Mi a munkaleírás? Ez a fontos dokumentum korlátozza a munkavállaló funkcionális kötelezettségeit, biztosítja hivatalos hatalmát, kötelező követelményeket állapít meg a megüresedett hely kérelmezője számára, bemutatja az állampolgárt elidegeníthetetlen (munkahelyi) jogainak, teljes felelősségének a cselekedetekért / mulasztásért, döntésekért. Ma bemutatjuk az adminisztratív igazgató munkaköri leírását. Nevezetesen, a dokumentum fő rendelkezéseivel, annak általános felépítésével és tartalmával. A történetünket a posta általános megismerésével kezdjük.
A helyzetről
Az adminisztratív igazgató egy teljes munkaidős egység, amely leginkább a nagyvállalatokra jellemző, kiterjedt irányítási rendszerrel. Mit csinál egy szakember? Leggyakrabban ez az igazgatóhelyettes adminisztratív munkában. A következők azonban gyakran tartoznak a hatáskörébe:
- Office;
- IT osztály;
- titkárság;
- archívumok és így tovább.
A tisztviselő hatálya
Az adminisztratív igazgatóság elsősorban szervezeti kérdésekkel foglalkozik. Egyes esetekben megbízatása és feladatai a következőket foglalják magukban:
- Biztonság a szervezetben.
- Vállalati etika.
- Munkafegyelem kérdése egy társaságban vagy vállalkozásban.
Igazgatási igazgató - kellően magas szintű vezető. Ennek a munkavállalónak a hivatalos kötelességei azt jelentik, hogy felhatalmazással rendelkezik az alárendelt egységei munkájának általános irányítására. És ez azt jelenti, hogy alkalmazottaik közvetlenül alá vannak rendelve ennek a tisztviselőnek. Ebből közvetlenül következik, hogy a közigazgatási igazgatókra meglehetősen szigorú képesítési követelmények vonatkoznak.
Jogi szabályozás
Általános szabály, hogy a munkaköri leírások elkészítésekor a szervezet személyzeti szolgálatának szakembereit a CEN (az egységes képesítési referencia útmutató a menedzser, a szakemberek és egyéb alkalmazottak számára) irányítja. A törvényt a Munkaügyi Minisztérium a 37. számú, 1998. évi rendelettel hagyta jóvá.
De a TSA-ban nincs adminisztratív igazgató (alkalmazott alkalmazási leírás). Ebből következik, hogy amikor egy dokumentumot készít e munkavállaló számára, a HR szakember támaszkodhat hasonló álláshelyekre vonatkozó aktusokra:
- Az üzleti egység vezetője;
- az iroda vezetője;
- fő (vezető) adminisztrátor;
- A levéltári osztály vezetője és így tovább.
Munkaleírási terv
Itt nincs szigorúan meghatározott minta. Az igazgatási munka helyettes igazgatójának munkaköri leírása azonban szükségszerűen a következő szakaszokat tartalmazza:
- Általános rendelkezések
- A tevékenység fő céljai.
- A szakember funkcionális felelőssége.
- A tisztviselő jogai.
- A munkavállaló felelőssége.
E dokumentum alapján felkérjük az olvasót, hogy ismerkedjen meg az adminisztratív munkavezető tevékenységének szempontjaival.
A munkaköri leírás általános rendelkezései
Elemezzük a dokumentum ezen szakaszának szerkezetét:
- A pozíció teljes neve. Esetünkben minden egyszerű: "adminisztratív igazgató".
- A beosztás leírása, az alárendeltség követelményei. Esetünkben a szakember a vezérigazgató alá tartozik. Lehetséges, hogy viszont kisebb egységei és vezetői is lehetnek.
- A kérelmező szabad helyre történő felvételének feltételei, valamint az elbocsátás feltételei, amelyek nem ellentétesek a jelenlegi orosz munkaügyi jogszabályokkal. Esetünkben a fogadás és az elbocsátás a szervezet főigazgatójának megrendelése alapján történik.
- Annak a munkavállalónak a megjelölése, aki ideiglenesen az adminisztratív részleg igazgatójaként jár el, utóbbi hiányában a munkahelyen.
A pozícióra jelentkező képesítési követelményei
Mivel az adminisztratív igazgató munkáját a TSA nem jelzi közvetlenül, meglehetősen nehéz egyedül meghatározni a személyzeti tisztviselő képesítési követelményeit. Leggyakrabban azt jelzik, hogy felsőfokú végzettséggel rendelkező alkalmazottakra van szükség (a foglalkoztató vállalat személyzetgazdálkodási tevékenységével kapcsolatos specializációra), valamint vezetői pozíciókkal kapcsolatos tapasztalatokra.
A szükséges ismeretek és útmutatások
A munkaköri leírás ezen része a következőket jelöli:
- A tudás listája, amelynek a tisztviselőnek rendelkeznie kell. Ez az Orosz Munka Törvénykönyve, a jelentési eljárás (beleértve a személyi nyilvántartást) stb.
- Azon normatív aktusok listája, amelyek alapján az adminisztratív igazgatónak hivatalos tevékenysége során vezérelnie kell. Ezek orosz jogszabályok, helyi törvények és a foglalkoztató szervezet parancsai, belső munkaügyi előírások stb.
A tisztviselő fő funkciói
Ebben a szakaszban a közigazgatási osztály vezetője számára fontos megjelölni a szakember fő feladatait a munkahelyen. Az alapértelmezett beállítás a következő:
- Ellenőrzés a szervezet szerkezeti részlegeinek tevékenysége felett.
- Dolgozzon sokféle gazdasági és adminisztratív dokumentációval.
- Irodák és gyártóhelyek keresése a vállalat számára.
- A vállalat alkalmazottai számára a szükséges papíráruk, irodai felszerelések, bútorok stb.
- Személyzet kiválasztása az alárendelt szervezeti egységek betöltetlen álláshelyeire.
- Felelős döntések meghozatala a kiváló alárendelt alkalmazottak ösztönzése érdekében, a munkafegyelem megsértőinek szankcionálása.
A tisztviselő feladatai: 1. verzió
Az adminisztratív igazgató (helyettes vezető) utasításának összeállításakor a személyzeti tisztviselőnek ebben a szakaszban tömörnek, de részletesen és egyértelműen leírnia kell a szakember feladatait. Mivel a CEN nem tartalmaz konkrét ajánlásokat, e szakasz tartalmának több változatát kínáljuk Önnek.
Az első így néz ki:
- Az üdülési ütemterv megtartása.
- Idő nyilvántartások.
- A munka fegyelemének ellenőrzése a társaságban.
- Közvetlen kommunikáció a rendes alkalmazottakkal a vállalatirányítás utasításairól.
- Annak figyelemmel kísérése, hogy az osztályvezetők miként hajtják végre a feje parancsait.
- Kapcsolatok létesítése partnerekkel, vállalkozókkal, kormányzati ügynökségekkel. Dokumentáció kérése tőlük, megbeszéléseken való részvétel, olyan kérdések megoldása, amelyek nem igénylik a vezető vállalati vezetők kötelező jelenlétét.
- Tömeges vállalati rendezvények szervezése a munkavállalók számára.
- A foglalkoztató szervezet ingatlanbiztonságának ellenőrzése.
- A társaságon belüli hivatalos konfliktusok megelőzését és kiküszöbölését elősegítő intézkedések végrehajtása.
- Irodai, ipari helyiségek, szomszédos területek takarításának megszervezése.
- A cég alkalmazottai számára szükséges iroda, gyártási kiegészítők, gépek, berendezések stb.
- Első eligazítás az újonnan felvett alkalmazottakkal - a biztonsági intézkedésekről, a tűzvédelmi előírásokról, a munkavédelemről.
- Felmérni a munkavállalók hozzájárulását a vállalat fejlődéséhez, felelősségteljes döntéseket hozni a munkavállalók előmozdítása terén.
- Részvétel a munkafegyelem megsértésével kapcsolatos kérdések megoldásában, a fegyelmi intézkedésekre vonatkozó javaslatok benyújtása a felső vezetéshez.
A tisztviselő feladatai: 2. verzió
Most képzelje el a munkaköri leírás másik változatát. Nevezetesen - a társaság igazgatási igazgatójának feladatait képviselő részleg:
- A szervezet adminisztratív tevékenységeinek általános irányítása.
- A munkáltató cég dokumentációjának megszervezése és végrehajtása. Más szavakkal, szakaszos munkafolyamat.
- Az igazgatási költségvetés elkészítése. A hulladék figyelése, a költségek optimalizálása.
- Az adminisztratív személyzet adminisztrációja - az iroda, a titkárság, az AHO (adminisztratív hivatal).
- Részvétel közvetlenül a közigazgatási egységek személyzetének kiválasztásában.
- A munkavédelmi előírások, a tűzvédelmi előírások és a biztonsági óvintézkedések betartásának ellenőrzése.
- A belső kommunikációs struktúrák tevékenységének megszervezése - az osztályok, az információs rendszerek, az alkalmazottak és a szervezeti egységek kölcsönhatásának szabályai.
- Üzleti folyamatok felállítása és azok későbbi fejlesztése.
- A vállalat módszertani támogatása: a szolgáltatási szabványok, rendeletek kidolgozása, valamint azok végrehajtásának nyomon követése.
- Beszerzés menedzsment (felszerelések, kellékek, irodaszerek, irodai bútorok stb.).
- Kölcsönhatás szervezetekkel, partnerekkel, az alkalmazó cég tevékenységét támogató partnerekkel, pályázatok kiírása.
A tisztviselő feladatai: 3. számú változat
És az adminisztratív igazgató kötelezettségeinek legújabb verziója:
- Az alapkezelő társaság, az irodahelyiség-bérbeadó (adott esetben) a velük kötött megállapodások rendelkezéseinek teljes és időben történő végrehajtásának ellenőrzése. Különösen a társaság életének biztosítása érdekében.
- Az AHO-ban dolgozó munkavállalók tervezése, irányítása és figyelemmel kísérése, valamint a foglalkoztató társaság érdekében dolgozó szerződéses vállalkozások (víz, élelmiszer, takarítás stb.)
- A szervezet zökkenőmentes működésének biztosítása.
- Irodai, ipari helyiségek javításának, helyreállításának, átalakításának szervezése (vállalkozók bevonásával is). Ezen tevékenységek összehangolása a bérbeadóval, az alapkezelő társasággal stb.
- Új munkavállalók foglalkoztatásának szervezése.
- Új bútorok, készülékek, felszerelések és kellékek biztosítása a cég számára.
- Pályázatok keresése és szervezése.
- Szerződések fenntartása vállalkozókkal, a szükséges szolgáltatások szállítóival.
- Számlák fizetése, adminisztratív projektek finanszírozása.
- Munkafolyamat vállalkozókkal, partnerekkel, bérbeadóval.
- Alkalmazottak szállításának megszervezése, dokumentáció kézbesítése.
- Munkahelyek szervezése.
Szakemberek jogai
A munkaköri leírás szükséges ahhoz, hogy a szakember garantálja hivatalos feladatainak elvégzését. Az adminisztratív igazgató általános jogai a következők:
- Az a képesség, hogy megtegye a konfliktushelyzetek kiküszöböléséhez szükséges intézkedéseket.
- Az alárendelt alkalmazottakat kötelező (hivatalos kompetencia keretein belül) utasítások kiadása.
- Javaslatok benyújtása a felső vezetés számára fegyelmi szankciók kiszabására, új alkalmazottak felvételére és a munkavállalók munkaköri feladatok alóli felmentésére.
- Megállapodásokat köthet partnerekkel és vállalkozókkal a szükséges felszerelések és anyagok beszerzéséről. Releváns banki műveletek elvégzése.
- A teljes munkáltatói cég nevében tárgyalásokat folytathat saját hatáskörének keretében.
A munkáltató kérésére a tisztviselő jogainak fenti listája kibővíthető.
A tisztviselő felelőssége
A munkaköri leírás e szakaszában információkat talál az AXO igazgatójának fegyelmi, büntetőjogi és adminisztratív felelősségéről. Itt a következő standard:
- Fegyelmi felelősség a belső munkaügyi szabályok megsértéséért, a felső vezetés parancsának be nem tartásáért, valamint a munkaköri leírásban meghatározott feladatokért.
- Az olyan cselekedetek elvégzéséért (tétlenség), amelyek felelőssége az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve alapján a Közigazgatási Bűncselekmények Kódexében található.
- Mivel anyagi károkat okoznak mind a foglalkoztató vállalat, mind annak alkalmazottai. A felelősség az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve alá tartozik.
Az adminisztratív igazgatónak, akárcsak minden más alkalmazottnak, szigorúan be kell tartania a munkaköri leírás követelményeit. A munkafeladatok végrehajtásának megkezdése előtt a munkavállalónak meg kell ismerkednie e dokumentum tartalmával, biztosítania kell aláírását. A fent bemutatott munkaköri leírás általános értelemben tükrözi az ACh igazgatóhelyettese tevékenységének minden szempontját egy nagyvállalatnál, egy vállalkozásnál.