Jokainen toimintaprosessissa oleva yritys on pakko valmistella valtava määrä asiakirjoja. Ne liittyvät valittuun verojärjestelmään, työntekijöihin tai yhteistyöhön pääurakoitsijoiden kanssa. Jotta jokainen yrityksen työntekijä voisi löytää tarvittavat asiakirjat, se vaatii asiantuntevaa ja jäsenneltyä varastointia. Monien asiakirjojen on oltava yrityksessä yli 75 vuotta, koska ne sisältävät tietoa yrityksen työntekijöistä. Siksi organisaatioon tarvitaan asiakirjojen pätevä arkistointi. Jos yritys on suuri, on suositeltavaa luoda oma täysi arkisto. Mutta pienissä organisaatioissa paperit säilytetään yksinkertaisesti erillisessä kaapissa.
Arkistointisäännöt
Asiakirjojen arkistointi on jokaiselle yritykselle pakollinen prosessi, mikä mainitaan liittovaltion lain nro 125 säännöksissä. Pienissä yrityksissä sihteeri suorittaa kaikki tarvittavat toimenpiteet, mutta suurissa organisaatioissa arkistointi on erillinen työntekijä.
Nimitetyn työntekijän on tunnettava henkilöstöasiakirjojen arkistointia koskevan lain vaatimukset organisaatiossa ja ymmärrettävä myös eri asiakirjojen säilytysajat. Tätä varten eri papereille aloitetaan erilliset paperit. Yrityksen henkilöstöön liittyvää dokumentaatiota tulisi säilyttää vähintään 50 vuotta, jos paperit on luotu vuoden 2003 jälkeen, ja jos organisaatiolla on asiakirjoja, jotka on muodostettu ennen vuotta 2003, niitä on säilytettävä 75 vuotta.
Arkiston luomisen vivahteet
Suurissa yrityksissä liiketoiminnan aikana syntyy valtava määrä asiakirjoja, joten ne varastoidaan erilliseen arkistoon kutsuttuun huoneeseen. Sitä edustaa erillinen rakenteellinen yksikkö, ja sen perustamisen aikana johto antaa erityisasetuksen, joka on yhtiön paikallinen säädös.
Juuri tässä asetuksessa annetaan perussäännöt asiakirjojen arkistoinnista organisaatiossa sekä tässä prosessissa mukana olevien virkamiesten vastuu havaituista rikkomuksista.
Prosessisäännöt
Asiakirjojen arkistoinnin aikana organisaatiossa nimetyn vastuussa olevan työntekijän tulee ottaa huomioon seuraavat säännöt:
- dokumentaatio siirretään arkistoon vain inventaarion avulla;
- jos paperit arkistoidaan jonkin työntekijän työhön, on tärkeää ottaa huomioon erityisohjeiden vaatimukset, jotta tulevaisuudessa on helppo löytää oikea asiakirja;
- Jokaisen yrityksen osaston on siirrettävä asiakirjat säilytettäväksi vastuussa olevalle henkilölle laissa säädetyssä määräajassa.
- jos erilaisista syistä aikataulua rikotaan, jonka perusteella eri asiakirjat siirretään arkistoon, virkamiehen on ilmoitettava tästä yrityksen päällikölle.
Arkiston kokoamisen lukutaito riippuu prosessin oikeellisuudesta.
Prosessin tavoite
Asiakirjojen arkistointi organisaatiossa vaaditaan kaiken dokumentoinnin optimoimiseksi sekä sen asianmukaiseksi säilyttämiseksi. Jos on hyvin rakennettu arkisto, mikä tahansa yrityksen työntekijä voi tarvittaessa löytää erilaisia henkilöstöön liittyviä asiakirjoja, erilaisia tilauksia tai vastapuolia.
Yhä useammat yritykset ovat siirtymässä sähköiseen asiakirjojen hallintaan, joten kaikki asiakirjat tallennetaan tietokoneelle, jolle arkiston sähköinen versio muodostetaan.Mutta tässä otetaan huomioon, että asiakirjoilla on laillinen vaikutus vain paperimuodossa, joten asiakirjojen sähköinen varastointi toimii vain lisäyksenä vakioarkistoon.
Arkistointimenettely
Asiakirjojen arkistointimenettely on sama kaikille yrityksille, mutta kukin organisaatio voi tehdä omat säätönsä. Vakiomenettely on jaettu seuraaviin vaiheisiin:
- Aluksi arkistoon lähettämistä valmistelevien asiakirjojen ominaisuudet korostetaan;
- tarvittaessa suoritetaan lisätoimia, joihin sisältyy paperien nidonta tai erilaisten lisäysten tekeminen;
- asiakirjoja mukautetaan, mikä mahdollistaa tulevaisuudessa helposti tarvittavien papereiden löytämisen asiakirjojen kokonaismäärästä;
- tarpeettomat asiakirjat tuhotaan laillisesti, koska ne eivät edusta mitään arvoa yrityksen toiminnalle;
- asiakirjat järjestelmällistetään, minkä jälkeen ne ommellaan tyypin perusteella;
- paperit jaetaan seuraaviin tyyppeihin: kirjanpito, henkilöstö tai johto;
- jos mitään papereita ei ole mahdollista luokitella edellä mainituiksi, ne yhdistetään ja kirjataan erilliseen tapaukseen;
- kukin sinetti kiinnitetään organisaation sinettiin sekä valtuutetun työntekijän allekirjoitukseen;
- jokaiselle tapaukselle muodostetaan inventaario, joka sisältää tietoja siitä, mitkä asiakirjat sijaitsevat tietyssä kansiossa;
- laaditaan luettelot tapauksista lajiteltuina;
- kaikki oikein valmistetut tapaukset lähetetään varastoitavaksi arkistoon, joka yleensä esitetään erillisenä huoneena, jossa on suuri määrä käteviä telineitä.
Menettelyn suorittaa vain valtuutettu henkilö, jolla on organisaation johtajan tarvittavat valtuudet. Jos asiakirjojen arkistointia koskevia sääntöjä rikotaan tai asiakirjat menetetään kokonaan, kyseinen yrityksen työntekijä on vastuussa havaituista rikkomuksista.
Nimikkeistön kokoamisen ominaisuudet
Jos yrityksellä on todella paljon papereita, asiakirjoja arkistoitaessa organisaatiossa kootaan tapausten nimikkeistö. Jatkossa sen avulla on helppo löytää oikea asia lukuisista kansioista.
Laadittaessa tapausluetteloa on ilmoitettava seuraavat tiedot:
- erityistapauksen hakemisto, jota edustaa annettu ehdollisuus, tämän numeron ensimmäinen osa on osastokoodi, josta asiakirjat vastaanotettiin;
- tapauksen nimi;
- kansioon tallennettujen papereiden lukumäärä;
- ajanjakso, jonka kuluessa nämä asiakirjat on säilytettävä lainsäädännöllisten vaatimusten perusteella;
- esimerkiksi muistiinpanoja, jotka vastuuhenkilö on jättänyt, esimerkiksi voit ilmoittaa, että tietyllä tapauksella on ylimääräinen sähköinen versio.
Pienissä organisaatioissa, joissa arkistoon ei siirretä vuosittain liikaa asiakirjoja, tapausten nimikkeistöä ei ehkä laadita.
Arkistoasetuksen julkaisemista koskevat säännöt
Suurissa yrityksissä arkisto esitetään erillisessä huoneessa, johon on pitkään tallennettu valtava määrä tiedostoja ja asiakirjoja. Samanaikaisesti organisaatiossa työskentelee yksinomaan asiakirjojen arkistointiin erikoistunut asiantuntija. Jotta hänen työnsä olisi selkeästi säännelty, yritysjohtajat julkaisevat ja konsolidoivat usein erityisen "Arkistoa koskevan säännön". Sen käyttöä koskevat säännöt sisältävät:
- ilmoitetaan, millaisen työn vastuuhenkilön tulee suorittaa;
- annetaan säännöt asiakirjojen siirtämiseksi eri osastoista arkistoon;
- luettelee luettelon rekisteröintiä koskevat säännöt ja tapausten nimikkeistön;
- syötetään tiedot arkistoon siirrettyjen papereiden oikeasta valmistelusta;
- on ilmoitettu, että nimitetty työntekijä tulisi osallistua asiakirjojen kokoonpanon ja niiden toteuttamisen yhteensovittamiseen.
Jos arkistotyöntekijä toteaa, että asiakirjoissa on rikkomuksia, paperit lähetetään tarkistettavaksi yrityksen asianmukaiselle osastolle. Jos virheitä tai puutteita ei ole, paperit hyväksytään ompelemiseen. Jos tietoja on vaikea lukea, asiakirjasta tehdään kopio.
Arkistovaatimukset
Jokaisen yrityksen tulee ottaa huomioon perusvaatimukset asiakirjojen oikealle arkistoinnille organisaatiossa. Kirjanpitoon olisi sovellettava lain perusedellytyksiä. Suurissa yrityksissä arkistoa edustaa erillinen huone, joka on suojattava yrityksen työntekijöiltä tai asiattomilta. Siksi tämän yksikön luomisessa otetaan huomioon seuraavat vaatimukset:
- tilat on eristettävä muista osastoista ja toimistoista;
- se synnyttää palo- ja murtohälytyksen;
- tämän huoneen koko riippuu siitä, kuinka monta asiakirjaa siirretään arkistoon vuosittain;
- erityiset pitkät telineet on asennettu huoneeseen, ja on suositeltavaa valita metallirakenteet;
- telineiden välillä on etäisyys, joka ei saa olla pienempi kuin 75 cm;
- hyllyjen pituus voi olla erilainen ja riippuu kattojen korkeudesta;
- Lisäksi huoneeseen on asennettu erityisiä kassakaappeja, joissa arvokkaimmat ja tärkeimmät asiakirjat sijaitsevat.
Kussakin yrityksessä valittujen tilojen pinta-ala voi olla täysin erilainen, koska eri tekijät otetaan huomioon tässä.
Kuinka asiat valmistellaan oikein?
Kirjanpitoasiakirjojen arkistointi on sallittua vasta näiden asiakirjojen pätevän alustavan valmistelun jälkeen. Siksi ennen tämän tai toisen paperin lähettämistä arkistoon, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:
- aluksi vastuuhenkilön on varmistettava, että todella siirrettyä dokumentaatiota ei vaadita yrityksen nykyisen toiminnan suorittamisessa;
- kuvataan asiakirjat ja suora tapaus;
- suoritetaan tutkimus sen varmistamiseksi, että asiakirjat ja tapaukset ovat todella arvokkaita, joten niitä on säilytettävä yrityksessä tietyn ajanjakson ajan;
- Tarvittaessa asiakirjat arkistoidaan, kopioidaan tai mukautetaan ja siirretään vasta sitten arkistoon.
Palkattuihin työntekijöihin liittyvät määräykset, joilla on erilaiset varastointiajat, on vahvistettava eri tapauksille, koska jos ne ovat sekoitettuja, tiettyjen asiakirjojen tuhoaminen voi aiheuttaa hämmennystä.
Kyselyjen käsittelyn vivahteet
Organisaation työn aikana muodostuneiden henkilöstöasiakirjojen ja muiden asiakirjojen arkistoinnista vastaa vastuussa oleva työntekijä, joka saa toiminnastaan tietyn palkan. Jos yrityksen päällikön tai muiden työntekijöiden on tutkittava kaikkia arkistossa olevia asiakirjoja, heidän on haettava nimetylle henkilölle erityinen pyyntö.
Tiedot arkistosta annetaan arkistovarmenteen, kopion tai otteen muodossa. Todistus esitetään asiakirjana, joka sisältää arkistotiedot pyydetystä aiheesta.
Arkistoitu kopio esitetään toistamalla tekstiä tai kuvaa arkistoon tallennetusta asiakirjasta. Lisäksi se tarjoaa hakutietoja.
Sanatarkka ote toistaa vain tietyn osan dokumentaatiosta. Tätä varten pyynnön esittäneen työntekijän on ilmoitettava, mitä erityisiä kyselyä koskevia tietoja vaaditaan.
johtopäätös
Monet yrityksen työskentelyn aikana luodut asiakirjat on säilytettävä pitkään. Optimaalisten olosuhteiden luomiseksi yritykselle luodaan arkisto, jonka esittelee erillinen rakenneyksikkö. Lisäksi nimitetään vastuuhenkilö, joka vastaa asiakirjojen hyväksymisestä arkistoon. Sama asiantuntija vastaa muiden työntekijöiden ja johtajien pyyntöihin.
Dokumentaatiota arkistoitaessa on otettava huomioon tietyt säännöt ja vaatimukset, jotka antavat paperin oikein jäsentää ja tarjoavat sille ihanteelliset säilytysolosuhteet.