Ki a társaság adminisztratív személyzete?

Manapság a szerkezet adminisztratív szolgálatában a munkatevékenységet gyakran a karrier kezdeti szakaszában vagy az elsőéves hallgatók számára végzett munkának tekintik, amely általában nem igényel komoly felkészülést. Mit értünk a koncepció alatt? adminisztratív személyzet? Ki kapcsolatban áll? a megfelelő kategóriába? Miért? Ezekre és más ugyanolyan fontos kérdésekre a válaszok a cikk elolvasásának folyamatában találhatók.

Közös jellemzők

Annak ellenére, hogy adminisztratív személyzet gyakran csak a növekedés kezdetét vonja maga után, sok ember sikeres karriert épít és szakmai elismerést kap e téren. Az ilyen alkalmazottak ezt a megfelelő képesítést nem igénylő, rendkívül egyszerű munkát nem nevezik. Milyen feladatokat lát el egy szolgáltatás általában? Igazgatási személyzet számos alapvető üzleti folyamat szervezésével kapcsolatos feladatot lát el. Közöttük a következő elemek:

• Nyilvántartás.
• Ellenőrzés a különféle osztályok és osztályok parancsai és a feje utasításai végrehajtása szempontjából.
• Igazgatási személyzet társadalmi, háztartási, gazdasági, anyagi és műszaki szolgáltatásokkal foglalkozik a szerkezettel.
• Szervezet és utólagos javítás az irodában, ha szükséges.
• Az áthelyezés megszervezése.
• Az adminisztratív személyzet alkalmazottak, akiknek kapcsolatba kell lépniük a műveleti szolgáltatásokkal.
• Kölcsönhatás a földesurakkal.
• Vállalati rendezvények szervezése és későbbi megtartása. Fontos hozzátenni, hogy ebben az esetben adminisztratív személyzet csak kiegészítő segítséget nyújt.

Fontos megjegyezni, hogy ez a lista konkretizálható és kiegészíthető a vállalat igényeitől és feladataitól függően.

A kérdés gyakorlati aspektusa

Mint kiderült, az adminisztratív személyzet azok a munkavállalók, akiknek tevékenységi körébe tartozik a vezetői funkciók végrehajtása vagy a szervezeti vezetési kérdésekkel kapcsolatos munka elvégzése műszaki szempontból.

Tehát a kormányzati szervezetekben a személyi állomány részlege, amely a személyzetet irányítja és kiválasztja, gyakran bekerül a közigazgatási osztályba, az üzleti adminisztráció osztályába és így tovább. Ez a gyakorlat azonban a magántulajdon nagyszabású szervezeteivel szemben nem széles körben elterjedt - itt a menedzsment osztály természetesen független struktúra, amelyet a feje vezet. Fontos megjegyezni, hogy a adminisztratív személyzet gyakran a személyes asszisztens menedzsereket és az osztály asszisztenseket nem veszik figyelembe. Tehát rendszerint egy adott strukturális egység személyzetére vonatkoznak, és alá vannak rendelve a megfelelő vezetővel. Feladataikat közvetlenül az egység kérdéseinek megoldására redukálják. Jellemző adminisztratív alkalmazottak csoportja kollégák megoldják az egész szervezet problémáit.

Meg kell jegyezni, hogy a társaság adminisztratív alkalmazottainak száma elsősorban a belső szerkezetétől, méretétől és tevékenységi körétől függ. Például számos állami egyesület, nagyvállalatok alapkezelő társaságai vagy nagy gazdaságok elkülönítik az adminisztratív személyzetet független részleggé. Általános szabály, hogy közigazgatási vagy általános osztálynak hívják.Az osztály egy komplex szervezet, amelynek vezetője szervezi személyzeti menedzsment és jelentést tesz a cég vezetőjének.

Állami intézmények

Az állami intézmények adminisztratív osztálya a következő, önálló tevékenységi osztályokat foglalja magában:

• Dokumentációs támogatás.
• Jegyzőkönyv-szervezési.
• Ellenőrző osztály.
• Háztartási támogatás.
• Közszolgálat és így tovább.

Fontos megjegyezni, hogy a nagy kereskedelmi struktúrákban munkát. Igazgatási személyzet ebben az esetben az üzleti osztály képviseli. Ide tartozik irodavezetők, titkárok, karbantartó személyzet (sofőrök, tisztítószerek, futárok). A megfelelő kategória vezetője teljes mértékben felelős az osztály munkájáért.

Azokban a cégekben, amelyek összetett felépítése több irodát foglal magában, adminisztratív és műszaki személyzetrendszerint egyetlen séma szerint alakulnak ki. Munkáját az adminisztratív igazgató tevékenysége felügyeli. Feladatai közé tartozik az adminisztratív struktúra egészének irányítása és összehangolása. Az adminisztratív igazgatót az adminisztratív osztályok vezetői, valamint a szerkezeti egységek és a független irodák irodavezetői alkotják.

Kis cégek

Igazgatási személyzet a kereskedelmi célokkal rendelkező kisvállalatokban általában egy alkalmazottból áll. Beosztását hivatali vezetőnek vagy titkárnak nevezik. Ennek hiányában bizonyos adminisztratív funkciókat (például papírmunka megszervezése, dokumentumkezelés vagy iroda megrendelése) egy bizonyos junior alkalmazottnak kell felruházni, mint kiegészítő terhet.

hagyományosan, adminisztratív személyzet magában foglalja a titkárt, az asszisztens osztályot, a személyi igazgató asszisztenst, az igazgatási osztály vezetőjét. Ezen felül ez a lista tartalmazza az irodavezetőt és az adminisztratív igazgatót. Fontos megjegyezni, hogy ez magában foglalja a karbantartó személyzet számos alkalmazottat (például, adminisztratív és műszaki személyzet az elektromos biztonság területén). A következő fejezetekben helyénvaló megvizsgálni a leggyakoribb adminisztratív álláshelyeket.

Irodai vezető

Mint kiderült, jellemzi adminisztratív személyzet felosztva adminisztratív és technikai szférákra. Az irodavezető az első csoportba tartozik. Másik módon adminisztratív menedzsernek vagy vezető tisztviselőnek hívják. Az irodavezető jelentést tesz a toborzó igazgatónak vagy ügyvezető igazgatónak. Beosztottja körében csak olyan alkalmazottak vannak, akik támogatják a szerkezet működését. A vezető tisztviselő fő célja az iroda megfelelő működésének és zökkenőmentes működésének biztosítása. Irodavezető hogyan adminisztratív támogató személyzet a következő funkciókat látja el:

• Az irodai berendezések rendelkezésre állásának és működésének ellenőrzése.
• Az irodai támogatás költségvetési költségei.
• A beérkező és a küldött levelek időben történő feldolgozásának biztosítása, a célnak megfelelő kézbesítés.
• Részvétel az irodai ingatlankomplexumok leltárában.
• Az értékpapírok végrehajtásának és az illetékes végrehajtásának határidejének ellenőrzése.
• Alárendelt munkavállalók, köztük általában telefonszolgáltatók, titkárok, sofőrök, tisztítók és biztonsági őrök munkájának szervezése és ellenőrzése.
• A vállalati fájlrendszer ellenőrzése és támogatása.
• Jegyek foglalása, vízumtámogatás és szobafoglalás a vállalati alkalmazottak számára

Az irodavezetőre a következő tapasztalatokra és képesítésekre vonatkozó követelmények vonatkoznak:

• Megfelelő oktatás (középfokú vagy magasabb szintű).
• Egy vagy több idegen nyelv kívánt ismerete.
• Kiváló számítógépes technológiai ismeretek.
• Az irodai technológia ismerete.
• Legalább egyéves tapasztalat az adminisztráció területén.
• Szocialitás, stressz-ellenállás, képességek szervezeti ügyekben.

Jogi osztály vezetője

Az osztály vezetője kizárólag a főigazgatónak tartozik beszámolással. Beosztottjai között szerepel a jogi osztály összes alkalmazottja. A vezérigazgató tevékenységének célja a társaság jogi szolgálatának megalakítása és további irányítása. A kérdéses alkalmazott a következő feladatokat látja el:

• A jogi tisztviselők kiválasztása és továbbképzése.
• A vállalkozás szervezeti felépítésének legalizálása.
• Belső vállalati standardok kialakítása.
• Munkafolyamat létrehozása a kidolgozott vállalati jogi normák szerint.
• Jogi képzés szervezése a vállalati alkalmazottak számára.
• Különböző jogi dokumentumokkal kapcsolatos projektek jogi szakértelem, amelyek elkészítését a vállalkozáson végzik.
• A következtetések elkészítésének megszervezése a struktúra során felmerülő jogi kérdésekkel összhangban.
• A vállalkozás érdekeinek képviselete az igazságügyi hatóságokban, valamint az állami és állami szövetségeknél a jogi kérdések tanulmányozása során.
• A tartozások behajtásának nyomon követése és intézkedések meghozatala a korábban végrehajtott megállapodásokkal összhangban.

Követelmények szakember számára képesítés és tapasztalat szempontjából:

• Jogi képzés (lehetőleg felsőbb szintű).
• Több mint öt év tapasztalat a vonatkozó szakirányon.
• Angol nyelvtudás átlagos szinten.
• Tapasztalat tárgyalásokban és a kérdések előzetes rendezése.
• Készen áll a kirándulásokra és üzleti utakra.
• A következő jogi területek ismerete: polgári, adóügyi, közigazgatási, társasági, választottbírósági és egyéb jogi ágazatok.

Elektromos biztonsági igazgatási személyzet

Az elektromos berendezésekkel kapcsolatos munkákat végző villamos személyzet a következő kategóriákba tartozik:

• Az adminisztratív és műszaki dolgozók olyan vezetők és szakemberek, akik az elektromos berendezések üzemeltetési és karbantartási, telepítési, javítási és üzembe helyezési feladatait látják el.
• Operatív alkalmazottak - az elektromos berendezések karbantartását és üzemeltetését végző személyzet. Ez magában foglalja az ellenőrzést, a munkahely előkészítését, az üzemváltást, a munkavállalók felvételét és utólagos felügyeletét, a munka elvégzését a jelenlegi működésnek megfelelően.
• Javító személyzet - olyan személyzet, aki javítást és karbantartást, üzembe helyezést, telepítést és felszerelés tesztelést végez.
• Üzemeltetési és javítási személyzet - javító személyzet, akit speciálisan képzettek és képzettek arra, hogy a hozzá rendelt elektromos berendezések működtetésének fókuszában szolgáljanak.

ügyvéd

Az ügyvédet gyakran másképp nevezik jogi tanácsadónak. Jelentést tesz a főigazgatónak vagy az illetékes osztály vezetőjének. Az ügyvéd beosztottjai ennek a részlegnek a tisztviselői. Tevékenységének fő célja, hogy támogatást nyújtson a jogi osztály munkájához. A szakember fő feladatai a következők:

• Jogi dokumentáció kidolgozása.
• Módszertani útmutatás nyújtása a társaság jogi tevékenységeihez.
• A pénzügyi, szerződéses és munkafegyelem megerősítésére irányuló intézkedések végrehajtása.
• Konzultáció a szerkezet alkalmazottaival szakmai kérdésekben, segítségnyújtás a dokumentáció és az ingatlanorientációs jogszabályok előkészítésében.

A jogi tanácsadó az alábbi feladatokat látja el:

• Részvétel a jogi dokumentáció és a szerződések kidolgozásában.
• Részvétel jogi vitákban.
• Tanácsadás a munkavállalók és a vállalat vezetése számára, jogi szempontokkal összhangban.
• Részvétel a dokumentáció és a szerződések írástudásának ellenőrzésében, jogi szempontból.
• A szerződések fájlrendszerének karbantartása.
• Segítségnyújtás az illetékes osztály alkalmazottai számára különféle projektek kidolgozásában.

diszpécser

A diszpécser közvetlenül a gyártó vezetõje felé jelent, ám nincs beosztottja. Munkája fő célja a gyártási folyamat operatív szabályozása és a szerkezet egyéb tevékenységei. A diszpécser a következő feladatokat látja el:

• A vállalati részlegek (alkatrészek, anyagok, szállítás, berendezések) folyamatos gyártási folyamatához szükséges készletek rendelkezésre állásának nyomon követése.
• A gyártási folyamat működési ellenőrzésének megszervezése, a késztermék szállítása, a munka vagy a szolgáltatás teljesítése a gyártási folyamat ütemtervének megfelelően.
• Feladási napló készítése, jelentési jelentések és egyéb műszaki dokumentációk készítése a gyártási folyamat szempontjából.

Diszpécser esetében a következő képesítésekre és tapasztalatokra vonatkozó követelmények relevánsak:

• A középfokú oktatás megléte.
• Tudás a gyártástervezés területén a vállalkozásban.
• Stressz-ellenállás, szocialitás.

Főtitkár

Más módon a posztot személyes asszisztensnek vagy titkár-referensnek lehet nevezni. A munkavállaló jelentést tesz a humánerőforrás-igazgatónak vagy a főigazgatónak. Nincsenek beosztottjai a főtitkárnak. A titkár-referens munkájának fő célja az igazgatói struktúra magas színvonalú adminisztratív támogatása. A személyi asszisztens a következő feladatokat látja el:

• A megfelelő munkafolyamat biztosítása.
• A rendező napjának szervezése a munkatervben.

A titkárság főként a következő feladatokat látja el:

• Ütemezés a vezérigazgató számára, üzleti találkozók és üzleti utak szervezése.
• Üzleti levelek és dokumentáció szerkesztése, fordítása és végrehajtása.
• A bejövő levelezés és a telefonhívások irányításának biztosítása.
• Üzleti levelek, jelentések, egyéb dokumentumok elkészítése és végrehajtása.
• Az igazgató és a szerkezet többi alkalmazottja közötti interakció szervezése.
• A közvetlenül a szervezet igazgatójának aláírásra benyújtott dokumentáció előkészítésének minőségi ellenőrzése, helyes összeállítása, későbbi összehangolása és jóváhagyása.
• A főigazgató fogadásának munkájának szervezése.
• A fej egyedi utasításai teljesítése.
• A fej kíséretét üzleti utakon.

A tapasztalat és képesítés tényleges követelményei ebben az esetben a következők:

• A felsőoktatás jelenléte.
• Idegen (lehetőleg angol) nyelv ismerete.
• Kiválóan használható a számítógép.
• Magas színvonalú üzleti etikett.
• Legalább két éves szakmai tapasztalat.
• Mutatható megjelenés, társaság.