuskin pitää turvallisena. Yksikään toimistolaite ja sen ilmainen ylläpito maksavat tällaiset riskit.
- Kun asennat laitetta, kiinni laserilla. Tosiasia on, että on paljon helpompaa ja kätevämpaa pitää selkeästi tulostettuja kopioita.
- Jotkut tulostimet eivät sisällä tulostuslaskuria.
- Kukaan myyjä ei harjoita tulostamista muihin kuin A4-muotoisiin. Jos organisaation on tulostettava asiakirja A3-muodossa, se lasketaan kahdeksi A4-arkkiksi.
- Siirtyminen toimistotulostuksen ulkoistamiseen on pitkä prosessi. Käytäntö osoittaa, että kaikkien sopimuslausekkeiden yhteensovittaminen voi kestää jopa kaksi kuukautta, kun taas organisaatiolla on suuria vaikeuksia sivuliikkeiden siirtämiseen alueille. Asiantuntijat huomauttavat, että palvelun käyttöönottoprosessi voi kestää keskimäärin kauan (3–6 kuukautta). Alueiden sivukonttoreiden johtajat voivat olla ristiriidassa innovaatioiden kanssa. Syitä voi olla monia, mutta yleisimpiä niistä on henkilökohtainen kiinnostus työskennellä tietyn toimittajan kanssa.Tällaisille virkamiehille lehdistön keskittämisestä voidaan uneksia vain kauheissa unissa, ja siitä voi tulla vakava ongelma. Ennen kuin teet niin vakavan päätöksen - siirryt toimistotulostuksen ulkoistamiseen, mietti huolella ja analysoi tilanne yrityksen työnkulun kanssa.
Yritä laskea toimistotulostuskustannukset kuukaudessa, vuosineljänneksessä ja vuodessa. Luvun on oltava tarkka! Samanaikaisesti ota huomioon kaikki piilokulut (energiankulutus, tulostimien huoltoon kuluva aika, työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen tulostaminen jne.). Tutustu nykypäivän toimistotuotteiden ulkoistamisen tarjouksiin. Älä koskaan valitse myyjää poikkeuksellisen alhaisen hinnan ohjaamana. Tällainen yhteistyö on päänsärkyä. Tärkeä kokemus ja maine, onnistuneiden projektien määrä.