Varkauksien ja katoamisten välttämiseksi yritykset käyttävät valvontamenetelmiä. Tärkeimpiä niistä on varastoluettelo. Millainen hän on?
Yleistä tietoa
Vaihto-omaisuuden liikkumisen turvallisuuden ja oikean suorittamisen arvioimiseksi käytetään inventaarioita. Se on tarpeen myös tapauksissa:
- Kunnallisen tai valtion yksikön muuttaminen, kiinteistön myynti, hankinta, vuokraus.
- Kun vaihdetaan taloudellisesti vastuullista henkilöä.
- Ennen tilinpäätöksen laatimista.
- Ennakoimattomissa olosuhteissa (tulva, tulipalo ja niin edelleen).
- Organisaation uudelleenorganisoinnissa tai selvitystilassa.
- Jos väärinkäytös, varkaus, vaurioituminen todetaan tosiasia (i).
- Muussa tapauksessa, josta säädetään sovellettavassa lainsäädännössä (esimerkiksi lainvalvontaviranomaisten ohjeista).
Tässä on tapauksia, joissa varastotietojen luettelointi on pakollinen. Sen alkamisen perustana on organisaation johtajan käsky (tai muu asiaankuuluva asiakirja, esimerkiksi päätöslauselma, määräys).
Varastotilaus
Yleensä suurissa organisaatioissa tällainen yksikkö toimii jatkuvasti. Siihen sisältyy päällikkö (tai hänen varahenkilönsä) puheenjohtajan tehtävissä, pääasiantuntijat (pääkirjanpitäjä, osastopäälliköt, lakiasiainjohtaja, turvallisuuspäällikkö). Jos on tarpeen tehdä inventaario, silloin muodostetaan suoraan toimikunta, johon kaikki tarvittavat henkilöt otetaan mukaan ja jonka lainkäyttövalta on työalue. Siihen kuuluu myös usein sisäisen tarkastuksen yksikön edustajia tai riippumattomien yritysten asiantuntijoita.
Jos työtä on vähän ja tilintarkastuskomissiota on, sille osoitetaan usein inventaario. Jos ainakin yksi ryhmän jäsen ei ollut poissa tarkastuksen aikana, tämä antaa syyn epäillä tulosten virheellisyyttä.
Tietty hetki
Kun inventaario tehdään, vastuuhenkilön on osallistuttava siihen. Vaikka on huomattava, että jos se kieltää velvollisuuksiensa täyttämisen, sen nostaminen oikeuden eteen on melko ongelmallista, koska sitä ei määritetä sovellettavassa lainsäädännössä. Tässä tapauksessa (jollei siihen ole perusteltua syytä), johtajan on nimitettävä uusi taloudellisesti vastuullinen henkilö. Kun tarkastus on saatu päätökseen, sen on jäljellä olevien komission jäsenten läsnä ollessa hyväksyttävä tosiasiallisesti vahvistetut varastot säilyttämistä varten, mikä varmennetaan allekirjoituksellaan inventaariossa.
Mitä tapahtuu prosessissa?
Inventaation aikana on tarpeen ratkaista monenlaisia kysymyksiä:
- Tunnista tosiasiallisesti olemassa oleva kanta ja vertaa tosiasiallisia tietoja kirjanpito (taloudellinen, hallinnollinen) kirjanpidon indikaattoreihin.
- Tarkista olosuhteet, jotka lisäävät varaston turvallisuutta, loman rekisteröinnin oikeellisuutta ja vastaanottoa.
- Varmista, että mainosjakauma on oikein.
- Tarkista mittauslaitteisto.
Varaston aikana aineellisesti vastuussa olevan henkilön on toimitettava komission jäsenille viimeisimmät tuloja ja kuluja koskevat varmennuspäivämäärät tai kertomus materiaalien liikkuvuudesta.Tasapainojen oikeellisuuden selvittämiseksi ja manipulointien estämiseksi puheenjohtaja merkitsee nämä paperit sanoilla ”Ennen inventaation alkamista [päivämäärä]”. Vaikka tämä on yksinkertainen, mutta samalla erittäin tärkeä vaihe. Siitä alkaa MPZ: n inventaario.
Mitä seuraavaksi?
Sitten suoritetaan inventaario käytettävissä olevista varastotuotteista. Toisin sanoen se on tosiasiallisesti vahvistettu sopivina määrän ja arvon yksiköinä. Vertailun vuoksi otetaan kirjanpitotiedoista tiedot. Jokaisen sivun alla on ilmoitettava omaisuuden sarjanumerot ja materiaalien yksikköjen kokonaismäärä samoin kuin niiden rahallinen arvo. Tämä lähestymistapa eliminoi mahdollisuuden syöttää lisätietoja taloudellisesti vastuussa olevalta henkilöltä, mikä vääristää tarkastustulosta. Ei pidä unohtaa, että varastot ovat arvokkaita resursseja. Ja vastuuhenkilö voi käyttää niitä omaan rikastumiseen yrittäen piilottaa rikoksensa maksimissaan (jos ne on tehty).
Miltä varastot näyttävät?
Itse asiassa jäljellä olevat saldot kirjataan laskennan, punnitsemisen ja mittauksen jälkeen. Säädökset liitetään luetteloon. Jos on materiaaleja, jotka varastoidaan irtotavarana, niiden fysikaalinen paino tai tilavuus määritetään mittauksen ja teknisen laskelman avulla. Vahingoittumattomien pakkausten tapauksessa sisältö sisältyy näiden asiakirjojen perusteella. Mutta samaan aikaan yksittäisten esineiden valikoiva tarkistaminen on pakollista.
Näitä toimenpiteitä suoritettaessa vaaditaan aineellisesti vastuullisia henkilöitä. Tämän tilanteen ansiosta voimme tulevaisuudessa sulkea pois mahdolliset kiistanalaiset kysymykset. Varaston viimeiselle sivulle komission puheenjohtajan ja jäsenten on tehtävä merkintä seuraavasti: "Kaikkien hintojen ja tulosten laskennan ehdot ehdoille, sivuille ja yleensä varaston kohteiden varastoluettelolle tarkistetaan". Allekirjoituksia käytetään varmentamisessa. Jos näin ei ole, varastonmääritystä ja vaihto-omaisuuden arvonmääritystä pidetään kelpaamattomana. Jos aineellisesti vastuussa oleva henkilö ei vastusta sitä, hän antaa myös allekirjoituksensa.
Byrokraattiset hetket
Varastoinventaario on tehtävä kahdessa kappaleessa. Yksi niistä siirretään kirjanpito-osastolle, jossa he laativat vertailutiedot. Toinen on taloudellisesti vastuussa olevan henkilön vastuulla. Jos kirjanpitäjällä ei ole mitään vastalauseita laskelmien ja tietojen tarkistamisen jälkeen, hän allekirjoittaa varaston. Erityisen huomionarvoisia ovat arvot, jotka ovat matkalla. Kun yrityksessä tehdään inventaario laitoksesta, niiden on laadittava erillinen toimi.
Mitä tehdä, jos kirjanpitäjä on havainnut eroja?
Tätä on mahdotonta sivuuttaa. Siksi laaditaan vertailulausunto (lomake nro INV-19). Toisella sivullaan näytetään olemassa olevat tiedot, samoin kuin ylijäämät / puutteet, saadaan tietoja erojen ratkaisemisesta. Kaikki nämä tiedot on varmennettava kirjanpitäjän allekirjoituksella. Kolmas sivu osoittaa lisätietoja ylijäämistä, niiden käytöstä, pulaista ja kattavuudesta.
Katsotaanpa muutamia esimerkkejä siitä, kuinka varastoluettelo voisi näyttää.
Tunnistettu ylijäämä / pula
Mitä tehdä tässä tapauksessa? Kuinka suhtautua tähän? Tapauksissa, joissa varastot kartoitettiin ja ylijäämät todettiin, niitä olisi pidettävä muina tuloina. Kuinka järjestää johdotus? Tässä tapauksessa olemme kiinnostuneita veloituksesta 10 ja luotosta 91 (alatilillä 91-1). Ensimmäinen antaa meille osoittaa, että käsittelemme materiaaleja. Laina on tarpeen osoittaakseen, että kyse on muista tuloista. Ja jos havaitaan pula? Tällöin on luonteesta riippumatta käytettävä tiliä 94. Kaikki omaisuusvahinkojen puutteet ja menetykset kirjataan sille.
pula
Tarkastelemme vielä yhtä esimerkkiä. Vaihto-omaisuuden inventointi on tekeillä. Paljastui, että materiaalista on pulaa, joka kirjattiin todellisiin hankintamenoihin. Tässä tapauksessa on välttämätöntä käyttää tiliä 94 veloittamiseen, kun taas luottoa - 10. Lisäksi toiseen sisältyy paitsi hankinnan todelliset kustannukset, myös kuljetus- ja hankintakustannusten määrä. Mutta sinun on pidettävä mielessä, että ne liittyvät puuttuvien varastojen sopimusarvoon.
Jos otat vain huomioon osakkeiden kirjanpidollisen (sopimukseen perustuvan) hinnan, niin tässä tapauksessa linkkitalletus 94, luotto 16. Jos viimeistä tiliä ei käytetä tiettyjen organisaatioon liittyvien ongelmien vuoksi, voit käyttää 16: n sijaan 10. Tässä tapauksessa sinun pitäisi hyvittää summa. kuljetus- ja hankintakustannukset. Näin helppoa varastoa pidetään. Tietenkin, aluksi kokemattomille se voi tuntua monimutkaiselta, mutta vähän käytännöltä - ja kaikki liiketoimet tehdään ilman ongelmia.
Mahdolliset puutteet tai vahingot on poistettava niiden esiintymisen syistä riippuen. Tämä on erittäin tärkeää. Organisaation päällikölle on annettava kaikki tiedot, jotka vahvistavat toimenpiteet aineellisen vahingon korvaamiseksi. Välimiesoikeudet, lainvalvontaviranomaiset ja näiden rakenteiden vastaukset voidaan mainita esimerkkinä. Tällöin veloitus on kiinnostava tililtä 20, 23, 25, 26 (mahdollisesti vielä joitakin tilanteesta riippuen) ja luotto - 94.
johtopäätös
Varastot ovat tietenkin tärkeitä yritysten toiminnalle. Varkauksien, katoamisten ja vaurioiden välttämiseksi sinun on seurattava tilannetta huolellisesti. Mutta sinun ei pitäisi olla liian innokas ja suorittaa tarkistuksia jatkuvasti. On mahdollista suunnitella yksi suunniteltu MPZ-inventaario vuodeksi ja useita muita pintakokeita neljännesvuosittain. Vaikka kaikki riippuu tietysti yrityksestä, sen tilanteesta ja monista muista seikoista.
Ja lopuksi haluan harkita toista tärkeätä vivahtea. Kun varaston inventaario suoritetaan ja ongelmat tunnistetaan, kootaan vertailulomake. Sen tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa uudelleenlaskenta yksittäisten nimien perusteella. Miksi näin tapahtuu? Uudelleenluokittelu on seurausta siitä, että samat materiaalinimet ovat eri hinnoilla. Syynä tähän tilanteeseen voi olla se, että kun materiaalit valmistettiin erilaisista raaka-aineista, tapahtui tiettyjä viiveitä.
Mieti ymmärrystä varten pieni esimerkki. Luonnollinen kuivausöljy maksaa enemmän kuin keinotekoisesta materiaalista valmistettu. Toinen esimerkki. Samanlainen tilanne havaitaan samoista materiaaleista, joilla on sama tuotantotarkoitus. Miksi erilainen? Ja heillä on erilaisia ominaisuuksia. Esimerkiksi tuotantotarve oli, ja 100 mm: n naulojen sijasta käytettiin 90 mm: n tarvikkeita. Mutta ne ovat halvempia! Tässä tapauksessa syntyy positiivinen summaero.