Yksi johtajien merkittävistä velvollisuuksista on valtavan määrän monenlaisten asiakirjojen allekirjoittaminen. Tämä yksinkertainen, ensi silmäyksellä tehtävä työ vie joskus paljon aikaa ja antaa kaukana miellyttävistä tunneista. Mutta on olemassa arvoinen ratkaisu - faksi, tämä on erikoisleima, joka kopioi tarkalleen allekirjoituksen. Miksi tarvitsen tällaisen sinetin ja mistä se saadaan?
Faksi on arvokas vaihtoehto käsin allekirjoittamiseen
Monissa organisaatioissa viranomaisten allekirjoittajana ei ole vain pääjohtaja, vaan myös hänen varahenkilönsä tai sijaiset. Jopa tällaisen vastuunjaon yhteydessä johtoryhmä ei kuitenkaan aina pysty kiinnittämään henkilökohtaisia allekirjoituksia oikeaan aikaan ja henkilökohtaisesti kaikkiin sitä vaativiin asiakirjoihin. Tällaisten ongelmien ratkaisemiseksi keksittiin faksileima. Tämä on sinetti, joka tarkimmin tarkistaa käsin kirjoitetun allekirjoituksen. Sana "faksi" kirjaimellisessa käännöksessä latinaksi (fac simile) tarkoittaa - "tehdä tämä". Mikä on erityisen mukavaa, jokainen kiinnostunut johtaja voi tilata tällaisen postimerkin tänään. Yritetään selvittää, miksi sitä tarvitaan ja millaisissa asiakirjoissa sitä on tarkoituksenmukaista käyttää.
Kuka tarvitsee allekirjoitusleiman?
Faksi on välttämätön kumppani kiireisille johtajille. Tällaisen tulostamisen avulla voit varmentaa monia tärkeitä papereita suurimmalla nopeudella tai ilman valtuutetun henkilön poissaoloa työpaikalla. Toisin sanoen faksi on välttämätön asia yrityksille, joilla on suuri työnkulku, ja esimiehille, jotka menevät usein työmatkoille / ovat poissa toimistosta muista syistä. Mikä on erityisen kätevää, henkilökohtaisen allekirjoituksen muodossa olevan sinetin jättäjälle voidaan antaa suoraan lupa todistaa tämän luokan asiakirjoja tai joku hänen avustajistaan. Tässä nousee esiin melko monimutkainen kohta - miten faksin avulla varmistetaan, että työntekijällä, jolla on oikeus käyttää sitä, ei ylitetä hänen valtuuksiaan? Ihanteellinen tapaus on, jos sinetti-allekirjoitusta käyttää vain suoraan omistaja. Mutta usein näin ei ole, ja tässä tapauksessa tulisi miettiä huolellisesti, kuka työntekijöistä saa sallia faksimillien käytön.
Lakikirjeet
Venäjän federaation nykyisessä lainsäädännössä ei ole yksityiskohtaisia ja kattavia säännöksiä ja sääntöjä tekijöiden allekirjoitusten korvikkeiden käytöstä. Tutkittuaan useita sääntelyasiakirjoja voidaan kuitenkin päätellä, että faksimerkkejä ja leimoja voidaan käyttää laissa ja osapuolten sopimuksella määrätyissä tapauksissa. Tässä tapauksessa toisessa versiossa tämä kappale (mahdollisuus korvata allekirjoitus tulostuksella tai muulla kopiointimenetelmällä) olisi täsmennettävä erikseen. On tärkeää ymmärtää, että faksi on käsin kirjoitetun nimimerkin täydellinen analogi. Vastaavasti asiakirjaan sijoitettu leima antaa paperille saman oikeudellisen merkityksen ja merkityksen kuin valtuutetun henkilön allekirjoitus. Faksin käyttöä ei voida hyväksyä sellaisten papereiden käyttämiseen, joiden allekirjoittamisella on runsaasti seurauksia ja osapuolille asetettuja velvoitteita. Rahoitusasiakirjat, vetoomukset ja pyynnöt verovirastolle ja liittovaltion organisaatioille, samoin kuin laskut, valtakirjat ja allekirjoitusnäytteet olisi aina toteutettava käsin kirjoitetussa muodossa.
Milloin on sopivaa käyttää facsimiles?
Kuka tahansa organisaatio voi antaa erilliset säännöt ja välineet käsinkirjoitetun allekirjoituksen korvaavien asiakirjojen varmentamisvälineiden käytöstä. Tässä tapauksessa teknisten näytteiden käyttö tulisi tapahtua yhtiöjärjestyksessä ja muissa yhtiön sääntelyasiakirjoissa määrättyjen ohjeellisten normien mukaisesti.Virallisissa asiakirjoissa on myös ilmoitettava luettelo henkilöistä, joilla on lupa varastoida ja käyttää tätä sinettiä. Mihin papereita voidaan käyttää? Teoriassa nämä ovat kaikenlaisia asiakirjoja, joiden allekirjoittaminen ei merkitse vastuuta. On toivottavaa, että asiakirjojen tekstissä ilmoitetaan tämän varmennusversion mahdollisuus. Muista, että asiakirjojen faksilla on sama vahvuus kuin oikealla allekirjoituksella. Tällä menetelmällä hyväksyttyjen arvopapereiden peruuttaminen on tarvittaessa yhtä vaikeaa kuin käsin allekirjoitetut. Jos joudutaan allekirjoittamaan joitain papereita ja johtaja ei pysty tekemään tätä työtä henkilökohtaisesti, voit tehdä sen ilman faksia. Vaihtoehto on antaa väliaikainen valtakirja työntekijälle, jolla on valtuudet varmentaa vaaditut asiakirjat.
Kuinka saada faksimerkki?
Voit tilata tuotannon sinetistä, joka kopioi henkilökohtaisen allekirjoituksen mistä tahansa organisaatiosta, joka tarjoaa leimauspalveluita. Samanlaisia yrityksiä on saatavana tänään kaikissa melko suurissa kaupungeissa. Asiakirjojen toimittaminen tositteiden tilaamiseksi ei ole pakollista. Mikä on erityisen mukavaa, henkilökohtaisen allekirjoituksen toistavat postimerkit ja leimat ovat yleensä edullisia (500–800 ruplan sisällä), ja ne voidaan valmistaa muutamassa päivässä.