Proces pohrane ugovora povezan je s nekim problemima. Tako se događa da je za određivanje vrste dokumenta, vrste, termina i uvjeta njegove pohrane metoda uništavanja prilično teška. Svi su gore navedeni čimbenici regulirani zakonom, ali isti ugovor u različitim situacijama može imati različita razdoblja valjanosti, stoga često postoje problemi s određivanjem trajanja skladištenja. Za učinkovito i pravilno vođenje evidencije potrebno je jasno razumjeti postupak i zahtjeve zakonodavstva u ovom području kako bi se izbjegle novčane kazne ili kazne. U nastavku razmatramo rok trajanja kupoprodajnih ugovora u organizaciji.
Namjena skladištenja
Dostupnost ugovora u stalnom pristupu potrebna je ne samo za razdoblje kada se njihova valjanost nastavlja. Nakon toga trebaju im izvući sve podatke. Većina kontroverznih situacija u kojima jedna ili druga strana ne ispunjava svoje obveze rješava se na sudu ili u pretkrivičnom postupku predstavljanjem ugovora.
Pored toga, moguće je provoditi inspekcije u poduzeću od strane državnih regulatornih tijela. Oni mogu zahtijevati dokumente za određeno razdoblje, u ovom slučaju, neprimjerenim skladištenjem u organizaciji, kršenjem uvjeta njihovog uništavanja, mogu se izreći sankcije u obliku prilično impresivnih novčanih kazni. Prije svega, krivo je vodstvo koje ne kontrolira ovaj proces.
Stoga zaključujemo da skladištenje ugovora i ostale organizacijske i administrativne dokumentacije treba provoditi na odgovarajući način tijekom strogo dogovorenog razdoblja.
Uvjeti i vrste pohrane
Periodi skladištenja ugovora o radu u organizaciji različiti su. Prema sve ruskom klasifikatoru dokumenata svrstavaju se u organizacijske i administrativne dokumente. I uvjeti njihove valjanosti klasificirani su na isti način kao i rok trajanja svih dokumenata. U organizaciji odredite sljedeća razdoblja skladištenja ugovora:
- trajno;
- dugoročno (preko 10 godina);
- kratkoročna (do 10 godina uključivo).
Takav sustav, koji se čini da slijedi iz logike samih dokumenata, nije baš prikladan za uporabu. To često stvara zbrku i dovodi do ozbiljnih pogrešaka u uredskom radu.
Standardni sustav za pohranu
Češći je tip sustava za pohranu. U pravilu se u većini poduzeća ugovori dijele na više vrsta: osnovni (izravno povezani sa osnovnom djelatnošću poduzeća), ekonomski i radni.
Na primjer, koji je rok zadržavanja ugovora o uslugama u organizaciji? Prve dvije kategorije dokumenata nepovredive su ne više od pet godina. Ugovori o radu također imaju rok trajanja ne više od pet godina. Međutim, postoje iznimke. Na primjer, ako nema osobnog računa, ovaj dokument morat će se sačuvati 75 godina. Trajanje skladištenja ugovora o zakupu u organizaciji ovisi o razdoblju u kojem se sklapa.
Modelni i odjelni popisi
Standard navodi popis dokumenata koji se distribuiraju u većini organizacija, dok odjelni sadržavaju informacije razvijene za ovu agenciju.
Postoje različite vrste dokumenata. Popisi su regulatorni dokumenti koji se koriste za određivanje roka trajanja i odabir dokumenata za njihovo kasnije skladištenje ili uništenje.
Prilikom sastavljanja nomenklatura predmeta i određivanja uvjeta skladištenja ugovora obično se koriste tipični popisi koje odobravaju državna tijela, kao i nadležna ministarstva i odjeli. Rok trajanja ugovora o opskrbi u organizaciji je 5 godina nakon isteka.
Prijenos u arhivi
Postupak prijenosa dokumentacije kojoj je već istekao arhiv može imati male razlike u različitim organizacijama. U nekim je slučajevima uobičajen način na koji se dokumenti spajaju i stavljaju u metalni ormar, s ponosom nazvanim arhiva. Druge organizacije imaju arhivu, arhivist i odobrenu nomenklaturu poslova, a cijeli postupak ide u skladu s regulatornom dokumentacijom. Odnosno, postoje određena pravila za podnošenje dokumenata, njihovu registraciju i tako dalje.
Obje mogućnosti imaju pravo na postojanje, morate uzeti u obzir specifičnosti organizacije, obujam radnog tijeka i broj zaposlenih. U slučaju velike velike organizacije s velikim osobljem, bez korištenja odgovarajućeg sustava za pohranu dokumenata, u njima će se jednostavno utopiti. Opće pravilo koje se sve organizacije pokušavaju pridržavati, bez obzira na oblik vlasništva i broj zaposlenih, vrijeme je za prijenos dokumenata u arhivu.
Zaposlenici su dužni dokumente predati u arhivu ne ranije od određenog razdoblja, što ne ovisi o tome kada su im zapravo istekli. I obično se takvo arhiviranje događa početkom godine. Odnosno, čak i ako je ugovor istekao u veljači, još uvijek morate pričekati do sljedeće godine kako biste ga prenijeli u skladište. Koji je rok trajanja poslovnih ugovora u organizaciji? Minimalno dopušteno razdoblje je 5 godina.
Početak razdoblja skladištenja ugovora
Ovo je vrlo teško pitanje, budući da se upravo s tim datumom događa većina pogrešaka. Skladištenje ugovora u većini poduzeća isto je i započinje početkom kalendarske godine u kojoj ovaj dokument više ne vrijedi. Primjerice, postoji ugovor čiji je rok važenja istekao 15. srpnja 2010. godine. Treba ga čuvati pet godina, ali ne može ga se uništiti 15. srpnja 2015., već samo s početkom 2016. godine. Odnosno, rok počinje od 01.01.2011, a ne od srpnja prethodne godine. U pravilu, kako bi se broj pogrešaka sveo na najmanju moguću mjeru, ranijem se roku dodaje jedna godina. I tek nakon što je u organizaciji istekao ugovor, dokument se može uništiti.
Specifičnosti skladištenja u ugovoru
Kao što smo već rekli, postoje posebni dokumenti s uputama koji utvrđuju pravila i uvjete za prijenos u arhivu i pohranu. Još jednom podsjećamo da dokumentaciju treba čuvati u suhoj, prozračenoj prostoriji s određenim temperaturnim režimom. Mape s dokumentima trebaju se nalaziti na zatvorenim ili otvorenim policama. Ako je potrebno, arhiva treba imati posebne sefove za pohranu dokumenata označenih "komercijalnom tajnom". Iako nitko ne provjerava postupak pohrane dokumenata, tijekom provjere lako se otkriva nepostojanje određenih datoteka, pa je pravilno postavljanje sustava štednje u interesu poduzeća. Dakle, ugovorni rok za pohranu ugovora u organizaciji je istekao, a dokument treba uništiti. Kako to učiniti ispravno?
razaranje
Nemoguće je uništiti dokumente upravo tako. Prvo morate biti sigurni da je njihov rok važenja protekao. Tek nakon toga uništavanje je moguće, ali ovdje postoje zamke koje se moraju uzeti u obzir kako ne bi spadale pod kaznene mjere inspektora. Postupak izgleda otprilike na sljedeći način. Zaposlenici izvršavaju izbor svih dokumenata čiji je rok već prošao, zatim se vrši popis, šalje se izvještaj čelniku, sastavlja se akt o uništavanju, dokument potpisuju šef i odgovorne osobe. Tada se mape dodjeljuju za uništenje.Neprekidno čuvanje ugovora i ostale dokumentacije u arhivi je besmisleno, stoga, da se ne bi zagušili u dokumente, potrebno je redovito provoditi ovaj postupak.
Odgovornost i proveditelji
Glavna odgovornost glede svega što se tiče sigurnosti svih vrsta ugovora i ostalih dokumenata organizacije snosi, naravno, na čelu. On se kažnjava rublje kad se tijekom inspekcije otkriju kršenja. Slijede na popisu glavni računovođa, odvjetnik i zaposlenik koji je odgovoran za sigurnost dokumentacije. Ali te osobe, u najboljem slučaju počinjene neprimjerene radnje, kažnjava sam vođa, on je prvi koji ga je dobio. U praksi se u malim tvrtkama sustav kontrole i skladištenja ugovora dodjeljuje računovodstvenom odjelu, a računovođa zauzvrat imenuje određenu osobu zaduženu. Ponekad se pravni savjetnik organizacije imenuje kao osoba odgovorna za sigurnost dokumentacije. Ali to nije baš prikladno, jer odvjetnik može biti odgovoran samo za ugovore, a obično je vrlo površno upoznat s ostalim papirima. Taj je postupak najlakše utvrditi postoji li određena osoba obdarena odgovornošću i autoritetom. To osigurava maksimalnu točnost i preciznost u rukovanju dokumentima.
Primjer računovodstvenog i skladišnog sustava
Da biste bolje razumjeli značajke i rok trajanja ugovora u organizaciji, možete analizirati glavne točke na malom primjeru. Postoji zaposlenik (obično zaposlenik iz računovodstva) koji je odgovoran za držanje ugovora s izvođačima. On ih čuva u posebnoj mapi u kojoj se nalaze tijekom razdoblja valjanosti. Prilikom zatvaranja ugovora, on se prenosi u drugu mapu. U ovom se slučaju u pravilu sastavlja popis ili registar koji sadrži popis dokumenata i omogućava vam praćenje njihovog kretanja. Osim toga, tamo se primjećuje i vrijeme skladištenja, nakon čega se mogu uništiti. Na kraju regulatornog razdoblja dokumenti se uništavaju u skladu s već opisanim postupkom.
Sigurnost organizacijske i administrativne dokumentacije tvrtke u cjelini i ugovori posebno zahtijevaju promišljen, pažljiv i točan stav kako bi se izbjegli problemi. Zajedničko svim poduzećima i organizacijama je načelo organiziranja skladišta u skladu sa zakonom. To eliminira uporabu kazne u slučaju inspekcija. Interni dokumenti (akti, zalihe, registri, razne vrste ugovora) u obliku se mogu razlikovati u različitim organizacijama, ali to nije od temeljne važnosti.