Henkilöstörekisterien järjestäminen yrityksessä ei ole vaikeaa, mutta vaivalloista. Se ratkaistaan käynnistämällä peräkkäin henkilöstöprosessit, joita sääntelee sovellettava laki.
Henkilöstöasiakirjojen asianmukainen ylläpito ei yleensä säästä yritystä sääntelyviranomaisten suorittamista tarkastuksista, vaan antaa työntekijöille mahdollisuuden myös välttää esimerkiksi eläkkeiden saamisen tai muiden sosiaalisten takeiden hakemisen ongelmat. Usein käy niin, että väärän kirjanpidon takia työpaikoilla ihmisten on vietettävä valtavasti aikaa, rahoja ja hermoja todistaakseen viranomaisille heidän oikeutensa etuuksiin, korvauksiin ja muihin maksuihin. Siksi jokaisen johtajan tulisi muistaa, että henkilöstörekisterin pitäminen ja toimistotyön asianmukainen järjestäminen on yksi päätehtävistä, joista hän on vastuussa henkilöstölleen ja valtiolle.
Tässä artikkelissa kerrotaan prosessin perustamisen oikeellisuudesta ja kaikista sen vivahteista. Sitten on mahdollista saada vastaus kysymykseen siitä, kuinka henkilöstörekisteröinti järjestetään alusta alkaen askel askeleelta eikä virheiden tekeminen.
Käsitteet ja määritelmät
Ennen kuin ymmärrät tämän prosessin asennuksen, sinun tulisi määritellä peruskäsitteet. Joten, henkilöstörekisterit - tämä on työntekijöiden kirjanpidon järjestämisprosessi, joka liittyy vuokraamisen viralliseen rekisteröintiin, siirtymiseen toisesta tehtävästä toiseen ja henkilöstön vapauttamiseen samoin kuin yrityksen ja sen henkilöstön työsuhteiden kirjanpitoon.
HR-dokumenttien hallinta on toimintaa, joka tarjoaa dokumentointia ja työn organisointia HR-asiakirjojen kanssa.
Siten käy selväksi, että henkilöstöhallinto ja henkilöstörekisterit ovat kaksi toisiinsa liittyvää ilmiötä, joiden tarkoituksena on toteuttaa yrityksen henkilöstöpolitiikka.
Tavoitteet ja tavoitteet
Henkilöstörekisterien tarkoituksena on luoda tehokas, toimiva henkilöstörekisterien hallintajärjestelmä ja työsuhteiden asianmukainen rekisteröinti työnantajan (yrityksen) ja työntekijän (henkilöstön) välillä suoraan.
Mutta tehtävät, jotka henkilöstörekisterien on tarkoitus ratkaista, ovat seuraavat - säännellä työnantajan ja yrityksen työntekijöiden välistä suhdetta ja luoda oikeudellinen kehys työsuhteille.
Kun olet ymmärtänyt, mikä on henkilöstöhallinnon kirjanpito, voit alkaa miettiä, kuinka henkilöstörekisteröinti järjestetään alusta alkaen askel askeleelta.
Henkilöstörekisterien järjestämisen vaiheet
Joten, ennen kuin aloitat henkilöstörekisterien järjestämisen askel askeleelta tyhjästä, tarvitset selkeän toimintasuunnitelman, joka on jaettu vaiheisiin. Tämä auttaa välttämään tärkeitä kohtia tässä prosessissa.
Joten henkilöstörekisterien järjestämiseen sisältyy yleensä seuraavat vaiheet:
- Henkilöstöpalvelun (osaston) perustaminen, jos yritys aikoo palkata suuren määrän työntekijöitä, tai kirjanpito-tehtävien osoittaminen tietylle asiantuntijalle, jos yrityksellä on pieni henkilöstö.
- Perussääntelydokumentaation kehittäminen (yrityksen henkilöstöhallinnon alalla).
- Toimistotyön organisointi (sen määritteleminen, kuka ja miten laatii asiakirjat, tilauslomakkeiden kehittäminen henkilöstöasioissa, raporttien ylläpitäminen jne.).
- Henkilöstörekisterien automatisointi (tarvittaessa).
- Selvitetään tapoja valvoa kirjanpidon tarkkuutta (sääntely ja valtuuksien myöntäminen asianmukaisesta kirjanpidosta vastaaville virkamiehille).
Jokaisella näistä vaiheista on tietyt tehtävät ja osatehtävät. Kaikkia niitä on harkittava.
Kenen pitäisi pitää kirjaa?
Kuten aiemmin todettiin, on olemassa kaksi tapaa määrittää, ketkä osallistuvat yrityksen henkilöstörekisterien pitämiseen. Yleensä se riippuu siitä, kuinka monta ihmistä on tarkoitus työllistää tavoitteidensa saavuttamiseksi (yrityksen tavoitteena on yleensä voittoa tavoittelevan kaupallisen toiminnan järjestäminen).
Suurille yrityksille suositellaan henkilöstöpalvelun tai täysimittaisen henkilöstöosaston perustamista. Pienyrityksissä henkilöstötehtävien osoittaminen kirjanpitäjälle tai sihteerille on sallittua. On kuitenkin kolmas vaihtoehto - kirjanpitoaineistojen siirtäminen ulkoistamiseen erikoistuneille organisaatioille.
Palvelua tai osastoa luotaessa sinun on luotava tietyt sääntelyasiakirjat, nimittäin palvelua (osastoa) koskevat säännökset ja työntekijöiden työkuvaukset. Jos tehtäviä annetaan kirjanpitäjälle tai sihteerille, henkilöstötoiminnot on rekisteröitävä valitun työntekijän tehtäväkuvaukseen. Jos tällainen tarve on, on suositeltavaa lähettää kirjanpitäjä tai sihteeri HR-kursseille. Tämä auttaa parantamaan työntekijöiden taitoja, joille on uskottu tehtävät henkilöstöasioissa. Mutta jos päätettiin tehdä yhteistyötä kolmansien organisaatioiden kanssa kirjanpitovelvoitteiden siirtämisestä heille, tarvitaan sopimus.
Pakollisten henkilöstöasiakirjojen kehittäminen
On olemassa useita asiakirjoja, jotka pakollisesti opastavat henkilöstörekistereitä ja niiden hallintaa ylläpitäviä. Ensinnäkin tällainen asiakirja on henkilöstöluettelo. Se on asiakirja, joka näyttää henkilöstön kokoonpanon, henkilöstön lukumäärän ja palkat sekä tehtävänimikkeet. Henkilöstötaulukossa työntekijöiden tehtävät on jaettu yksiköihin, mikä mahdollistaa kvantitatiivisen ja laadullisen analyysin koko yrityksestä.
Seuraava vaihe on vakiomuotoisen henkilöstötilauksen kehittäminen, joka näyttää tietoja yrityksen työntekijöiden pääsystä, siirtämisestä toiseen asemaan, lomaan lähettämiseen ja irtisanomiseen.
Seuraava pakollinen asiakirja on sisäiset työmääräykset. Ne esittävät pääkohdat, jotka sääntelevät yrityksen kaikkien työntekijöiden työvoiman toimintaa. Tämän asiakirjan mukaan jos työntekijä rikkoo asiakirjassa kuvattuja sääntöjä, hänet voidaan rangaista kurinpidolla.
Toinen henkilöstörekisteri on myös mallisopimus työsuhteiden solmimisesta yrityksen ja työntekijän välillä. Työsopimukset voivat olla samantyyppisiä tai laatia jokaiselle tehtävälle erikseen. Lisäksi yrityksen on oltava kehittänyt aikataulun, joka näyttää todelliset tunnit, joista työntekijä saa palkkaa.
Sinun tulisi myös muistaa loma-aikataulu yrityksessä. Tämä asiakirja laaditaan viimeistään kaksi viikkoa ennen vuoden loppua. Loma-aikataulu näyttää kalenterisuunnitelman ihmisten lähettämiseksi pakollisille lomille. Suunnitelmaa laatiessaan on muistettava, että henkilöstö on lähetettävä lomalle siten, että tiettyjen työntekijöiden samanaikainen poissaolo ei merkitse taukoa yrityksen työprosessissa.
Emme saa unohtaa palkkaa koskevien säännösten kehittämistä.Tämä asiakirja kuvastaa organisaation henkilöstön palkkalaskentaprosessia, ja se sääntelee myös lisämaksujen, esimerkiksi korvausten, kannustimien tai bonusten, laskemista. Viimeisessä vaiheessa kehitetään yrityksen yksiköitä koskevia säännöksiä ja asiantuntijoiden ja työntekijöiden työkuvia. Lisäksi suositellaan kehittämään henkilötietoja koskeva asetus. Kun sääntelyasiakirjat olivat valmiita, voit aloittaa paperityön järjestämisen.
Toimistotyö
Paperityöhön kuuluu henkilöstön vastaanottamiseen, liikuttamiseen ja vapauttamiseen liittyvien asiakirjojen asianmukainen ylläpito.
Pakollinen on jokaiselle yrityksen työntekijälle määritettävien henkilökohtaisten tiedostojen käsittely. Se sisältää henkilökohtaisen henkilöstörekisterin, pääsyhakemuksen, jäljennöksen passista, jäljennökset koulutusasiakirjoista, lääkärintarkastustodistuksen, jäljennöksen sotilaallisesta henkilöllisyystodistuksesta (jos sellainen on) ja muut asiakirjat, jotka syntyy työntekijän työn aikana . Ja toinen ja erittäin tärkeä tehtävä on työkirjojen täyttäminen.
Kaikkien edellä mainittujen lisäksi voidaan kehittää myös muita yrityksen erityispiirteisiin liittyviä asiakirjoja, mikä varmistaa oikean toiminnan henkilöstörekisterien alalla.
Mitä lehtiä tulisi olla henkilöstöjohtamisessa?
Ensinnäkin sinun on aloitettava seuraavat lehdet:
- sisäisen työaikataulun sääntöjen tunteminen;
- henkilöstömääräysten rekisteröinti;
- työmääräysten rekisteröinti;
- säännöllisten lomien tilausten rekisteröinti;
- sairausloman rekisteröinti;
- työsopimusten rekisteröinti;
- lähetettyjen työntekijöiden kirjanpito;
- ajan seuranta;
- työkirjojen liikkumisen kirjanpito;
- henkilökohtaisten korttien kirjanpito;
- kirjanpidon tarkastukset.
Itse lehtien lisäksi, niiden täydennykseksi, voidaan kehittää ohjeet niiden täyttämiseksi. Ja myös kaikki näissä lehdissä rekisteröidyt asiakirjat tallennetaan erillisiin kansioihin hyväksytyn nimikkeistön mukaisesti.
Kirjanpitoautomaatio
Kuten yllä olevista tiedoista kävi ilmi, henkilöstörekisterit ovat erittäin vaivalloinen prosessi, joka vaatii erityistä huomiota työntekijöiltä, jotka vastaavat tämän asian ylläpidosta. Siksi sitä voidaan nykyään yksinkertaistaa automatisoinnilla.
On olemassa monia ohjelmia, jotka yksinkertaistavat henkilöstöhenkilöstön työtä ja vähentävät virheiden mahdollisuutta. Yrityksen on yleensä asennettava tällaisen ohjelmiston lisensoidut versiot. On kuitenkin syytä huomata, että tällaisen ohjelman ostaminen maksaa itsensä lyhyessä ajassa eikä salli vakavien virheiden tekemistä työssä. Tällaiset ohjelmat ratkaisevat yleensä seuraavat ongelmat:
- henkilöstörekisterin pitäminen työlainsäädännön mukaisesti;
- kokoaminen ja raportointi henkilöstöasioista;
- kaikkien henkilöstöprosessien oikea-aikaisten hyväksyntöjen tekeminen laskutusosaston tai kirjanpidon kanssa.
Yksi nykyään suosituimmista ja halutuimmista ohjelmista on 1C, jonka kokoonpano on ”Henkilöresurssien hallinta”.
Mitä tehdä, jos henkilöstötietueiden järjestäminen itsenäisesti askel askeleelta tyhjästä on mahdotonta?
Jos yrityksen piti kohdata tällainen ongelma, kun henkilöstöprosesseja ei ole mahdollista itsenäisesti perustaa, niin tällaisen tilanteen ratkaiseminen ei ole vaikeaa. Näitä tarkoituksia varten on yrityksiä, jotka pystyvät tarjoamaan tällaisen palvelun.
Konsultointiyritysten asiantuntijat suorittavat tarkastuksen ja kehittävät tarvittavan asiakirjapaketin. Yleensä tällaisia organisaatioita kehotetaan ratkaisemaan tällaiset ongelmat:
- Valitse yritykselle optimaalinen henkilöstöhallintajärjestelmä.
- Kehitä sisäisiä sääntelyasiakirjoja.
- Kehitä tarvittavat ohjeet ja määräykset.
Lisäksi tällaiset asiantuntijat voivat tarvittaessa johtaa henkilöstöhallintapalvelun ja asiakirjahallintaosaston perustamista. Yleisesti ottaen ulkopuolisten asiantuntijoiden osallistuminen auttaa johtoa perustamaan työn tähän suuntaan. Tämä on erittäin hyödyllistä koko yritykselle, varsinkin kun sitä luodaan.
johtopäätös
Tämän artikkelin yhteenvetona on syytä huomata, että henkilöstölaskenta ja henkilöstöhallinto ovat toisiinsa liittyviä prosesseja, joissa yrityksen henkilöstöpolitiikka riippuu täysin ensimmäisen organisaation laadusta.
Missään tapauksessa ei pidä unohtaa henkilöstöasioita, koska organisaation toiminta ei riipu niistä, vaan useammin työntekijöiden kohtaloista. On vain kuviteltava, kuinka nöyryyttäviä ovat ihmiset, jotka eivät voi saada ansaittua eläkkeelle tai muuta korvausta johtuen siitä, että henkilöstövirkamies hoitaa tehtävänsä heikosti.
Harkittuamme kysymystä siitä, miten henkilöstörekisterit järjestetään tyhjästä askel askeleelta, voimme aloittaa ohjelman toteuttamisen tämän prosessin luomiseksi yrityksessä. Tärkeintä ei ole laiminlyödä työlain säännöksiä, työministeriön, Goskomstatin, Rosarkhivin ja muiden ministeriöiden päätöksiä.
Kun kaikki sisäiset henkilöstöprosessit on säädetty, älä unohda niitä. On tärkeää muistaa, että henkilöstörekisteriin osallistuvia työntekijöitä tulisi ainakin satunnaisesti lähettää henkilöstöhallinnon kursseille taitojensa parantamiseksi. Ja sen tulisi myös suorittaa rutiininomainen tilintarkastusprosesseja henkilöstöalalla. Tämä auttaa pitämään työtä tähän suuntaan.