Tuottavuuden suhteen meillä kaikilla on sama ongelma - vain 24 tuntia päivässä. Siitä huolimatta näyttää siltä, että joillakin ihmisillä on kaksi kertaa enemmän aikaa tai heillä on yliluonnollinen kyky pysyä kaikessa suunnitellussa. Vaikka he johtavat useita hankkeita samanaikaisesti, he saavuttavat vaikeuksista huolimatta tavoitteensa.
"Aika on ainoa pääoma, joka tavallisella ihmisellä on, ja ainoa asia, jolla hänellä ei ole varaa menettää", sanoi Thomas Edison.
Me kaikki haluamme saada kaiken irti elämästä. Ei todennäköisesti ole parempaa tapaa saavuttaa tätä kuin löytää tapa hallita kallista aikaa. Tuottavat ihmiset tietävät tämän ja yrittävät purkaa suurimman tehokkuuden jokaisesta tunnista tekemättä paljon vaivaa. Tätä varten he käyttävät yksinkertaisia sääntöjä, jotka on erittäin helppo panna täytäntöön. Niin yksinkertaista, että voit tehdä sen tänään. Nämä elämähackit auttavat sinua luomaan uran.
Taistelu kiireellisten asioiden tyranniasta
Kiireellisten asioiden tyrannia on taipumus ilmestyä pieniä tehtäviä, jotka estävät toteuttamasta sitä, mikä todella tärkeä. Tämä on suuri ongelma, koska pienyrityksillä on harvoin vakavia tuottoja.
Jos annat kiireellisyyden tyrannian, niin taaksepäin katsomalla huomaat, että päivät ovat kuluneet tai jopa kokonaisia viikkoja, mutta mitään todella tehokasta ei ole tehty. Organisoituna ja tavoitteena tulosten saavuttaminen, ihmiset voivat erottaa toisistaan, kun "kärpästen kiinniottaminen" häiritsee heitä työstä. He yrittävät siirtää tai jättää huomiotta tehtävät, jotka häiritsevät todella tärkeitä toimintoja.
Älä koskaan tee uudelleen
Ihmiset, jotka onnistuvat tekemään kaiken, eivät koskaan palaa jo suoritettuihin tehtäviinsä eivätkä siirrä asioita myöhemmäksi - tämä on ajanhukkaa. Jos jokin on jo herättänyt huomionne (esimerkiksi puhelu tai kirje), ratkaise tämä ongelma itse paikalla, siirrä se jollekin tai poista se asiasi luettelosta.
Syö sammakko
"Sammakkojen syöminen" on kuviollinen ilmaus Mark Twainin kirjoituksesta, mikä tarkoittaa vastustuskykyä viivyttämiselle. Toisin sanoen hedelmälliset ihmiset alkavat päivän heidän epämiellyttävimmistä tehtävistä. Tämän avulla on mahdollista päästä raskauttaviin asioihin aamulla ja tehdä jotain inspiroivaa ja jännittävää.
Eisenhowerin menetelmän mukaan tehtäväluettelo voidaan jakaa neljään luokkaan:
- Tehtävät, joita et halua tehdä, mutta jotka todella on tehtävä.
- Tehtävät, jotka haluat tehdä, ja itse asiassa ne on suoritettava.
- Tehtävät, jotka haluat tehdä, mutta itse asiassa niitä ei tarvitse tehdä.
- Tehtävät, joita et halua tehdä, ja itse asiassa niitä ei tarvitse tehdä.
Tähän luokitukseen perustuva "sammakkojen syöminen" tarkoittaa "tehtäviä, joita et halua tehdä, mutta jotka on tosiasiallisesti suoritettava."
Aamupäivän päätös sinulle kivuliaimmasta yrityksestä antaa sinulle etuja, koska käsittelet sitä, sillä sinulla on selkeämpi mieli ja hiljainen toimisto. Muista, että "sammakkotehtävän" viimeisen kerran sivuuttaminen väsyy ja menetät tahdonvoimaa yhä enemmän.
Älä yritä monitoimintaa
Menestyneet ihmiset tietävät, että moniajo on tuottavuuden päävihollinen. Jatkuva vaihtaminen tapauksesta toiseen tappaa tarkkaavaisuuden, kyvyn muistaa tietoja ja nopeasti ottaa uuden tehtävän suoritettuaan edellisen. Tämä osoitettiin vuonna 2009 Stanfordin yliopistossa (USA) tehdyllä tutkimuksella.Tutkijat vertasivat kahta ihmisryhmää, joista toinen koostui pahamaineisista monitehtävistä ja toinen - ihmisistä, jotka olivat taipuvaisia huolellisesti suorittamaan yhden tehtävän. Kävi ilmi, että ihmisillä, jotka uskovat realistisen tehdä monia asioita samanaikaisesti, on huomattavasti enemmän vaikeuksia henkisen toiminnan järjestämisessä ja asiaan liittyvän tiedon on vaikea erottaa merkityksettömästä.
Valmistautuminen seuraavaan arkipäivään
Tuottavat ihmiset suorittavat jokaisen työpäivän valmisteluilla seuraavalle. Tällä tavalla on kaksinkertainen vaikutus: se auttaa sinua vakiinnuttamaan sen, mitä teit tänään, ja antaa sinulle takuun samasta tuottavasta huomenna. Tämä vie vain muutaman minuutin, mutta helpottaa huomattavasti tulevaa aamua.
Suunnitelman laatiminen auttaa sinua unohtamaan jotain merkityksellistä. On tärkeää, että se tallennetaan jonnekin: kalenteriin, muistioon tai tallennetaan tietokoneelle. Todennäköisesti huomaat, että sinun on poikettava aika ajoin laaditusta suunnitelmasta. Siitä huolimatta sen läsnäolo auttaa järjestämään aikasi paremmin, valmistautumaan hankkeisiin ja antaa sinulle selkeämmän kuvan kaikesta, mitä sinun täytyy tehdä.
Kyky sanoa ei
Jotta ihminen pyrkii saavuttamaan maksimaalisen tehokkuuden, on erittäin tärkeää pystyä kieltäytymään. Kieltämisen tulisi olla yksiselitteistä ja ilmaista sanalla "ei" eikä selkeillä lauseilla, kuten "Luulen, että minulla ei ole aikaa" tai "En ole varma, että voin." Erimielisyys uusien velvoitteiden ottamisesta on sinulle jo annettujen tehtävien kunnioittaminen. Kun ymmärrät, että on todella mahdotonta miellyttää kaikkia, alat elää mukavammin.
Kalifornian yliopistossa (USA) tehdyt opinnot ovat osoittaneet, että mitä vaikeampi sana “ei” on annettu sinulle, sitä todennäköisemmin stressiä ja masennusta olet. Opi kieltäytymään. Riippumatta siitä, kuinka ristiriitainen se kuulostaa, se lisää tuottavuutta.
Pidä oma aika sähköpostin tarkistamiseen
Tuottava henkilö ei koskaan anna sähköpostin häiritä häntä tärkeistä asioista. Lisäksi hän käyttää kaikkia tämän järjestelmän ominaisuuksia: kirjainten järjestäminen tärkeysjärjestyksen mukaan sekä äänihälytysten asettaminen avaintoimittajien ja asiakkaiden viesteille. Jotkut jopa käyttävät puhelinvastaaja-ominaisuutta, joka kertoo lähettäjälle, milloin hänen pyyntönsä käsitellään.
Teknologia toimii ihmisille
Nykyaikaista tekniikkaa kritisoidaan työntekijöiden kiinnittämiseksi työprosessiin. Oikealla käytöllä ne voivat kuitenkin auttaa ja säästää aikaa. Manuaalisten prosessien automatisointi on hieno tapa lisätä tuottavuutta.
Käytä työkaluja, jotka auttavat tekemään työstäsi mahdollisimman helpon. Voit käyttää matkapuhelimesi kalenterisovellusta muistutusten saamiseksi tärkeistä tapahtumista, kokouksista ja kaikenlaisista aikatauluista. Ymmärrä sähköpostiasetuksesi. Voit käyttää Boomerang-sovellusta esimerkiksi työskentelemään Outlookin kanssa. Tämä työkalu tekee sähköpostien hallinnasta helpompaa, auttaa tyhjentämään postilaatikon arkistoimalla tärkeät viestit siihen päivään asti, kun tarvitset niitä.
