Aika on arvokas voimavara, joka henkilöllä on. Se saa erityisen arvokkaan suurten ja teknisesti monimutkaisten hankkeiden toteutusjakson aikana. Lisäksi suurin osa lähestyy häntä käyttämän ajan käyttämistä erittäin irrationaalisesti. Tämän vuoksi inhimillinen tehokkuus ja suoritetun työn tehokkuus heikkenevät. Tämän seurauksena on tärkeää välttää yleisiä virheitä oman aikasi hallinnassa.
Puutteellista tehtäväluetteloa
Usein työntekijä on tilanteessa, jossa hänelle näyttää siltä, että hän unohti suorittaa erittäin tärkeän osan työstä. Seurauksena on koko projektin menestys vaakalaudalla. Tätä helpottaa yksi yleisimmistä virheistä - systemaattisen tehtäväluettelon puuttuminen.
Erinomainen ratkaisu ongelmaan voi olla yhden erikoistuneiden päivittäisten lokien hankkiminen ja asentaminen työskentelevälle tietokoneelle. Sen avulla ei vain tallenneta erityistapausten nimiä, vaan myös luodaan yksityiskohtainen kuvaus niistä, ja ne voivat myös antaa sinulle tiedon lähestymispäivästä tehtävän suorittamiselle.
Tavoitteiden puute
Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä tarkalleen, mitä hän haluaa saavuttaa lopulta. Muuten hän ei pysty saavuttamaan strategista menestystä meneillään olevassa liiketoiminnassa. Oikein asetetut tavoitteet eivät vain mahdollista saada tiettyä tulosta, vaan myös hallita koko projektin etenemistä. Tätä varten on tarpeen asettaa itsellemme paitsi lopullinen, myös myös välitehtävä.
Tehtävän prioriteetin puute
Monien työpäivä koostuu valtavasta määrästä kiireellisiä tehtäviä. Seurauksena on, että usein jätetään huomioimatta todella tärkeät asiat, jotka määrittävät paitsi yksittäisen työntekijän, myös koko yrityksen menestyksen.
Tämän välttämiseksi on käytettävä ns. Tehtäväprioriteettimatriisia. Sen avulla voit päättää, mitkä ongelmista olisi ensin ratkaistava ja mitkä voidaan lykätä myöhempään vaiheeseen. Tämä voi parantaa työntekijöiden tuottavuutta. Käytäntö osoittaa, että ihmiset, jotka kiirehtiä ratkaisemaan uusi ongelma lykkäämällä aiemmin valmistunutta yritystä, menettävät valtavan määrän aikaa.
Häiriötekijöiden ulkopuolella
Kuten tutkimukset ovat osoittaneet, nykyaikaisten yritysten työntekijät menettävät jopa kaksi tuntia päivässä erilaisten häiriötekijöiden vuoksi. Puhumme puheluista, älypuhelinsovelluksista, työtovereiden auttamisesta ratkaisemaan ongelmansa sekä muista asioista, jotka pakottavat keskeyttämään tehtävien suorittamisen.
Häiriöllä on erittäin haitallinen ominaisuus. Jopa palattuaan töihin, hänen on vietettävä 10–15 minuuttia “osallistuakseen” tehtävän ratkaisemiseen. Loppujen lopuksi tuhlataan valtavasti aikaa.
Tämän välttämiseksi ei tulisi vain rajoittaa itseään puhelimen ja tietokoneen vaikutukselta (jos itse työ ei ole yhteydessä tähän), vaan myös varoittaa kollegoja häiriötekijöiden hyväksyttävyydestä työaikana.
Hyllyt myöhempää
Yleensä tämän virheen tekevät ne, jotka pelkäävät heille annettujen tehtävien laajuutta. Seurauksena on, että he yrittävät osoittaa enimmäisajan projektin aloittamiseen. Tämä johtaa pysyvään viivästymiseen suuren ja todella tärkeän tehtävän ratkaisemisessa.
Oikea ratkaisu tällaisten hankkeiden toteuttamiseen liittyviin ongelmiin on tehtävien hajauttaminen pienemmiksi ja vaiheiden luominen niiden ratkaisemiseksi. Seurauksena on, että henkilö pystyy etenemään varmasti työn suorittamisessa.Tämä vaikuttaa positiivisesti hänen työnsä tehokkuuteen ja tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen.
Laita kaikki itsellesi
Liian monet työntekijät ja ennen kaikkea pienet ja keskijohteet tekevät vakavan virheen toimintaprosessissaan. He hartioivat liikaa olkapäällään. Samalla monet heistä huomauttavat ottavansa ratkaisun liian moniin ongelmiin johtuen epäluottamuksesta alaisten kykyyn ratkaista ongelma laadullisella tavalla.
Joissakin tapauksissa on todella parempi ottaa vastuu hankkeen toteuttamisesta, mutta kaikkien uusien toimintojen jatkuva lataaminen yhdelle henkilölle ei ole tuottanut menestystä pitkällä tähtäimellä. Loppujen lopuksi jopa erittäin hyvä työntekijä on vähentänyt tehokkuutta. Hänen työnsa laatu huononee, eikä kehityksestä voida puhua.
Johtajan oikea lähestymistapa ei ole itsellesi tekemän työn taakka. Hänen tulisi siirtää lisää tehtäviä henkilöstölleen. Lisäksi hän voi hyvin ohjata heitä tai hallita työn suorittamisprosessia. Jos työntekijä ei selviydy hänelle perusprofiilitehtävien ratkaisusta, kannattaa miettiä hänen oleskeluaan yrityksessä.
Liian korkea työvauhti ja pysyvä työllisyys
Jotkut työntekijät saavat jonkin verran moraalista tyydytystä tajuamalla, että he ovat liikaa kysyttyjä ja jatkuvasti kiireisiä. Lisäksi heidän pöydässään on sotku, heillä ei ole aikaa ratkaista kaikkia heille osoitettuja tehtäviä. Lisäksi he ovat useammin mukana hankkeissa, joita he pitävät tärkeinä, eikä niissä, jotka ovat erittäin tärkeitä yritykselle. Seurauksena on, että he viettävät paljon aikaa ratkaistakseen merkityksettömiä, pieniä, mutta työläitä tehtäviä.
Näiden työntekijöiden korkeasta tehokkuudesta ei tarvitse puhua. Heidän on ehdottomasti mukautettava työaikataulua. Jotkut tehtävät vaativat perusteellista analysointia ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Loppujen lopuksi on parempi keskittyä tärkeiden töiden tekemiseen antamalla sille niin paljon aikaa kuin se todella vaatii.
moniajo
Monet ovat ylpeitä kyvystä tehdä useita asioita kerralla. Käytännössä käy ilmi, että tällaiset työntekijät ovat tehottomia. Tosiasia, että he eivät keskitä koko huomionsa tietyn ongelman ratkaisemiseen. Heidän on jatkuvasti mietittävä useita tehtäviä kerralla. Seurauksena on, että he ratkaisevat huonosti molemmat ongelmat kerralla.
Lisäksi useiden tehtävien suorittaminen kerralla johtaa lisäkustannuksiin, jotka ovat 20–40 prosenttia.
Taukoista luopuminen
On huomattava määrä työntekijöitä, jotka yrittävät työskennellä ilman taukoja ja jopa ilman lounasta. Heidän mielestään siis säästyy paljon aikaa, joka voidaan käyttää tiettyjen työtehtävien suorittamiseen.
Itse asiassa tutkimukset osoittavat, että ilman keskeytyksiä ihmisen työkyky heikkenee vähitellen. Seurauksena oli, että työpäivän puoliväliin mennessä hän ei pystynyt ratkaisemaan hänelle osoitettuja tehtäviä yhtä tehokkaasti kuin aamulla.
Tee mahdollisuuksien mukaan lyhyitä 5 minuutin taukoja tunnissa. Sinun tulisi myös varata riittävästi aikaa syömiseen. Tosiasia on, että levon aikana aivot toimivat hieman eri tavalla. Seurauksena voi olla uusia ideoita yrityksen kehittämiseksi tai vakavan ongelman ratkaisemiseksi onnistuneesti.
Väärä tehtävien ajoitus
Jokaisella henkilöllä on omat ainutlaatuiset rytmiäänensä. Seurauksena on, että jotkut ihmiset paremmin ratkaisevat ongelmat aamulla, kun taas toiset heti auringonlaskun jälkeen. Oikea lähestymistapa olisi suunnitella kaikkein monimutkaisimmat ja energiaintensiivisimmät tehtävät kaudeksi, jolloin suorituskyky on korkeimmalla tasolla. Yksinkertaiset asiat tulisi jättää ajaksi, jolloin ei vaadita vakavia luovia kykyjä.