Što je to - upravna aktivnost? Zašto je to potrebno? Kako izgleda ova vrsta aktivnosti? Je li moguće ovdje susresti "zamke"? Na ta i brojna druga pitanja dat će se odgovor u okviru današnjeg članka.
Opće informacije
O bilo kojoj tvrtki možemo reći da postoji nekoliko funkcija bez kojih je nemoguće. To je neovisno o tome što struktura čini. Oni uključuju administrativni posao. To je aksiom bez kojeg je sada uspješna aktivnost nemoguća. Stoga, uzimajući to u obzir, potrebno je razgovarati o najznačajnijim obavljenim funkcijama, o pozicijama, mjestu i ulozi u strukturi poduzeća. Općenito, administrativna djelatnost je vrlo tipičan posao. Iako se određeni sadržaj razlikuje ovisno o ciljevima s kojima se tvrtka trenutno nalazi, o veličini i raspoloživim resursima. Ali trebali biste započeti s definicijom. Administrativno poslovanje je posao povezan s organizacijom rada zaposlenika, odjela i službi poduzeća radi postizanja visokih organizacijskih performansi. Obuhvaća sve razine.
klasifikacija
Aktivnosti administrativne i gospodarske potpore mogu se podijeliti na:
- U tijeku je pružanje aktivnosti. To je kupovina pribora i materijala, uredske opreme, uređaja i namještaja u ispravnom stanju, popravak i preventivno održavanje ako je potrebno, pružanje komunikacija i obavljanje velikih jednokratnih kupovina.
- Tok dokumenta. Pod tim se podrazumijeva razvoj sustava razmjene papira, održavanje arhiva, knjižnica, baza podataka.
- Rad zgrade, prostorija i teritorija. Pod tim podrazumijevamo čišćenje, napajanje električnom energijom, vodovod, manje popravke u domaćinstvu, dizajn izgleda, uređenje okolice, uređenje okoliša.
- Organizacijski rad. To uključuje događaje, uređenje radnih mjesta, dvorane za sastanke, ugostiteljstvo za zaposlenike, usluge prijevoza, osiguranje zaposlenika i tvrtke, selidbu.
- Osiguravanje odnosa s trećim stranama. Primjer je interakcija s vladinim agencijama, iznajmljivačima i dobavljačima.
- Osoblje za interno informiranje. To uključuje organiziranje obavijesti o novim dokumentima, nadzor izvršenja naloga, organiziranje i održavanje ažurnih oglasnih ploča, izdavanje internih korporativnih publikacija (letaka, biltena, novina), slanje poruka, organiziranje internih izložbi i muzeja.
Kao što vidite, administrativna i gospodarska aktivnost ne miruje i tuče se na stražnjim vratima.
Nijanse dovršavanja zadataka
Čitatelj treba obratiti pažnju na činjenicu da su neke funkcije stalne, dok su druge predstavljene kao jednokratne zadaće. No, unatoč tome, svega se toga treba zapamtiti i po potrebi razgovarati s zaposlenicima. Napokon, možda će biti potrebno da se izvrši, iako jednokratni, ali globalni zadatak, kao što je organiziranje poteza. I u ovom slučaju ne bi trebalo postojati pitanje s pitanjem "tko će sve to provesti". Stručnjak za administrativne i gospodarske djelatnosti trebao bi dobro razumjeti da mu je glavna svrha osigurati ugodno i nesmetano funkcioniranje svih usluga tvrtke.Glavni zadatak je pomoći ostatku jedinica da ispune proizvodni plan, bez obzira na sve. Stoga se gornji popis funkcija može i smanjiti i proširiti. Sve ovisi o konkretnoj situaciji.
O utjecaju različitih čimbenika
Sljedeći čimbenici utječu na specifičan popis izvršenih funkcija:
- Veličina tvrtke
- Specifičnosti aktivnosti.
- Ciljevi tvrtke.
- Korištenje vlastitih / posuđenih sredstava i resursa.
Ono što je dobro za mala poduzeća može biti vrlo neučinkovito za srednju strukturu. Dobro je ako uprava može shvatiti da postoje problemi i potrebna je određena reorganizacija tvrtke.
Kako definirati funkcije i zadatke?
Dakle, postupno smo došli do zaključka da administrativnu podršku organizacije treba provoditi u skladu s potrebama. Ali kako odrediti one određene funkcije i zadatke koje će trebati obaviti? Evo kratkog vodiča za radnju:
- Provodi se analiza trenutnog položaja poduzeća i utvrđuju nedostajuće funkcije.
- Smjer kretanja formira se na temelju prihvaćenih ciljeva tvrtke.
- Navedene su specifičnosti poduzeća i kako utječe na provedbu zadataka.
- Izračunava se izvedivost samostalnog izvođenja određenih radova ili privlačenjem vanjskih dobavljača.
- Pitanja o podređivanju rješavaju se.
- Određuje se najbolji format za provedbu potrebne funkcije (dodjela jednog zaposlenika, odjela ili cijele službe).
Nažalost, format članka, nažalost, neće dopustiti da u potpunosti razmotri sve i svašta. Stoga će organizacija poslova za zaposlene biti uzeta kao jedan predmet proučavanja. Doista, oni često moraju obavljati višefunkcionalne zadatke, a zbog neusklađenosti djelovanja različitih jedinica nastaju različiti problemi.
Organizacija poslova
Taj se događaj ne događa svaki dan. Stoga u ovom slučaju obično nema propisa. Zadaci se rješavaju prema situaciji, vrlo često u hitnom načinu rada. U ovom su slučaju potrebni posebni nalozi za administrativne aktivnosti. Primjerice, uvođenje pravila za organiziranje novog radnog mjesta omogućit će nam da cijeli proces planiramo na papiru, shvatimo kako se može optimizirati, što i u kojem redoslijedu treba poduzeti. To se posebno odnosi na one tvrtke koje su si postavile za cilj aktivni razvoj. To se vrlo često povezuje s proširivanjem osoblja i za ovaj je slučaj potrebno imati dobro razvijenu nabavu.
Prvi koraci
U početku je potrebno napraviti opis radnog mjesta. Trebao bi sadržavati popis potrebne opreme i namještaja. Ali ne samo nešto slučajno i prvo okrenuto od ruke, već nešto što se koristi na tipičnom radnom mjestu. Moguće je provesti gradaciju ovisno o razini položaja i dodijeliti najvišu menadžersku vezu, menadžere srednje razine i izvršitelje. Ili možete nadograditi na specifičnosti aktivnosti. To je prisutnost posjetitelja, upotreba dodatne opreme, inventara, posebni zahtjevi za temperaturu u prostoriji, trenutna rasvjeta i slično. U idealnom slučaju, za svaki post treba napisati opis. Ali to je također vrlo naporan posao. Stoga se u prvoj fazi možemo ograničiti na pripremu standardnog opisa. Na primjer, za laboratorijske radnike potrebno je osigurati dovoljno osvjetljenja i određeni temperaturni režim. Zaposlenici u službi za korisnike moraju imati mjesta za čekanje. Za računovođe mora se osigurati sef.
Koje ćete sve napamet imati na umu?
Administrativni plan trebao bi raditi na brojnim pitanjima.Na primjer, što je bolje imati stalno na zalihama ili ih treba nabaviti nakon primanja podataka o novoj osobi koja ide na posao. Na primjer, u slučaju inventara poželjno je imati malu pričuvu. Uostalom, čak i radnim zaposlenicima će trebati. Također možete prisustvovati stolovima sa stolicama. Dok je rezervno računalo već pretjerano. Skupo je i brzo zastarijeva, a nije ga moguće pohraniti bez posla. Općenito, vrlo bi dobro rješenje bilo sastaviti matricu cijelog poslovnog procesa, u njemu su naznačeni svi odjeli koji su uključeni u proces. U tom slučaju možete jednostavno i jasno zabilježiti gdje i u kojem vremenskom okviru morate nešto učiniti. To je važno, uostalom i zbog činjenice da se propusti često javljaju zbog propusta u prijenosu podataka. Uostalom, ako ne postoje odgovarajuće početne informacije, čak ni najbolji nalozi o administrativnim i ekonomskim aktivnostima neće moći u potpunosti udovoljiti postojećim zahtjevima.
Drugi pristupi
Ali ne biste se trebali ograničiti samo na to. Na primjer, pri interakciji s zaposlenicima možete kreirati dnevnik zahtjeva. Zatim se u njega upisuju dolazna objašnjenja i zatim prenose određenom izvršitelju na izvršenje. U ovom je slučaju potrebno povremeno pregledavati i nadzirati status provedbe. Može biti važno i za poticanje zaposlenika na kvalitetu i brzinu obrade aplikacija. Ako postoji opravdana pritužba da jedan od zaposlenika loše obavlja svoje dužnosti, to bi trebalo završiti kaznom izvođača. Da bi se osigurala pravičnost, vrlo je preporučljivo postaviti norme. U tom je slučaju potrebno sastaviti cjelovit popis mogućih prijava s nadopunom u slučaju presedana. A onda se za svaku stavku razvija vlastita norma. Iako se vrlo često ne daju standardi modela. Stoga tvrtke postavljaju vlastite vrijednosti na temelju specifičnosti svojih aktivnosti i trenutnih zadataka. Na primjer, ako se primi poruka da je žarulja izgorjela, tada se dodjeljuje jedan radni dan za rješavanje ovog problema.
Rezimirajući gore navedeno
Kao što vidite, organizacija administrativnih i gospodarskih aktivnosti ima svoje "zamke", koje na prvi pogled nisu vidljive. Prilikom izrade propisa i radnih mjesta mora se uzeti u obzir prilično velik broj informacija. To se odnosi na ciljeve tvrtke, njegove specifičnosti i veličinu. Detaljno planiranje i jasno propisivanje poslovnih procesa omogućit će nam uspješno rješavanje problema zahvaljujući uspostavi adekvatne procedure za obavljanje poslova. Upravljanje administrativnim i poslovnim aktivnostima predviđa da svi koji su uključeni u izvršavanje i kontrolu postupka moraju biti upoznati s teorijskim opravdanjem za njegovu provedbu. Uvijek treba imati na umu da kompetentno vodstvo može dramatično poboljšati učinkovitost postupka. Nije važno što je to - o administrativnim i ekonomskim aktivnostima osnivanja državnih tijela, neprofitne strukture ili privatnog poduzeća - dobro upravljanje ima veliku razvojnu rezervu. I to treba iskoristiti.
zaključak
Dakle, smatralo se što čini administrativne aktivnosti. Naravno, informacije navedene u ovom članku nisu dovoljne da odmah postanete dobar menadžer. Čak ni jednostavan uvod u pametne knjige neće biti dovoljan. Doista, u ovom se pitanju mora razumjeti i praktični aspekt provedbe aktivnosti. Knjige neće reći o postojanju apsolutno svih "zamki", potrebno je popuniti kvrge i steći iskustvo sami.