Kada je u pitanju produktivnost, svi smo suočeni s istim problemom - samo 24 sata dnevno. Ipak, čini se da neki ljudi imaju dvostruko više vremena ili imaju natprirodnu sposobnost da se drže svega planiranog. Čak i kad istodobno upravljaju s nekoliko projekata, tada će, usprkos poteškoćama, sigurno ostvariti svoje ciljeve.
"Vrijeme je jedini kapital koji obična osoba ima, i jedino što si ne može priuštiti da izgubi", rekao je Thomas Edison.
Svi želimo izvući maksimum iz života. Vjerojatno ne postoji bolji način da to postignete nego da pronađete način kako upravljati svojim dragocjenim vremenom. Produktivni ljudi to znaju i pokušavaju izvući najučinkovitije iz svakog sata, ne ulažući puno napora. Da bi to učinili, koriste jednostavna pravila koja su vrlo jednostavna za implementaciju. Tako jednostavno da danas to možete učiniti. Ovi životni hakovi pomoći će vam da izgradite karijeru.
Borba protiv tiranije hitnih poslova
Tiranija hitnih poslova je tendencija pojavljivanja malih zadataka koji sprečavaju ispunjenje onoga što je doista važno. To predstavlja veliki problem jer male tvrtke rijetko imaju ozbiljne prinose.
Ako podlegnete tiraniji hitnosti, tada ćete, gledajući unatrag, primijetiti da su prošli dani ili čak čitavi tjedni, ali ništa stvarno nije učinjeno. Organizirani i usmjereni na dobivanje rezultata, ljudi mogu razlikovati kada ih "uloviti muhe" odvraća od posla. Pokušavaju delegirati ili ignorirati zadatke koji ometaju uistinu važne aktivnosti.
Nikad ponoviti
Ljudi koji uspijevaju učiniti sve nikada se ne vraćaju svojim već dovršenim zadacima i ne odlažu stvari za kasnije - ovo je gubljenje vremena. Ako vam je nešto već privuklo pažnju (na primjer, telefonski poziv ili pismo), riješite taj problem na licu mjesta, prenesite ga nekome ili ga uklonite s popisa svojih poslova.
Jedite žabu
"Jesti žabe" figurativni je izraz autorstva Marka Twaina, što znači otpor prokrastinaciji. Drugim riječima, produktivni ljudi započinju svoj dan s najneugodnijim zadacima za njih. To vam omogućuje da ujutro završite s otežavajućim stvarima i učinite nešto inspirativno i uzbudljivo.
Prema Eisenhowerovoj metodi, popis obveza može se podijeliti u 4 kategorije:
- Zadaci koje ne želite raditi, ali ih zaista trebate obaviti.
- Zadaci koje želite obaviti, a zapravo ih trebate obaviti.
- Zadaci koje želite raditi, ali u stvari ih ne trebate obaviti.
- Zadaci koje ne želite raditi, a zapravo ih ne treba obaviti.
"Jedenje žaba", na temelju ove klasifikacije, odnosi se na "zadatke koje ne želite obavljati, ali zapravo ih trebate obaviti."
Odluka najtežeg posla za vas ujutro daje vam prednosti, jer ćete se time baviti, imajući bistriji um i miran ured. Sjetite se da posljednji put odustanete od "žabljeg zadatka" i umorite se i gubite volju sve više i više.
Nemojte pokušavati s više zadataka
Uspješni ljudi znaju da je multitasking glavni neprijatelj produktivnosti. Stalno prebacivanje iz jednog slučaja u drugi ubija vašu pažljivost, sposobnost pamćenja podataka i brzo započinjanje novog zadatka nakon dovršetka prethodnog. 2009. godine to je dokazala studija provedena na Sveučilištu Stanford (SAD).Znanstvenici su usporedili dvije skupine ljudi, od kojih se jedna sastojala od zloglasnih više zadataka, a druga - od ljudi koji su bili skloni mukotrpnom izvršavanju jednog zadatka. Pokazalo se da dio ljudi koji vjeruju da je realno raditi mnogo stvari paralelno ima znatno više poteškoća s organizacijom mentalne aktivnosti i teško je razlikovati relevantne podatke od nebitnih.
Priprema za sljedeći radni dan
Produktivni ljudi završavaju svaki radni dan s pripremama za sljedeći. Ta navika ima dvostruki učinak: pomaže vam da konsolidirate ono što ste učinili danas i daje vam jamstvo za isto produktivno sutra. To traje samo nekoliko minuta, ali uvelike olakšava jutro koje dolazi.
Priprema plana pomoći će vam da ne zaboravite na nešto značajno. Važno je da je negdje snimljena: u kalendaru, bilježnici ili spremljena na računalu. Najvjerojatnije, otkrit ćete da ćete morati s vremena na vrijeme odstupiti od unaprijed sastavljenog plana. Unatoč tome, njegova prisutnost pomoći će vam da bolje organizirate svoje vrijeme, pripremite se za projekte i pruži vam jasniju predstavu o svemu što trebate učiniti.
Sposobnost reći ne
Za osobu koja teži postizanju maksimalne učinkovitosti, vrlo je važno da je može odbiti. Odbijanje treba biti nedvosmisleno i izraženo riječima "ne", a ne zamagljenim izrazima poput "mislim da neću imati vremena" ili "nisam siguran da mogu". Neslaganje za preuzimanje novih obveza je poštivanje zadataka koji su vam već dodijeljeni. Kad shvatite da je zaista nemoguće svima ugoditi, započet ćete udobnije živjeti.
Studije na Kalifornijskom sveučilištu (SAD) dokazale su da što vam je teže riječ „ne“, veća je vjerojatnost da ćete biti pod stresom i depresijom. Naučite odbijati. Koliko god kontradiktorno zvučalo, povećavaće vašu produktivnost.
Odvojite vrijeme za provjeru e-pošte
Produktivna osoba nikada neće dopustiti da ga e-pošta odvrati od važnih stvari. Štoviše, on će koristiti sve značajke ovog sustava: rangiranje pisama po važnosti, kao i postavljanje zvučnih upozorenja za poruke ključnih dobavljača i kupaca. Neki čak koriste značajku telefonske sekretarice koja pošiljatelju govori kada će njegov zahtjev biti obrađen.
Tehnologija djeluje na ljude
Suvremena tehnologija kritizira zbog odvraćanja zaposlenika od procesa rada. Međutim, uz pravilnu upotrebu, oni mogu pomoći i uštedjeti vrijeme. Automatizacija ručnih procesa izvrstan je način za povećanje produktivnosti.
Koristite alate koji vam pomažu da posao bude što lakši. Aplikaciju kalendara možete koristiti na svom mobilnom telefonu za primanje podsjetnika na važne događaje, sastanke i sve vrste rasporeda. Shvatite postavke e-pošte Na primjer, za upotrebu s Outlookom možete koristiti aplikaciju Boomerang. Ovaj će vam alat za upravljanje e-poštom učiniti zgodnijim, pomoći u čišćenju spremnika arhiviranjem važnih poruka do trenutka kad vam zatreba.
