Mitkä ovat työnkulun perussäännöt?

Asiakirjanhallinta on yksi tärkeimmistä aloista esimiestyöpapereiden kanssa. Työnkulku tulisi organisoida asianmukaisesti vakiintuneiden työnkulkua koskevien sääntöjen mukaisesti, jotta he voisivat mennä lyhintä tietä ja päästä lopulliseen määränpäähän mahdollisimman nopeasti.

käsite

Asiakirjanhallinnalla ymmärretään prosessi, jonka tuloksena on kokoaminen, koordinointi, vastaanotto ja siirto, niiden lähettäminen.

Toisaalta se edustaa arvopapereiden liikkumista ja liikkumista siitä hetkestä, kun ne ilmenevät, kunnes ne lähetetään arkistoon (tai vastaanotetaan).

Kaikki asiakirjat voidaan esittää kolmessa kategoriassa:

• saapuva tulee ulkoisesta ympäristöstä;
• lähtevät saapuvat ulkoiseen ympäristöön;
• sisäinen luodaan itse yrityksessä ja pysyy sen rajoissa.

Esitetyt luokat määrittävät asiakirjavirrat yrityksissä, joilla on erilaiset suuntaukset (vaaka- ja pystysuuntainen).

Työnkulun päämuodoista seuraavat ovat mahdollisia.

Perusperiaatteet

Työnkululle on neljä perusperiaatetta.

Ainakin yhden periaatteen rikkominen johtaa koko asiakirjojen liikkuvuusjärjestelmän tuhoutumiseen.

Pääsääntö

Harkitse työnkulun perussääntöä.

Sen hallinta on vaikea tekninen prosessi, jolle on ominaista erilaiset parametrit, jotka liittyvät koko organisaation työhön. Työnkulun pääpiirteenä on liikkumisreitti, joka kattaa kaikki tilanteet asiakirjan liikkumispolulla sen luomisesta (tai vastaanottamisesta) sovellushetkeen. On erittäin tärkeää viettää aikaa paperien kuljettamiseen tällä tiellä. Tästä syystä organisaation työnkulun ylläpitämisen pääsääntö: niiden todellinen siirto lyhimmälle ja suorimmalle tielle vähiten aikaa kuluttamalla.

Muut säännöt

Työtä organisoidessaan sinun on noudatettava seuraavia perussääntöjä työnkulun järjestämisessä:

• suurin vähennys tarpeettomien ja irrationaalisten asiakirjansiirtotapausten takia (johtuen paperin käsittelyyn ja hallintayksiköihin liittyvien teknologisten toimintojen sulkemisesta pois, mikä ei ole seurausta yrityksen itsensä liiketoiminnan tarpeista);
• asiakirjojen suurimman palautuksen poissulkeminen tai rajoittaminen (käsittelyn aikana - toteuttaminen ja myöntäminen, niiden valmistelun aikana - tarkistaminen ja hyväksyminen jne.);
• suurin asiakirjaryhmien keskittymisen ja käsittelyn yhdenmukaisuus edellyttäen, että jokainen asiakirjan siirto määritetään.

Näiden periaatteiden toteuttaminen antaa sinulle mahdollisuuden ilmentää yrityksen pääorganisaatiomekanismia - erikoistumista, kykyä suorittaa keskitetysti homogeeninen teknologinen toiminta.

Työnkulun yleisten sääntöjen noudattaminen mahdollistaa hallintalaitteiden papereiden paremman käsittelyn:

• tavallinen työnkulku, syklisten toimintojen eliminointi, jotka liittyvät paperien valmisteluun ja käsittelyyn;
• asiakirjojen kulku, varmistamalla niiden yhtenäinen liikkuminen ja edistämällä suhteellista työmäärää.

Sääntö nro 1 - Keskitetty vastaanotto ja lähetys

Paperityötä ja työnkulkua koskevista säännöistä tärkein on keskittämisen tarve. Toisin sanoen, kaikki organisaation paperit, sekä saapuvat (toimitustavasta riippumatta) että lähtevät (paitsi faksilla ja sähköpostilla vastaanotetut tai lähetetyt ja yhdistetyt tietyille esittäjille), on käsiteltävä yhdessä vastuussa olevassa yksikössä - sihteeristössä tai hallinnollisessa yksikössä. yksikkö (toimisto). Seurauksena on, että voit ratkaista useita ongelmia kerralla:

• vapauttaa organisaation jäljellä olevat palvelut ja yksiköt teknisistä toimenpiteistä (saapuvien asiakirjojen tarkistaminen, kirjekuorien avaaminen tai sinetöinti, postin tai faksien merkitseminen)
• lisätä toimistolaitteiden (kopiokoneet, faksit, merkinnät ja muut asiakirjojen käsittelyyn käytettävät koneet) käytön tuottavuutta.

Keskitetyssä toimistotyön muodossa paperinkäsittely on keskittynyt toimistopalveluun ja rakenneosastot on vapautettu toimistotoiminnoista (rekisteröinti ja kirjanpito, tiedostojen tallennus jne.).

Hajautettu työnkulun muoto tarkoittaa, että organisaation rakenneyksiköissä on toimistotyötä heidän kanssaan. Yleensä tämä muoto on perusteltu organisaation alueellisen pirstoutumisen tapauksessa.

Sekoitetussa muodossa osan paperityöstä tekee toimisto ja osa yksiköistä. Useimmiten sekamuodossa jotkut asiakirjat rekisteröidään, valvotaan, kootaan liiketoimintaan ja varastoidaan toimistopalvelun kautta. Nämä ovat pääosin johdon hankkimia ja siitä johtavia arvopapereita. Laitosten toimivaltaan kuuluvat asiakirjat tallennetaan, valvotaan, toteutetaan ja säilytetään yrityksen rakenneosastoissa.

Sääntö nro 2 - Poissulkekaa kohtuuttomat palautukset

Asiakirjavirta tulisi organisoida siten, että ne eivät palaa palveluun (osastoon), joka on jo läpäissyt. Ainoat poikkeukset ovat tilanteet, jotka ovat perusteltuja liiketoiminnan välttämättömyyden vuoksi. Esimerkiksi johtajan allekirjoitusasiakirja kulkee väistämättä sihteerinsä läpi kahdesti, koska hän on nimenomaan välittäjä johtajan ja päälliköiden välillä.

Työnkulun sääntö nro 3 - saapuvien alustava tutkimus

Saapuvien asiakirjojen kokonaismäärässä sinun on valittava organisaatiolle tärkein ja tärkein ja tutkittava ne ensin. Jos varahenkilö tai muu pätevä työntekijä voi ottaa huomioon niihin sisältyvät tiedot, on parempi lähettää asiakirja suoraan hänelle ohittamalla johtaja. Jotta siirtomenetelmä löytyisi tarkasti, pätevän toimistotyöntekijän on tutkittava ne, jolla on tietoa organisaation rakenteesta, yksiköiden toiminnoista sekä johtajien ja työntekijöiden osaamisesta.

Sääntö numero 4 - asiakirjojen rekisteröinti tapahtuu kerran

Jos hän siirtyi liiketalouden osastoon (sihteeristö), rekisteröitiin, ja tutkittuaan päällikköä (tai varahenkilöä) oli jossain osastoissa, häntä ei tarvitse rekisteröidä uudelleen. Jos paperi, joka ohittaa johdon, tuli osastoon, se rekisteröidään myös kerran nimenomaan osastoon. Toisin sanoen, jokaiselle asiakirjalle voidaan antaa vain yksi rekisteröintinumero joko kirjanpitopalvelussa tai suoraan yksikössä.

Sääntö nro 5 - asiakirjan päätöslauselmassa ilmoitetaan tarkasti päivämäärät, esittäjät ja vastuulliset henkilöt

Huolimatta siitä, että päätökset tekevät yritysjohtajat, sihteerin on pidettävä tätä prosessia hallinnassa ja hän voi vaikuttaa siihen jossain määrin.Toisin sanoen hänen tulee varmistaa, että päätöksen teksti esitetään mahdollisimman oikein, lukuun ottamatta esittäjän mahdollisia kysymyksiä.

Sääntö nro 6. Asiakirjavirtojen erottaminen

Asiakirjavirta on kokoelma yhtä tyyppiä tai määränpäätä, jolla on sama reitti. Yleensä kolme virtaa jaetaan: saapuvat, lähtevät ja sisäiset (ei luotu ylittämään organisaation rajoja). Jokaisessa asiakirjavirrassa on yleensä alatasot (toisen tason vuo). Esimerkiksi Saapuvat asiakirjat -virta sisältää kolme tyyppiä: emoyhtiön, divisioonien ja edustustojen sekä kumppaniyritysten paperit, ihmisten vetoomukset jne.

Lähtevien ja sisäisten asiakirjojen työnkulussa alatasot jakautuvat samalla tavalla. Rajoitetut paperit (liikesalaisuus, salaisuus jne.) Sijaitsevat yleensä erikseen. Organisaation turvallisuuspalvelu hallitsee heidän työään.

Kirjanpitoprosessit

Harkitse kirjanpidon työnkulun perussääntöjä.

Sen koko ilmaistaan ​​arvopapereiden kokonaismäärällä, jotka organisaatio on vastaanottanut ja järjestänyt tietyn ajanjakson ajan. Työnkulun koko viittaa saapuvien sisäisten asiakirjojen voimassa olevien kopioiden määrään. Työnkulun kokoa laskettaessa otetaan huomioon myös jäljennökset papereista, jotka on tehty käyttämällä erilaisia ​​teknisiä välineitä.

Tilinpäätösindikaattorit laaditaan yhteenvedon muodossa, viitetiedoina asiakirjojen koosta. Organisaatio kehittää niiden muotoa. Esimerkiksi organisaatio voi asettaa minkä tahansa taajuuden asiakirjojen laskemiseen: joka kuukausi, kerran viikossa, kerran vuodessa, joka neljännes. Työprosessin laadullinen ja kvantitatiivinen tutkimus voidaan hyväksyä.

Työnkulun koon laskemisessa saatuja indikaattoreita käytetään työntekijöiden määrän ja asiakirjahallintapalvelun rakenteen määrittämiseen. Ja myös tutkia joidenkin sopimuspuolten organisaatioiden ja rakenneosastojen työmäärää.

Siksi tämän artikkelin puitteissa pohdittiin yritysten sovellettavia työnkulun organisoinnin perussääntöjä.