Aikanaan paperityö (asiakirjojen hallinta) on siirtymässä vähitellen paperimuodosta digitaaliseen. Tässä suhteessa jokaisella nykyaikaisella koulutetulla henkilöllä tulisi olla käsitys "sähköisen asiakirjan" käsitteestä ja sen soveltamisen ominaisuuksista. Tarkastellaan tätä ilmiötä yksityiskohtaisemmin ja selvitetään myös, mikä on EDS.
Mitä kutsutaan asiakirjaksi
Ennen "sähköisen asiakirjan" käsitteen ja rakenteen pohtimista on syytä palauttaa mieliin sen edeltäjä.
Laajassa merkityksessä tämä on aineellisen maailman esineen nimi, jossa tieto sisältyy kiinteään muotoon.
Kapeammassa merkityksessä asiakirja on tietoväline, joka vahvistaa merkittäviä tosiseikkoja ja esitetään eri muodoissa (teksti, kuva, ääni tai videotallenne sekä niiden yhdistelmät). Se on suunniteltu tallentamaan ja siirtämään tietoja ajassa ja tilassa.
Jokaisessa asiakirjassa on tiettyjä yksityiskohtia, joiden avulla se voidaan tunnistaa.
Jos tällainen tietoväline sisältää vääriä tietoja tai kun se luotiin, vakiintuneita lainsäädäntöä rikottiin, sitä kutsutaan väärin (väärennös) eikä sillä ole laillista voimaa.
Luotettavan tiedon kantoaaltojen joukkoa kutsutaan dokumentoinniksi. Se muodostetaan niiden keskittymisen perusteella tiettyyn aiheeseen, ilmiöön, prosessiin, henkilöihin, instituutteihin jne. Tällaisten välineiden luomis- / suunnitteluprosessia kutsutaan dokumentointiin. Siihen sitoutuneena on välttämätöntä ottaa huomioon nykyisen lainsäädännön normit ja noudattaa kansallisia laatintasääntöjä. Muista myös kääntäjän pätevyys. Joten päämiehellä on oikeus vahvistaa kypsyystodistus, mutta hän ei voi allekirjoittaa yliopistotutkintoa. Tarkemmin sanottuna se voi, mutta sellaisella asiakirjalla ei ole laillista voimaa.
Toinen tärkeä käsite tässä aiheesta on "paperityöt". Tämä on joukko töitä, jotka dokumentoivat esineen johtamistoiminnan ja järjestävät siinä edellä mainittujen tietovälineiden liikkumisen.
Eri historiallisina ajanjaksoina tämä prosessi toteutettiin eri materiaaleilla. Nämä olivat savitabletit, kivi, papyrus, nahka, puu, koivunkuori jne. Vähitellen ne korvattiin kaikilla paperilla.
Kantaja-aineen tyypin mukaan erotetaan nykyään:
- perinteiset paperityöt (paperi);
- sekoitettu (paperi + elektroniset tietokoneet);
- elektroninen (digitaalinen).
Asiakirjat voivat niiden sisällöstä ja tarkoituksesta riippuen suorittaa useita toimintoja:
- Laillista.
- Hallinta.
- Sosiaalinen.
- Kulttuurisia.
- Historic.
- Tietoa.
- Kommunikatiiviset.
"Sähköisen asiakirjan" käsitteen kehittäminen
Tietokoneiden keksinnän jälkeen ihmiskunta on alkanut etsiä tapaa siirtyä paperittomaan dokumentointiin. Neuvostoliitossa alkoi jo kahdenkymmenennen vuosisadan 70-luvulla harkita tällaisen toimistomallin luomista. Totta, silloin "sähköisen asiakirjan" (ED) käsitettä ei vielä ollut. Sen sijaan käytettiin nimeä "koneella luettava väline".
1980-luvun puoliväliin mennessä tällaista tekniikkaa ei ollut vielä kehitetty kokonaan. Mutta tuolloin ”sähköisen asiakirjan” käsitteen sisältö oli jo määritelty lainsäädännössä. Totta, silloin sitä kutsuttiin myös "koneellisesti luettavaksi". GOST 1984: ssä tämä oli asiakirjan nimi, joka soveltui siihen sisältyvien tietojen automaattiseen lukemiseen.
Laajan tietokoneistamisen alkaessa yhdeksänkymmentäluvulla ja kahdella tuhannesosalla tämä käsite saavutti vähitellen nykyisen merkityksensä.
Mitä asiakirjaa kutsutaan tänään "sähköiseksi"
Nykyaikaisella "sähköisen asiakirjan" käsitteellä on useita tulkintatapoja, jotka heijastuvat lainsäädäntökehykseen. He ovat kuitenkin kaikki läheisesti ymmärtäneet tämän ilmiön olemusta ja vaativat tällaisten komponenttien olemassaoloa:
- digitaalinen tallennusmuoto;
- tietojen tallennus sähköisille välineille, joiden avulla ihminen voi lukea ja ymmärtää niitä.
Tämän perusteella voidaan määritellä tarkasteltava käsite yleisesti.
Sähköinen asiakirja on asiakirja, jonka tiedot (mukaan lukien yksityiskohdat) tallennetaan digitaalisen datan muodossa. Esimerkiksi merkistöinä, ääninä, kuvina tai niiden yhdistelminä.
ED voidaan luoda, tallentaa, siirtää ja muuntaa digitaalisin keinoin ihmisille ymmärrettävään visuaaliseen muotoon.
Tällaisen asiakirjan etu
Kuten paperikopio, ED suorittaa samat toiminnot. Sillä on kuitenkin useita ominaisuuksia, jotka tekevät siitä lupaavamman tietovälineen:
- Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot muokataan helposti ja nopeasti.
- Tällaisia asiakirjoja voidaan teoriassa säilyttää ikuisesti.
- ED-tekniikka yksinkertaistaa, nopeuttaa ja vähentää paperityöprosessien kustannuksia.
- Tällaiset asiakirjat voidaan allekirjoittaa ja lähettää etänä, hukuttamatta aikaa henkilökohtaisiin kokouksiin.
- Voit nopeasti saada tarvittavan määrän ED-esiintymiä. Lisäksi kaikilla niillä on oikeusvoima.
ED: n ominaisuudet. metadata
"Sähköisen asiakirjan" käsitteelle on ominaista kolme ominaisuutta:
- Sisältö on sen teksti-, graafinen tai äänikomponentti.
- Konteksti on tietoa dokumentoidun tiedon suhteesta muihin ED, fyysisiin tai oikeushenkilöihin.
- Sähköisen asiakirjan rakenne on sisäinen ja ulkoinen. Ensimmäisessä tapauksessa puhumme suoraan ED: n sisällöstä. Toisessa - ympäristöstä, jossa se on (tallennusväline, itse tiedoston muoto jne.)
"Sähköisen asiakirjan" käsite määritellään sen metatiedoissa. Tämä on nimen nimi kaikista ED: n ominaisuuksista ja sen sosiaalisesta varmuudesta.
Metatiedot ovat olennainen osa minkä tahansa sähköisen asiakirjan tallennusprosessia. Ne sisältävät osia oikeudellisesta, liiketaloudellisesta, organisatorisesta ja menettelyllisestä todisteesta ED: n eheydestä ja sen aitoudesta.
Yksityiskohdat ED
Toinen tärkeä näkökohta "sähköisen asiakirjan" käsitteessä - yksityiskohdat. Tämä on eräänlainen analoginen lomake, joka sisältää kaikki tiedot ED: n luomisesta.
Näitä ovat:
- Sähköisen asiakirjan nimi.
- Kokoamispäivämäärä ja -paikka sekä kaikki painokset (jos sellaisia on).
- Tiedot ED: n kääntäjästä tai kääntäjistä.
- Tiedot asiakirjan turvatasosta.
- Tiedot, joiden avulla voidaan määrittää ED: n sähköisen digitaalisen allekirjoituksen aitous, aitous ja luotettavuus.
- Tämän asiakirjan avaamiseen tarvittavat ohjelmat. Kyse on sen muodosta. Tietokonepiratismi on kukoistava kotimaassa. Tässä suhteessa suurin osa PC-käyttäjistä käyttää lisensoimattomia ohjelmistoja eivätkä aina epäile, että maksetut Microsoft Office -ohjelmat tukevat kaikkien rakastettuja .doc, .xls ja .ppt. Joten normaaleissa olosuhteissa joudut maksamaan niiden käytöstä, etkä lataa hakkeroituja versioita. Siksi nykyään eniten käytetty, universaali ja mikä tärkeintä, ilmainen ED-muoto maailmassa on .odt. Sen suosio sai Microsoftin jopa upottamaan kyvyn lukea sitä ohjelmistoonsa. Tämän muodon tärkeimpiä etuja on yhdistelmä sellaisten ohjelmien kuten Word, Excel, PowerPoint ominaisuuksia.
- Digitaalinen allekirjoitus.
Digitaalinen allekirjoitus
Kuten edellä jo mainittiin, yksi "sähköisen asiakirjan" käsitteen tärkeimmistä komponenteista on rekvisiitit. Erityisesti digitaalinen allekirjoitus, joka käännetään englanniksi "digitaaliseksi allekirjoitukseksi".
Tämä on ED-tarkkailutavan nimi, joka saadaan elektronisen datajoukon salauksen muuntamisen tuloksena.Tämän allekirjoituksen avulla voit tunnistaa allekirjoittaneen henkilön ja vahvistaa koko asiakirjan eheyden.
Nykyisen lain mukaan EDS: llä rinnastetaan "märkä" allekirjoitus paperilla.
On tärkeää huomata, että "sähköisen asiakirjan" käsitteen ja digitaalisen allekirjoituksen välillä on ehjä yhteys. Loppujen lopuksi ensimmäisen oikeudellisen voiman antaa toisen läsnäolo.
Jokaisella EDS: llä on henkilökohtainen sertifioitu avain, joka on ainutlaatuinen 264 bitin kokoinen numero. Saadaksesi sen, sinun on otettava yhteyttä erikoistuneeseen yritykseen, jota on tänään melko paljon. On syytä muistaa, että sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella on tietty voimassaoloaika ja erilaiset turvallisuustasot.
Kun rekisteröidään sähköinen digitaalinen allekirjoitus, sama henkilökohtainen avain tallennetaan asiakkaan muistitikulle. Se toimii vain yhdessä julkisen avaimen kanssa - toinen ohjelma, jota toisen ja kolmannen osapuolet käyttävät todentamaan vastaanotetun asiakirjan digitaalisen allekirjoituksen.
Tiedot ovat digitaalisessa varmenteessa, joka sisältää tietoja omistajasta, hänen rekisteröintinumeroaan (ei pidä sekoittaa yksityiseen avaimeen) ja digitaalisen allekirjoituksen kestoa.
Sähköistä allekirjoitusta käyttämällä voit lähettää etäyhteydessä asiakirjoja yliopistoille (joskus jopa ulkomaisille), suorittaa pankkitapahtumia, maksaa veroja ja osaa kuntajärjestöjen valtion laitosten palveluista.
On kuitenkin useita tapauksia, joissa sähköistä asiakirjaa ja siinä olevaa allekirjoitusta ei pidetä laillisena. Esimerkiksi perintötodistuksen hankkiminen tai siirtoasiakirjojen antaminen.
Sähköisten asiakirjojen tyypit
Tällä hetkellä ED: n luokittelua ei ole kaukana. Useimmiten tällaiset asiakirjat jaetaan tyyppeihin seuraaviin luokkiin:
- Sisältötyyppi: teksti, grafiikka, ääni, animaatio ja multimedia ED.
- Esteettömyysaste: avoin ja piilotettu. Ensimmäisen tyyppiset asiakirjat eivät sisällä mitään salaisia, minkä vuoksi ne ovat julkisia ja kaikkien luettavissa. Tämä on laitteiden tai tuotteiden koostumus, lisenssisopimukset, hinnastot jne. Tekniset tiedot. Piilotettuja ED-tiedostoja voi lukea vain tietty kapea ihmisryhmä. Yleensä ne sisältävät kaupallisia tai jopa valtionsalaisuuksia edustavia tietoja. Tämä voi olla kartta salaisten sotilasyksiköiden sijainnista, piirustukset patentoidusta laitteesta tai lääkkeen koostumuksesta, tiedot yksityishenkilön tai oikeushenkilön pankkitililtä jne.
- Sähköisen digitaalisen allekirjoituksen (EDS) olemassaolo / puuttuminen. Asiakirjan laillisuus / lainvastaisuus riippuu tästä.
- Asenne tiettyyn alaan. Yleisesti hyväksytyt sähköiset asiakirjat (muoto ja sisältö ovat samat kaikilla soveltamisalueilla) ja kapeasti erikoistuneet korostetaan.
ED: n merkit
Tarkasteltuaan sähköisen asiakirjan käsitettä ja tyyppejä on syytä kiinnittää huomiota sen erityispiirteisiin. Ne erottavat ED: n muista materiaalimaailman kohteista.
- Sisällön semantiikka. Jokainen tämän tyyppinen asiakirja on välttämättä järkevä, eikä se ole satunnainen joukko kuvia, ääniä tai symboleja.
- Vakaa materiaalimuoto.
- Täydellisyys ja eheys.
- Keskity sovelluksiin sosiaalisessa viestinnässä.
Oikeudellinen näkökohta
Kun on harkittu ominaisuuksia, yksityiskohtia, ominaisuuksia, sähköisen asiakirjan käsitettä, rakennetta ja sen tyyppejä, on syytä tutkia tarkemmin tämän asian juridista puolta.
Jos ED on laadittu kaikkien lakimääräysten mukaisesti ja sen allekirjoituksella on kaikki tarvittavat todistukset, niin sillä on oikeudellinen voima, joka on yhtä suuri kuin paperiltaan vastaava.
Luonnollisesti jokaisessa osavaltiossa "sähköisen asiakirjan" käsitteen oikeudellinen sääntely on hiukan erilainen, mutta nämä ovat pienimuotoisia.Yleensä eri maiden lainsäädäntö on yhtä lojaalia ED: lle, koska nykyään tällainen toimistotyö on jo kauan saavuttanut kansainvälisen tason. Tässä suhteessa saadaan paradoksi. Jotkut valtiot ovat enemmän huolissaan ulkoisesta sähköisestä asiakirjojen hallinnasta. Samalla se voi olla melkein kehittymätön valtiossa. Tässä on niin liioiteltu analyysi nykyaikaisen atk-lukutaidon tasolle. Hänen kanssaan henkilö osaa asentaa erilaisia sovelluksia Androidiin, mutta ei tiedä Exel-taulukoiden kanssa työskentelemisen perusperiaatteita.
Digitaalisen toimistotyön ominaisuudet
Paperiin verrattuna digitaalisella toimistotyöllä on useita merkittäviä etuja:
- Tarjoaa operatiivisen rekisteröinnin, kirjanpidon, tallentamisen ja pääsyn sähköisiin asiakirjoihin.
- Vaatii vähemmän rahoitusta.
- Tarvitsee minimialue arkiston sijoittamiseksi. Itse asiassa kaikki valtavan yrityksen asiakirjat on sijoitettu kiintolevylle pussitaskussa.
- Sähköisen toimistotyön avulla henkilöstön tuotantokustannukset vähenevät.
- Tietojen levittämisen nopeus monien käyttäjien keskuudessa kasvaa.
- ED voi sisältää tekstin ja kuvien lisäksi myös multimediatietoja. Ja tämä on erittäin tärkeää, jos yrityksen työ liittyy yksityisiin esittelytapahtumiin.
On syytä huomata, että paperiasiakirjojen käyttö on usein sallittua sähköisessä toimistotyössä. Ensisijaisuus tässä tapauksessa on kuitenkin juuri ED: lle.
Suurin osa nykypäivän maailman yksityisistä ja julkisista organisaatioista pyrkii poistamaan asiat asteittain paperitehtävistä. Mutta jopa erittäin kehittyneissä maissa tämä on vielä kaukana. Loppujen lopuksi tämä on erittäin pitkä ja kallis prosessi.
Tutkimme sähköisen asiakirjan ja sähköisen dokumenttien hallinnan käsitteitä, lajittelimme kaikki aiheen vivahteet. Toivomme, että tiedot olivat hyödyllisiä sinulle.